4
Kongre Kitabı
29 Mayıs 2015
Umuttepe / KOCAELİ
ISBN 978 - 605 - 62169 - 3 – 0 Editör:Prof. Dr. Yusuf Bayraktutan Kapak ve Konsept Tasarım: Arş. Gör. Hakan Küçüksaraç
Yazıların hakları ve sorumlulukları yazarlara aittir.
Kocaeli Üniversitesi
Sosyal Bilimler Kongresi
Kocaeli Üniversitesi
Sosyal Bilimler Kongresi
Hanife BIDIRDI Türkiye’de Kalkınma Planları ve Teknoloji Politikaları: Belirlenen Hedeflere Ulaşıldı mı? (1-17)
Halil PEÇE Modernleşme Projesi Olarak İslamcılık: Pragmatist Politikalarla Başlayan İslamcılığın Bir İdeoloji Halini
Alması (19-29)
Merve DURMUŞ Kamu Kurumlarında Liderliğin Etik Boyutu: Kocaeli Üniversitesi Rektörlüğü Örneği (31-47)
Meltem AZDEMİR Söz Edebiyatın: Toplumsal Yapı Üstüne “Kehanetler” (49-63)
Nuray Ekrem Üretken Emek’ten Sermaye Üreten Emek’e (65-83)
Abdussamed ÖZTÜRK İnovasyon Kavramı ve Hizmet İnovasyonu Noktasından İnovasyon Sürecinin Öncülleri (85-89)
Ayhan ER Dönüşümcü Liderliğin Yaratılcılık ve Örgütsel İnovasyon Üzerindeki Etkisi (91-104)
Ayşe Nur SÖNMEZ Yenilik Yönetimi ve Yenilik Yönetimi ile İşletme Performansları Arasındaki İlişkilerin İncelenmesi (105-135)
Saadet Ela Pelenk Ayşe Günsel
Yenilikçi İnsan Kaynakları Uygulamalarına Yönelik İşletmelerin Çıktıları: Kocaeli’deki İşletmeler Üzerinde
Nitel Bir Araştırma (137-160)
4
2015
Gizem ERKUNT Dönüşümcü Liderlik Davranışlarının Örgüt Kültürü Üzerine Etkileri ve Bir Araştırma (185-208)
Hüseyin MUTLU Kariyer Geliştirmede Psikolojik Başarı Kuramının ve Örnek Bir Kariyerin İncelenmesi (209-226)
Mert KILIÇ Örgütsel Değişimin Sağlanmasında Liderlik Türlerinin Rolü (227-238)
Amet DERVİSHEV Soğuk Savaş Sonrası Makedonya (239-256)
Uğur GÜL Ahmet Davutoğlu’nun Kerkük Ziyaretinin Türkiye - Irak İlişkilerine Etkisi (257-274)
Ümran KARAGÖZ AKP Dönemi Türkiye-İsrail İlişkileri ve İlişkilerin Tarihsel Arka Planı (275-286)
Lina İSLAM Evli Kadının Soyadı (287-302)
Onur KARAKAŞ Sosyal Medya ve Yurttaş Gazeteciliği: Gezi Parkı Eylemleri Üzerine Bir İnceleme (303-318)
Atakan TOPAL Dijital Oyunların Medya Kullanım Alışkanlıklarına Etkisi: World of Warcraft Örneği (319-336)
Berken DÖNER “Bulutları Beklerken’’ ve “Güz Sancısı’’nda Kimlik Temsili (337-354)
Berken DÖNER Şiirsel Sinema Bağlamında Angelopoulos ve Tarkovski (355-370)
Emine Ömür Ergül Türk Sinemasında Melodram Film Müzikleri ve Arabesk Film Müziklerinin Bir Karşılaştırması: Çam Sakızı (Hulki
Saner, 1974) ve Mavi Mavi (İbrahim Tatlıses, 1985) (371-385)
Ş. Suderin ALTAN
DENİZ Romandan Sinemaya Zaman, Mekan ve Karakter İncelemesi: Anayurt Oteli (387-398)
Ömer Lütfi Günay Geleneksel Anlatı ve Modern Sinema Anlatısı: ''The Mummy'' (Mumya) ve ''Amour'' (Aşk) Filmlerinin
Melisa Ayşegül ÇAL Pieter Bruegel’ın “Çarmıha Gidiş”Tablosu ve Lech Majewski’nin “Değirmen ve Haç” Filminin Sinema ve
Elif Mine KARADENİZ
Bilgi Yönetimi ve Bilgi Yönetiminin
Öğrenen Örgütler İçin Önemi
Özet
Günümüzün en büyük özelliği değişimlerin hemen hemen her alanda hızlı yaşanmasıdır. Özellikle son yıllarda iletişim teknolojileri alanında yaşanan gelişmeler birçok alanda köklü değişimlere yol açmış ve bilgi teknolojilerine dayalı bilgi sistemlerinin yaygın olarak kullanımına başlanmıştır. Bilgi sistemlerinin kullanımına başlanması, bireylerin yaşam biçimlerini değiştirdiği gibi, örgütsel yapıları da etkilemiştir. Örgütlerde iş yapma biçimlerinden, örgütte görev alan bireyler arasındaki ilişkilere kadar birçok unsur bu gelişmelerden etkilenmiş ve bunların neticesinde örgütlerde bilgi yönetim sistemleri kurulmuştur. Bilginin etkin yönetilmesi, özellikle planlama ve stratejik planlama, karar verme süreçleri, hedeflerin belirlenmesi ve yeni ürün/hizmet geliştirme gibi iş süreçlerinde öne çıkmaktadır. Bilgi yönetiminin örgütlerde yaygın biçimde kullanımının en önemli yararı, şüphesiz örgüt içi iletişime olduğu kadar, örgütsel bir kültürün oluşturulmasına da yaptığı katkıdır. Çünkü bilgi sistemleri ve bunların yönetimi, örgütlerin amaçlara ulaşımını, paylaşılan vizyonun benimsenmesini, örgütün kendine özgü kimliğini yansıtacak ortak bir dilin konuşulmasını sağlamaktadır. Bu çalışmada, bilgi yönetiminin, özellikle öğrenen organizasyonlar açısından önemi ve etkileri incelenmeye çalışılmaktadır.
Anahtar Kelimeler: Bilgi Yönetimi, Öğrenen Örgütler, Öğrenen Organizasyonlar, Örgütlerde Bilgi
Yönetimi GİRİŞ
Günümüzde işbirliğinin artması, dünya pazarlarının takibi ve teknolojik gelişmeler gibi nedenler örgütleri kaçınılmaz olarak yeniden yapılanma sürecine sürüklemektedir. Değişim ve gelişimin süreklilik arz ettiği bir çevre içinde olan örgütler, bir taraftan stratejik amaçlarını gerçekleştirmek ile meşgul olurken, diğer taraftan teknolojik ve yapısal bu gibi değişikliklere de uyum sağlamak durumunda kalmaktadır. Örgütler, rekabet edebilirliklerini sürdürmek veya ayakta kalabilmek için zamanın hızla değişen ve gelişen koşullarına yine aynı hızla adapte olmak zorundadırlar. Bu nedenle örgütler, bu yeni koşullara uyum sağlayabilen ve gerekli dönüşümleri gerekli zamanda yaparak kendi kendini geliştirebilen öğrenen örgüt olma yolunda ilerlemektedir. Tüm örgütler gibi öğrenen örgütlerin de, rakiplerine göre daha etkin ve verimli olmasının kaynağı ise bilgidir. Değişimin ve gelişimin beraberinde getirdiği belirsizliğin arttığı çağımızda örgütler açısından doğru kararlar vermek için sağlıklı bir bilgi akışı sağlamak bir zorunluluk haline gelmiştir. Özellikle bilginin, artık temel iktisadi kaynakların başında gelmesi, öğrenen örgütler için önemi daha da arttırmaktadır.
Bu çalışmada önce 'bilgi yönetimi' kavramı tanımlanacak; olası kavram karmaşasını engellemek amacıyla da parantez içinde 'bilgi' teriminin İngilizce literatürdeki karşılığı verilecektir. Daha sonra 'öğrenen örgüt' kavramı tanımlanacak; örgütlerin öğrenme biçimleri ve öğrenen örgütlerin özellikleri üzerinde durulacaktır. Son olarak da bilgi yönetiminin örgütlerde uygulanmasına ve öğrenen örgütler için önemine değinilecektir.
1. BİLGİ KAVRAMI 1.1. Tanımlar
Bazı Avrupa dillerinde “bilgi” terimi hem bilme etkinliğini hem de bu etkinlik sonucu elde edilen çıktıyı tanımlamak için kullanılmakta ve insanlara ait bir etkinlik olan bilgi, iç içe geçmiş birçok etkinlikten (algılama, anlama, düşünme, muhakeme etme, yorumlama, açıklama, doğrulama, değerlendirme, vb. gibi) oluşmaktadır (Kuçuradi, 1995).
Konuya bilgi araştırmaları (information studies) açısından yaklaşan Buckland (1991) ise “bilgi” (information) terimini üç ayrı anlamda ele alarak tanımlamaktadır: 1) Süreç olarak bilgi (information-as-process); 2) Bilgi olarak bilgi (information-as-knowledge); ve 3) Nesne olarak bilgi (information-as-thing). Yeni bir şeyler öğrendiğimiz zaman mevcut bilgilerimiz değişir ve yeni öğrendiklerimizle ilişkili olarak bazen mevcut bilgilerimizi gözden geçirmek durumunda kalabiliriz. İşte bu öğrenme eylemi, birine bir şeyler aktarma ya da söyleme süreci “süreç olarak bilgi” olarak adlandırılmaktadır. Bu süreçte karşı tarafa aktarılan şeye ise “bilgi (knowledge) olarak bilgi” adı verilir. “Bilgi” terimi bilgilendirici, bilgi taşıyıcı nesneler (kitap, dergi, film, belge, vd.) için de kullanılmaktadır; bu anlamda ise “nesne olarak bilgi”den söz etmek mümkündür. Bilgilenme sürecinde beynimizde meydana gelen değişiklikleri tam olarak açıklayamadığımız gibi, bu süreç sonunda edinilen bilgiyi (knowledge) elle tutup, gözle görmemiz ya da nesnel yöntemlerle ne kadar bilgi edindiğimizi ölçmemiz mümkün değildir. Bu süreç sonunda elde edilen bilgi (knowledge) ancak tanımlanarak nesneler üzerine aktarıldığı zaman (nesne olarak bilgi) elle tutulur, gözle görülür ya da ölçülebilir hale gelmektedir. (Aktaran: Tonta, 2004). Yani, bilgi (knowledge) olarak bilgi ya da süreç olarak bilgi üzerinde çalışabilmek için söz konusu bilginin nesne olarak bilgiye dönüştürülmesi, somut belgeler üzerine aktarılması gerekir; çünkü sadece somut belgeler üzerine aktarılmış bilgilerin yönetiminden söz etmek mümkündür (Tonta, 2004).
