T.C.
GAZİ ÜNİVERSİTESİ EĞİTİM BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ BÜRO YÖNETİMİ ANABİLİM DALI BÜRO YÖNETİMİ EĞİTİMİ BİLİM DALI
YÜKSEKÖĞRETİM DÜZEYİNDEKİ BÜRO YÖNETİMİ
PROGRAMLARININ ÖĞRENCİ BEKLENTİLERİ AÇISINDAN
DEĞERLENDİRİLMESİ
YÜKSEK LİSANS TEZİ
Hazırlayan Cansu ÖZTÜRK
Ankara, Mart, 2013
T.C.
GAZİ ÜNİVERSİTESİ EĞİTİM BİLİMLERİ ENSTİTÜSÜ BÜRO YÖNETİMİ ANABİLİM DALI BÜRO YÖNETİMİ EĞİTİMİ BİLİM DALI
YÜKSEKÖĞRETİM DÜZEYİNDEKİ BÜRO YÖNETİMİ
PROGRAMLARININ ÖĞRENCİ BEKLENTİLERİ AÇISINDAN
DEĞERLENDİRİLMESİ
YÜKSEK LİSANS TEZİ
Cansu ÖZTÜRK
Danışman: Doç. Dr. Yasin BOYLU
Ankara, Mart, 2013
Gazi Üniversitesi Eğitim Bilimleri Enstitüsü Müdürlüğü’ne
Cansu ÖZTÜRK‘ ün ‘ Yükseköğrenim Düzeyindeki Büro Yönetimi Programlarının Öğrenci Beklentileri Açısından Değerlendirilmesi’ başlıklı tezi 25.03.2012 tarihinde, jürimiz tarafından Büro Yönetimi Ana Bilim Dalında Yüksek Lisans Tezi olarak kabul edilmiştir.
Adı Soyadı İmza
Üye (Tez Danışmanı) : Doç. Dr. Yasin BOYLU ... Üye : Yrd. Doç. Dr. Eriman TOPBAŞ ... Üye : Yrd. Doç. Dr. Hakan KOÇ ...
ÖNSÖZ
Büro yönetimi programlarının uluslararası standartlara ulaştırılması için, büro yönetimi eğitiminde yapılan çalışmaların yönlendirilmesi ve önceliklerin belirlenmesi doğrultusunda çeşitli araştırma ve raporlar hazırlanması gerekmektedir. Bu çalışmada; önlisans düzeyinde büro yönetimi eğitimi programlarında öğrenim gören öğrencilerin talep, öncelik ve beklentileri değerlendirilmiştir.
Araştırmanın veri toplama aşamasında, anket formlarının uygulanması konusunda ilgi ve desteklerinden dolayı ilgili meslek yüksek okulu yönetimleri ile akademik ve idari personeline teşekkürlerimi sunarım.
Araştırmanın her aşamasında düşünce, tavsiye ve katkılarından dolayı beni destekleyen tez danışman hocam Doç. Dr. Yasin BOYLU' ya sonsuz teşekkür ederim.
Cansu ÖZTÜRK
ÖZET
YÜKSEKÖĞRETİM DÜZEYİNDEKİ BÜRO YÖNETİMİ PROGRAMLARININ ÖĞRENCİ BEKLENTİLERİ AÇISINDAN DEĞERLENDİRİLMESİ
ÖZTÜRK, Cansu
Yüksek Lisans, Büro Yönetimi Eğitimi Bilim Dalı Tez Danışmanı: Doç. Dr. Yasin BOYLU
Mart, 2013, 92 sayfa
İşletmelerde gerek kurum içi gerekse kurum dışı iletişim kaçınılmazdır. Bu iletişimi sağlıklı ve kolaylaştırıcı fonksiyonu olan sekreter; günün başlangıcından bitimine kadar yöneticisine yardımcı olacak faaliyetleri planlamak, randevuları ayarlama, toplantı hazırlama, veri girişi yapma, misafir ağırlama, seyahatleri organize etmek ve bunun gibi geniş bir iş yelpazesi olan sekreterlerin bu konular üzerinde eğitim almış olmaları gerekmektedir.
Bu çalışmada, yeni düzenlemelere yön verebilecek verilerin elde edilebilmesi amacıyla, Türkiye’de nitelikli büro yönetimi personeli yetiştiren yükseköğretim programlarının mevcut durumu ile önlisans programlarında öğrenim gören öğrencilerin beklenti ve değerlendirmeleri araştırılmıştır. Bu amaçlar doğrultusunda öğrencilere; öğrenim görmekte oldukları programlarla ilgili öncelik, bilgi ve beklentileri hakkında bazı sorular sorulmuştur. Araştırmaya 18 meslek yüksek okulunun büro yönetimi programlarında öğrenim görmekte olan 1.229 öğrenci katılmıştır.
Araştırmaya katılan öğrencilerin öğrenim gördükleri programla ilgili öncelik, beklenti ve değerlendirmeleri ile; cinsiyet ve mezun olunan lise faktörleri arasında istatistiksel olarak anlamlı ilişkiler olduğu sonucuna ulaşılmıştır. Tezde bu sonuçlardan hareketle, Türkiye’de önlisans düzeyinde büro yönetimi eğitimi veren okullar ve bu okullarda verilen eğitimin niteliği ile ilgili bazı önerilerde de bulunulmuştur.
Anahtar Kelimeler: Mesleki eğitim, Büro yönetimi, Sekreterlik, Meslek yüksek okulları
ABSTRACT
THE EVALUATİON OF OFFİCE MANAGEMENT PROGRAMS AT HİGH
EDUCATİON DEGREE BY STUDENT’S EXPECTİON
ÖZTÜRK, Cansu
Masters Degree, Office Management Traning Discipline Thseis Advisor: Associate Professor Yasin BOYLU
March, 2013, 92 sayfa
Communication both in and out of the institution is inevitable in enterprises. Secretaries who have the function of making this communication easy and sound have to be educated on the issues such as planning the activities which help their managers from the beginning of the day to the end, organizing the appointments, preparing the meetings, accessing the data, welcoming the guests, organizing the trips.
In this study, the current situation of higher education programmes which train qualified bureau management personnel in Turkey and the expectations and evaluation of students who are getting associate’s degree have been researched with the aim of getting data that will guide new arrangements. For these aims, some questions were asked to the students about priorities, knowledge and expectations for the programmes they were being educated. 1.229 students who were being educated in bureau management programmes of 18 vocational higher education schools attended the study.
It has been concluded that there have been meaningful statistical relations between priorities, expectations and evaluation of the students who attended the research about the programmes they were being educated and the factors of gender and high schools they were graduated from. According to these results, some suggestions have been made about the schools where people are educated about bureau management at a level of associate’s degree and the quality of the education in these schools.
Anahtar Kelimeler: Vocational education, Office management, Secretary, Vocational schools
İÇİNDEKİLER ÖNSÖZ………i ÖZET………...ii ABSTRACT………iii İÇİNDEKİLER………iv TABLOLAR LİSTESİ………vi ŞEKİLLER LİSTESİ………...ix KISALTMALAR LİSTESİ………...x I. BÖLÜM 1. GİRİŞ... 1 1.1. Problem Durumu ... 3 1.2. Araştırmanın Amacı ... 4 1.3. Araştırmanın Önemi... 5 1.4. Varsayımlar... 6 1.5. Sınırlılıklar ... 6 1.6. Araştırmanın Hipotezleri... 7 II. BÖLÜM 2. BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİKLE İLGİLİ KAVRAMSAL BİLGİLER 2.1. ...Sekreterlik Kavramı 11 2.1.1. Sekreterlik Mesleğinin Önemi ... 12
2.1.2. Sekreterlik Türleri ... 13
2.2. Büro Yönetimi Kavramı... 19
2.3. Türkiye’de Mesleki Eğitim Sistemi ... 20
2.4. Büro Yönetiminin Tarihsel Gelişimi... 26
2.5. Türkiye’de Büro Yönetimi Eğitiminin Gelişimi... 27
2.5.1. Ortaöğretim Düzeyinde Büro Yönetimi Eğitimi... 29
2.5.2. Önlisans Düzeyinde Büro Yönetimi Eğitimi... 33
2.5.3. Lisans Düzeyinde Büro Yönetimi Eğitimi... 38
2.5.4. Lisansüstü Düzeyde Büro Yönetimi Eğitimi ... 40 III. BÖLÜM 3. ARAŞTIRMANIN YÖNTEMİ... 42 3.1. Araştırmanın Modeli ... 42 3.2. Evren ve Örneklem ... 42 3.3. Verilerin Toplanması ... 42 3.4. Verilerin Analizi... 43 IV. BÖLÜM 4. BULGULAR VE YORUM ... 44 V. BÖLÜM 5. SONUÇ VE ÖNERİLER ... 71 5.1. Sonuçlar... 71 5.2. Öneriler ... 74 KAYNAKÇA………..75
EK 1. Öğrenci Beklentileri Anketi………...79
EK 2. Araştırmaya Katılan Üniversite/Meslek Yüksek Okulu İsimleri………..82
EK 3. Ortaöğretim Düzeyinde Büro Yönetimi Programlarıyla İlgili Alan/Dallara İlişkin Haftalık Ders Çizelgeleri……….83
EK 4. Önlisans Düzeyinde Büro Yönetimi Programları Bulunan Devlet Üniversiteleri90 EK 5. Önlisans Düzeyinde Büro Yönetimi Programları Bulunan Vakıf Üniversiteleri..92
TABLOLAR LİSTESİ
