YURT DIġI OFĠSTE, AKARYAKIT FATURASI HĠLESĠ

ÇalıĢmanın bölümlerinde de bahsedildiği gibi, bu maddede bahsedilen hile, iĢletme içerisinde kurulmasının uygun olacağı “ihbar hatları” yöntemiyle tespit edilmiĢtir. Müdürlüğün bulunduğu noktada müdürlük çalıĢanlarından biri, “etik hat” yordamıyla ilgililere hile eylemini ihbar etmiĢ ve gerekli iĢlemler iç denetim birimi tarafından yapılmıĢtır.

Dünyanın değiĢik noktalarında uçuĢları bulunan havayolu firmasının uçuĢu olan noktalarda müdürlükleri bulunmaktadır. Özellikle de yurt dıĢında bulunan müdürlükler için özel araç tahsis etmektedir. Bu araç, müdürlerin (müdürün kendisi ile kısıtlı olmak Ģartıyla iĢ – ev arası kullanımında, mevcut satıĢı artırmak için acente ziyaretlerinde, pazarlama faaliyetlerinde vb.) sadece iĢletmenin yararına kullanmak için söz konusu müdürlüğe tahsis edilmiĢtir.

Yanı sıra iĢletme sadece araç tahsis etmekle kalmayıp, aracın akaryakıtını da herhangi bir sınırlama olmaksızın kendi kasasından sağlamaktadır. Bunun için, aracı kullanan ilgili müdürlük sorumlusu müdür, akaryakıtı satın aldıktan sonra muhasebe bölümüne sunmak üzere akaryakıt faturasını getirmek zorundadır.

Yukarıda bahsedilen bu Ģartları bilen iĢletmenin yurt dıĢındaki temsilcisi statüsündeki yöneticisi, nüfuzunu ve iĢletmenin yurt dıĢındaki gücünü kullanarak, meskenine yakın, çeĢitli maddi sıkıntılar çeken akaryakıt istasyonu ile anlaĢma yapmıĢtır.

Bu anlaĢma iĢletmenin kurum kültürüne, etik duygularına tamamıyla aykırı olacak Ģekilde Ģu Ģekildedir:

Akaryakıt istasyonu, iĢletmenin yurtdıĢındaki bahse konu müdürlüğü için tahsis edilmiĢ araç adına müdürün istediği fatura bedeli kadar fatura kesebilecek, bu faturanın ilgili ülkenin tahsil ettiği çeĢitli vergileri (katma değer vergisi vb.) müdür tarafından karĢılanacaktır. Ancak fatura, fatura üzerindeki kaĢe, fatura üzerinde yazılı olan firma, firmanın yurt dıĢındaki meskûn olduğu ülkenin ticaret sicil kaydı ve buna benzer tüm bilgileri gerçektir.

84

Asıl hile, belgeler üzerinde yapılmamıĢtır. Akaryakıt almadan, alınmıĢ gibi göstererek yapılmıĢtır. Etik hattı arayan müdürlük çalıĢanlarından biri konuyu özetle açıklamıĢ detaylarını ve delillerini iĢletmenin iç denetim biriminin kullandığı duyuru mail adresine, yazarı bilinmeyen (anonymous) bir mail adresiyle resimlerini çekip göndermiĢtir.

Hile eylemini soruĢturmayla ilgili, kıdemli bir denetçi tarafından yapılması uygun olacağı tavsiye edilmiĢtir.

Açılan soruĢturma sonunda çoğunluğu analiz tekniğine dayanılarak yapılan tespitler:

Öncelikle bu ihbarla ilgili bahse konu müdürden savunma yani izahat istemiĢtir. Müdür ifadesinde akaryakıtı olması gerekenden daha fazla kullandığını kabul etmektedir. Ancak bu kullanımın neredeyse tamamı iĢletmenin menfaatine kullandığını aktarmaktadır.

Acente ziyaretleri, Pazarlama faaliyetleri,

ĠĢletme aleyhine açılmıĢ davalar için mahalli avukat ile görüĢmek amacıyla, ĠĢletme aleyhine açılmıĢ davalarda duruĢmaya katılmak amacıyla mahalli mahkemenin bulunduğu noktaya intikal amacıyla vb.

ĠĢletmenin iĢleri için müdürlük adına kayıtlı otonun kullanıldığını, savunmasında yer alan bu mazeretleri içinde akaryakıt kullanıldığını beyan etmiĢtir.

ĠĢletmenin kıdemli iç denetçisi, beyanların doğru olup olmadığını kontrol etmek için hayatın olağan akıĢına ters olup olmadığını kanıtlamak için bir dizi uygulamalar gerçekleĢtirir.

1- Müdürlük ve müdürün ikamet ettiği evin arasındaki mesafe, kilometre

cinsinden tespit edilmiĢtir.

85

3- ĠĢletme aleyhine açılmıĢ ve Müdürün katıldığı, hangi davalarda ifade

verdiği, tutanaklar ve tutanakların üzerindeki tarihler incelenmiĢtir.

4- Müdürün hangi acenteleri ziyaret ettiği tespit edilmiĢ ve mesafeleri

kilometre cinsinden hesaplanmıĢtır.

