Elektronik Genel Kurul Sistemi
Ümit YAYLA
MKK Genel Müdür Yrd.
• Projede gelinen aşama
• Genel kurullara ilişkin neler değişti ?
• Genel kurullara katılım yöntemleri
• Şirketlerin ajandası
• Elektronik Genel Kurul Sisteminde işlemler
(*)• Soru ve cevaplar
(*) Elektronik genel kurul sistemine ilişkin bölümler tasarlanan yapıya ilişkin olup, elektronik genel kurul sistemine ilişkin usul ve esaslar TTK’nın 1527 nci maddesi uyarınca çıkarılacak Tüzük ile kesinleşecektir.
2
KAPSAM
ELEKTRONİK GENEL KURUL SİSTEMİ
Tek merkez
Kayıtların değişmezliği
Gerçek, güncel bilgi
Tek liste
Anında bilgi
Raporlama
MERSİS
PROJEDE GELİNEN AŞAMA
MKK NE YAPTI NE YAPACAK
Kaynak taraması
Üyelerin değerlendirmelerinin ve taleplerinin alınması
Mevcut genel kurullara ve şirketlerin teknik yeterliliklerine ilişkin anket
Düzenleyici denetleyici merciiler ile ortak çalışmalar
Tüm paydaşların tüm işlemlerini tek bir merkezden yapabileceği EGKS
Tüm tarafların aktif bilgilendirilmesi
Eğitim faaliyetine başlanması
EGKS test ortamının paydaşlara açılması ve işlemlerin koordinesi
Taraflara EGKS ye ilişkin destek hizmeti (çağrı merkezi vb) verilmesi
4
Zaman maliyeti
Tam ve doğru oy sayımı Genel kurul tescil işlemlerinde
kolaylık
Genel kurula ilişkin kayıtların güvenilir şekilde saklanması Genel kurula ilişkin kayıtlara
istenildiğinde ulaşılması
Notere gitmeksizin temsilci tayini ve talimat verilebilmesi
Genel kurulun eş zamanlı takibi Oylama sonuçlarına anında
ulaşabilme
Kurumsal yönetim ilkelerine uyum sağlanması
EGK SİSTEMİNİN AVANTAJLARI
• Güvenli elektronik imza
• Anlık bilgilendirme
• Elektronik ortamda katılacağını beyan edenler dışında genel kurula kimsenin elektronik ortamda katılmasına izin verilme
• Kayıtların değişmezliği
6
SİSTEMİN TEMEL DEĞİŞMEZLERİ
GENEL KURULLAR NE DEĞİŞTİ?
ESKİ TTK
• Payların tevdi (blokaj) zorunluluğu vardır.
• Toplantıya katılabilecekler blokaj belgesine göre belirlenir.
• Kitlesel temsil yoktur.
• Fiziki katılım zorunludur.
• Proxy kabul edilmemiştir.
• İç yönerge yoktur.
YENİ TTK
• Blokaj zorunluluğu yoktur.
• Toplantıya katılabilecekler MKK dan alınacak listeye göre belirlenir.
• Kitlesel temsil hukuk sistemimize girmiştir.
• Elektronik ortamda da katılım mümkündür.
• Proxy kabul edilmiştir.
• Şirketler genel kurulların yapılışına ilişkin iç yönerge hazırlamak zorundadır.
• Ses ve görüntü aktarımı !
8 30 Mart 2012
29 Mart 2012 15 Mart 2012 06 Şubat 2012 29 Ocak 2012
YENİ TTK ÖRNEK SÜRELER
KATILIM YÖNTEMLERİ
ASLEN KATILIM VEKİL TAYİNİ
• Fiziki Katılım
• EGKS (Elektronik Yöntem )
1. Noter Kanalıyla
2. EGKS üzerinden (Bizzat Kendisi EGKS’ye bağlanarak)
3. Aracı Kuruluşu kanalıyla
Aracı kuruluş tevdi temsilcisi olarak oy hakkını EGKS üzerinden kullanabilecek veya;
Aracı kuruluş tevdi temsilcisi sıfatıyla bir çalışanını veya üçüncü kişiyi yetki belgesi vererek fiziken genel kurula yollayabilir
TEMSİLCİ/VEKİL TAYİNİ
I NOTER
BASILI EVRAK
HÜKÜMET KOMİSERİ
İNCELER
ONAY FİZİKİ OY
(Belge sunacak)
VEKİL EGKS BEYANI VAR PAY SAHİBİ
EGKS’DE ELEKTRONİK
VEKİL TAYİN EDER
VEKİL EGKS BEYANI YOK
ELEKTRONİK OY FİZİKİ OY
(Belge sunmayacak)
III
ARACI KURULUŞ
ARACI KUR.