1.2. Bilginin Oluşması
Buckman'a (2004) göre, bilgi her zaman güç anlamına gelmiştir: Yaşamak için güç, uyum sağlamak için güç, zor bir çevrede başarılı olmak için güç... Awad ve Ghaziri’ye (2004) göre ise bilgi, tecrübe veya çalışma yoluyla kazanılmış anlayıştır. Aynı zamanda, gerçeklerin birikimi veya kuraldır. Bilgi spesifiktir, bir problem alanından diğerine transfer edilemez, belli bir zamanda kullanılır ve daha sonra o bilgiye ihtiyaç duyulmayabilir. Bilgi; değerlere, inançlara ve güvene bağlıdır. Bilgi, başarılı deneyimlerle gelişir ve sonra da bu tecrübe uzmanlığa dönüşür (Aktaran: Güçlü ve Sotirofski, 2006).
Bilgi kavramıyla yakından ilişkili olan veri ve enformasyon, bilginin oluşmasında ve kaybolmamasında önemli iki unsurdur. Veri, özümlenmemiş ve yorumlanmamış gözlemler, işlenmemiş gerçekler olarak tanımlanabilir; çoğu kez bir anlam veya içerik teşkil etmez. Enformasyon ise düzenlenmiş veri olarak tanımlanabilir; anlamlıdır, amacı vardır konu ile ilgilidir, belirli bir amaç için şekillenmiştir. Veri olmadan enformasyona ulaşmak, enformasyon olmadan da bilgi elde etmek zordur.
Şekil 1 – Bilginin Oluşması
Kaynak: Güçlü ve Sotirofski, 2006
Özetle, bilgi, insanların çeşitli yollarla edindikleri ve zihinsel bir süreçten geçirerek içselleştirdikleri düşüncelerin, yeniden anımsanması ya da başkalarıyla paylaşılması amacıyla çeşitli ortamlarda kayıt altına alınmasıyla ortaya çıkan üründür.
1.3. Bilginin Sınıflandırılması
Awad ve Ghaziri (2004), bilginin ne olduğunun ve neye yaradığının daha iyi anlaşılması için bilgiyi şu kriterlere göre sınıflandırarak tanımlamışlardır:
Sığ ve Derin Bilgi: Sığ veya yüzeysel bilgi, problem alanının en asgari anlaşıldığının göstergesidir. Derin bilgi ise, tecrübe ile kazanılan ve zor kararlarda ve problemlerin çözümünde kullanılan bilgidir.
Teknik ve Uygulanabilir Bilgi (Know-How): Pratik tecrübeden kazanılan derslerden oluşmaktadır ve uzmanlık bilgisine ulaşmak için gerekli bilgidir.
Ortak Anlayış Olarak Bilgi: Ortak anlayış, insanların farklı şekillerde ve tutarlarda sahip oldukları bilgidir. Aynı zamanda, kazandıkları tecrübe ve olgulardan oluşan ve insanların kabullenmek için edindikleri bilgi türüdür.
Açık ve Örtülü Bilgi: Bilgi, görünürde birbirine ters olan açık ve örtülü bilgi olmak üzere iki bileşenden oluşmaktadır. Örtülü bilgi, insanın aklına tecrübe ve iş aracılığıyla oturtulan bilgidir. Bu bilgi, tecrübe yıllarından gelen sezgi, duygu, değer ve inançları içeren bilgidir. Bu bilgi aynı zamanda, açık bilgiyi oluşturmak için kullanılan bilgidir ve diyalog, senaryo ve metafor kullanımıyla iletilmektedir. Bu bilgi kolay fark edilebilir ve ifade edilebilir, kişiseldir, nitelendirilebilirliği ve başkalarıyla paylaşımı zordur. Açık bilgi ise, kitap, doküman, rapor, kısa not ve eğitim kurslarında düzenlenen bilgidir. Açık bilgi, örtülü bilgiye göre daha hızlı iletilebilir ve düzenlenebilir, çünkü açık bilgi direkt olarak tecrübeden elde edilen bir bilgidir. Bu bilgi, kelime, rakam, sesi veri, bilimsel formül, kayıt veya ürün şeklinde ifade edilebilir; kişilere formal ve sistematik olarak iletilebilir (Aktaran: Güçlü ve Sotirofski, 2006).
2. BİLGİ YÖNETİMİ
Bilgi ve yönetim, ilk bakışta bir arada olmaları zor görünen iki kavramdır. Bilgi, büyük ölçüde bilmeye, kavramaya ilişkin ileri düzeyde kişisel bir kavramdır. Buna karşın, yönetim, ortak amaçlar için takım çalışmasını gerektiren örgütsel süreçleri ifade eder. Bilgi çalışanlarının çoğu, geleneksel anlamda yönetilmekten hoşlanmaz. Ancak, giderek daha yaygın bir biçimde, bilginin pazarda üstünlük sağlayan çok kritik öneme sahip bir örgütsel kaynak olduğu kabul edilmektedir. Bu nedenle, onun yönetilmesi şansa bırakılmayacak kadar önemli bir konu olmaktadır (Barutçugil, 2002).
Bilgi yönetimi (knowledge management; KM) terimi 1990’larda yaygın olarak kullanılmaya başlanmıştır. Ancak bilgi yönetiminde (KM) neyin yönetildiğini saptamak zordur. Yönetilen bilgi (knowledge) değildir, çünkü bilgi (knowledge) kafalarımızda, ya da, Peter Drucker’ın deyişiyle, “iki kulağımızın arasında ve sadece iki kulağımızın arasındadır”. Bilgi yönetimi (KM) konusunda İsveççe’de ilk kitabı yayımlayan Karl-Erik Sveiby, terimin bilgi yönetimi (IM) ve insan yönetimi olarak ikiye ayrıldığını söylemiştir (Aktaran: Wilson, 2002). Yönetim alanında bilgi yönetiminin (KM) önemini ilk vurgulayanlardan olan Laurence Prusak ise bilgi yönetiminin (KM) gerçekte bilgi (knowledge) ile çalışmak anlamına geldiğini, bilginin (knowledge), tıpkı aşk, onur, yurtseverlik ya da Tanrı sevgisi gibi, yönetilebilir birşey olmadığını, ama bu terimin tuttuğunu belirtmiştir (Aktaran: St. Clair, 2003).
“Bilgi yönetimi” (information management; IM) her türlü örgütün etkin olarak işletilmesiyle ilgili bilginin sağlanması, düzenlenmesi, denetimi, yayımı ve kullanımına yönetim ilkelerinin uygulanmasıdır. Bilgi terimi burada örgüt içinde ya da dışında yaratılmış değerli bilgileri (üretim verileri, personel kayıtları ya da dosyaları, pazar araştırması verileri, çeşitli kaynaklardan toplanan rekabetçi bilgi) kapsamaktadır. Bilgi yönetimi (IM) örgütsel performans bağlamında bu bilginin değeri, kalitesi, sahipliği, kullanımı ve güvenliğiyle ilgilidir (Wilson, 2002). Bilgi yönetimi terimi “doğru karar vermek için doğru formda, doğru kişiye, doğru maliyetle, doğru zamanda, doğru yerde, doğru bilgiyi sağlamak” olarak tanımlanmıştır (Woodman, 1985). Bilgi yönetimi teriminin daha iyi anlaşılabilmesi için Tablo-1'den faydalanılabilir:
Tablo 1 – Bilgi (Information) Yönetimi ve Bilgi (Knowledge) Yönetimi Arasındaki Temel Farklar
ÖZELLİKLER BİLGİ YÖNETİMİ (IM) BİLGİ YÖNETİMİ (KM)
İlgi Nesnesi Bilgi (information) ürünleri ve kaynakları Biliyor olan insan
Nesne Kapsamı Belirtik (explicit) Zımni (tacit)
Yönetim Odağı Bilgi (information) alt yapısı İnsan
Temel Süreçler Depolama, giriş Paylaşım
Örgütsel Amaç İşlev Başarı
Uygulama Sınırlı, uygulayımsal Karmaşık, sorunlu
Mümkün Kılıcılar
Bilginin (information) değerlenebilmesi için el/makine ile işlenmesi gerekliliği; Bilgi yöneticisinin imajı
Bilgi/deneyim paylaşım kültürü; Teknolojinin bilgi (knowledge) yönetimine yeni yaklaşımlar sağlaması; Örgütsel eşgüdüm
Kaynak: Southern ve Todd, 2001 (Aktaran: Şan, 2005)
Bilgi yönetimi (KM), bir örgütün misyonunu gerçekleştirmesi için örgütün entelektüel sermayesinin kullanımına dayanan bir yönetim uygulamasıdır (St. Clair, 2003). Entelektüel
sermaye örgüt çalışanlarının geliştirdiği ya da biriktirdiği deneyim, hizmet ve ürünlerden sağlanan bilgidir (knowledge). Bu bilgi belirtik ya da örtük, yani kaydedilmemiş bilgi olabilir. Bilen kişi (knower) tarafından uzun sürede geliştirilmiş ve içselleştirilmiş örtük, karmaşık bilgiyi bir belge veya veri tabanında kaydetmek (reproduce) hemen hemen olanaksızdır (Davenport ve Prusak, 2001). Örtük bilgi, bu bilgiye sahip olanla bilgiye ihtiyacı olan arasındaki sosyal etkileşim sonucu elde edilebilir (süreç olarak bilgi).
