714
Sağlık Kurumlarında Tedarik ve Malzeme Yönetimi Mustafa Bekmezci190
Full Text
1. Giriş
Sağlık kurumlarının performansı diğer tüm kurumlarda olduğu gibi tedarik zincirinin doğru yönetilmesine bağlıdır. Tedarik zincirinin performansını etkileyen en önemli husus, talebin doğasının anlaşılmasından geçer. Her ürünün farklı bir tedarik zinciri vardır (Waters, 2003: 10). Sağlık kurumları da ilaçlar, ilaç dışındaki pamuk, şırınga, bandaj gibi tıbbi malzemeler, çarşaf, çamaşır, kırtasiye gibi tıbbi olmayan malzemeler, buzdolabı, tıbbi cihaz ve araç gibi ekipmanlar olmak üzere çok farklı özelliklere sahip çeşitli malzemelerin tedarikini gerçekleştirmek zorundadır. İnsan sağlığının hatta hayatının söz konusu olduğu sağlık kurumlarının tedarik faaliyetleri aksatılmadan yürütülmelidir. Bu çalışmada; sağlık kurumlarında hemşire ve doktorların performansını, hasta memnuniyetini, maliyeti ve performansı etkileyen malzeme yönetimi hakkında bilgi verilmiş ve bu konuda problemlerin yaşanmaması için neler yapılabileceği tartışılmıştır.
2. Sağlık Kurumlarının Özellikleri ve Sağlık Kurumlarında Malzeme Yönetimi
Sağlık kurumları, faaliyetlerini çok dinamik bir ortamda sürdüren karmaşık örgütlerdir. Bu karmaşıklık tedavi edilmesi gereken çok fazla ve hatta çoğu zaman kişiden kişiye farklılık gösteren hastalıklar ile bu hastalıklar için farklı tedavi yöntemlerinin kullanılmasından, çok fazla iş bölümü, uzmanlaşma ve profesyonelleşmeden, pek çok meslek mensubunun bir arada çalışmasından kaynaklanır. Her bir faaliyet her bir birimi hatta her bir bireyi önemli ölçüde etkiler; uzmanların ve profesyonellerin görevini yapması destek personeli ve yardımcı hizmetler personelinin görevini her zaman aynı titizlikte, doğru ve hatasız yapmasına bağlıdır (Ak, 1990: 26-27). Destek personeli ile yardımcı hizmetler personeli; malzeme planlama, satınalma, stok yönetimi, depolama, taşıma/dağıtım/kontrol ve atıkların değerlendirilmesi işlemi olarak tanımlanan malzeme yönetimi (Tengilimoğlu & Yiğit, 2017: 63) sorumluluğu olan personeldir. Sağlık kurumlarının çıktısı muayene, teşhis ve tedavi neticesinde hastanın sağlık durumundaki olumlu gelişmedir (Ağırbaş, 2016: 18). Dolayısıyla kullanılan malzemenin kalitesi önem arz etmektedir.
Hastane harcamalarının %30’undan fazlasının lojistik süreçlerle ilgili olduğu ifade edilmekte (Feibert vd., 2017: 1), bu oranın Kuzey Amerika’da %40 olduğu belirtilmektedir (Landry & Beaulieu, 2013: 469; Tengilimoğlu & Yiğit, 2017: 20). Lojistik faaliyetlerin iyileştirilmesi veya bu konudaki mevcut en iyi uygulamaların maliyetleri yarı yarıya düşürebileceği iddia edilmektedir (Feibert vd., 2017: 1). Kalitesinden taviz verilemediği için planlama aşamasından dağıtımına kadar olan süreçte malzemenin yönetimi çok büyük önem arz etmektedir.