Tablo 2. 1: Türkiye’de Büro Yönetimi Eğitiminin Görünümü... 29 Tablo 2. 2: 2011-2012 Eğitim-Öğretim Yılı İtibariyle Bünyesinde Büro Yönetimi Programı Bulunan Ortaöğretim Okulları ile Öğrenci ve Öğretmen Sayıları ... 33 Tablo 2. 3: Öğretim Yılları İtibariyle Önlisans Düzeyinde Büro Yönetimi Eğitimi Alan Öğrenci Sayıları ile Büro Yönetimi Eğitimi Alan Öğrencilerden Öğretim Yılları Sonu İtibariyle Mezun Olanların Sayıları ... 36 Tablo 2. 4: Öğretim Yıllarına Göre Önlisans Düzeyinde Büro Yönetimi Eğitimi Veren Yükseköğretim Kurumlarındaki Öğretim Elemanlarının Akademik Görevlerine Göre Dağılımı ... 37 Tablo 2. 5: Öğretim Yılları İtibariyle Lisans Düzeyinde Büro Yönetimi Eğitimi Alan Öğrenci Sayıları ile Bu Öğrencilerden Öğretim Yılları Sonu İtibariyle Mezun Olanların Sayıları ... 39 Tablo 2. 6: Öğretim Yıllarına Göre Lisans Düzeyinde Büro Yönetimi Eğitimi Veren Yükseköğretim Kurumlarındaki Öğretim Elemanlarının Akademik Görevlerine Göre Dağılımı ... 40 Tablo 2. 7: Öğretim Yılları İtibariyle Lisansüstü Düzeyde Büro Yönetimi Eğitimi Alan ve Bu Programlardan Derece Alarak Mezun Olan Öğrenci Sayıları... 41 Tablo 4. 1: Araştırmaya Katılan Öğrencilerle İlgili Bazı Tanıtıcı Bilgiler... 45 Tablo 4. 2: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Cinsiyetlerine Göre Okumakta Oldukları Programa Kaydolmadan Önceki Bilgi Düzeylerinin Dağılımı... 46 Tablo 4. 3: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Cinsiyetlerine Göre Okumakta Oldukları Programa Kaydolmadan Önce Program Hakkında Bilgi Sahibi Olanların Öncelikli Bilgi Kaynaklarının Dağılımı ... 47 Tablo 4. 4: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Cinsiyetlerine Göre Okumakta Oldukları Programa Kaydolduktan Sonraki Kanaatlerine İlişkin Dağılımı... 48 Tablo 4. 5: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Cinsiyetlerine Göre Okumakta Oldukları Programı Öncelikli Tercih Nedenlerinin Dağılımı ... 49 Tablo 4. 6: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Cinsiyetlerine Göre Okumakta Oldukları Programdan Mezun Olduktan Sonraki Yapmayı Düşündükleri İşlerin Dağılımı... 50 Tablo 4. 7: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Cinsiyetlerine Göre Büro Yönetimi Alanında (Staj Dahil) Çalışma Sürelerine İlişkin Dağılım ... 51
Tablo 4. 8: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Cinsiyetlerine Göre Okumakta Olunan Programda Verilen Eğitimin Yeterli Olup Olmadığı İlişkin Düşüncelerinin Dağılımı.. 52 Tablo 4. 9: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Cinsiyetlerine Göre Okumakta Oldukları Programa İlişkin Memnuniyet Düzeylerinin Dağılımı ... 53 Tablo 4. 10: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Sınıflarına Göre Okumakta Oldukları Programa Kaydolmadan Önceki Bilgi Düzeylerinin Dağılımı... 54 Tablo 4. 11: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Sınıflarına Göre Okumakta Oldukları Programa Kaydolmadan Önce Program Hakkında Bilgi Sahibi Olanların Öncelikli Bilgi Kaynaklarının Dağılımı ... 55 Tablo 4. 12: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Cinsiyetlerine Göre Okumakta Oldukları Programa Kaydolduktan Sonraki Kanaatlerine İlişkin Dağılımı... 56 Tablo 4. 13: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Sınıflarına Göre Okumakta Oldukları Programı Öncelikli Tercih Nedenlerinin Dağılımı ... 57 Tablo 4. 14: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Sınıflarına Göre Okumakta Oldukları Programdan Mezun Olduktan Sonraki Yapmayı Düşündükleri İşlerin Dağılımı... 58 Tablo 4. 15: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Sınıflarına Göre Büro Yönetimi Alanında (Staj Dahil) Çalışma Sürelerine İlişkin Dağılım ... 59 Tablo 4. 16: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Sınıflarına Göre Okumakta Olunan Programda Verilen Eğitimin Yeterli Olup Olmadığı İlişkin Düşüncelerinin Dağılımı.. 60 Tablo 4. 17: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Cinsiyetlerine Göre Okumakta Oldukları Programa İlişkin Memnuniyet Düzeylerinin Dağılımı ... 61 Tablo 4. 18: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Mezun Oldukları Lise Türlerine Göre Okumakta Oldukları Programa Kaydolmadan Önceki Bilgi Düzeylerinin Dağılımı…..62 Tablo 4. 19: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Mezun Oldukları Lise Türlerine Göre Okumakta Oldukları Programa Kaydolmadan Önce Program Hakkında Bilgi Sahibi Olanların Öncelikli Bilgi Kaynaklarının Dağılımı ... 63 Tablo 4. 20: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Mezun Oldukları Lise Türlerine Göre Okumakta Oldukları Programa Kaydolduktan Sonraki Kanaatlerine İlişkin Dağılımı.. 64 Tablo 4. 21: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Mezun Oldukları Lise Türüne Göre Okumakta Oldukları Programı Öncelikli Tercih Nedenlerinin Dağılımı ... 65 Tablo 4. 22: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Mezun Oldukları Lise Türüne Göre Okumakta Oldukları Programdan Mezun Olduktan Sonraki Yapmayı Düşündükleri İşlerin Dağılımı... 66
Tablo 4. 23: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Mezun Oldukları Lise Türlerine Göre Büro Yönetimi Alanında (Staj Dahil) Çalışma Sürelerine İlişkin Dağılım ... 67 Tablo 4. 24: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Mezun Oldukları Lise Türüne Göre Okumakta Olunan Programda Verilen Eğitimin Yeterli Olup Olmadığı İlişkin Düşüncelerinin Dağılımı... 68 Tablo 4. 25: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Mezun Oldukları Lise Türüne Göre Okumakta Oldukları Programa İlişkin Memnuniyet Düzeylerinin Dağılımı ... 69 Tablo 4. 26: Araştırmaya Katılan Öğrencilerin Değişik Kriterler Açısından Okumakta Oldukları Okulları Değerlendirmelerine İlişkin Frekans Yüzdeleri Ve Aritmetik Ortalamalar ... 70
ŞEKİLLER LİSTESİ
Şekil 1: Türk Milli Eğitim Sistemi ... 21 Şekil 2: Türk Milli Eğitim Sistemi’nde Örgün ve Yaygın Eğitim Kurumları ... 25 Şekil 3: Milli Eğitim Bakanlığı Teşkilat Şeması ... 31
KISALTMALAR LİSTESİ
AEV : Avrupa Eğitim Vakfı AML : Anadolu Meslek Lisesi AÖF : Açık Öğretim Fakültesi
ATML : Anadolu Teknik Meslek Lisesi BUSGED : Bursa Sekreterler Birliği ÇEM : Çıraklık Eğitim Merkezi DGS : Dikey Geçiş Sınavı
İSDER : İstanbul Sekreterler Birliği İŞ-KUR : Türkiye İş Kurumu
İZ_DER : İzmir Sekreterler Derneği LYS : Lisans Yerleştirme Sınavı MEB : Milli Eğitim Bakanlığı
METEM : Mesleki ve Teknik Eğitim Müdürlüğü
MYO : Meslek Yüksek Okulu
ÖSYM : Öğrenci Seçme Ve Yerleştirme Merkezi PSO : Pratik Sanat Okulu
SEDA : Sekreterlik Dayanışma Derneği T.İ.S.K. : Türkiye İstatistik Kurumu
TDK : Türk Dil Kurumu
TML : Teknik Meslek Lisesi
TTEF : Ticaret ve Turizm Eğitim Fakültesi TÜSİAD : Türkiye Sanayi ve İş Adamları Derneği YAY-KUR : Yaygın Yükseköğretim Kurumu
YGS : Yükseköğretime Geçiş Sınavı
YÖK : Yüksek Öğretim Kurumu
I.
BÖLÜM
1. GİRİŞ
Eğitimin ekonomik kalkınmaya katkısı konusundaki kuramsal tartışmaların 1960’ların başında, insan sermayesi kuramıyla hızlandığı söylenebilir. İnsan sermayesi kuramında en kazançlı yatırımın insana yapılan yatırım, yani eğitim olduğu, birey ve toplum açısından bu yatırımın birçok fiziksel sermaye biçiminden daha kazançlı olduğu ileri sürülmüştür. Eğitimin, özellikle sanayi ve hizmet sektörünün gereksinme duyduğu bilgi ve beceriye sahip nitelikli işçi yetiştirerek, işgücünün niteliğini geliştirerek, dolayısı ile çalışanları daha verimli kılarak ekonomik büyümeye çok önemli katkıda bulunacağı belirtilmektedir. Bu nedenle, ekonomik büyüme ve eğitim arasındaki ilişkiler daha ayrıntılı bir biçimde araştırılmaya ve tartışılmaya başlanmıştır (Boylu, 2004:3).
İşletmeler ne kadar gelişmiş teknolojiye sahip olurlarsa olsunlar, onları kullanacak ve üretime koşacak iş görenlere gereksinim duyarlar. İşgörenlerin mesleki bilgi ve becerileri (nitelikleri), üretilen mal ve hizmetin kalitesinde önemli rol oynar. Bu nedenle, hedefi daha kaliteli mal ve hizmet üretmek olan işletmeler, daha nitelikli işgören çalıştıran, onların eğitimine daha fazla önem veren ve kaynak ayıran işletmelerdir (Çınkır, 2000:85).
Son yıllardaki tartışmalarda toplumun üretim kapasitesi ve işgücü verimliliğinin artırılması için işgücünün eğitilmesi gerektiği konusundaki görüşlerin ağırlık kazandığı görülmektedir. Bilimsel ve teknik gelişmelerin yetişkinlerin kazandıkları bilgi ve deneyimlerin kısa sürede eskimesine ve yetersiz kalmasına neden olduğu da belirtilmektedir (Yücel, 1990:2). Bu sonuç aslında bir işgücü eksikliği olarak değerlendirilebilir.