2.1. Bilgi Yönetiminin Önemi Ve Amacı
Geçmişten günümüze kadar bilginin korunması önemli olmuş, bunun için büyük çabalar gösterilmiştir. Teknolojilerin gelişmesiyle iletişimin ve işbirliğinin son derece kolaylaştığı günümüz bilgi çağında, bilginin önemi ve gücünden dolayı, bilgi üretme ve bilgiyi yönetme ayrı bir sorun olarak karşımıza çıkmaktadır. İleri toplum biçiminin önem kazanan tarafları olduğu gibi, bilgi çağında ise, önem kazanan bilgi ve bilgi üretimi olmuştur. Çünkü çağdaş örgütlerde ihtiyaç duyulan bilgi miktarı gün geçtikçe arttığı gibi, günümüzün ekonomik, sosyal, politik örgütlerinin daha karmaşık yapıya bürünmeleri, bunların yönetimi ve denetiminde de daha fazla bilgiye ihtiyaç duyulmasına yol açmıştır (Taşkın vd., 2001).
Bilginin önem kazandığı, bilgi toplumuna dönüşüm süreci, gerek bireyler, gerek örgütler ve gerekse toplumlar açısından birçok yenilik ve değişimi de beraberinde getirmiştir. Şerbetçi'ye (2001) göre, bu süreçle birlikte insan kalitesi yükselerek, bilgili insana olan ihtiyaç ve bireysel sorumluluk artmış, öğrenen örgütler oluşmuş, sürekli iyileştirme kavramı ortaya çıkmış, ar-ge faaliyetleri artmış, düz bir örgüt yapısı oluşmuş, iletişim daha etkin hale gelmiş, yeniden yapılanma faaliyetleri artmış ve sosyal sorumluluk bilinci yükselmiştir.
Bilgi yönetiminin amacı, her türlü bilginin ona gereksinimi olana, gerektiği zamanda ve uygun biçimde sunulmasıdır. Dixon'a (1994) göre, bilginin dağıtımında onun hangi bağlamda kullanılacağının önem kazandığını vurgular. Ona göre her türlü bilginin sunulması, aşırı haber yüklemesine (information overload) yol açabilir. Haber bombardımanı altında işe yarar bilgi bulmakta zorluk çekilebilir. Öte yandan, her birime sadece o birimi ilgilendiren bilginin sunulması, ilgili birimin bazı bilgilere ulaşamaması ve böylece öğrenme ve bilgi üretme olanağının elinden alınması anlamına gelmektedir. Üstelik bilginin kontrolü ya da kısıtlanarak sunulması, çalışanların yönetime güvensizliğine ve işe güdülenememesine yol açabilir. Örgütün farklı birimlerine farklı bilgilerin sunulması, birimlerin genellikle durumun bütünüyle ilgili farklı görüntülerden hareket ederek etkinlik yürütmesine, böylece alt birim hedeflerinin neredeyse kendi başına amaç haline gelmesine yol açabilir (Aktaran: Karahan ve Yılmaz, 2010).
2.2. Bilgi Yönetiminin İlkeleri
Bir örgütte bilgi yönetimi konusunda yapılacak her şey, örgütü her zaman bulunduğu yerden bir adım ileriye götürür. Örgütün, bilgi yönetimi ile ilgili olarak temel ilkeler kararlaştırıldıktan sonra ayrıntılı yaklaşımları ve planları bu gibi ilkelere dayalı olarak yaratılabilir (Barutçugil, 2002):
• Bilgi yönetimi sürekli devam eden bir süreçtir. • Bilgi yönetimi pahalıdır.
• Etkili bilgi yönetimi, insan ve teknolojinin ortak çözümlerini gerektirir. • Bilgi yönetiminin başarısı için güven ve inanç gerekir.
• Bilgi yönetimi, bilgi iş süreçlerinin iyileştirilmesi anlamına gelir. • Bilgiyi paylaşmak ve kullanmak genellikle doğal olmayan eylemlerdir.
• Bilgi yönetimi, modellerden ve hiyerarşik yapıdan çok, bilgi haritalarından ve bilgi piyasalarından yararlanır.
• Bilgi yönetimi uzun bir süreçtir. Sadece bilginin farkında olmak ve bilgiye ulaşmak yeterli değildir.
2.3. Bilgi Yönetiminde Yaklaşımlar
Başarılı bir bilgi yönetiminin (KM) temel bileşenlerinden en önemlisi bilgi yönetiminde (IM) yetkinlik (mükemmeliyet) sağlamaktır. Bilgi yönetiminde yetkinlik, önemli bilgiyi saptamak, kaydetmek ve düzenlemek için karmaşık bir sistemin geliştirilmesi ve kurulmasına ve bu sistemi destekleyecek alt yapıya dayanır (St. Clair, 2003). Bilgi yönetimi (KM) konusunda birbirini tamamlayan iki yaklaşım olduğu öne sürülmektedir: Süreç yaklaşımı ve etkileşim yaklaşımı (Rollett, 2003). Bu görüşlerden ilki bilgi (knowledge) kullanımını temel almakta ve bilgi kullanım sürecinde gerçekleştirilen planlama, yaratma, bütünleştirme, düzenleme, aktarma, yaşatma ve değerlendirme aşamalarından oluşmaktadır. Bu yaklaşımda sıralanan aşamalar nesne olarak bilginin yönetimi (IM) ile yakından ilişkilidir. İkinci yaklaşımda ise daha çok insanlarla insanlar ya da insanlarla bilgi sistemleri arasındaki etkileşim öne çıkarılmaktadır. İkinci yaklaşımda hem örtük bilginin önemi ve ortaya çıkarılması hem de bilgi işleme (information processing) vurgulanmaktadır (Tonta, 2004).
2.4. Bilgi Yönetiminde Temel Süreçler
Bilgi yönetimi süreci ile ilgili farklı görüşler öne sürülmüştür. Davenport ve Laurence (2000) bilgi üretimi, bilgi kodlaması, koordinasyon ve bilgi transferini önermiştir. Malhotra (2003) ise, bilgi yönetimi sürecinden maksimum derecede faydalanmak amacıyla altı basamak belirlemiştir. Bu basamaklar, bilginin farkında olma, bilginin amaçlarını belirleme, uygulama, yayma, geliştirme ve saklamadır. Bunlar Tablo 2'de gösterilmiştir.
Güçlü ve Sotirofski'ye (2006) göre, bilgi yönetimi sürecinin basamakları şu şekilde ayrıntılandırılabilir:
Bilginin mimarlığı: Bilginin mimarlığı, bilgi paylaşımından önce olan bir olgudur. Malhotra’ya (2003) göre, bilginin mimarlığı; bilginin örgütlendiği ve indekslendiği yol (bilgi taksonomisi) ve bilgi içeriğinin saklandığı platformdur.
Bilgiyi Yaratmak Ve Paylaşmak: Ichijo’ya (2004) göre, bilgi yaratma süreci beş basamaktan oluşmaktadır: örtülü bilgiyi paylaşmak, paylaşılan bilgi ile ilgili genel bir düşünce oluşturmak (konsept), oluşturulan düşüncenin doğruluğunu sağlamak, prototip (ilk örnek) geliştirmek ve en sonunda da bu bilgiyi örgütteki herkes tarafından kullanılabilir kılmak.
Bilgiye Egemen Olmak: Bilgiye egemen olma süreci, geliştirilmiş bilginin kodlanmış bir programa dönüştürülmesi için bir uzmanla iş birliği yapıldığı mantıklı bir süreçtir (Lindgren vd., 2002). Karmaşık bir bilgi yönetimi sürecinde bilgiye egemen olmak için bilgi geliştiricileri; akış haritaları, karar ağaçları, karar masaları ve çeşitli grafik sunumları kullanırlar.
Bilginin Düzenlenmesi: Bilgi yönetimi sürecinin döngüsünde, bilgi egemenlik altına alındıktan sonra transfer edilmek ve etkili kullanılmak için uygun bir biçimde örgütlenir ve düzenlenir. Bilginin düzenlenmesi, onun yetkili personel tarafından kullanılmadan önce örgütlenmesi, simgelenmesi ve betimlenmesidir.
Bilgiyi Transfer Etmek: Bilgiyi transfer etmenin misyonu, piyasa bilgisi, teknik ve kolektif endüstriye gereken hızlı bilginin planlanması ve yönetimini yapmak ve uluslar arası bilgiye cevap vermektir. Aynı zamanda, bilgi transferi, örgütün içindeki bilgi birikimi ve yayılışını hızlandırarak örgütün uluslar arası bilgi temellerine hızlı ve kolay ulaşmasını sağlamak için işlemektedir (Buckman, 2004).
Bilgiyi Test Etmek: Bilgi yönetimi sistemini oturtmanın en zor bölümü test etmektir. Bunun en basiti, bilgi temellerinin performans, etkililik ve kalitesini kontrol etmektir. Bilgiyi denetlemedeki amaç, onun iş süreçlerine ne kadar değer katıp katmadığını belirlemektir. Aynı zamanda bilgiyi denetlemek ve değerlendirmekle, öğrenen bilginin değeri döngüsü, bilginin geleceği ile ilgili boşlukları belirlemek, bilgiyi insanlar, süreçler ve teknolojide kullanmak için en iyi tecrübeleri belirlemek, uluslararası bir iş piyasası oluşturmak için değer katan bilgiyi ölçmek mümkündür (Bell, 2001).
Tablo 2 - Bilgi Yönetiminin Basamakları
Konu ile ilgili bilginin belirlenmesi için yöntemleri iyi bilme
1. El kitapçılarının hazırlanması 2. İç ve dış kıyaslamalar
3. Uzmanlar, bilgi komisyonu ve aracılığı Bilgi amaçları
1. Sürecin geliştirilmesi 2. Potansiyel alanların şeffaflığı 3. Şartların şeffaflığı
Bilginin geliştirilmesi için yöntemler
1. Uzmanlar ve proje takımlarının disiplinler arası iş birliği 2. Dış bilginin kazanımı
3. Bilgi ve tecrübelerin kullanımını sağlamak için sistematik yaklaşım Bilginin saklanması için yöntemler
1. Bilgi ürünleri ve veri ve enformasyon
2. Standart ve denenmiş metotlar için el kitaplarının hazırlanması 3. Rapor ve başarı hikâyeleri
Bilginin yayılması ile ilgili yöntemler
1. Bilgiyi yayma için disiplinler arası proje takımları 2. İç yayımlar
3. Uzmanlar tarafından eğitim ve koçluk Bilginin uygulanması için yöntemler 1. Disiplinler arası takımların özerkliği
2. Sonuçlar hakkında iç uzmanlar tarafından görüş alınması
3. ÖĞRENEN ÖRGÜT KAVRAMI 3.1. Tanımlar
Öğrenme, bilgi ile elde edilen ve temelinde zihniyet değişikliğine dayanan, kişi davranışında değişikliğe neden olan genel olarak olumlu bir süreci ifade eder. Örgüt (organizasyon) ise ortak bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelen insanların oluşturduğu yapı, kural ve süreçlerin bütünüdür (Taştan, 2006).