5- Ġfadede beyan olunduğu gibi pazarlama faaliyetleri için nerelere gidildiği

ve kimlerle görüĢüldüğü tespit edilmiĢ, mekânların mesafeleri kayda alınmıĢtır.

Yukarıda sayılan tüm bu tespitlerden sonra veri madenciliği yöntemi de kullanılarak anlaĢılmıĢtır ki, toplam mesafeleri ile söz konusu aracın yakıtı arasında çok ciddi fark vardır. Bu fark olması gerekenin yaklaĢık 5 katı kadardır. Tespitler ile müdür ifadesindeki tutarsızlıkların nedenleri, henüz hile raporunu yazmadan, sözlü Ģekilde tekrar sorulduğunda:

Aracın o dönemlerde karbüratörü ve mekanik aksanı ile ilgili sorunlarının olmasından dolayı, olağan akıĢından çok daha fazla yakıt tükettiğini ifade etmiĢtir.

Kıdemli iç denetçi tarafından “neden tamiratının yapılmadığı ve basiretli bir Ģekilde gerekli önlemin alınmadığı” Ģeklinde bir soru yöneltildiğinde mantıklı bir cevap alınamamıĢtır.

“Pazarlama faaliyetleri için ziyaret ederken aracın kullanıldığını” belirten müdürün bu ifadesini doğrulamak amacıyla belirtilen acentelere müdürün aracıyla ziyaret edip etmediği sorulduğunda olumlu bir yanıt alınamamıĢtır. Ancak acenteye yöneltilen bu soru herhangi bir soruĢturma olup olmadığı veya hesap sorma babıyla değil de sanki bir anket ve ya istatistik çalıĢması gibi sorulmuĢ, böylelikle iĢletmenin yurt dıĢındaki temsilciliği olan müdürlük, çalıĢanları, hile eylemini gerçekleĢtiren ve bundan dolayı ifadesine baĢvurulan müdür, yanı sıra firmanın imajı zedelenmemiĢtir.

Bununla beraber satıcı hilesi konusuna taraf olan akaryakıt istasyonu ile iletiĢim kurulmaya çalıĢılsa da gerekli bilgi veya belge alınamamıĢtır. Sebebi, akaryakıt istasyonunda ile karıĢan kiĢinin de bu hileye taraf olmasından dolayı ayyuka çıkacağından bilgi ve belge akaryakıt istasyonu tarafından verilmemiĢtir.

Diğer yandan ihbar hattını arayan müdürlük bünyesinde Ģirket çalıĢanlarından olan personel ile ilgili çalıĢmada da belirtildiği gibi gizlilik sebebiyle asla iletiĢim

86

kurmamıĢtır. Kıdemli denetçi olsun olmasın hiçbir soruĢturma unsuru personel ve ihbar eden ile ilgili her hangi bir bilgi üçüncü kiĢilere verilmemiĢtir. Mahremiyet yüklü bu davranıĢta, tekerrür edecek olan bir hile eylemine tanık olunduğunda, personele güven duygusu aĢılanmak istenmiĢtir.

YaĢanmıĢ bu hile örneği delilsizlikten dolayı müdüre, iĢten uzaklaĢtırma (iĢletme ile çalıĢan arasında imzalanan iĢ aksinin feshi) cezası verilmediği, bunun yerine mevkiinin tenzil edildiği ve görev yerinin değiĢtirildiği, gelen bilgiler arasındadır.

Konuyla ilgili ihbar hattını kullanarak hileyi ihbar eden çalıĢana ödül sistemi olmasına rağmen kiĢisel bilgilerini vermediğinden dolayı herhangi bir ödül verilememiĢtir. Bununla beraber geçerli bir (anonymous hariç) iletiĢim numarası veya elektronik posta adresi de vermediğinden dolayı yapılan iĢlemlerle ilgili kendisine hem teĢekkür hem de bilgilendirme amaçlı geri dönüĢ iĢletme tarafından sağlanamamıĢtır.

Muhbir, ihbar hattını iĢletmenin iç denetim birimi ilgilileri soruĢturmayı tamamladıktan sonra arayarak takip numarasını telaffuz etmiĢ ve ne gibi bir iĢlem yapıldığına dair bilgi istemiĢtir. Yine iĢletmenin kurum kültürü çerçevesinde hile eylemi gerçekleĢtiren müdürün rencide olmayacağı Ģekilde yanı sıra iĢletmenin imajına ters düĢmeyecek Ģekilde kendisine ihbar hattı çalıĢanı tarafından bilgiler verilmiĢ aynı zamanda hassasiyetinden dolayı teĢekkür edilmiĢtir.

Eğer çalıĢan Ģahsi bilgilerini vermiĢ olsaydı yaptığı bu davranıĢtan dolayı çalıĢtığı birim hatta iç denetim birimi değil de sadece kendisine bileceği Ģekilde üst yönetim tarafından motive edici ödüllendirilecekti. Ancak çalıĢan bu ödülü kendisine teklif edilmesine rağmen hem ödülün kendisine ulaĢması hem de istatistiklerde yer almasının uygun olmayacağını belirtmiĢ ve bilgilerini vermemiĢ, dolayısıyla ihbar ikramiyesini geri çevirmiĢtir.