Çalışmak isteyen ancak iş bulamayan çok sayıda işsizin yanı sıra belli nitelikte işgücü bekleyen açık işler de söz konusudur (Erbeşler, 1987:91-100). İşletmelerin, teknik alanlar başta olmak üzere birçok alanda, eğitimli ve nitelikli işgücü bulmakta
güçlük çektiği işveren temsilcilerince de belirtilmektedir. Diğer taraftan, mesleki ve teknik eğitim okullarında yapılan eğitimin daha çok kuramsal olması ve araç-gereç gereksinimlerinin karşılanmaması nedenleriyle mezunların işe uyumlarının zaman aldığı ve uzun süre verim sağlanamadığı da ilere sürülmektedir (Düzenli, 1986:6-7).
Türkiye’de mevcut eğitim sisteminin iş yaşamının isteklerine yeterince duyarlı olmaması, iş hayatının ihtiyaçlarına beklenilen hızda ve çeşitlilikte cevap verememesi eğitimin etkinliğini azaltan en önemli unsurdur. Meslek eğitiminin işgücü piyasasının taleplerine uygun nitelik ve nicelikte işgücü yetiştirememesi ve eğitim sonucu verilen belgelerin geçerliliklerinin tatmin edici ölçülere dayanmaması, çözülmesi gereken sorunların başında gelmektedir (Demirezen, 2002:214).
Büro yönetimi eğitimi; örgün ve yaygın olmak üzere 2 şekilde gerçekleştirilmektedir. Örgün büro yönetimi eğitimi veren öğretim kurumları, ortaöğretim ve yükseköğretim düzeyinde mesleki eğitim veren okullardan oluşmaktadır. Yaygın büro yönetimi eğitimi ise; gerek resmi gerekse özel kurumlar tarafından verilen kısa süreli mesleki kurslar ve sertifika programları niteliğinde bir görünüm arz etmektedir.
Bu çalışmanın ağırlıklı noktasını; Türkiye’de mevcut büro yönetimi eğitimi programları içerisinde önemli bir yeri olan ve sektöre nitelikli eleman yetiştirmeyi sağlayan Meslek Yüksek Okulları oluşturmaktadır. Çalışmada söz konusu bu okullarda eğitim görmekte olan öğrencilerin beklentileri değerlendirilmiştir.
1.1. Problem Durumu
Bir işletmeden hizmet alanların temel gereksinimlerinin karşılanması sırasında karşılaştığı ve güvendiği insanların çoğu o işletmenin başarısında kritik öneme sahiptir. Hizmetini sunan işçilerin, sektörün başarısı için çok önemli olduğunu bilen hükümetler, rekabetin giderek arttığı dünyada sektörün gereksinimlerini karşılayan beceri standartları ve istihdam politikalarının belirlenmesine, sektör temsilcileri ile birlikte aktif olarak katılmaktadırlar. Bu doğrultuda her ülke, kendi piyasasında çalışacak nitelikli elemanları yetiştirebilmek için mesleki ve teknik eğitim kurumları açma yoluna gitmektedir.
Diğer taraftan çok sayıda işletmecinin nitelikli eleman bulamamaktan şikâyet ettiği de gözlenmektedir.
Ekonomide son yıllarda yaşanan gelişmeler, büro yönetimi programlarını tercih eden öğrencilere, mezuniyet sonrasında, önceki dönemlere oranla daha fazla istihdam imkânı sağlamıştır. Farklı liseleri bitiren öğrenciler, değişik bakış açısı ve beklentiler nedeniyle, bu programları daha çok tercih etmeye başlamışlardır.
Bu farklı bakış açıları ve beklentilerin, büro yönetimi programlarına yönelik talep ve tercih yapısını da etkilediği gözlenmektedir. Bir meslek tercih etme aşamasındaki gençlerin, artık sadece sekreterlik konusunda diploma sahibi olabilmek için değil, aynı zamanda başka amaçlarla da büro yönetimi programlarını tercih etmeye başladıkları söylenebilir.
Talep ve tercihlerdeki bu değişimin, öğrencilerin programla ilgili beklentileriyle birlikte, algı ve değerlendirmelerini etkilemesi de olasıdır. Ancak bu konuda yeterince araştırma yapılmamış olması nedeniyle herhangi bir yargıya varmak mümkün olamamaktadır.
Eğitim ve öğretimi; bilimsel bir yöntemle elde edilen ayrıntılı verileri içeren tanımlayıcı bir çalışmanın desteğinden yoksun olarak, salt gözleme dayalı verilerle düzenleme ve geliştirme gayreti, öğrenciler ve öğretim elemanları tarafından eleştirilmektedir (Ünlüönen, 1999:5).
Bu araştırmanın temel noktasını; öğrencilerin büro yönetimi programlarını ne amaçla tercih ettiği, tercih etme sebebinin öğrencilerin beklenti ve değerlendirmelerini etkileyip etkilemediği ve yine öğrencilerin öğrenim gördükleri program, cinsiyet ve okumakta oldukları sınıfın beklentiler üzerinde etkisinin olup olmadığı konularındaki bilgi eksikliği oluşturmaktadır.
1.2.Araştırmanın Amacı
Temel faydası bu alandaki yetersizliği giderebilmeye bir katkı sağlamak olan araştırmada;
Öğrencilerin, büro yönetimi programları hakkındaki, programlara girmeden önceki bilgi seviyeleri ve bilgi kaynakları,
Öğrencilerin bu programları tercih etme sebepleri,
Tercih sebeplerinin programa devam edilen süre içinde değişime uğrayıp uğramadığı,
Öğrencilerin halen devam ettikleri programla ilgili memnuniyet düzeyleri,
Öğrencilerin, programda yer alan derslerin, program amacına uygunluğu ile ilgili değerlendirmeleri,
Öğrencilerin öğretim elemanlarının nitelikleri ile ilgili değerlendirmeleri, Öğrencilerin eğitim ortamları ile ilgili değerlendirmeleri,
Öğrencilerin, öğrenim gördükleri okulların kendilerine sunduğu sosyal ve kültürel etkinlikleri değerlendirmeleri,
Öğrencilerin öğrenim gördükleri yüksekokul yönetimleri hakkındaki değerlendirmeleri,
gibi konularda bilimsel veriler elde etmek amaçlanmıştır.
1.3.Araştırmanın Önemi
Öğrencilerin büro yönetimi ile ilgili programları tercih ederken programlar hakkında ne ölçüde ve hangi kaynaktan bilgi sahibi olduklarının tespit edilmesi, bilgilendirmeye yönelik doğru stratejilerin uygulanmasını sağlayabilecektir. Böylece öğrencilerin programlara bilinçli bir şekilde katılımı gerçekleştirilebilecektir.
Öğrencilerin bu programları tercih etme sebeplerinin, programa devam ettikleri süre içinde ne yönde ve ne ölçüde değiştiğinin belirlenmesi, programların işleyişi ve içeriğinin düzenlenmesi konusunda bilgi verebilecektir. Aynı şekilde halen devam ettikleri programla ilgili memnuniyet durumlarının tespiti yoluyla da mevcut programların öğrenci beklentilerini karşılaması konusunda geri bildirim sağlanabilecektir.
Öğrencilerin, programda yer alan derslerin, program amacına uygunluğu hakkındaki değerlendirmeleri yardımıyla, derslerin program amacına uygun olup olmadığı ortaya konulabilecektir.
Öğrencilerin öğretim elemanlarının nitelikleri hakkındaki değerlendirmeleri yardımıyla, öğretim elemanlarına yönelik uygun yönetim ve eğitim politikasının benimsemesi mümkün olabilecektir. Bu değerlendirmeler, aynı zamanda öğretim elemanlarına da kendilerini geliştirmeye yönelik bazı ipuçları sağlayabilecektir.
Öğrencilerin eğitim ortamlarını, sosyal ve kültürel etkinlikleri ve yüksekokul yönetimini değerlendirmelerine ilişkin sonuçlar, yüksekokul yönetiminin bu konulardaki girişimlerine yardımcı olabilecektir.
Büro Yönetimi programlarında, bu katkıları sağlayabilecek bilimsel bir çalışmanın şimdiye kadar yapılmamış olması önemli bir eksiklik olarak değerlendirilebilir.
Araştırma literatürü bu konulardaki eksikliğinin giderilmesine önemli bir katkı sağlayabilecektir.
Geri bildirim sağlayabilecek bu tür bir tanımlayıcı araştırma ile aynı zamanda uygulama sonuçları izlenecek ve programa yönelik alınan kararların isabet oranı artırılabilecektir. Bu sayede, öğrenci ve öğretim elemanlarının, uygulanan programdan ve verilen hizmetten elde ettikleri tatmin derecesi ve sonuç olarak da verilen eğitimin kalitesi yükseltilebilecektir.
Büro yönetimi ile ilgili programlarının kalite ve yeterliliğinin, çeşitli açılardan ele alınması ve kalitenin artırılmasına yönelik teklifler ortaya konulması gereklidir. Bu çalışmalardan biri de programların, öğrenci beklentileri ve algılamaları açısından değerlendirilmesidir.
1.4.Varsayımlar
- Araştırmanın örneklemini oluşturan büro yönetimi eğitimi programında öğrenim gören öğrenciler aldıkları ve almakta oldukları eğitimle ilgili değerlendirmeler yapabilirler.
- Araştırma verileri, öğrencilerin görüşlerini doğru olarak ifade edebilecekleri bir veri toplama aracı ile gerçekleştirilmiştir.
- Anket çalışmalarında katılımcıların verdikleri cevapların gerçek ve/veya doğru olduğu varsayımı ile hareket edilmiştir.
1.5.Sınırlılıklar
Bu araştırmada amaca ulaşabilmek için bazı sınırlamalara gidilmiştir:
Büro Yönetimi önlisans programlarının bölgesel olarak dağınık bir görünüm arz etmesi ve program isimlerindeki çeşitlilik nedeniyle örneklem alınma yolu tercih edilmiştir.