Öğrenen örgüt ile ilgili olarak literatürde çeşitli tanımlar yapılmaktadır. Aslında tüm örgütlerde belirli oranda bir öğrenme söz konusudur. Ancak önemli olan örgütlerin sadece öğrenmesi değil, hızlılık, ekonomiklik, doğruluk ve öğrenme sürecinde nasıl ve neyi öğrendikleridir. Sistemli olarak “Öğrenen Örgüt” kavramı ilk olarak Chris Argyris ve Donald Schon’un çalışmalarında ele alınmış ve bu anlayış Peter M. Senge tarafından şekillendirilmiştir. Bilimsel alanda öğrenen örgüt anlayışı hep gündemde olmasına rağmen öğrenen örgüt anlayışına ilişkin kabul görmüş tek bir tanımdan söz etmek mümkün değildir. Basitçe, öğrenen örgütler, bilgiyi ortaya çıkarma ve bilgi paylaşımı konusunda belirli bir bilince ulaşmış örgütlerdir, denebilir. Elde edilen bu yeni bilgiden ya da yaklaşımdan etkilenen ve öğrenme sürecini sürdüren yapılar öğrenen örgüt olarak kabul edilmektedir (Bayraktaroğlu ve Kutanis, 2002).
Öğrenen örgütler hakkında önemli çalışmaları bulunan Garvin (1993), öğrenen örgütlerin; bilginin yaratılması, elde edilmesi ve transferi konusunda uzmanlaşan, elde ettiği yeni bilgi ve anlayışlar doğrultusunda davranışlarını değiştiren örgütler olduğunu ifade eder (Aktaran: Öneren, 2008).
Öğrenen örgüt ile ilgili Koçel'in (2003) yaptığı bir diğer tanım ise şu şekildedir: Öğrenen örgüt, öğrenmeyi, her zaman öğrenmeyi ön planda tutan, kurum içi bireylerin gelişimini hedefleyen, iletişimi sürekli kılan ve sürekli gelişime yönelik görüş alışverişini etkin kılan bir örgüttür.
Öğrenen örgüt tanımlarının tümü incelenecek olursa, sonuçta örgütsel öğrenmenin bir program değil bir felsefe olduğu, değişime uyum sağlamanın yolunun bu anlayıştan geçtiği, personeli geliştirme ve yetiştirmeye önem verdiği ve her yönü ile bilgiyi dikkate aldığı anlaşılacaktır (Özgen ve Türk, 1996).
Öğrenen örgüt anlayışı, yatay ve düşey hiyerarşik yapı içerisinde kendi kendine değişen ve takım çalışmasına elverişli olmayan yapılarda çok fazla işlerlik alanı bulamaz. Fakat değişim yanında yeni sistemlere uyum, taleplerle örgütsel hedeflerin yükseltilmesi ve örgüt içerisinde bireysel özelliklerin bir kenara bırakılması, öğrenen örgüt anlayışında ilk aşamayı teşkil etmektedir. Öncelikle örgütün bütün üyelerinin öğrenme sürecinde yerini alması esastır. Mesela örgüt elemanlarını karşılıklı motive etmek, çalışmayı organize etmek, hedefleri düzenlemek gibi hususlar öğrenen örgüt kapsamında hareket noktasıdır. Örgütler için, teknik unsurların yanında çevresel unsurları da öğrenmek gereklidir (Ayhan, ty).
4. ÖĞRENEN ÖRGÜT KAVRAMININ DİSİPLİNLERİ
Bir işletmenin hem günümüzde hem gelecekte başarılı bir grafik çizmesi, öğrenen örgütler yaklaşımını başarıyla uygulamasına bağlıdır. Örgütün, öğrenen örgüt formunda kurulması ancak zorlu bir sürecin sonunda gerçekleşebilir.
Garvin (1993) öğrenen örgüt kurma konusuyla ilgili olarak, bir öğrenen örgütün beş ana faaliyet konusunda ustalaşması gerektiğini belirtmektedir. Bunlar:
1. Sistematik sorun çözme, 2. Yeni yaklaşımları tecrübe etme,
3. Geçmiş deneyimlerden yararlanarak öğrenme,
4. Başkalarının en iyi uygulama ve deneyimlerinden öğrenme, 5. Bilginin örgüt içinde etkin ve hızlı bir şekilde transferi'dir.
Bu aktiviteleri destekleyecek ve onları günlük olaylara uygulayacak bir sistem ve süreç yaratan örgütler öğrenme konusunda daha başarılı ve etkin olurlar.
Benzer şekilde, Senge’ye (1997) göre de öğrenen bir örgütün kurulabilmesi için beş temel disiplinin başarıyla uygulanması gerekir. Bu disiplinlerin ayrıntılarını şu şekilde özetlemek mümkündür:
4.1. Sistem Düşüncesi
Sistem düşüncesi kavramsal bir çerçeve, bir bilgi bütünü ve araçlar olup son elli yıl içinde geliştirilmiştir. Bize tüm olay örgüsünü daha açık seçik görme olanağını verir ve bunları en etkili şekilde nasıl değiştirebileceğimizi görmekte yardımcı olur.
Sistem düşüncesinin temelinde olayları bütünsel olarak ele alma ve akışa göre tepkilerimizi ayarlama vardır. Doğanın dengesini sağlayan unsurların birbirlerini etkilemesi gibi iş hayatında da verilen bir karar diğerini etkileyecektir. Bu etkilere umulmadık anlarda maruz kalmamanın yolu ise sistem düşünüşünün kolektif anlamda benimsenmesiyle mümkündür.
4.2. Uzmanlaşmış Yetişmiş Personel
Kişisel ustalık ya da kişisel hakimiyet diye de adlandırılabilecek bu disiplin, bir konuda uzman olmaktan daha fazla anlam içermektedir. Uzmanlaşmış personel, bir organizasyonda değişik açılardan objektif olarak bilgiyi görebilme becerisine sahip ve bilgiye aç kimseleri ifade eder. Unutulmamalıdır ki bir örgütün öğrenme kapasitesi, o örgütte çalışanların öğrenme kapasitesiyle sınırlıdır.
Kişisel ustalık kişisel görme ufkumuza sürekli olarak açıklık kazandırma ve onu derinleştirme, enerjilerimizi odaklaştırma, sabrımızı geliştirme ve gerçekliği objektif olarak görme disiplinidir. Bu öğrenen örgütlerin bir temel taşı, manevi temeledir. Bu örgütlerde, çalışanların enerjileri yanında heves ve coşkularından da yararlanmak hedeflenir.
4.3. Zihinsel Modeller
Zihnî modeller zihnimizde iyice yer etmiş, kökleşmiş varsayımlar, genellemeler, hatta resimler ve imgeler olarak dünyayı anlayışımızı ve eylemlerimizi etkilerler. Çoğu kez zihnî modellerimizin veya bunların davranışlarımız üzerindeki etkilerinin farkında olmayız. Bir öğrenen örgüt kurabilmek için oluşmuş zihnî modeller su üstüne çıkarılmalı ve değiştirilmelidir.
Zihnî modeller yaklaşımının özü; aynanın içe doğru çevrilmesini, dünya hakkındaki içsel resimlerin ortaya çıkarılmasını, bunların yüzeye çıkarılıp sıkı bir incelemeden geçirilmesini ve gerekli olan değişikliklerin yapılmasını içermektedir.
4.4. Paylaşım Görüşü
Paylaşılan vizyonun oluşturulması, organizasyonun stratejik iş amaçları ve hedefleri doğrultusunda çalışanların da aynı fikri benimsemeleri ve bu amaçlara ulaşmak için çaba göstermeleridir. Bu durumda organizasyonda çalışan herkes kendi isteğiyle inandığı vizyon için çalışacaktır.
Organizasyonun tümü içinde derinden paylaşılan amaç, değer ve görev duyguları olmadan belli bir büyüklük ölçüsünü koruyabilmiş bir örgüt düşünebilmek insana çok zor gelir. Gerçek bir görme gücü (vision) varsa insanlar kendilerine öyle söylendiği için değil, kendi istedikleri için kendilerini aşar ve öğrenirler.
4.5. Takım Halinde Öğrenme
İş dünyasında, takımın zeka düzeyinin takımdaki bireylerin zeka düzeyini aştığı ve takımların eşgüdümlü eylem için olağanüstü kapasiteler geliştirdiği çarpıcı örnekler vardır. Takım halinde öğrenme disiplini “diyalog”la başlar; bu, bir takımın bireylerinin varsayımları askıya alıp gerçek bir “birlikte düşünme” eylemine girme kapasitesidir. Diyalog disiplini, takım içinde öğrenmeyi aksatan etkileşim biçimlerinin nasıl teşhis edilebileceğini öğrenmeyi de kapsar. Modern organizasyonlarda temel öğrenme birimi bireyler değil, takımlardır. Bu, lastiğin yolla buluştuğu noktadır; takımlar öğrenmedikçe organizasyonlar da öğrenemez.
5. ÖĞRENME AÇISINDAN ÖRGÜTLER
Bir örgütün öğrenmesi, esas itibariyle o örgütün çevresi ve çalışanları ile sağlam bir ilişki kurma ve bu konulara yaklaşım tarzı ile ilgilidir (Gürsözlü, 2006). Çam'a (2002) göre, bilgi ise işin oksijenidir. Oksijenin olmadığı yerde yaşam yoktur. Bilgi yoksa işletme yok olmuştur ya da yok olmak üzeredir. Örgütler sürekli değişim ve gelişim halinde bulunan sosyal sistemlerdir. Bu nedenle, birçok yönetim bilimci, örgütleri değişim süreçleri açısından incelemiştir.
