ANKARA HACI BAYRAM VELİ ÜNİVERSİTESİ BİRİM GÖREV TANIM FORMU
BİRİM
İSLAMİ İLİMLER FAKÜLTESİALT BİRİM
MAKAM SEKRETERLİĞİGÖREV AMACI Hacı Bayram Veli Üniversitesi üst yönetimi tarafından
belirlenen amaç ve ilkelere uygun olarak; fakültenin vizyonu, misyonu doğrultusunda eğitim ve öğretimi gerçekleştirmek için gerekli tüm faaliyetlerinin etkinlik ve verimlilik ilkelerine uygun olarak yürütülmesi amacıyla çalışmaları yapmak, planlamak, yönlendirmek, koordine etmek ve denetlemek.
TEMEL İŞ VE SORUMLULUKLAR
1. Dekanlığın telefon görüşmelerini ve kabullerine ait hizmetleri yürütmek.
2. Dekanlığa ait dosyaları tutmak ve arşivlemek.
3. Dekanlığa ait özel ya da gizli yazıları düzenlemek, davetiye, tebrik kartı gibi taleplerini hazırlamak, zamanında ilgililere ulaşmasını sağlamak.
4. Dekanlığın ihtiyaç duyduğu araç gereç ve diğer ikram edilecek malzemeyi önceden tespit etmek ve teminini sağlamak.
5. Makam odasına ilgisiz ve uygun olmayan kişilerin girişini engellemek.
6. Makam odasının temizlik ve havalandırma işlerini yapmak/yaptırmak.
7. Dekanlığa gelen misafirlerle ilgilenmek, görüşme başlayana kadar ağırlamak.
8. Dekanlık ziyaretçilerini ve telefonla arayanları günlük olarak deftere kaydetmek.
9. Kültürel faaliyet ve yazışma tarihlerini birimlere bildirip, afişlerin gerekli yerlere asılmasını sağlamak.
10. Biriminde görev alanı ile ilgili haftalık rapor hazırlamak ve her hafta pazartesi günü birim yetkilisine sunmak.
11. Yapılan iş ve işlemlerde yöneticisini bilgilendirmek ve yapılmayanlar hakkında gerekçeleriyle birlikte açıklamak.
12. Birimine ait her türlü bilgi ve belgeyi korumak, ilgisiz kişilerin eline geçmesini önlemek, bağlı bulunduğu yöneticinin onayı olmadan kişilere bilgi ve belge vermemek.
13. Fakülte ile ilgili şahsa özel olmayan her türlü posta evraklarını teslim alıp Fakülte sekreterine teslim etmek.
14. Yöneticiler tarafından yazılı ve sözlü verilen diğer iş ve işlemleri yapmak.
ONAYLAYAN ADI SOYADI :Hasan AYIK
UNVANI :Prof.Dr.
İMZA