Türkiye’de lisans düzeyinde tek büro yönetimi programı olan Büro Yönetimi Öğretmenliği Programı’nın 2009 yılında kapatılmasıyla birlikte, hâlihazırda öğrenim gören sınırlı sayıdaki son sınıf öğrencisine ulaşımın güçleşmesi, yalnızca önlisans düzeyindeki programların araştırmaya dâhil edilme sonucuna neden olmuştur.
Anketin uygulandığı dönemde bazı okul idarelerinden izin alınamamış olması, bazı öğrencilere ulaşılamamış olması, bazı öğrencilerin cevaplamayı reddetmesi ya da eksik ve hatalı doldurulan bazı anket formlarının ayıklanması nedeniyle gerçekleştirilen anket sayısı 1.229 ile sınırlı kalmıştır.
1.6.Araştırmanın Hipotezleri
Araştırmanın hipotezleri başlıca üç gruba ayrılmıştır. Birinci grupta; öğrencilerin cinsiyetleri, ikinci grupta; öğrencilerin okumakta oldukları sınıflar ve üçüncü grupta; öğrencilerin mezun oldukları ortaöğretim okulları bağımsız değişken olarak alınmış ve hipotezler buna göre belirlenmiştir.
Cinsiyet Faktörüne Dayalı Hipotezler
H1. Öğrencilerin cinsiyetleri ile öğrenim görmekte oldukları programla ilgili öncelik, beklenti ve değerlendirmeleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H1.1. Öğrencilerin cinsiyetleri ile; öğrenim görmekte oldukları programa kayıt yaptırmadan önce program hakkındaki bilgi düzeyleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H1.2. Öğrencilerin cinsiyetleri ile; öğrenim görmekte oldukları programa kayıt yaptırma kararlarındaki öncelikli bilgi kaynakları arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H1.3. Öğrencilerin cinsiyetleri ile; öğrenim görmekte oldukları programa kayıt olduktan sonraki kanaatleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H1.4. Öğrencilerin cinsiyetleri ile; öğrenim görmekte oldukları programı öncelikli tercih sebepleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H1.5. Öğrencilerin cinsiyetleri ile; öğrenim görmekte oldukları programdan mezuniyet sonrası öncelikli yapmayı düşündükleri işler arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H1.6. Öğrencilerin cinsiyetleri ile; öğrenim görmekte oldukları programla ilgili iş tecrübeleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H1.7. Öğrencilerin cinsiyetleri ile; öğrenim görmekte oldukları programın verdiği eğitimi sektörde çalışmak için yeterli görüp görmedikleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H1.8. Öğrencilerin cinsiyetleri ile; öğrenim görmekte oldukları programla ilgili memnuniyet düzeyleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
Sınıf Faktörüne Dayalı Hipotezler
H2. Öğrencilerin sınıfları ile; öğrenim görmekte oldukları programla ilgili öncelik, beklenti ve değerlendirmeleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H2.1. Öğrencilerin sınıfları ile; öğrenim görmekte oldukları programa kayıt yaptırmadan önce program hakkındaki bilgi düzeyleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H2.2. Öğrencilerin sınıfları ile; öğrenim görmekte oldukları programa kayıt yaptırma kararlarındaki öncelikli bilgi kaynakları arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H2.3. Öğrencilerin sınıfları ile; öğrenim görmekte oldukları programa kayıt olduktan sonraki kanaatleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H2.4. Öğrencilerin sınıfları ile; öğrenim görmekte oldukları programı öncelikli tercih sebepleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H2.5. Öğrencilerin sınıfları ile; öğrenim görmekte oldukları programdan mezuniyet sonrası öncelikli yapmayı düşündükleri işler arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H2.6. Öğrencilerin sınıfları ile; öğrenim görmekte oldukları programla ilgili iş tecrübeleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H2.7. Öğrencilerin sınıfları ile; öğrenim görmekte oldukları programın verdiği eğitimi sektörde çalışmak için yeterli görüp görmedikleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H2.8. Öğrencilerin sınıfları ile; öğrenim görmekte oldukları programla ilgili memnuniyet düzeyleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
Mezun Olunan Ortaöğretim Okulu Faktörüne Dayalı Hipotezler
H3. Öğrencilerin mezun oldukları lise ile öğrenim görmekte oldukları programla ilgili öncelik, beklenti ve değerlendirmeleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H3.1. Öğrencilerin mezun oldukları lise ile; öğrenim görmekte oldukları programa kayıt yaptırmadan önce program hakkındaki bilgi düzeyleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H3.2. Öğrencilerin mezun oldukları lise ile; öğrenim görmekte oldukları programa kayıt yaptırma kararlarındaki öncelikli bilgi kaynakları arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H3.3. Öğrencilerin mezun oldukları lise ile; öğrenim görmekte oldukları programa kayıt olduktan sonraki kanaatleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H3.4. Öğrencilerin mezun oldukları lise ile; öğrenim görmekte oldukları programı öncelikli tercih sebepleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H3.5. Öğrencilerin mezun oldukları lise ile; öğrenim görmekte oldukları programdan mezuniyet sonrası öncelikli yapmayı düşündükleri işler arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H3.6. Öğrencilerin mezun oldukları lise ile; öğrenim görmekte oldukları programla ilgili iş tecrübeleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H3.7. Öğrencilerin mezun oldukları lise ile; öğrenim görmekte oldukları programın verdiği eğitimi sektörde çalışmak için yeterli görüp görmedikleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
H3.8. Öğrencilerin mezun oldukları lise ile; öğrenim görmekte oldukları programla ilgili memnuniyet düzeyleri arasında istatistiksel olarak anlamlı bir ilişki vardır.
II.
BÖLÜM
2.
BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİKLE İLGİLİ
KAVRAMSAL
BİLGİLER
2.1.Sekreterlik Kavramı
Sekreter sözcüğü Latince ‘secretum’, İngilizce ‘secret’ yani ‘sır, giz’ anlamından türetilerek sır saklayan kişi anlamına gelmektedir.
Sekreter TDK’ ya göre; özel veya kamu kuruluşlarında haberleşmeyi sağlayan, yazışma yapabilen görevli, yazman, kâtip anlamına gelmektedir.
Milli Sekreterler Derneği’nin tanımına göre ‘sekreter’; iş yaşamının gün geçtikçe karmaşıklaşan yönetiminde, yöneticinin en yakın ortağı, iletişim gücü, aktivite kazanma ve çalışma süresinin tamamını daha etkin olarak kullanabilen çalışma ortamında önemli bir büro görevlisidir (Altınöz, 1999:18).
Uluslararası Profesyonel Sekreterler Birliği’ne göre ise ‘sekreter’; büro işlerine hâkim, direk emir olmaksızın sorumluluk alabilen teşebbüs ve karar verme işlerini yapan ve ilgili yöneticinin izniyle karar alan yetkili yardımcısı olarak tanımlanmıştır (Coşan, 2003).
Günümüzde sekreter; yazışma yapan, telefonlara bakan kişi olmaktan çıkmıştır. Sekreterler Birliği tarafından “sekreter” kavramı; “mükemmel ofis becerilerine sahip, doğrudan yönlendirilmeden kendiliğinden sorumluluk alabilen, inisiyatif ve yargı kullanabilen, verilen yetki çerçevesinde kararlar alabilen kişi” olarak tanımlanmıştır (MEGEP, 2012:3).
Sekreterlik mesleği bir taraftan sekreterlik ile ilgili uzmanlık bilgilerini, diğer taraftan da ilgili diğer bilim dallarına ait bilgileri içeren bir meslektir. Bu meslek, aynı zamanda gelişen teknolojiyi ve piyasa koşullarını sürekli öğrenme ve uygulamayı gerektiren bir meslektir (Tutar, 2002:7).
2.1.1. Sekreterlik Mesleğinin Önemi
Gerek sanayi ve gerekse hizmet sektöründe her zaman sekretere ihtiyaç duyulmaktadır. Yönetici işletmedeki işleri planlayarak kararlar vermekte; işletmeyi amaçlara uygun bir şekilde yönetmektedir. Ancak yöneticinin, bu yoğun yönetim görevi içinden tek başına çıkması mümkün olmamaktadır. İşte bu durumda sekreter yöneticiyi destekleme görevini yerine getirerek yöneticinin başarıyı yakalamasında büyük görev üstlenmektedir (MEGEP, 2011).
Böyle bir konumda yer alan sekreterin; fiziksel, davranışsal ve mesleki bazı niteliklere sahip olması gerekir:
Sekreter fiziksel özellik olarak; sağlıklı bir görünüme sahip olmak, sade ve şık bir giyime sahip olmak, her zaman bakımlı ve makyajı düzgün olmak gibi özelliklere sahip olmalıdır.
Davranışsal olarak; sır saklamak, yalan söylememek, dedikodu yapmamak, sıcakkanlı ve güler yüzlü olmak, insan ilişkileri güçlü olmak gibi özellikleri taşımalıdır.
Mesleki açıdan ise; Türkçe’yi çok iyi konuşup-yazmak, yabancı dil bilmek, yazışma ve dosyalama tekniklerini bilmek, büro hostesliği yapmak, hızlı not alma becerisine sahip olmak, iyi bir iletişim becerisine sahip olmak, büro otomasyon sistemlerini bilmek gibi özelliklere sahip olmalıdır.
Sekreterler bu gibi yönetsel faaliyetleri yerine getirirken yöneticiler asistanlarına şu gibi hususlarda yardımcı olmalıdır:
• Yönetici, randevulu çalışmayı alışkanlık haline getirmeli ve konuklarına özel olarak randevu vermişse, randevuları sekreterine bildirmelidir. • Yönetici, sekreterinin zaman yönetimi konusunda oluşturduğu
planlamaları benimsemeli ve bu konudaki ortak çalışmaya açık olmalıdır. • Yönetici, gerek bürosundaki toplantılarda, gerekse telefon iletişimindeki konuşmalarında, benimsediği ses tonu frekansını, gizliliği esas oluşturan bir düzeyde tutmaya özen göstermelidir.