Bilen Örgütler: McGill ve Slocum (1993), bilen örgütlerin en büyük özelliğinin, rasyonelliğe ve verimliliğe her şeyden çok önem vermiş olmaları olduğunu söyler. Bu tür örgütler, ancak pazar koşullarının değişmediği ortamlarda başarılı olabilmektedirler. Yani bilen örgütler, öğrenmeye ihtiyaç duymadıkları oranda başarılı olabilmektedirler.
Anlayan Örgütler: Koçel'e (1998) göre, bu organizasyonlar olaylara “en iyi” açısından bakmayan, koşullara kişisel anlayış değer yargılarına bağlı olarak değişik “iyi”lerin olabileceğini vurgulayan organizasyonlardır.
Düşünen Örgütler: Bu örgütlerin temel yaklaşımı, yönetim tekniklerini, işletmelerin aksayan yönlerini düzeltici enstrümanlar olarak görmeleridir. Eğer işletme faaliyetlerinin herhangi bir yönünde bir aksama varsa, organizasyonlar bunları düzelterek, bir daha ortaya çıkmasını önleyecek önlemler almakta, bunun için gerekli modelleri ve sistemleri geliştirmektedirler. Düşünen organizasyonlar, iş problemlerinin çabuk teşhis edilmesi, analizinin yapılması, eyleme geçilmesi üzerinde yoğunlaşır ve yöneticilerini bu yönde eğitirler (Çam, 2002). Öğrenen Örgütler: McGill ve Slocum'a (1993) göre, öğrenen örgütlerin temel felsefesi; çalışanlarından, müşterilerinden, tedarikçilerinden, satıcılarından, iş ortaklarından ve rakiplerinden öğrenebileceğinin en fazlasını öğrenebilmektedir. Örgüt her fırsatta öğrenme
yollarını arar, müşterileri ile sürekli iletişim içinde bulunarak onlarla arasında bir öğrenme‐öğretme ilişkisi geliştirir.
Özetle, örgütlerin, öğrenme davranışlarına göre gelişim basamakları Tablo 3'te gösterilmiştir:
Tablo 3 - Öğrenen Örgütlerin Gelişim Basamakları
ÖRGÜTLER
Öğrenen Her fırsatta öğrenebileceğinin en fazlasını öğren. Düşünen Eğer bozuksa hızlı bir şekilde onar ama sebeplerini
düşünme.
Anlayan Örgüt değerlerini anla, uygulanmasını sağla ve kontrol et. Bilen Her yer ve şartta en iyi tek bir yol vardır.
Kaynak: McGill ve Slocum, 1993
5.1. Öğrenen Örgütlerin Özellikleri
Öğrenme, canlıların yaşamında olduğu gibi, örgütsel bilgi ve davranışta da bir değişim meydana getirir. Bu değişim süreci, bilgi ve davranış çeşitlerini değişik boyutlarda etkilenmektedir. Bu nedenle öğrenme süreci değişik biçimlerde sınıflandırılabilir (Yazıcı, 2001). Genel anlamda kabul gören öğrenme çeşitleri şunlardır:
Tek Döngülü Öğrenme: Tek döngülü öğrenme, rutin ve davranışsal bir öğrenmedir. Bu yöntemde sadece mevcut problemlerin çözümü üzerinde odaklanılır. Problemleri ortaya çıkararak davranışlar ve yaklaşımları incelenmeye gerek duyulmaz. Tek döngülü öğrenme, belirli işleyiş normları çerçevesinde hatayı saptama ve düzeltme yetisine dayanır. Birçok örgüt tek döngülü öğrenmede beceri kazanımı, çevreyi tarama, hedefler koyma ve bu hedeflerle ilgili sistemin genel performansını izleme becerisi geliştirmiştir (Morgan, 1998).
Çift Döngülü Öğrenme: Çift döngülü öğrenmede, örgütün doğası, amaçları, değerleri ve inançları yeniden değerlendirilir. Bu öğrenme tipi örgütün kültürünü değiştirmeyi içerir. Çift döngülü öğrenmede meydana gelen yanlışlıklar, hatalar tespit edilmekte ve bu tespitler dahilinde belirli amaçlar, fikirler ortaya konulmaktadır. Ayrıca tek döngülü öğrenmenin ötesine geçilerek yenilikçi fikirler de ortaya koyulmaktadır (Kıngır ve Mesci, 2007).
İkincil Öğrenme (Sibernetik Öğrenme): Bu öğrenme biçiminde kişiler, öğrenmeyi neyin kolaylaştırdığını veya engellediğini keşfederler, yeni öğrenme stratejilerini belirleyerek bunları değerlendirir ve geliştirirler. Sibernetik bilimine göre, sistemler çevrelerinin önemli yönlerini algılama, izleme ve tarama kapasitesine sahip olmalıdırlar. Sistemler bu enformasyon ile sistemin davranışını yönlendiren işleyiş normları arasında bağlantı kurabilmeli, bu normlardan önemli sapmaları fark edebilmelidirler. Sistemler, çelişkilerin ortaya çıkması halinde de düzeltme hareketine girişebilmelidirler. Morgan'a (1998) göre, eğer bu dört koşul yerine gelmişse, sistem ile çevresi arasında kesintisiz bir enformasyon alışverişi süreci oluşur ve bu süreç, sistemin değişmeleri izlemesini ve uygun tepkiler vermesini sağlar. Böylece sistem akıllı ve kendi kendini düzenleyecek bir biçimde işleyebilir.
5.2. Öğrenen Örgütlerin Geleneksel Örgütlerden Farkı
Öğrenen örgüt daima kendini yenileyen, geliştiren, teknolojik yenilikleri örgüte yansıtan bir örgüt yapısına sahiptir. Öğrenen örgütler ile geleneksel örgütler arasında birçok farklılıklar vardır. Bunlardan bazıları Tablo 4'teki gibi gösterilebilir:
Tablo 4 - Öğrenen Örgütler İle Geleneksel Örgütlerin Farkları
Öğrenme Özellikleri Geleneksel Örgütler Öğrenen Örgütler
Öğrenen Kim?
Bir Yere “Gönderilenler”,
Ödüllendirilenler, Seçilmiş Gruplar (Yöneticiler, Satış Elemanları)
Herkes, Tüm Çalışanlar, Tüm Bölüm ve Düzeydeki Elemanlar
Öğreten Kim? Kurum İçinden Eğitimci, Dışarıdan
Gelen Uzmanlar
İşe En Yakın Olan Kişiler, Eğitimci ve Uzmanlar
Sorumlu Kim? Eğitim Departmanı Herkes
Hangi Öğrenme Araçları?
Dersler, İş Sırasında Eğitim, Usta-Çırak İlişkisi, Formel Eğitim, Öğrenme Planları
Dersler, İş Sırasında Eğitim, Öğrenme Planları, Kıyaslamalar, Ekipler, Kişisel Çabalar, İkili Çalışmalar
Ne Zaman? Zorunlu Olduğunda, İlk Birkaç Ay Her zaman, Uzun Dönemli
Nerede? Sınıflarda, İşyerinde Sınıflarda, Toplantılar Yaparak, Her Yerde
Hangi Bilgiler? Teknik Teknik, Ticari, Kişiler Arası İlişkiler, Öğrenmeyi Öğrenmek
Hedefler Bugünün İhtiyaçları Gelecekteki İhtiyaçlar
Duygular Ruhsuz Coşkulu
Kaynak : Gürsözlü, 2006, (Aktaran: Kıngır ve Mesci, 2007)
Özkan'a (2006) göre, bir çok geleneksel şirket, öğrenme kapasitesi oluşturmak için zaman ve emeğin gerekli olduğu gerçeğini anlamakta zorluk çeker. Hala eski ekonominin kurallarına göre hareket eden bazı şirketlere göre, öğrenmek yalnızca insan kaynakları ile ilgili bir olaydır. Artan rekabet ortamında ayakta kalmayı başaran şirketler genellikle, şirketin vizyonunu, stratejilerini düşünen, uygulayan, örgüt kültürü oluşturan, amacını gruplara benimsetebilen girişimci liderlere sahiptir (Kıngır ve Mesci, 2007).
5.3. Öğrenen Örgütlerin Çalışanlarına Sağladığı Yararlar
Öğrenen örgütler, sadece örgüte değil örgüt çalışanlarına da katkılarda bulunur. Öğrenen örgüt yaklaşımının çalışanlara sağladığı yararlar ise kısaca şunlardır (Töremen, 2001):
• Öğrenen örgütlerde çalışanlar, hayatlarından daha fazla memnundurlar. • Öğrenen örgütler, çalışanlara her şeyin iyiye gideceği ümidini verir. • Öğrenen örgütler, üretici düşünceler için uygun bir alan sunar.
• Öğrenen örgütler, yeni fikirlerle riske atılmada güvenli bir zemin sağlar. • Öğrenen örgütte her bireyin görüşü, değerlendirmeye alınır.
• Öğrenen örgüt, sistem düşüncesini ortaya koyar. 6. ÖRGÜTSEL ÖĞRENME
Koçel'e (2003) göre, öğrenen örgüt kavramını daha iyi açıklayabilmek için, şu iki kavramı birbirinden ayırmak gerekir: Bunlar örgütlerde öğrenme ve öğrenen örgüttür. Bunlardan birincisini, organizasyon içinde çeşitli düzeylerde öğrenme olayının gerçekleştiği bir süreç; ikincisini de bu süreç sonucu ortaya çıkan bir yapı olarak ele almak mümkündür.