EGKS ‘DE
TEVDİ TEMSİLCİSİ
TANIMLAR
ELEKTRONİK OY
FİZİKİ OY
(Belge Sunacak)
II EGKS
10
EGKS BEYANI VAR EGKS BEYANI
YOK
KATILIMCILARDAN NE TALEP EDİLECEK
FİZİKİ KATILIM
(Asil/Temsilci)
EGKS ÜZERİNDEN KATILIM
(Asil/Temsilci)
ASİL İÇİN
TC Kimlik Numaralı Belge
VEKİL İÇİN
EGKS den temsil yetkisi almışsa temsilci isterse fiziken katılabilir (Kimlik talep olunur temsil yetki belgesi istenmez)
EGKS den temsil yetkisi verilmemişse kimlik ve temsil belgesi ibrazı zorunlu (çünkü listede adı yok)
ASİL - TEMSİLCİ ŞARTLARI :
Güvenli Elektronik İmza Sahibi Olmalı MKK e-Yönet Portalı Üyesi Olmalı
Elektronik Yöntemle Katılacağını EGKS’ye Beyan Etmiş Olmalı
Adı MKK dan Alınan Listede Mevcut
ŞİRKET EGKS
Elektronik Katılım Beyanı / Temsilci Tayini Temsilci Çağ. İletimi
Temsilci Çağrısı
TOPLANTI ÖNCESİ
1
Kurumsal Temsilci Olmak/Göstermek İsteyenlerin Şirkete Başvurusu
3
2
Genel Kur Çağ. İletimi Gen. Kur. Çağrısı
4
SÜRELER
(1) TTK 428 uyarınca genel kurul çağrısından 45 gün önce (2) TTK 428 uyarınca ilandan itibaren 7 gün içinde
(3) TTK 414 uyarınca genel kuruldan iki hafta önce (4) Toplantıdan bir gün önce saat 21:00’a kadar
TTK 1527
TTK 414 TTK 428
HOSTING FİRMASI
GENEL KURUL
OY/GÖRÜŞ
OY/GÖRÜŞ
SES VE GÖRÜNTÜ
AKTARIMI
OY GÖRÜŞ
TOPLANTI ANI
Hazirun Tutanak
Basılı Halleri Elek. imzalı
Halleri
GENEL KURUL YÖNETİM EKRANI
14
ŞİRKETLER NE YAPACAK ?
Ana sözleşmelerinin TTK’nın 1527 nci maddesiyle uyumunun sağlanması
EGKS de işlem yapacak yeterli sayıda personelinin EGKS kullanıcı eğitimlerini alması
EGKS test ortamında sistemin kullanımına ilişkin test yapılması
Toplantıların elektronik katılıma uygun (internet vb) alt yapıya sahip mekanlarda yapılması
Temsil belgelerinin EGKS de süresi içinde incelenmesi
Pay sahipleri listesinin MKK’dan alınması (bir önceki gün 23:59 dan
itibaren)
PAY SAHİPLERİ NE YAPACAK ?
TOPLANTI ÖNCESİ
• Güvenli elektronik imza sahibi olmalıdır.
• Elektronik Genel Kurul Sistemine kayıt olmalıdır.
• Toplantıya elektronik ortamda katılacağını bildirmelidir.
• EGKS sistemi üzerinden vekalet verebilir.
• Temsilcisine hangi yönde oy kullanması gerektiğine ilişkin talimatını girer veya genel yetki verir.
TOPLANTI ANI
• Toplantının açılış saatinden önce elektronik genel kurul sistemine giriş yapmalıdır.
• Görüş ve önerilerini EGKS üzerinden genel kurul toplantısına gönderir.
• Fiziken katılanlarla birlikte eşanlı olarak oy kullanır.
16
EKRANLAR EGKS EKRANLAR
• ŞİRKET GENEL KURUL TANIMLAMA
• ŞİRKET KİTLESEL TEMSİLCİ TANIMLAMA
• GENEL KURUL YÖNETİM EKRANI
• PAY SAHİBİ KAYIT EKRANI
• E-KATILIM EKRANI
ŞİRKET GENEL KURUL TANIMLAMA
18
ŞİRKET KİTLESEL TEMSİLCİ TANIMLAMA
20
GENEL KURUL ÇAĞRI EKRANI
PAY SAHİBİ KAYIT EKRANI
PAY SAHİBİ KAYIT EKRANI
22
GENEL KURUL YÖNETİM EKRANI
E-KATILIM EKRANI
24