• Yönetici, sekreterinin ait olma ve emniyet ihtiyacını duyabilmesine uygun yaklaşımda bulunmalı, ayrıca takdir etmeyi de göz ardı etmemelidir.
• Yönetici, sekreterinin hizmet sunumu esnasında kendisiyle ilgili, özellikle yer ve zaman açısından gerekli olabilecek, bütün bilgileri sekreterine aktarmalıdır.
• Yönetici, kurum, birim ve şahsıyla ilgili katılacağı veya birim olarak organize edilecek bütün toplantılarla ilgili bilgileri sekreterine vermelidir.
• Yönetici, sekreterinin bir hatası söz konusu olduğunda, vereceği tepkiyi çok iyi ayarlamalı, bu konuda oldukça özenli davranmalıdır.
• Yönetici, konuk kabullerinde, görüşülmek istenmeyen konuklar karşısında, aşırı ilgi ve ilgisizlikle, sekreterini zor durumda bırakmamalıdır.
• Yönetici, sekreterinin görev esnasında, ihtiyaç duyabileceği büro otomasyon sistemlerinin sağlanması hususunda, gerekli önlemleri almalıdır.
• Yönetici, sekreterine seyahatlerini organize etmesinde, zaman olanağı sağlayacak şekilde belli bir süre öncesinden bilgi vermelidir.
• Yönetici, sunulan sekreterlik hizmetlerinin; yüksek bir maliyet oluşturması, kalitesinin artması ve tempolu bir şekilde gelişmesi için, sekreterine karar verme açısından gerekli olanakları sağlamalıdır.
• Her başarılı yöneticinin yanında, başarılı bir sekreter olduğu bilindiğine göre, sekreterin büroda yönetim kadrosu içerisinde önemli bir büro görevlisi ve yöneticiye zaman kazandıran bir danışman olduğu unutulmamalıdır (Altınöz, 1997: 21-22).
2.1.2. Sekreterlik Türleri
İş hayatında yer alan sekterlik türlerinin çeşitli gruplara ayrılması mümkündür (MEB, 2011:7-13):
2.1.2.1. Yönetici Sekreterlik
Yönetici sekreter bir organizasyon içinde en üst düzey yöneticinin sekreteridir. Yöneticisini iyi tanımalı ve bağlı bulunduğu yöneticinin olmadığı durumlarda yokluğunu arattırmamalı, yöneticisini temsil etmelidir. Yönetsel becerilere ve karar verebilme yeteneğine sahip olabilmeleridir. Yönetici sekreterler, üst düzey kararların verildiği ve izlenecek politikaların belirlendiği ortamda görev yapar. İşte bu niteliklerinden dolayı yönetici sekreter diğer sekreterlik türlerine bilgi düzeyi daha yüksek ve daha donanımlı olmalıdır.
2.1.2.2. Üst Düzey Yönetici Sekreterliği
Üst düzey yönetici sekreterleri, yöneticilerle işletmenin iç çevresinden çok, dış çevresi arasında bağlantı kurmaktadır. Üst düzey yöneticiler, ağırlıklı olarak organizasyonun stratejik kararlarıyla ilgilenmektedirler. Bu kararların işletmenin iç ve dış çevre faktörlerinin analiz edilmesi, işletmeyi dışarıdan etkileyen sorunların ve onu içeriden etkileyen değişkenlerin neler olduğu konularında araştırmalar yapılmasını gerektirmektedir. Üst düzey yönetici sekreteri aynı zamanda yönetici sekreterleri gibidir. Ancak üst düzey yönetici sekreteri protokole uygun davranmaya çalışmakla kalmamalı, protokol kurallarını düzenleyici ve öğretici olabilmelidir. Bu sekreter bazı kurumlarda özel kalem müdürü unvanı ile çalışmaktadır. Genel müdür, müsteşar, rektör gibi makamlarda görev almaktadır.
2.1.2.3. Yönetim Kurulu Sekreterliği
Yönetim kurulu bulunan iş yerlerinde yönetim kurulu sekreteri görev yapar. Yönetim kurulu başkanı, genel müdür ve genel müdür yardımcılarının ajandasını oluştur ve takip eder. Diğer bölümlerle iletişimi sağlayıp ilgili üst düzey yöneticinin programını oluşturur. İlgili yöneticiye bağlı bölümlerden gelen bilgi akışında problem olduğu durumlarda çözüm oluşturur. İlgili üst düzey yöneticinin işlerini kolaylaştırmak açısından gerekli ortamı temin eder. Randevu ve yurt içi/yurt dışı telefon trafiğini yönetir, raporlama, dosyalama ve iş takibini yapar, toplantı ve seyahat organizasyonlarını gerçekleştirir, şirkete gelen misafirleri karşılar.
2.1.2.4. Büro Hizmetleri Sekreterliği
Büro hizmetleri sekreteri bir yöneticiye direkt bağlı olmadan hizmetleri yürüten kişidir. Bu tür çalışanlar bürolarda bilgisayar kullanımı, yazışmaların yapılması, telefonlara bakılması, ziyaretçilerle ilgilenilmesi gibi birçok konuyla ilgilenen ve gerektiğinde verilen diğer büro işlerini de yerine getiren kişilerdir.
2.1.2.5. Tıp Sekreterliği
Tıp sekreterliği, hastane, klinik ve laboratuarlarda tıp sekreterlerinin uzmanlık gerektiren bir sekreterlik türüdür. Tıp sekreterleri, hastanelerin ilgili servislerinde hizmet veren yönetici ve hekimlerin teşhis, tedavi, hastanın izlenmesi, gerekli malzeme temini gibi konularda, yazışmalar yapmak gibi hayati öneme sahip görevleri yerine getirirler. Tıbbi sekreter, kendi başına ve belirli bir sürede, hastaların muayeneye hazırlık, kabul ve dosya işlemlerini yapma ile tıbbi, idari ve istatistikî dokümanları hazırlama bilgi ve becerisine sahip nitelikli kişidir. Tıp sekreterlerinin, sağlık kuruluşlarının işleyişini ve özelliklerini, tıbbi terimleri çok iyi bilmesi gerekmektedir. Hazırlayacakları yazılarda ve raporlarda bir harf hatası, tahlil ve teşhislerde büyük yanılgılara neden olabilmekte, bu da hastanın sağlık durumunu ciddi derecede etkileyebilmektedir. Evrakların dosyalanması ve arşivlenmesi, aralıklı kontrolü gerektiren hastaların izlenmesinde, aranan dosyanın bulunmasında bilinçli sekreterlerin vereceği hizmet çok büyüktür. Randevuların düzenlenmesinde eşitlik ve aciliyet durumuna dikkat edilmesi, daha çok ilgiye ihtiyacı olan insanlara yardımcı olması gerekir. Gelen hastalara karşı samimi, olumlu, yapıcı yaklaşmalıdır. Sekreterin pozitif yaklaşımları hastaların moral gücünü ve doktorların başarısını olumlu yönde etkileyecektir. Ayrıca hastane faturalarının düzenlenmesi, hasta havale işlemleri, tahsilât hatta bazı testleri uygulama gibi görevleri de olabilir.
2.1.2.6. Hukuk Sekreterliği
Hukuk sekreterliği tıp sekreterliği gibi uzmanlık gerektiren bir sekreterlik türüdür. Bu alanda çalışacak sekreterlerin hukuk terminolojisini bilmeleri gerekir. Hukuk sekreterleri, avukatlık bürolarında çalışabilecekleri gibi baro ya da adliyede de görev alabilirler. Adli yazışmaları gerçekleştirir, dosya ve arşiv işlerini yürütürler. Adli
işlere özgü mahkeme celbi, savunma dilekçesi gibi özelliği olan yazışmaları gerçekleştirirler. Hukuk bilgilerini geliştirmek için ilgili yayınları ve yürürlüğe giren kanunları izlemeleri gerekir. Güvenilir kişilik özelliğine sahip olmak, sır tutmak, dedikodudan kaçınmak ve soğukkanlı olmak hukuk sekreterlerinin ortak özelliklerindendir.
2.1.2.7. Ticaret Sekreterliği
Ticari sekreterler, ticari işletmelerin çalışmalarında, yönetimin ve yöneticilerin yazışma, iletişim ve diğer sekreterlik hizmetlerini yürütmekle görevli büro elemanlarıdır. Ticari sekreterin görevi son derece önemlidir. Sekreterin atacağı yanlış bir adım, müşteri kaybedilmesine neden olmaktadır. Bu nedenle sekreter, işin başından itibaren üstlendiği rolün önemini kavramalı, ona göre davranmalıdır. İşyerinin ticari ilişkilerini düzenlerken dikkat etmelidir.
Ticari sekreterlik son derece özel bir konu olup bu alanda çalışan bir sekreter dış ülkelerle de irtibat içinde olur. Patronu genelde iş yerinde bulunmadığı için sekreter gelen kişilerle bizzat kendisi ilgilenir ve iş ilişkilerini düzenler.
Ticaret işinde çalışan sekreterin, işinde başarılı olması için işinin içeriğini ve neleri gerektirdiğini iyi bilmesi; ilişkilerinde başarılı olması için çekingenliğini üstünden atması ve iyi veya kötü bir haber olduğunda bunu gereken kişiye çekinmeden söylemesi gerekir. Ayrıca müşterilerce sorulabilecek her türlü soruya cevap verebilmek için çalıştığı şirketin ürünlerini, fiyat tarifelerini, sipariş şartlarını bilmelidir.
2.1.2.8. Muhasebe Sekreterliği
Muhasebe sekreterleri, sekreterlik görevlerinin yanında muhasebe ve finansman konularında da çalışmalar yürütmektedir. Muhasebe sekreterleri, muhasebe ile ilgili bürolarda çalışan büro çalışanlarından biridir ve aynı zamanda sekreterlik hizmetlerini de görmektedir. Bu nedenle muhasebe sekreterleri, hem sekreterlik hem muhasebe konularında bilgi sahibi olmalıdır. Muhasebe sekreterleri sık sık ödeme, bildiri gibi sosyal olaylarla da ilgilenmektedir. İşin üstesinden gelebilmek için işlerini planlı
yapmalı ve tüm ödeme işlemlerini not almalıdır. İş yerine zarar gelmemesi için hiçbir şeyin unutulmaması gerekmektedir.