6.1. Örgütsel Öğrenmeyi Etkileyen Faktörler
Örgütsel öğrenmenin önünde bulunan sorunlardan biri, kısa vadeli çıkarların çatışmasıdır. Kurumsal çıkarların çoğu zaman kişisel çıkarlar ile çatışması, öğrenen örgütlerde bir sorun olarak karşımıza çıkmaktadır. Diğer bir sorun da iş görenin yeni görevindeki rolünü anlamaması ve genelde eski işini tekrar etmesidir. Bunların dışında örgütsel öğrenmede, bir kurumun kısa da olsa geçmiş birikimi olması gerekmektedir. Eğer bir kurumun geçmişi yoksa, kurum içinde çalışanların, birbirleriyle paylaşabildikleri iş geçmişlerinin olması, örgütsel öğrenmenin ortaya çıkmasına yardım edebilir (Senge, 1997). Örgütsel öğrenmenin önündeki bir başka sorun, tüm yetkinin tek elde toplanmasında ısrarcı olunmasıdır. İşletme içinde yöneticiyi güçlü kılacak başka bir şeyin olmaması, yöneticinin yetkiyi devretmesi durumunda kendisinin gereksiz kalacağından korkması, yöneticinin astlarını ve potansiyellerini tanımaması, yöneticinin her şeyi kendisinin bildiğine ve her şeyin en iyisini kendisinin yapacağına inanması, örgütsel yapının buna izin vermemesi vb. gibi birçok neden yetkinin devredilmesine engel olabilir. Yetkinin devredilmemesi, yönetici ve onu kayıtsız destekleyen çalışanlar ile diğer proje üreten insanlar arasındaki takım çalışmasını imkansız hale getirir. Zira yeni fikir geliştiren, analizler ve iyileştirme projeleri hazırlayan elemanlar, bu fikirlerini ilgililere aktaramazlar. İşte örgütü geliştirme fikirlerinin gündeme gelmemesi, örgüt içindeki motivasyonu düşürmekte, örgütün eksik ya da yanlış bilgilendirme sonucu alınan kararlarla yönetilmesine sebep olmakta tüm bunların sonucunda da, örgütsel öğrenme ile rekabet üstünlüğünü yakalayan rasyonel ve demokratik kurumlardan çok, kaynakları tüketen, keyfi olarak yönetilen örgütler ortaya çıkmaktadır (Ayhan, ty.).
Bir kuruluşun öğrenen örgüt modeline nasıl dönüşeceği konusu da ayrı bir sorun olarak karşımıza çıkmaktadır. Değişim ve öğrenme süreci bazı kuruluşlarda tepe yönetimin liderliğinde başlarken, bazı kuruluşlarda orta kademe yöneticilerin liderliğinde başlamaktadır. Örgütlerde sıklıkla görüldüğü üzere, orta kademeden gelen değişim taleplerinin tepe yönetiminin beklentileri ile birleştiği ölçüde örgütsel değişme olmaktadır. Örgütsel öğrenme ile bireysel öğrenme arasındaki ilişkinin algılanış şekli de örgütü
etkilemektedir. Örgütteki tüm bireylerin öğrenmesinin o kuruluşu öğrenen örgüt yapacağı görüşü isabetli değildir. Zira öğrenme eğitimden farklı bir şeydir ve geniş anlamda eğitime girmiş bir örgütün öğrenen örgüt olması zorunlu değildir (Ayhan, ty.).
Senge'ye (1997) göre, örgütsel öğrenmeyi etkileyen temel unsurlardan biri de örgüt kültürüdür. Kararlar ve sonuçlar üzerinde oldukça etkili olan gizli ya da açık bir yapı olan örgüt kültürü, bir örgütte yaşanılan olaylardan, paylaşılan değerlerden, yazılı olan ya da olmayan kural ve ilkelerden oluşur. Bir örgütün kültürü çok merkezli olarak gelişebilmekle birlikte, pek çok örnekte görüldüğü üzere genellikle iktidar sahibi yönetici ya da yönetici ekibin kültürü örgüte hakim olmaktadır.
6.2. Örgütsel Öğrenmeyi Gerektiren Nedenler
Şerbetçi (2001), hızlı değişim süreci içindeki kurum ve kuruluşları diğer deyişle örgütleri değişime zorlayan unsurların; örgüt dışında ve çevrede bulunabileceği gibi, örgüt içinde de var olabileceğini belirtir. Örgütler gerek kendi içlerinden gerekse dış çevreden gelen değişime öncelikle varlıklarını sürdürebilmek için uyum sağlamaları gerekmektedir. Değişime uyumun bir aracı olarak da değerlendirilen öğrenen örgüt yaklaşımı da değişimin bir sonucu olduğundan, değişime zorlayan faktörlerin, değişimin başta kendisi olmak üzere aynı zamanda örgütleri öğrenen örgüt olmaya zorlayan faktörler olduğu da bir gerçektir.
6.2.1. Küreselleşme ve Hızlı Değişimler
Küreselleşmeyi sağlayan ve etkisini yayan dinamiklere bakıldığında, bunda en etkili unsurun özellikle ulaşım, iletişim ve bilgi teknolojisindeki gelişmeler ve değişimler olduğu anlaşılmaktadır. Küreselleşmenin olumsuz etkisinden kurtulmanın ve değişimlere uyum sağlamanın önemi, kurum ve kuruluşları öğrenen örgüt modelini uygulamaya yönelten nedenlerden biri olmuştur. Öğrenen örgütün amaç ve hedeflerinden de anlaşılacağı gibi, öğrenen örgüt kurum ve kuruluşlara, esneklik ve dinamizm kazandırarak, değişimlere uyumu kolaylaştırır. Bu bağlamda öğrenen örgüt, bilgi toplumunda bilginin paylaşılarak örgütsel öğrenmenin gerçekleştiği, hızlı değişimlere uyum sağlamanın kolaylaştığı, küreselleşmenin olumsuz etkilerinden korunulduğu önemli bir yönetim modelidir (Alkan, 2007; Aktaran: Karahan ve Yılmaz, 2010).
6.2.2. Rekabet
Sayılar'a (2002) göre, rekabetçi üstünlük sağlayacak ya da rekabet baskısına karşı koyabilmeye imkan sağlayacak bilgi, beceri ve tecrübelerin örgüt içine taşınması ve örgüt içinde yayılması, öğrenen örgüt oluşumunu hızlandıracaktır. Rekabet baskısı karşısında kalan örgüt, teknolojik araçlara ihtiyaç duyduğu gibi, örgüt üyelerinin bilgi, beceri ve tecrübelerine de ihtiyaç duyacak; bu baskıdan kurtulabilmek için, bunları örgüt amaçları doğrultusunda kullanmalarını arzu edecektir. Edgar Shein'e göre rekabetçi avantajın kaynağını, öğrenme becerisi oluşturmaktadır. Örgütlerin artan öğrenme becerisi, çevredeki olayları, gelişmeleri ve değişimleri zamanında görmeyi, doğru analiz etmeyi ve doğru kararların hızlı biçimde alınmasını sağlayacaktır. Dolayısıyla, rekabet baskısı karşısında kalan örgütler, rekabetçi avantajın kaynağı olarak gördükleri öğrenmeye yöneleceklerdir (Aktaran: Karahan ve Yılmaz, 2010).
6.2.3. Müşteri Beklentilerinin Değişimi
Örgütler müşterileri olduğu sürece, diğer bir deyişle müşteri talepleri söz konusu ise, faaliyetlerde bulunabilirler. Bundan dolayı örgütlerin, müşterilerinin beklentilerini ve
beklentilerindeki değişimleri, gerek örgüt üyeleri gerekse örgüt olarak anlamaya çalışmaları, bu değişimlerin daha sonraki dönemlerde, kendileri için önemli bir veri olmasını sağlamaları gerekir. Bu durum örgütsel öğrenmeyi de gerçekleştirecektir. Bu bakımdan müşteri beklentilerindeki değişimlere anlayacak, ona göre en alt süreçten en üst yönetime kadar öğrenmeyi bir örgütsel kültüre dönüştürecek, öğrenen örgüt olacaktır (Alkan, 2007; Aktaran: Karahan ve Yılmaz, 2010).
6.2.4. İş Yapısının Değişmesi
Alkan'a (2007) göre, devlet tarafından kabul edilen herhangi yeni bir yasa iş yapış şekline etki edebilir. Özellikle ithalat ihracat yapan işletmeler kabul edilebilecek ya da yürürlükten kaldırılacak bir yasayla veya uygulamayla iş yapış şekillerini değiştirmek zorunda kalabilirler. Bu tip bir değişime ayak uydurabilmek kalıplaşmış bir organizasyon yapısında hayli zordur. Bunun üstesinden gelebilmek öğrenen organizasyonla mümkün kılınabilir (Aktaran: Karahan ve Yılmaz, 2010).
6.2.5. Çalışan Beklentisinin Değişimi
İnsan unsuruna pek önem verilmeyen geleneksel örgüt yapılarında örgütün uyum sağlaması gereken bazı unsurlar vardır: Çalışanın sosyal hakları açısından yapılan değişiklikler, çalışanın örgütten maddi ve manevi anlamda bekledikleri, motivasyonun sağlanması, kariyer planlaması, geleceğe bakışı, maddi beklentileri gibi... Bu ve bunun gibi unsurlar, örgütü öğrenen bir örgüt olmaya zorlamaktadır. Bu zorlama sonucunda da birçok örgüt, örgüte yeniden şekil vermekte, örgütü öğrenme gerekliliği doğrultusunda yapılandırmaktadır (Alkan, 2007; Aktaran: Karahan ve Yılmaz, 2010).
6.2.6. Bilgi Toplumu ve Bilgi Yönetimi
Bireyleri ve örgütleri öğrenmeye zorlayan ve motive eden faktörlerden biri de, daha önce ayrıntılı biçimde üzerinde durulan olan bilgi yönetimidir. Bilgi yönetimi hızlı teknolojik gelişmelerin ve yeniliklerin bir sonucu olarak kendinden söz ettirmiştir. Hızlı değişimlerin en çok görüldüğü alan günümüzde iletişim ve bilgi teknolojilerindeki gelişmelerdir. Sanayileşmiş ekonomilerin temelinin doğal kaynaklardan entelektüel varlıklara kaymasıyla birlikte, yöneticiler kendi işlerinin temelinde yatan bilgiyi ve bu bilginin kaynağını araştırmaya yönelmişlerdir. Diğer yandan da, şebekeye bağlı bilgisayarların ortaya çıkışı, belirli türden bilgileri, her zamankinden daha kolay ve ucuz bir şekilde kodlaştırmayı, saklamayı ve paylaşmayı mümkün hale getirmiştir (Hansen vd., 2001; Aktaran: Karahan ve Yılmaz, 2010). Bu gelişmeler bir yandan bilgi yönetiminin gerekliliğini arttırır ve bu yönde örgütsel yapılanmalar gerçekleştirilirken, diğer yandan da bilginin kolay ve hızlı bir biçimde ulaşılabilir olduğu bilgi toplumu oluşumunu hızlandırmıştır.
