3.79 D e n e t l e n e n k u r u m l a taslak rapor üzerinde m u t a b a k a t s a ğ l a n d ı ğ ı n d a , yayımlama ile sonuçlanmasına kadar atılacak bir çok adım vardır.
Bölüm 3 Performans Denetiminin Yürütülmesi
6 8
-Sayıştay Başkan'ının onayı. Raporu onayladığı zaman, -Sayıştay Başkanı raporun bir nüshasını imzalar. Raporda görülen tarih, denetlenen kuruma gönderilen nihai rapor nüshasının tarihidir.
M a s a üstü yayıncılık. Bütün Sayıştay raporları Bilgi İşlem M e r k e z i (Information Centre) tarafından basılır. Bilgisayarda basılan nüsha, raporun Başkanlık Bürosu ( Private Office) veya d e n e t i m yöneticisi tarafından verilen en son taslağı esas alır. Görevliler, metnin ve grafiklerin yayıma hazır o l d u ğ u n d a n e m i n o l m a k için r a p o r u n b a ş t a n sona tashihini yapmalıdır.
Basım. Bilgi tşlem M e r k e z i , basım işini gerçekleştirir. Prova baskısı, raporun bilgisayarda düzenlenen son versiyonu ile karşılaştırılarak, biçim ve format bakımından kontrol edilmelidir.
Mizanpaj ( Laying). A v a m Kamarasına sunulmak üzere raporun mizanpajı yapılmış bir nüshasını hazırlamak, editörün sorumluluğundadır. İki nüsha, mizanpaj için basın bürosuna gönderilir.
R a p o r u n dağıtımı. R a p o r nüshalarının, raporda ismi geçen kurumlara kopyasının gönderilmesinden denetim ekipleri sorumludur.
Y a y ı m d a n s o n r a r a p o r l a r d a d ü z e l t m e l e r y a p ı l m a s ı . Z a m a n z a m a n denetlenen kurumlardan biri, yayımlanmış raporda yer alan bir olgunun doğru ifade edilmediğini farkedebilir ve oturumdan önce K a m u Hesapları Komite'sini b i l g i l e n d i r m e k isteyebilir. H a z i n e , d e n e t l e n e n k u r u m l a r a o t u r u m d a n en az bir hafta ö n c e , K a m u Hesapları K o m i t e ' s i n e bilgi vermeleri tavsiyesinde bulunmuştur. Denetlenen k u r u m , K a m u Hesapları Komite'sine g ö n d e r m e d e n önce, herhangi bir notun içeriği k o n u s u n d a , Sayıştay ile m u t a b a k a t a varmalıdır. B u , K a m u Hesapları K o m i t e ' s i n e üzerinde mutabakata varılmış raporlar sunulmasının temini bakımından gereklidir.
Basın açıklamaları ve medya ile ilişkiler
3.80 Basın açıklamasının amacı, rapor hakkında medya'ya bilgi vermektir.
3.81 Taslak basın açıklamaları, m ü m k ü n olduğunca rapor m e t n i n d e geçen kelimeler kullanılarak, Sayıştay raporundaki öntnıii n o k t a l a ı oıçülü ve objektif bir şekilde vermelidir. Taslak basın açıklamaları hakkında Sayıştay Basın Bürosuna danışılmalıdır; Büro tavsiye ve önerilerde bulunabilir.
3.82 Sayıştay Basın Bürosu ile m u t a b a k a t sağlandıktan sonra taslak basın açıklaması, raporun nihai hali ile birlikte ita amirine ve gerektiğinde, ilgili taraflara gönderilmelidir. Onaylandığı zaman, Sayıştay Basın Bürosu, basın açıklamasının birer örneğini denetlenen k u r u m u n , Hazinenin ve K a m u Hesaplan Komite'si Raportörlüğünün basın bürolarına gönderecektir.
3.83 Raporlar ve basın açıklamaları 36 saatlik bir yayım ambargosu konularak gönderilir. Ambargo, yayım günü 00.01'de biter ve bu basın açıklamasında belirtilir.
Medya
3.84 Medya mensupları ile bir araya gelinecekse, denetçiler incelemeyle ilgili bütün bilgileri Basın Bürosuna iletmelidir. Basın bürosu:
• yayım öncesi rapor hakkında söylenecekleri asgari düzeyde tutacaktır:
bir incelemenin veya diğer soruşturmanın mevcudiyetini doğrulamak için açıklama yapılmasında sakınca yoktur; ancak, detaylar, Sayıştay Başkanı tarafından K a m u H e s a p l a n Komite'sine gelecek raporlar
Bölüm 3 Performans Denetiminin Yürütülmesi
7 0
-hakkında sunulan yıllık m e m o r a n d u m d a yer alan özet paragraftaki kadar olmalıdır.