2.1.2.9. Finansman Sekreteri
Finans sekreterleri, yöneticilerin kararlarına yardımcı olabilmek amacıyla gerekli dokümanları hazırlamaktadırlar. Bu konuda hazırlanacak dokümanlar; piyasa analizleri, arz ve talep unsurları, üretim ve pazarlamaya yönelik çalışmalarla, gelecekteki beklentileri içeren raporlardır. Finans sekreterinin yöneticiye mali konularda piyasayı sürekli izleyerek katkı vermesi gerekmektedir. Söz konusu katkıyı, bulunduğu iş kolunu, işletmeyi tanıyarak yapabilir.
2.1.2.10. Basın Sekreterliği
Basın sekreterliği, bir gazete ya da derginin hazırlanmasında, basın görevlileriyle ortaklaşa yürütülen bir çalışmadır. Basın sekreterleri, gazete ve dergilerin hazırlanmasında genel yayın yönetmeni, yazarlar ve çeşitli muhabirlerle birlikte yayının istenilen düzeyde gerçekleşmesi konusunda çalışmalar yürütmektedir. Basın sekreterleri, özel görevleri olan gazetecilerin yazılarını yazmak ve sayfa tasarımı yanında, diğer genel sekreterlik görevlerini de yerine getirmekle yükümlüdürler. Kuryeyi açmak, telefonları cevaplamak, gazetecilerin yazılarını yazmak, basın sekreterinin başlıca görevleri arasında bulunmaktadır. Gazeteciler röportaj için gittikleri yerden faksla haberleri geçebilir ya da telefonla dikte ettirebilirler. Basın sekreterleri, araştırılması gereken konuları izler ve gerekli bilgileri not alırlar. Gazetedeki yazı işleri ekibiyle çalışan basın sekreterleri çok hareketli bir çalışma ortamı içerisinde işlerini yürütürler. Basın sekreterinin insan ilişkilerinde kuvvetli olan, basın ilişkilerini bilen ve tanıyan, okuyan, yazışmayı iyi bilen, internet kullanabilen, bakımlı, titiz, kültürlü, espriye açık, hızlı düşünen, hızlı karar veren, tatlı dilli, dinlemesini bilen, araştırılması gereken konuları takip eden, gerekli bilgileri not alan, uyumlu, açık fikirli, güven veren, sabırlı, hedefine odaklanan, yöneticisinin işlerini düzenleyen, öz güveni olan, seyahat engeli olmayan, mesleki bilgisi olan, başarıyı hedefleyen niteliklere sahip olması gerekir.
2.1.2.11. Turizm Sekreterliği
Turizm bürosu sekreterinin görevi, turistlerle ilişkiler kurmaktır. O, turistleri ağırlar, onlara, bölgesindeki ilginç yerler, taşıt araçları ve oteller hakkında bilgi verir. Turizm merkezlerinde açılan turizm büroları bölge turizmini değerlendirmek için çalışır. Turizm bürosunu bir sekreter yönetir. Sekreter turizm mevsimi boyunca geçici olarak kendisine yardım eden elemanlarla birlikte turistleri karşılar, onlara bilgi verir ve bu işlerle ilgili yazışmaları yürütür. Haritalardan, prospektüslerden, broşürlerden yararlanır ve bunların hazırlanmasına katılır. Turistleri çekmek için bölgesindeki manzaraları, ulaşım yollarını ve otelleri gösterir. Gerekirse turistlere otellerde, uçak, otobüs ve trenlerde yer ayırtır. Turizm bürosu sekreteri, görevlerini yerine getirebilmek için geniş coğrafya, tarih ve sanat bilgisine sahip olmalı ve bölgenin turizm kaynaklarını yakından tanımalıdır.
2.1.2.12. Teknik Sekreter
Mühendislik alanında hizmet veren kuruluşlarda sekreterlik hizmetlerini yerine getiren sekreterlerdir. Teknik sekreter, endüstri ve yönetimle ilgili işlevleri üstlenmekte, genellikle mühendisliğin teknik asistanı durumunda bulunmaktadır. Yazışmalarda ve görüşmelerde teknik bilgisinin olması gerekir.
2.1.2.13. Bölüm Yöneticisi Sekreterliği
Birçok bölümü olan kurum ya da işletmenin herhangi bir bölümünün, yöneticisinin sekreteridir. Bölümün yurt içi, yurt dışı ve diğer bölümlerle olan ilişkilerini düzenler. Belli bir düzeyde yabancı dil bilgisine sahip olması gerekir. Bölüm yöneticisi sekreteri, kendi bölümüyle diğer bölümler arasında iletişimi sağlar. Kendi bölümüyle diğer bölümler arasında yazışmaların yapılması, bölümdeki toplantıların hazırlığı, dosyalama işlemleri bölüm yöneticisi sekreteri tarafından yapılır.
2.1.2.14. Uluslararası Organizasyon Sekreterliği
Büyük organizasyonlar bilgi, beceri ve yetenekle başarılabilir. Büyük toplantılar ve görüşmeler, bir ülkenin veya ülkelerin kaderine yön verecek kararların olumlu veya olumsuz olması, görüşmelerin organizasyonuna bağlıdır. Tarafların kabul edeceği zamanın, yerin belirlenmesi, kamuoyunun yaratılması, organizasyonun amacına ulaşabilmesi için kişi, grup veya tarafların ikna edilmesi, gerekli güvenlik ortamının sağlanması gibi görevleri uluslararası organizasyon sekreterleri üstlenmektedir. Sonucun olumlu olması organizeyi yapan sekreterin başarısını gösterir.
2.2.Büro Yönetimi Kavramı
Aslı Fransızca ‘breau’ olan ‘büro’ sözcüğü, örgütsel ve yönetsel birçok faaliyetin yerine getirildiği yer anlamına gelmektedir. TDK sözlüğüne göre büro, ‘çalışma odası, yazıhane, danışma ve yazı işlerinin yürütüldüğü işyeri ve bölüm, şube’ anlamlarına gelmektedir. Bir tanım yapılacak olursa ‘büro, yapılacak işin niteliğine göre, gerekli insan ve ekipmanla donatılmış çalışma yeridir’ denilebilir (Tengilimoğlu ve Tutar, 2009:34).
Büro yönetimi; bürolardaki gündelik faaliyetleri yerine getiren, sekreterya hizmetlerini kontrol eden, iletişim akışını sağlayan ve bunu denetleyen, iletişim ve bilgi teknolojileri konusunda gelişmeleri takip eden faaliyetler topluluğudur. Büro faaliyetlerinin planlanması, eşgüdümlenmesi ve kontrolüyle ilgili faaliyetleri içerir (Tutar, 2001:21).
İşletmelerin çeşitli işlerinin yürütüldüğü bölümler olan bürolarda, ortak amaç ve hedeflere ulaşmak için tepe yönetim tarafından yapılan stratejik plan ve politikaların uygulanıp çalışanların, araç-gereç, malzemenin ve diğer kaynakların koordinasyonunun sağlanması yönetilmesi ve denetlenmesine büro yönetimi denir (Topaloğlu ve Koç, 2002:38).
Büro yönetimi, bürolarda sekretarya hizmetlerini koordine eden, iletişim akışını sağlayan ve bunu denetleyen, yazılı ve sözlü iletişim yöntemlerini belirleyen faaliyetler topluluğudur (Tutar ve Altınöz, 2008:27).
2.3. Türkiye’de Mesleki Eğitim Sistemi
Mesleki ve teknik eğitim, “milli eğitim sisteminin bütünlüğü içinde endüstri, tarım ve hizmet sektörleriyle birlikte her türlü mesleki ve teknik eğitim hizmetlerinin planlanması, araştırılması, geliştirilmesi, organizasyonu ve eşgüdümü ile yönetim, denetim ve öğretim etkinliklerinin bütünü” şeklinde tanımlanabilir (Alkan, Doğan ve Sezgin, 1994).
Mesleki eğitim gelişmiş batılı ülkelerde el becerisi veya pratik aktiviteler yoluyla kariyer kazandırmayı amaç edinen bir meslek dalı olarak tanımlanmaktadır (Öçal, 2008:12-19). Mesleki teknik eğitimin amacı, genel olarak, bireyleri sanayi, ticaret ve hizmet sektörlerinde istihdam için nitelikli iş gücü olarak eğitmek ve yetiştirmek, mesleklerinin devamı olan yüksek öğretim kurumlarına geçiş için gerekli temel eğitimi vermektir (Eşme, 2007).
Genel anlamıyla mesleki eğitim, is ile birey arasında uyum sağlama sürecidir. Çağdaş mesleki eğitim anlayışı, sürekli bir değişim ve yenilenme çabası içindedir (T.İ.S.K, 2004:1).
Türk Milli Eğitim Sistemi Şekil 1’de ayrıntılı olarak görülmektedir. Türk Milli Eğitimi’nin amaç, ilke, yapı ve organizasyonu ise, 1973 yılında yürürlüğe konulmuş olan 1739 sayılı Milli Eğitim Temel Kanunu ile belirlenmiştir. Bahsedilen kanuna göre eğitim sistemi; örgün eğitim ve yaygın eğitim olmak üzere iki ana bölümden oluşmaktadır.
Örgün eğitim; belirli yaş grubundaki ve aynı seviyedeki bireylere, amaca göre hazırlanmış programlarla, okul çatısı altında düzenli olarak yapılan eğitimdir. Örgün eğitim; okul öncesi, ilköğretim, ortaöğretim ve yükseköğretim kurumlarını kapsamaktadır.