6.2.7. Örgütsel Öğrenmede Karşılaşılan Yetersizlikler
Başarılı bir öğrenen örgüt, dünyanın içinde bulunduğu değişim sürecine ayak uydurabilen ve bu değişim sürecini yönlendirebilen, mevcut ve muhtemel öğrenme yetersizliklerini tespit ederek giderebilen bir örgüttür. Öğrenemeyen örgütler ise, gelecekte varlıklarını koruyamayacaklardır. Öğrenemeyen bireyler, öğrenemeyen örgütleri ortaya çıkarırken, öğrenen bireyler ise ancak belirli bazı disiplin ve teknikleri uygulayarak öğrenen örgütleri oluşturabilirler. Arat'a (1997) göre, örgütlerin öğrenen birer örgüte dönüşebilmeleri için öncelikle öğrenemeyen birer örgüt olduklarını kabul etmeleri gerekmektedir.
Öğrenme yetersizlikleri konusunda bir çalışma yapan Arat, en yaygın öğrenme yetersizlikleri olarak şu hususları tespit etmiştir:
1. Sorunun varlığını kabul etmemek, 2. Sorunu görmezden gelmek, 3. Bilgiyi paylaşmamak, 4. İlişkilendirememek, 5. Ders almamak,
6. Bilgi üretilmesini engellemek, 7. Sorunlarla kişileri karıştırmak, 8. Mimariyi ve sistemi anlamamak, 9. Geçmişin başarılarına sığınmak,
10. Eğitimle öğrenmemeyi garantilemek; yani göstermelik, rutin eğitim programlarıyla öğrenme işini halledilmiş saymak.
Öğrenme yetersizlikleri konusunda, bu konunun uzmanı olarak bilinen Senge de (1997), yedi tür öğrenme yetersizliği saptamıştır. Bunlar ise: 1. Pozisyon ve kişisel kimlik, 2. Düşmanı dışarıda arama zihniyeti, 3. Önceden etkin olma ve sorumluluk üstlenme, 4. Olaylara takılıp kalma alışkanlığı, 5. Yavaş değişimlerin önemsenmemesi, 6. Tecrübeyle öğrenme ve 7. Yönetici takımlarla ilgili sorunlar'dır. Senge’ye göre sonuçlarıyla birlikte öğrenen organizasyonun beş disiplini bu yetersizliklerin panzehiridir. Ancak ilk önce bu yetersizliklerin daha açık olarak görülmesi gerekir, çünkü çoğu kez günlük olayların gürültüsü içinde bu yetersizlikler görülmez.
6.3. Öğrenen Örgüte Geçiş Evreleri
Morgan'a göre (1998) bir örgütün öğrenen örgüte dönüşebilmesi için beş ana evreden geçmesi gerektiği söylenebilir. Bunlar, başlangıç, emekleme, değişim, gerçekleştirme ve öğrenen örgüt evrelerdir. Ancak şunu ifade etmek gerekir ki bu evreler katı sınırlar arz etmeyip, her örgütte karma özellikler görülebilir. Ayhan (ty.) bu evreleri şu şekilde aktarmaktadır:
• İlk evre olan başlangıç evresinde temel özellik, kurucu ve yöneticilerin gücü merkezde tutmalarıdır. Gücün merkezde toplanmasından ötürü, kurumun vizyonu, genel müdürün ya da patronun vizyonu ile, yani kişisel vizyon ile sınırlı kalır.
• Emekleme evresinde, gücü elinde bulunduranlar iç ya da dış etkenler ile kuruluşu geliştirme yönünde harekete geçmeye karar verirler. Bu evrede, kuruluşta eksik olan sistemler kurulmaya çalışılır.
• Değişim evresinde, emekleme evresinde kurulmaya başlanmış olan alt yapı ve sistemler geliştirilmeye devam ederken, bir ölçüde de verim alınmaya başlanır. Bu evre, kuruluşun çevreye uyum sağlamaya başladığı süreçtir.
• Değişim evresini başarıyla geçiren örgütler gerçekleştirme evresine girerler. Bu evrede kişisel çatışmalar azalmış ve değişik bölümlerdeki çalışanlar işbirliği yapmaya başlamıştır.
Altyapı ve sistem eksikliklerinden doğan sorunlar örgütün önceki evrelerinde kalmıştır. Çevreye uyum sağlanmış ve gelecekle ilgili proje ve hareketlere girilmeye başlanmıştır.
• Öğrenen örgüt evresinde ise kuruluş içinde organik bir öğrenme kültürü oluşmuştur. Gerçekleştirme evresinde organik bir şekilde gelişen vizyon, artık takım ya da bölümlerin kendi belirledikleri hedef ve vizyonun bir sentezi olarak güncellenmektedir. Yönetenlerin görevi liderlikten, desteklemeye ve bütünleşmeye dönüşmüştür. Bu evredeki örgüt, bir taraftan çevreye uyum sağlarken, bir taraftan da hedef aldığı faaliyet alanının kurallarını yeniden yazmaya çalışır. Yani öğrenen örgütler bir yandan çevreye uyum sağlarken, bir yandan da kendi geleceklerini yaratırlar.
6.4. Örgütlerin Öğrenme Tipleri
Son yıllarda yapılan araştırmalar, örgütlerin öğrenme tipleri üzerinde yoğunlaşmaktadır. Bu araştırmalar, “örgütler öğrenme yeteneklerini nasıl artırabilir?” sorusu etrafında odaklaşmaktadır. Literatür taraması, derinlemesine örnek çalışması ve dünyaya dağılmış 1359 şirket yöneticisinin sorulan sorulara verdikleri cevaplara dayanan bir araştırma sonucunda dört örgütsel öğrenme tipi tespit edilmiştir. Bu dört öğrenme tipinin, örgütün “rekabet gücü” ve “değişme kabiliyeti” üzerinde farklı etkisi vardır. Bu iki ölçü baz alınarak yapılan araştırma sonucunda, rekabet gücünü ve değişim kabiliyetini artırmaları açısından bu öğrenme tipleri şu şekilde sıralanmıştır (Aktaran: Öneren, 2008):
Tecrübe Yoluyla Öğrenme: Bu metotla öğrenen örgütler yeni fikirler üretmeye çalışırlar. Yeni süreçler ve ürünler konusunda piyasada ilk olma amacını güderler. Yanıtlardan 281’i bu öğrenme metodunun kendi şirketlerinde hakim metot olduğunu belirtmiştir.
Beceri Düzeyini Artırma Yoluyla Öğrenme: Bu metotla öğrenen örgütler birey ve takım düzeyinde yeni yeterlilikler ve kapasiteler geliştirmeye çalışmaktadırlar. Bunlar kendi iş stratejilerinin temel bir parçası olarak, sürekli yeni çalışma yolları arama ve öğrenmeyi teşvik etme yoluyla toplu bir öğrenme faaliyeti gösterirler. Yanıtlardan 340’ı bu öğrenme metodunun kendi şirketlerinde hakim (dominant) metot olduğunu belirtmiştir.
Sürekli İlerleme Yoluyla Öğrenme: Bu metotla öğrenen örgütler ileriye doğru giden bir sürecin her adımına hakim olmak için çabalarlar. Bunların amacı belirli bir süreç veya ürün konusunda, teknolojik açıdan kabul edilmiş bir lider olmaktır. Yanıtlardan 461’i bu öğrenme metodunun kendi şirketlerinde hakim metot olduğunu belirtmiştir.
Sınır Taraması Yoluyla Öğrenme: Bu metotla öğrenen örgütler, kendi ilerlemelerini rakiplerininkiyle kıyaslamak ve örgütün dışındaki kaynaklardan elde edilen bilgileri takip etmek suretiyle diğer örgütlerin çabalarını sürekli olarak tararlar. Yanıtlardan 207’si bu öğrenme metodunun kendi şirketlerinde hakim metot olduğunu belirtmiştir.
7. ÖRGÜT – BİLGİ İLİŞKİSİ 7.1. Bilgi Örgütte Üretilir
Weights'e (1993) göre, örgütlerde bilgi, ihtiyaç ve istemler çerçevesinde, insansal/nesnel bilgiler girdi olarak kullanılarak, beyingücü ve enformasyon teknolojisi ile işlenerek üretilir. Örgütün amaç ve görevlerini gerçekleştirme ihtiyacı ve istemi, bilgi üretiminin tetikleyicisidir. Bilgi ihtiyacı ve istemi, genel anlamda belirsizliği ortadan kaldırmak ve verimli, etkin çalışmak, işlerde tekrarlamayı önlemek, eşgüdüm sağlamak, yönetmek gereğinden çıkar. Bilgi ihtiyacı gruplanır. Bilgi hizmetleri ile ilgili bilgi üretimi ise bilgi ihtiyacı ve istemi türüne göre hem destek, hem geliştirme, hem de yönetim faaliyeti alanına girer. Örneğin, araştırma
projeleri ya da karar alma sürecinde verilen bilgi hizmeti yönetimsel faaliyet olarak değerlendirilir(Aktaran: Wilson 1996).
Bilgi hizmet birimlerinde bilgi kaynaklarının yönetimi, bilginin yayılması ve işlenmesi için bilgi üretimi yapılır. Veri ve bilgi yönetimi hem bilginin yayılması hem de işlenmesi bağlamında bilgi üretimidir. İnsansal bilgi, çeşitli bilim dallarında tecrübe edilmiş, eğitimli insangücü/beyingücü yada entelektüel sermaye terimleriyle ifade edilir. Üretim açısından ele alındığında zımni, örtük, belirtik bilgilerdir. Örgüt kültürü, örgütte üretilen, işlerin verimli, etkin gerçekleştirilmesine ve çalışanların davranışlarına yansıyan ortak bilgidir (Şan, 2005).
Örgütlerde bilgi üretimi, bilgi sistemleri ile de gerçekleştirilir. Bunlar veri tabanları, veri bankaları, bilgi bankaları, model uygulamaları gibi çeşitlenir. Bilgi hizmetleri de bilgi üretimi nedenidir. Bunlar örgüt kültürünün önemli bir parçasıdır ve bilgi hizmetleriyle mevcut bilginin işlenmesi ve yayılması amaçlanır (Şan, 2005).