• alan çalışmaları, ilgilenilen spesifik alanlar, raporun olası yapısı veya sonuçları konusunda tartışma kabul etmeyecektir; ve
• her zaman yayımın öngörüldüğü gibi olmama ve yayımlanmış raporda her inceleme sonucunun yer almama olasılığı daima bulunduğundan, belli bir yayın tarihi verilmeyecektir.
3.85 Basın B ü r o s u , y a y ı m l a n m a a ş a m a s ı n d a olan r a p o r h a k k ı n d a basına olaylara dayanan mütevazi brifingler verir.
Faydalı bilgiler
3.86 Basın açıklamasının kaleme alınmasında akılda tutulması gereken noktalar şunlardır:
• Konu hakkında bilgisi olmayan bir okuyucunun sorabileceği sorular dikkate alınmalıdır. Örneğin; "Maliyeti nedir? Niçin oldu? Sonuç nedir?". Mesaj, kısa ve açık olarak verilmelidir.
• Raporun önemli mesajları özetlenirken, raporun özet ve sonuçlar bölümündeki sözcükler kullanılmalıdır. Yanlış anlamaya yol açabilecek bir şey konulmamalıdır. Rapordaki anlatım tarzı benimsenmelidir.
• ilk paragrafa raporun en önemli sonuçları konulmalıdır.
• Diğer paragraflarda daha fazla detay verilebilir. Ölçmeye yarayacağı ve perspektif sağlayacağı için istatistikler, parasal değerler ve yüzdeler kullanılmalıdır.
• Özel noktaları açıklamak için örnekler kullanılmalıdır.
• Basit bir dil ve kısa cümleler kullanılmalı ve kısaltma kullanmaktan kaçınılmalıdır.
• Duygusal bir söylemden ve sansasyon yaratmaktan kaçınılmalıdır.
• Raporda olmayan materyaller ortaya konulmamalıdır.
• Basın açıklaması mümkün olduğunca kısa tutulmalıdır, iki sayfaya ilaveten Editörlere yazılacak notlar yeterli olabilir.
• Sayıştay Basın Bürosunun yanı sıra, çalışmaya katılmayan birisine taslak hakkında danışılmalı; taslaktan ne anladıkları onlara sorulmalı; iletmek istedi
ğiniz mesajın onların anladıkları şeyler olup olmadığı değerlendirilmelidir.
Kamu Hesaplan Komitesi
3.87 ita amirlerinin sözlü bilgisine başvurulduğunda K a m u Hesaplan Komitesi, Sayıştay raporları hakkında gerekçeli görüş alır. Sunulan kanıtları, ita Amirinin ve diğer temsilcilerin verdikleri sözlü bilgileri değerlendirerek, Komite kendi raporunu hazırlar.
3.88 Sayıştay iki şekilde Komite'ye destek sağlar:
• Oturumlarda temsilcilerden alman bilgiler hakkında Komite başkan ve üyelerini aydınlatmak; ve
• Komite'ce incelenen her konuya ilişkin olarak alman kanıtları kapsayan raporların ve basın a ç ı k l a m a l a r ı n ı n k a l e m e a l ı n m a s ı n d a K o m i t e Başkan'ına yardımcı olmak.
Bölüm 3 Performans Denetiminin Yürütülmesi
3.89 Hazine denetlenen kuruma danışarak, H a z i n e Zabiti formunda, K a m u Hesapları Komitesi Raporu'na H ü k ü m e t i n resmi cevabını hazırlar. Bu cevap, Komite'nin önerilerine karşılık olarak denetlenen k u r u m u n almayı d ü ş ü n d ü ğ ü tedbirlerden oluşur. H a z i n e Zabıtları p e r i y o d i k olarak Parlamento'ya sunulur ve genellikle bir grup K a m u Hesapları Komite'si raporunu kapsayan h ü k ü m e t yazıları ( C o m m a n d Papers) şeklindedir.
Kamu Hesapları Komitesi, Hazine Zabıtlarındaki cevaplardan tatmin olmaz ise; - ki zaman zaman bu durum sözkonusu olur.- ita amirinden daha fazla yazılı ve sözlü bilgi almaya karar verir. Her yıl Sayıştay, kurumların hazine zabıtlarında belirtilen taahütlerin yerine g e t i r i l m e s i n d e sağladıkları gelişmeleri izleyen çok sayıda çalışma yapar.