Şekil 1: Türk Milli Eğitim Sistemi
Kaynak: T.C. Milli Eğitim Bakanlığı, Milli Eğitim İstatistikleri Yayınları 2011-2012
Türkiye’de okulöncesi eğitim ilköğretim aşamasına gelmemiş çocukların eğitimini kapsar ve zorunlu değildir. Amaç çocuğun bedensel gelişimi ile birlikte benlik kavramını geliştirmek, ortak yaşantı alanı oluşturarak çocukları ilköğretim düzeyine hazırlamayı sağlamaktır.
İlköğretim okulları 6-14 yaşları arasındaki çocukların eğitimini kapsayan 4 yıl ilk kademe, 4 yıl orta kademe olmak üzere toplam 8 yıllık eğitim kurumlarıdır. Bu okullardaki eğitim zorunludur. İlk ve ortaöğretimin amacı; her çocuğun iyi birer yurttaş olabilmeleri için gerekli temel bilgi, beceri, davranış ve alışkanlıları kazanmalarını, ilgi ve yetenekleri doğrultusunda hayata ve bir üst öğrenime hazırlanmalarını sağlamaktır (TİSK, 1997:4).
Türkiye’de ortaöğretim 4 yıllık öğrenimi kapsar. Ortaöğretim okulları genel liseler ile mesleki ve teknik liselerden oluşur.
Bir bütün olarak eğitimin bireylerde istenilen yönde tutum ve davranış kalıpları oluşturma anlamına geldiği ve Türk Milli Eğitim Sistemi’nin bu kalıpları sosyal ve fen ayrımı bağlamında tasavvur ettiği düşünüldüğünde; ülkedeki genel liselerin daha ziyade akademik amaca yönelik bir müfredata sahip oldukları ve öncelikli amaçlarının öğrencilerin bireysel gelişimleri yanında, onları üniversiteye hazırlama misyonu olduğu söylenebilir.
Mesleki ve teknik ortaöğretim kurumları; öğrenim süresi en az 4 yıl olan bireyleri teknik ve mesleki anlamda bilgi, beceri kazandıran, topluma nitelikli ara eleman yetiştirmeyi hedefleyen kurumlardır.
Ortaöğretimi tamamlayan bireyler ya yükseköğrenime devam etme ya da iş hayatına atılma gibi seçeneklere sahiptirler. Son sınıf öğrencilerinin % 90’ına yakın yükseköğrenime devam edebilmek için ÖSYM’nin düzenlediği yükseköğrenime giriş sınavlarına (YGS/LYS) başvurmaktadırlar. Son yıllarda yükseldiği gözlenen üniversite giriş sınavına başvuru oranı, mesleki ve teknik ortaöğretimde yüzde 70 civarındadır. Ancak son sınıf öğrencilerini yaklaşık beşte biri, mezun olduktan hemen sonra bir yükseköğretim kurumuna devama hak kazanabilmektedir. Geriye kalan büyük çoğunluğun bir kısmı iş hayatına atılırken, diğerleri bir sonraki öğretim yılında yükseköğretim kurumunda okuyabilmek için hazırlık kursularına devam etmektedirler (AEV, 2002:60).
Türkiye de yükseköğretim; ortaöğretime dayalı, en az iki yıllık yükseköğretim veren eğitim kurumlarının tamamını kapsamaktadır. Yükseköğretim kurumları; üniversiteler, fakülteler, enstitüler, yüksekokullar, meslek yüksek okullarından oluşmaktadır.
Yaygın eğitim; örgün eğitim sistemine hiç girmemiş olan veya herhangi bir kademesinde bulunan, ya da bu kademeden çıkmış vatandaşlara örgün eğitimin yanında veya dışında okuma-yazma öğretmek, eksik eğitimlerini tamamlamaları için sürekli eğitim olanağı hazırlamak, bilimsel, teknolojik, ekonomik, sosyal ve kültürel
gelişmelere uyumlarını kolaylaştırıcı eğitim olanağı sağlamak, Millî kültür değerlerimizi koruyucu, geliştirici, tanıtıcı ve benimsetici nitelikte eğitim yapmak, toplu yaşama, dayanışma, yardımlaşma, birlikte çalışma ve örgütlenme anlayış ve alışkanlıkları kazandırmak, ekonominin gelişimi doğrultusunda ve istihdam politikasına uygun meslek edinmelerini sağlayıcı olanaklar hazırlamak, beslenme ve sağlıklı yaşam tarzını benimsetmek, çeşitli mesleklerde çalışanlara, gelişmeleri için gerekli bilgi ve becerileri kazandırmak, boş zamanlarını yararlı bir biçimde değerlendirme ve kullanma alışkanlıkları kazandırmak gibi faaliyetlerin tümü olarak tanımlanmaktadır.
Çıraklık Eğitimi; Çıraklık Eğitim Merkezlerinde verilen 3-4 yıllık eğitimi kapsar. ÇEM’lerde verilen eğitimin % 70’i mesleki alanlarla ilgilidir. İşletmelerdeki pratik eğitim içinse; çırak, ÇEM ve işletme arasında üçlü bir sözleşme yapılmakta ve tarafların sorumluluğu açıkça belirtilmektedir. ÇEM’lerdeki bu eğitim sisteminin denetimi de Milli Eğitim Bakanlığına aittir.
Türkiye İş Kurumu (İŞ-KUR) tarafından düzenlenen işsizler ve kalifiye olmayan kişilere yönelik kursların konuları yerel işçi konseyleri tarafından belirlenir. Üç yönlü yapısı olan ve normalde yılda üç kez toplanan Yerel İşçi Konseyleri, kaç kursun açılacağı, hangi mesleklerle ilgili olacağı ve hangi şehirlerde yapılacağı gibi konulara da karar verir. Tüm stratejik kararlar, Milli Çalışma Konseyi tarafından onaylanır ve yerel kamu kuruluşları tarafından da uygulanır. Milli Çalışma Konseyi de yılda üç kez toplanmaktadır (AEV, 2000:25).
Türkiye’de yaygın eğitim faaliyetlerini gerçekleştiren ve uygulayan birçok kuruluş bulunmaktadır. Bunların bir bölümü (üniversiteler, belediyeler, vb.) bu işle görevlendirilmişken bir bölümü de (meslek kuruluşları, çeşitli vakıflar vb.) gönüllü olarak bu konuyla ilgilenmektedirler. Bu kuruluşlar birçok mesleki alanla ilgili sertifika programları da düzenlemektedirler.
Sekreterlik mesleğinin gelişimi ve dayanışmasını sağlamak amacıyla 1986 yılında Ankara’da Sekreterlik Dayanışma Derneği (SEDA) kurulmuştur. Daha sonra İstanbul’da İstanbul Sekreterler Birliği (İSDER), İzmir’de İzmir Sekreterler Derneği (İZ_DER) ve Bursa’da Bursa Sekreterler Birliği (BUSGED) kurulmuştur. SEDA
mesleğin gelişimini sağlamak ve çalışanlar arasında dayanışmayı artırmak amacıyla mesleki gelişim programları hazırlamaktadır (SEDA, 1998:1-6).
Türk Eğitim Sistemi’nde yer alan örgün eğitim ve yaygın eğitim kurumları şematik olarak Şekil 2’de gösterilmiştir.
Kaynak: TÜSİAD ve MEB yayınlarından yararlanılarak hazırlanmıştır. - Anasınıfı -Anaokulu -Uygulamalı Anaokulu - İlkokul -Ortaokul -Yatılı Bölge Okulu - Genel Liseler -Erkek Teknik Liseler -Kız Teknik Liseler -Tic. ve Turizm Mes. Lis. -İmam Hatip Liseleri -Sağlık Meslek Liseleri -Özel Mes. ve Tek. Lis. -Beden Eğit. ve Spor Lis.
- Fakülteler -Yüksekokullar
-Meslek Yüksek Okulları -Devlet Konservatuarı -Uygulama Arş. Enstitüleri
- Endüstriyel PSO -Pratik Kız Sanat Okulları -Olgunlaşma Enstitüleri -Çıraklık Eğitim
-Mes.Tek. Açıköğretim Okulları -Halk Eğitim Merkezleri -Yetişkinler Tek. Eğt. Arş. Mer. -Sanayi Sitesi Çıraklık Eğt. Kur. -Mesleki ve Teknik Eğt. Arş. Mrk. -İl Çıraklık ve Meslek Eğt. Kursları
- Okuma-yazma Kursu -Mes. ve Genel Bilgi Kurs. -Sanayi Eğitim Kursları -Sosyal ve Kültürel Uyg. -Özel Kurslar
-Özel Dershaneler -Usta Öğretici Geliş. ve Uygulama Kursları -Özel Eğitim Kursları -Ustalık Eğitimi
-İşletmelerde Mesleki Eğit. Türk Milli Eğitim Sistemi’nde Örgün ve Yaygın Eğitim
Kurumları
Örgün Eğitim Yaygın Eğitim
Okul Öncesi Eğitim
İlköğretim Ortaöğretim Yükseköğretim Yaygın Eğitim Kurumları Yaygın Eğitim Kursları Şekil 2: Türk Milli Eğitim Sistemi’nde Örgün ve Yaygın Eğitim Kurumları
2.4.Büro Yönetiminin Tarihsel Gelişimi
Beyaz yakalı işçilerin, papirüs ve tüy kalemlerin kullanılması ile birlikte, tarihte ortaya çıkan ilk işçiler olduğu söylenebilir. Ancak çağdaş anlamda bürolar, sanayi devrimi ile birlikte biçimlenmeye başlamışlardır.
Sekreterlik mesleğinin kökeni eski Mısır ve Yunan toplumlarına dayanmaktadır. Tarih belgeleri, ilk sistemli sekreterlik hizmetlerinin Eski Mısır ve Yunan toplumlarında verildiği belgelemektedir. Bu dönemlerde kayıt tutma ve belgeleme amacıyla ‘sırdaş sekreterlere’ gerek duyulmuştur (Bahşı, 2002:5).