Tedarik, satın almadan daha geniş bir kavramı ifade etmektedir. Tedarik, satın alma sürecinin yanında; ihtiyacın tanımlanması ve ticari açıdan yorumlanması, potansiyel tedarikçilerin araştırılması, uygun kaynağın seçimi, tedarikçiler ile sipariş veya sözleşme detayları üzerinde anlaşmaya varılması, ürün veya hizmetin teslim alınması ve tedarikçilere
715
ödeme yapılması ile ilgilidir (Erdal, 2014: 9). Tedarik faaliyetinin tamamlanmasını müteakip, malzemenin uygun bir şekilde ve doğasına uygun bir ortamda muhafaza edilmesi, zamanında dağıtılması, uygun şekilde kullanımının sağlanması ve gerekli bakımının yapılması gerekir. Bu kapsamda malzemenin kurum içinde depolanması ve hareketi olarak tanımlanabilecek malzeme yönetimi tedarik faaliyetinin devamıdır ve tedarik faaliyeti ile birlikte değerlendirilmelidir. Bu kapsamda dikkat edilmesi gereken hususlar aşağıda belirtilmiştir.
Hastanede kullanılan malzemelerin çeşidi göz önüne alındığında bu malzemelerin; öncelikle tıbbi malzemeler ve tıbbi olmayan malzemeler şeklinde sınıflandırılması ve kodlanması gerekir. Bu malzemelerin tanınması, tedarik süreci ve şeklinin tespiti, depolanması ve kontrolünün etkin bir şekilde yürütülmesini sağlayacaktır.
Tedarik planının başarılı bir şekilde uygulanması ihtiyaçların sağlıklı bir şekilde tespit edilmesine bağlıdır. İhtiyaçların tespitini müteakip tedarik usulü ve tedarik zamanı belirlenmelidir. Her malzeme için farklı bir tedarik planı yapılmalı ve farklı yöntemler uygulanmalıdır. Şöyle ki; ilaçlar ve tıbbi sarf malzemeleri, demirbaş ve kırtasiye ile cihazların ve araçların bakım ve onarımı için gerekli yedek parça, temizlik ve iaşe faaliyetleri aynı kapsamda değerlendirilmemelidir. Genel bütçe veya döner sermayenin hangi ihtiyaçlar için kullanılacağı, hangi satın alma yöntemi ile tedarik edileceği, ekonomik miktarı ve süresi belirlenmelidir.
Tedarik zinciri yönetimi daha düşük maliyetle, daha yüksek katma değer sağlayabilmek için tedarikçiler ile müşteriler arasındaki sürecin yönetilmesidir (Christopher, 2005: 5). Satın alma profesyonelleri, seçilen tedarikçi stratejisine göre satın alma sürecini standartlaştırma, tedarikçileri ile etkili bir bilgi ağı kurma ve tedarikçi performansını geliştirme konusunda gayret sarf etmeli (van Weele, 2014: 5), doğru kalitedeki ürünü, doğru tedarikçiden, doğru zamanda, doğru maliyetle temin etmelidir. Dolayısıyla satın alma profesyonellerinin tedarikçilerini doğru yönetme sorumluluğu bulunmaktadır (Lysons & Farrington, 2006: 9; Aptel & Pourjalali, 2001: 68). Bu durum insan hayatı ile ilgili operayonların yürütüldüğü sağlık kurumlarında büyük önem arz etmektedir.
Satın alma faaliyeti kurum içindeki ihtiyaç sahibi birim veya kişinin talebi ile başlamaktadır. Satın alma departmanında görevli personel, satın alma faaliyeti dışında talebin doğru tespit edilip edilmediğini kontrol etmelidir. Bu kapsamda geçmiş yıllarda yapılan alımlar ve istatistiksel yöntemlerden yararlanılmalıdır.
Satın alma faaliyetinin son aşaması verilen siparişlerin takibi, tedarikçi tarafından teslim edilen malların miktar ve kalite bakımından kontrolünü kapsar. Siparişlerin zamanında getirilmesi için gerekli tedbirler sözleşme maddelerinde belirtilir. Siparişler; zamanında, istenen miktar ve kalitede teslim edilmediğinde, tedarikçinin katlanması gereken yaptırımlar caydırıcı olmalıdır. Diğer taraftan kabul edilen malzemenin bedelinin makul bir süre içinde ödenmesi tedarikçiler için önemli olduğu kadar, maliyetlerin düşürülmesi açısından da önem arz eder.