7.2. Bilgi Örgütleşme Aracıdır
Örgütün oluşumu, örgütün kendi içinde ve çevresiyle etkileşimi ile gerçekleşir. Örgütleşmenin temeli "iletişim"dir. İletişimden sonra örgütleşmenin ikinci aşaması olan örgüt kültürünün oluşumu ise, bilgi faaliyetleri (bilgi üretimi, kullanımı ve yönetimi) süreçlerinde gerçekleştirilir. Bilgi faaliyetleri esnasında örgüt çalışanları bir araya gelerek örgütün belleği ve işleyiş mekanizmalarını oluşturur. Bilgi üretimi ve kullanımı; araştırma geliştirme, planlama, yenilik ve politika üretme ile; bilgi yönetimi ise, belgeleme, örgüt belleğini oluşturma ve koruma, bilgi kaynaklarını erişime sunma, örgüt içi ve dışı iletişimi ve bilgilenme/bilgilendirmeyi sağlama, kamuoyunu bilgilendirme, entelektüel sermayeyi geliştirme ihtiyacı ve istemiyle gerçekleşir (Şan, 2005).
7.3. Bilgi Örgüt Değiştirme-Geliştirme Etkenidir
Dicle'ye (1975) göre, örgütsel değişme çalışmaları, insan davranışlarında değişme, yapısal değişme, teknolojik değişme ve sistematik değişme olarak çeşitlenir Örgütsel değişme/gelişme, örgütlerin durgunluktan hareketliliğe geçiş ve/veya dağıntı (entropy) karşısında ayakta kalma çabasıdır. Örgüt yönetiminin etkinliği ise, örgütün amaçları doğrultusunda kaynakların kullanım faaliyetlerinin verimli ve etkin yönetilmesidir.
Bilgi faaliyetleri, bilginin doğasından gelen bir yetkinlik ile örgüt yönetiminin verimli ve etkin çalışmasında araçtır. Bilgi, bilgi kaynakları, sistemleri ve hizmetlerin etkin ve verimli kullanımı, örgütsel değişme/gelişme aracıdır. Bunların etkin ve verimli kullanımı ise satın alma, depolama- düzenleme, bilgilendirme faaliyetlerinin uyumlu gerçekleştirilmesini sağlayan bilgi yönetimi ve politikası ile mümkün olur (Şan, 2005).
Örgütsel bilgi ile ilgili politikalar, hem örgütün bilgi ile ilgili kaynakların verimli kullanımı, hem de örgüt çalışanlarını, bilgi kirliliğinden, yoğunluğundan ve gereksi bilgiden korumak üzere yapılır. Bilgi yönetimi, örgütlerde bilgi faaliyetlerinin bütüncül yönetimi; bilgi politikası ise zamana ve duruma göre oluşan koşullarda bilgi faaliyetlerin uyumlu yönetimi için çizilen yol ya da yollardır (Şan, 2005).
8. BİLGİ YÖNETİMİNİN ÖRGÜTLERDE UYGULANMASI
Öğrenen örgütlerin özellikleri bağlamında şu üç temel dinamikten söz edilmektedir: 1. Dış dünyaya açıktırlar. 2. Kendilerini yenileyen bir mekanizmaya sahiptirler. 3. Bilgiyle ilişki içindedirler (Öneren, 2008). Dolayısıyla, bilgi üretmek her örgütün hedeflediği fakat çok güç
olan bir iştir. Örgütün kapasitesi ve etkinliği üzerinde çok önemli etkileri olan bilgi, yenilikler için teknolojik üretimin de ön koşuludur.
Amin ve Cohendet (2004), bilgiyi örgütte öğrenme şekline göre beş kategoriye ayırmıştır: Birincisi, akıllı bilgidir. Bu bilgi çalışanların becerilerinden oluşur ve öğrenme potansiyelini anlatır. İkincisi, somutlandırılmış bilgidir ve bu bilgi pratik düşünmeyi ve yaparak öğrenmeyi temsil eder. Uzmanların performansı, çalışanların durumu ve eğitimlerde rol alır. Üçüncü bilgi, kültür bilgisidir ve bu bilgi sosyalleşme evrelerinde, paylaşımlarda, dilde ve örgütte anlatılan hikâyelerdeki bilgidir. Dördüncü bilgi oturtulmuş bilgidir. Rutin işlemlerde ve teknolojilerde kullanılır.. Sonuncu bilgi kategorisi ise, kodlanmış bilgidir. Bu bilgi işaret ve sembollerde saklıdır, kitap ve manuellerde gösterilir.
Bel'e göre (2001), bilgi, bir kere oluşmuş, durağan bir şey değildir. Bilgi, örgütte sağlanan bilgi üretimi ortamlarında doğabilir, örgütte bir paradigmanın ölümüyle ya da bir işin sonuçlanması ve bir daha tekrarlanmaması ile ölebilir, bilgi onu üreten ve sürekli tekelinde olan kişi tarafından kişiselleştirilebilir, bilgi daha sonra kullanılmak üzere veri veya süreçlerde saklanabilir.
Örgütlerde bilgi yönetiminin uygulanmasının gerçekleşmesi için bazı adımların takip edilmesi gerekir (Bukman, 2004; Awad ve Ghaziri, 2004; Barutçugil, 2002; Öğüt, 2001; Tiwana, 2000; Ahanota, 1998):
• Bilgi yönetimini örgütün amaçlarıyla ilişkilendirmek, bir bilgi vizyonu oluşturmak ve bu doğrultuda bilgi yönetimi programı hazırlamak, bunu yaparken de çalışanların ve müşterilerin bilgi kapasitelerini göz önünde bulundurmak gerekir.
• Her sistemde olduğu gibi, bilgi de yönetilen bir süreçtir. Bunun için bilgi yönetimi sürecinin uygulanmasından sorumlu bir bilgi yöneticisi ve takımı oluşturulmalıdır.
• Bilgi varlıkları ile ilgili hesapların gözden geçirilmesi aşamasıdır. Burada, en fazla öneme sahip olan bilgi saptanmalı, sektördeki en iyi uygulamalar bilinmeli, yeni araştırma ve geliştirme alanları ortaya çıkarılmalıdır.
• Paylaşılan bilgi yönetimi değerleri, vizyonu ve amaçları geliştirilmelidir.
• Yeni bilgi yönetiminin yapısıyla ilgili standartlar, süreçler, teknolojiler, rol ve sorumluluklar ve ödüller belirlenmelidir.
• Bilgi yönetimine uygun örgütsel kültür oluşturulmalı ve sürdürülmelidir.
• Bir örgütteki bilgi yönetiminin uygulanması için, tecrübeye dayanılmalı, yaparak öğrenilmeli ve yeniliğe dikkat edilmelidir.
9. BİLGİ YÖNETİMİNİN ÖĞRENEN ÖRGÜT OLUŞUMUNA ETKİSİ
Bilgi yönetimi, entelektüel sermayeye ilişkin süreçler, ölçümler, değerlendirmeler ve yatırımların dönüşümü gibi konulara odaklanır. Entelektüel sermaye ise şirketin sahip olduğu insan, yapısal ve müşteri sermayesidir. Awad ve Ghaziri’ye (2004) göre bilgi yönetimi, örgütün iskeleti ve ilgi odakları içerisinde bilgi taşıyan disiplinler arası bir modeldir. Bilgi yönetimi; ekonomi, psikoloji ve enformasyon yönetimi gibi birçok disipline dayanır. Bilgi yönetimi, bugünün örgütlerinde en mükemmel avantajdır. Bilgi yönetiminin bölümleri, insanları, teknolojiyi ve süreçleri içerir. Bilgi yönetiminin iş süreçlerine olumlu etkisi vardır. Bilgi yönetimindeki amaç, bir sürece gerekeni yakalamak ve bilgi çalışanlarının bu bilgiyi
paylaşmalarına destek olmaktır. Eğer bir örgüt bilgiyi yakalayabilir ve yayabilirse, elde edilecek faydalar sonsuz olur (Daghfous, 2003).
Kurt'a (2000) göre, bilgi yönetimi, öğrenmeyi de kolaylaştırarak, bireysel amaçlara ulaşma üzerinde etkili olduğu gibi örgütsel amaç ve hedefler üzerinde de etkili olmuştur. Bugün artık bilgi toplumu yeni meslek yapıları, yeni üretim ilişkileri ve yeni sosyal yapıları ile yoğun olarak bilginin üretildiği ekonomik bir sistem haline gelmiştir. Bilgi toplumunda bireyleri ve girişimcileri bilgi üretmeye yönelten temel motivasyon faktörü ise, kendini gerçekleştirme ve başarma arzusudur. Söz konusu başarı yarışı, başarı rekabeti şeklinde yalnız yerel seviyede değil global seviyede de kendini hissettirmektedir.
Şekil 2 – Bilgi Alt Yapısında Örgütsel Öğrenme Süreci
Kaynak: Kurt, 2000
Bilgi alt yapısı, bilginin yaratıldığı, elde edildiği, depolandığı ve paylaşıldığı bir yapı için gerekli alt yapıyı ifade eder. Şekil 2'de, bilgi alt yapısında örgütsel öğrenme süreci gösterilmektedir.
Örgütsel öğrenme süreci açısından önemli olan bilgi alt yapısı; bilgiye önem veren bir kültür; bilgiyi elde etme, sınıflama ve paylaşmaya imkan veren teknoloji ve bilgi yönetimi kapsamında ortaya konulan bilgi politikası bileşenlerinden oluşmaktadır. Örgütlerin çevrelerindeki ve kendi içlerindeki bilgi kaynaklarını iyi tespit ederek yönetme yolunda çaba sarf etmeleri, örgütün öğrenen bir yapıya kavuşması açısından önemlidir. Örgütün öğrenen bir yapıya kavuşması için bilgi alt yapısını uygun kültür ortamında oluşturarak yeteneklerini ortaya çıkarmak ve bunu gerçekleştirirken de açık bir bilgi politikası oluşturmak gerekir (Kurt, 2004).
Bilgi toplumunda bilgi araçları ve bilgi sistemleri, bilgiye erişimi kolaylaştırıp hızlandırmıştır. Yönetsel bir araç olarak kullanıldığında ise, bireysel amaç ve hedeflerle, örgütsel amaç ve hedefleri bütünleştirme ile yönetsel etkinliği artırmada önemli bir araç haline gelmiştir. Dolayısıyla bilgi yönetimi ve araçlarının sürekli gelişmesi, örgütlerin öğrenen örgüte dönüşmesinde de, etkili bir faktör olmaktadır. Ancak, yenilik yaratma amacındaki