İlk büro işi olan ‘kayıtlar’ kil tabletler üzerine yazılmıştır. Söz konusu yazım işlemi daha sonraki dönemlerde papirüsün keşfine ve onun ardından da kâğıtlara kayıt yapılarak devam etmişti. İlk büro işleri, vergiler, doğum ve ölüm tarihleri ve arazi ile ilgili basit işler olmuştur. Bununla birlikte, modern anlamda büro işleri, sanayi devrimi ile birlikte başlamıştır.1873 yılında Christoper Sholes tarafından icat edilen daktilo üretilmeye başlandı. Daha hızlı ve karmaşık bilgi ihtiyacının bir sonucu olarak, daktilo, hesap ve fotokopi makinelerinin gelişmesi, büro işlerinin önemini artırmıştır (Tengilimoğlu ve Tutar, 2009:35).
İlk zamanlarda erkeklerin ağırlıklı olarak çalıştığı bürolarda sanayileşmenin gelişmesiyle kadın işgücünde de artışlar gözlenmiştir. Sekreterlik hizmetlerinde kadınların çalışmaya başlaması 1870’li yıllarda görülmektedir. Ancak o yıllardaki istatistiklere bakıldığında büro hizmetlerinde çalışan erkeklerin kadınlara oranı % 97,3’tür. Bu durum 1970’li yıllara gelindiğinde ise büro % 35’lik bir bölümde erkeklerin, kalan % 65’lik bölümde ise kadınların çalıştığı görülmektedir (Tekgil ve Ercan, 1985:1).
Büro yönetiminin önem kazanması, yönetimin bilimsel bir süreç olarak görüldüğü klasik yönetim düşüncesiyle birlikte olmuştur. Büroların kayıt işlemlerinin görüldüğü yerler olarak kullanıldığı dönemlerde bürolar yazıhane olarak işlev görmüştür. Günümüzde ise çağdaş bürolar;
• Artan bilgi işlem gereksinimi,
• Kamu işlerin sistemli bir tarzda örgütlenmesi ihtiyacı
gibi nedenlerle geleneksel memuriyet işlemlerinin görüldüğü emek işçisi olan büro çalışanlarının istihdam edildiği yerler olmaktan gün geçtikçe uzaklaşarak, veri toplayan, rapor hazırlayan, bilgi işleyen bilgi işçilerinin istihdam edildiği ve yönetsel büro yönetiminin önem kazandığı yerler olarak gelişmektedir (Tengilimoğlu ve Tutar, 2009: 35).
Türkiye’de sekreterlik mesleğinin, dünya ile birlikte olmasa da benzer şekilde geliştiği söylenebilir. Sekreterlik hizmetleri, sanayileşme ile birlikte yöneticilerin iş akışlarının artması ve karmaşıklaşmasına bağlı olarak iş hayatına girmiştir. Bu durum sekreterlik hizmetlerine ve sekreterlere olan ihtiyacı artırmış, işyerlerinin sekreter istihdamı zorunlu hâle gelmiştir.
Osmanlı Devleti döneminde Divan-ı Hümayun’daki (devletin en üst kademesi) işler; reissülküttab (yönetici sekreter) ve onun idaresinde bulunan beylikçinin nezaretinde görülürdü (Hallaçoğlu, 1991:20). Cumhuriyet döneminde ise sekreterlik görevini yazmanlar ve kâtipler üstlenmişlerdir. Sekreterlik mesleği 1953 yılında ilk kez Devlet Su İşleri Genel Müdürlüğü ile Karayolları Genel Müdürlüğünde bugünkü anlamıyla hizmet sunmaya başlamıştır (Tutar, 2001:10).
Sekreterliğin bir meslek olarak kabul edilmeye başlanmasıyla birlikte, ilk kez 1956 yılında Ankara’da 30 kız öğrenciden oluşan ve iki yıl süren lise ve dengi okul mezunları için sekreterlik programı açılmıştır. Bu iki yıllık eğitim programı daha sonra İstanbul, İzmir, Bursa, Adana, Erzurum, Eskişehir, Malatya, Samsun ve Zonguldak olmak üzere on ilde daha açılmıştır.
Bu öğretim kurumları yüksek öğretim sayılmaması nedeniyle talep görmemiş ve 1975-1976 öğretim yılında kapatılmıştır. 1970 yılında yapılan düzenlemelerle Ankara, İzmir, İstanbul ve daha sonra da Manisa’da üç yıllık eğitim veren Sekreterlik Meslek Liseleri açılmıştır (Coşan, 2003).
Sekreterlik eğitimine verilen önem 1980’li yıllardan sonra artmaya başlamıştır. Örgütlerin genişlemesi ve sayılarının artması iş hacminin büyümesine neden olmakta;
dolayısıyla hem sekretere olan ihtiyaç artmakta hem de bu konuda yetişen nitelikli elemanlara ihtiyaç duyulmaktadır (Demirtaş, 1998:58).
1980-1981 yılında YAY-KUR bünyesinde Meslek Yüksek Okullu büro yönetimi ve sekreterlik bölümleri açılmıştır. 1982 yılından itibaren bu eğitim kurumları üniversite bünyesine alınmış ve buralarda önlisans düzeyinde eğitim verilmeye başlanmıştır (Coşan, 2003).
Türkiye’de sekreterlik hizmeti, iş akışı fazla olan yöneticilerin yazışma, haberleşme ve organizasyon işlerinin aksamadan yürümesi amacıyla iş hayatına girmiştir (Altınöz, 1997:17). Bu gereksinimlerle ortaya çıkan bürolarda yer alan sekreterlik mesleğini yerine getirecek donanımlı elemana ihtiyaç duyulmuştur. Bu da sekreterlik eğitiminin önemini ön plana çıkarmaktadır.
2.5.Türkiye’de Büro Yönetimi Eğitiminin Gelişimi
1739 sayılı Millî Eğitim Temel Kanunu ile belirlenmiş olan Millî Eğitim Sistemi, "Örgün Eğitim" ve "Yaygın Eğitim" olmak üzere iki ana bölümden oluşmaktadır.
Örgün büro yönetimi eğitimi; ortaöğretim (mesleki eğitim) ve yüksek öğretim seviyesinde verilmektedir. Yaygın büro yönetimi eğitimi ise; gerek resmi gerekse özel kuruluşlar tarafından verilen değişken ve kısa süreli mesleki kurslar niteliğinde bir görünüm arz etmektedir (Tablo 2.1).
Tablo 2. 1: Türkiye’de Büro Yönetimi Eğitiminin Genel Görünümü
Örgün Eğitim Yaygın Eğitim
MEB Bünyesinde YÖK
Bünyesinde
Farklı Kurumlar Kız Meslek Liseleri
Ticaret Meslek Liseleri Kız Teknik ve Meslek Liseleri
Çok Programlı Liseler
Önlisans (MYO) Lisans
Yüksek Lisans
MEB (METEM)
MEB (Çıraklık Eğitim Merkezleri) İŞKUR (Çeşitli Kurslar)
Meslek Kuruluşları (İZ-DER, BUSGED)
AÖF (Uzaktan eğitim)
Sosyal Kuruluşlar (SEDAM vb.) Üniversiteler (Sertifika Programları) Belediyeler
Özel Eğitim Kurumları (Kurslar) Halk Eğitim Merkezleri
İşletmeler (Hizmetiçi Eğitim) Diğer
2.5.1. Ortaöğretim Düzeyinde Büro Yönetimi Eğitimi
Ortaöğretim; ilköğretime dayalı, en az dört yıllık genel, mesleki ve teknik öğretim kurumlarının tümünü kapsar.
Milli Eğitimin genel amaçlarına ve temel ilkelerine uygun olarak, ortaöğretimin amaç ve görevleri;
3. Bütün öğrencilere ortaöğretim seviyesinde asgari ortak bir genel kültür vermek suretiyle onlara kişi ve toplum sorunlarını tanımak, çözüm yolları aramak ve yurdun iktisadi sosyal ve kültürel kalkınmasına katkıda bulunmak bilincini ve gücünü kazandırmak,
4. Öğrencileri, çeşitli program ve okullarla ilgi, istidat ve kabiliyetleri ölçüsünde ve doğrultusunda yüksek öğretime veya hayata ve iş alanlarına hazırlamaktır.
Bu görevler yerine getirilirken öğrencilerin istek ve kabiliyetleri ile toplum ihtiyaçları arasında denge gözetilir.
İlköğretimini tamamlayan ve ortaöğretime girmeye hak kazanmış olan her öğrenci, ortaöğretime devam etmek ve ortaöğretim imkânlarından ilgi, istidat ve kabiliyetleri ölçüsünde yararlanma hakkına sahiptir (MEB, 2012).
Orta öğretim kendi bünyesinde genel ortaöğretim ve mesleki ve teknik ortaöğretim olmak üzere iki ana gruba ayrılmıştır. Mesleki ve teknik alanlarla ilgili programlar, mesleki ve teknik ortaöğretim sürecinde yer alır.
Genel Ortaöğretim
İlköğretime dayalı en az dört yıllık eğitimle öğrencilere genel kültür kazandırmanın yanı sıra, ilgi, istek ve yetenekleri doğrultusunda yükseköğretime, hem yükseköğretime veya geleceğe hazırlayan eğitim öğretim sürecidir.
Genel ortaöğretim kurumları liselerden oluşur. Önceki yıllarda 3 yıl öğrenim süresi olan bu kurumlar eğitim sistemindeki gelişmelerle birlikte 4 yıla çıkarılmıştır.
Mesleki ve Teknik Ortaöğretim
Mesleki ve Teknik Ortaöğretim; İlköğretime dayalı en az dört yıllık eğitimle öğrencilere genel kültür kazandırmanın yanı sıra, ilgi, istek ve yetenekleri doğrultusunda yükseköğretime, hem yükseköğretime hem mesleğe veya geleceğe ve iş alanlarına hazırlayan eğitim öğretim sürecidir (MEB, 2012).
Büro yönetimi programları mesleki ve teknik ortaöğretim bünyesinde yer alan eğitim kurumları içerisinde yer almakta ve Milli Eğitim Bakanlığı Mesleki ve Teknik Eğitim Genel Müdürlüğü’ne bağlı olarak faaliyet göstermektedir (Şekil 3).