Envanter, herhangi bir gereksinim olma ihtimaline karşı minimum miktarda malın tutulmasıdır. Ortalama bir hastane, ilaçlardan üç aylık, tıbbi cerrahi malzeme ve diğer kalemlerden iki aylık envanter tutabilir (Eren, 2016). Ayrıca stok düzeyleri sürekli izlenmelidir. Envanter takip yöntemleri etkin bir şekilde kullanılmalıdır. Bunlara ilave olarak; kullanılan malzemelerde standartlık sağlanmalı, cihaz ve araçların bakım ve onarımı yetkili servise yaptırılmalı, depodaki malın da son kullanma tarihinin takibi ve bakımı yapılmalıdır.
716 3. Sonuç ve Öneriler
Sağlık kurumları karmaşık bir yapıya sahiptir. Diğer sektörlerde olduğu gibi sağlık sektöründe de rekabet yoğun bir şekilde yaşanmakta, her geçen gün maliyetler artmaktadır. Sağlık kurumlarının diğer kurumlardan farkı insan sağlığı hatta hayatının söz konusu olduğu bir sektör olmasından kaynaklanır. Dolayısıyla sağlık kurumlarının lojistik faaliyetleri diğer kurumlarla karşılaştırıldığında daha fazla önem arz eder, çünkü sağlık kurumlarında lojistik faaliyetlerinden kaynaklanan hataların telafisi yoktur. Herhangi bir malzemenin eksikliği veya herhangi bir cihazın arızasından kaynaklanan sorun, doktor ve hemşirelerin performansını etkiler. Bu tür aksaklıklar insan hayatına mal olabilir. Diğer taraftan sağlık kurumlarının lojistik faaliyetleri oldukça zordur. Çünkü sağlık kurumlarında kullanılan malzemelerin çeşidi çok fazladır, bu malzemeler çok pahalıdır ve zamanında tedarik edilmelidir. Hastalarla bizzat ilgilenen hemşire ve doktorların da performansını etkileyen malzemelerin zamanında tedarik edilmesi gerekir. Bu kapsamda; sağlık kurumlarının başarısı lojistik faaliyetlerin aksaksız yürütülmesine bağlıdır. Malzemenin kurum içinde depolanmasını ve hareketini ifade eden malzeme yönetimi titizlikle takip edilmeli, konuyla ilgili personel eksiklik ve aksaklıklara karşı gerekli tedbiri zamanında alacak şekilde eğitilmelidir.
Kurumlarda satın alma faaliyetleri çerçevesi belirlenmiş satın alma politikaları ve prosedürler çerçevesinde yapılmaktadır (Erdal, 2014: 29). Satın alma faaliyetlerinde hataları azaltmak için satın alma sürecinin nasıl işlediği konusunda bu politika ve prosedürlerin temel safhaları sadece satın alma departmanında görevli personel tarafından değil, kurum içindeki tüm personel tarafından bilinmeli, ihtiyaç duyulan malzemelerin ortalama tedarik süresi, maliyeti gibi konularda herkesin bir fikri olmalıdır. Amerikan Management Association’ın yaptığı bir araştırmada, etkin bir satın alma ve malzeme yönetimi neticesinde yıllık %2’lik bir tasarrufun, işletme karlılığında %10’luk bir artış sağladığı, malzeme giderlerinin %10 oranında düşürülmesi durumunda ise karlılığın %52 oranında arttığı tespit edilmiştir (Tengilimoğlu &Yiğit, 2017: 71). Hastanede kullanılan malzemeler için; birinci bölümünde kullanılan malzemelerin cinsi, ikinci bölümünde bu malzemelerin teknik şartnamelerinin bulunduğu “tıbbi sarf malzeme bilgi bankası”nın oluşturulması gibi basit bir uygulama bile temin süresinde %20, iş gücünde de %15 tasarruf sağlayabilir (Kumru & Kumru, 2010).
Sağlık kurumlarında tedarikçiler çok dikkatli seçilmelidir (Aptel & Pourjalali 2001: 68). Tedarikçilerin seçiminde, tedarikçi performansının değerlendirilmesi ve tedarikçi yaşam döngüsü satın alma departmanının dikkate alması gereken iki önemli konudur (Koçoğlu & Avcı, 2007: 5). Tedarikçinin performansı; maliyet, kalite ve teslimat, siparişi gerçekleştirme süresi, esneklik, yenilik gibi kriterler dikkate alınarak değerlendirilebilir. Kurumun taleplerini karşılama yeteneğini yitirmiş tedarikçiler de mutlaka değiştirilmelidir.
Talep alınıp değerlendirildikten sonra ihtiyaç sahibi birimler ile son koordine yapıldıktan sonra; kaynakların daha etkin ve verimli kullanılabilmesi, rekabetin sağlanabilmesi, ihtiyaçların zamanında karşılanabilmesi maksadıyla satın alma metodunun belirlenmesi gerekir. Satın alma metodu; malzemenin kim tarafından nasıl alınacağını ve ortalama tedarik süresini etkiler. Bazı ilaçlar ve aşılar gibi ihtiyaç duyulan malzemelerin toplu alınması uygun olmayabilir, bunların hangi periyotlarla alınacağı belirlenmelidir. Mali yıl başında yapılacak bir planlama ile alım yönteminin yanı sıra hangi malzemelerin hangi miktarda ve hangi periyotlarla alınacağı da belirtilmelidir.
717 JEL Kodu: I19, M11.
Kaynakça
Ak, B. (1990). Hastane Yöneticiliği, Ankara: Özkan Matbaacılık.
Aptel, O. & Pourjalali, H. (2001), “Improving activities and decreasing costs of logistics in hospitals - A comparison of U.S. and French hospitals”, The International Journal of
Accounting, 36: 65-90.
Christopher, M. (2005). Logistics and Supply Chain Management: Creating Value-adding Networks, London: Prentice Hall Press.
Erdal, M. (2014). Satınalma ve Tedarik Zinciri Yönetimi, 3.b., İstanbul: Beta.
Eren, B. (2016). Hastane Hizmetlerinde Malzeme Yönetimi, https://www.academia.edu/5394565/Hastane_Hizmetlerinde_Malzeme_Yönetimi
(12.03.2018).
Feibert, D., Jacobsen, P. & Wallin, M. (2017). Improving Healthcare Logistics Processes, Denmark: DTU Management Engineering.
Koçoğlu, C. & Avcı, M., (2014). “Satın Alma Yönetimi: Teorik Bir Çalışma”, Kastamonu University Journal of Economics & Administrative Sciences Faculty, 13(2): 33-47. Kumru, M. & Kumru, P. Y. (2010). “Hastanelerde Satın Alma Sürecinin İyileştirilmesi: Bir Örnek Uygulama” II. Uluslararası Sağlıkta Performans ve Kalite Kongresi, 28 Nisan-01 Mayıs 2010, Ankara.
Landry, S. & Beaulieu, M. (2013). “The challenges of hospital supply chain management from central stores to nursing units”, Handbook of Healthcare Operations Management Methods and Applications (Ed.)/ (Çev.) Denton, B. T., New York: Springer, ss.471-482.
Lysons, K. & Farrington, B., (2006). Purchasing and Supply Chain Management, 7th ed., London: Prentice Hall.
Tengilimoğlu, D. & Yiğit, V. (2017). Sağlık İşletmelerinde Tedarik Zinciri ve Malzeme Yönetimi, 3.b., Ankara: Nobel.
Van Weele, A. J. (2014). Satın Alma ve Tedarik Zinciri Yönetimi, (Çev./Trans.)/ (Ed.) Çancı, M., İstanbul: Literatür.
Waters, D. (2003). Logistics: An Introduction to Supply Chain Management, New York: Palgrave Macmillan.
