29.1.Yüklenici, bu sözleşmeden kaynaklanan yükümlülüklerini yerine getirirken İdarenin onayı ile sorumlu bir vekil atayabilir. Bu durumda Yüklenici, sözleşmenin imzalanmasından sonra İdarenin uygun göreceği bildirim süreleri ve koşullar dahilinde noterlikçe tanzim edilecek yetki belgesi ile birlikte yetkili temsilcisinin (yüklenici vekili) adi, soyadı, adres ve telefonlarını İdareye bildirmekle yükümlüdür.
29.2. Yüklenici vekili, muayene ve kabul işlemleri ya da montaj işlemleri sırasında, İdarenin yetkili birimleri veya komisyonları ile birlikte çalışacaktır.
Madde 30 - Denetim, muayene ve kabul işlemleri 30.1.
İmalat veya üretim sürecinde ara denetim:
İmalat ve üretim süreci gerektiren alımlar için geri dönüşü olmayan hataların ortaya çıkmasını önlemek, teslim süresinde gecikmelere yol açmamak ve hataların zamanında giderilmesini sağlamak amacıyla imalat veya üretim tamamlandıktan sonra kontrol imkanı olmayan hususlarda malın ihale dokümanında belirtilen kalite ve özelliklere uygun olarak üretilip üretilmediğinin tespiti için idare tarafından imalat veya üretim sürecinde belirli aşamalarda ve aralıklarla denetleme yapılabilir. Ancak son muayenede kontrol imkanı bulunan hususlar için imalat veya üretim sürecinde ara denetim yapılmayabilir.
Malın niteliğinin imalat veya üretim aşamasında denetim veya muayene gerektirmesi halinde bu mallar idarenin görevlendirdiği ve bütün masrafları idarece karşılanacak işin uzmanı kişi yada kişiler vasıtası ile üretimin yapıldığı yerde incelenebilir. İdare tarafından denetim için görevlendirilenler üretici firmalara önceden haber vermeksizin üretim sırasında kontrol
yapabilir. Üretim sırasında tespit edilen olumlu veya olumsuz hususlar rapor halinde düzenlenir ve denetim görevlisi ile yüklenici firma yetkilisi tarafından imzalanır. Yüklenici firma yetkilisinin imzadan İmtina etmesi halinde bu husus raporda belirtilir.
İncelemede üretim şekli ve kalitesinin, malların ihale dokümanında yer alan hükümlere aykırı olarak imali sonucunu doğuracağının tespit edilmesi halinde, bu durum bir raporla tespit edilerek yükleniciye bildirilir. Üretim şeklinin idarenin uyarılarına rağmen değiştirilmemesi ve kalitenin arttırılmaması halinde idare, malın teslim aşamasında test ve muayeneye dahi tabi tutmaksızın reddetme hakkına sahiptir. Bu şekilde yapılan ara denetimler muayene ve kabul komisyonlarının yetki ve sorumluluğunu kaldırmaz.
Bu denetimler sonucu oluşturulan raporlar muayene ve kabul aşamasında değerlendirilmek üzere idareye sunulur.
Yüklenici, idare tarafından yapılan ara denetimler ve denetim sonucunda hazırlanan raporları öne sürerek ihale dokümanlarında belirtilen teknik ve idari sorumluluklardan kurtulamaz Denetimin idarenin personeli tarafından yapılması esastır. Ancak işin özelliğinin gerektirdiği durumlarda idareler bu konuda hizmet satın alabilir
Muayene edilecek yer ve alınacak tedbirler
Muayeneye tabi tutulacak mal veya numune, idarenin mevcut malları ile karışmaması amacıyla ve malın niteliği ve evsafı değişmeyecek şekilde, muayene sonucu alınıncaya kadar ayrı bir depoda geçici olarak saklanır.
Bunun mümkün olmaması halinde, muayene, idarenin deposu içinde ayrılacak bir yerde yapılır ve sözleşme konusu malın veya numunenin değiştirilmesini ve eksilmesini önleyici her türlü tedbir idarece alınır.
Muayene işlemleri
Bir malın veya yapılan işin komisyon tarafından muayenesine başlanabilmesi için aşağıdaki işlemlerin tamamlanması gerekmektedir.
Yüklenicinin malı ihale dokümanına uygun şekilde teslim etmesi veya dokümana uygun olarak teslime hazır hale getirildiğini idareye bildirmesinden itibaren en geç beş işgünü içinde idarece muayene ve kabul işlemlerine başlanır.
İdare tarafından öncelikle yükleniciye muayene ve kabul işlemlerinin yapılacağı tarih bildirilerek belirtilen yer, gün ve saatte kendisinin veya yetkili vekilinin hazır olması yazılı olarak bildirilir. Bildirimin postaya verilmesini takip eden yedinci gün yükleniciye tebliğ edilmiş sayılır. Bildirim imza karşılığı elden tebliğ edilmek suretiyle de yapılabilir.
Malın muayeneye hazırlanmasında yüklenicinin görevleri Yüklenici tarafından, muayene edilecek malın;
Tamamının incelenmesini kolaylaştıracak bir düzende bulundurulması, Numune alımı ile ilgili her türlü aparat malzeme ve ekipmanın hazır edilmesi,
Usulüne uygun ve kolay muayene yapılabilmesi için muayene başlamadan önce belirli bölümlere ayrılması, sağlanmalıdır.
Muayenede aranacak hususlar
Muayenede aranacak hususlar; ihale dokümanında yazılı şartlardır. Numune alınmak suretiyle kabule konu mallar için malın niteliğine göre yeter sayı ve evsafta numune alınması ve
muhafazası idarenin sorumluluğundadır. Muayeneye sunulan malın önce bütünü incelenerek gerek görülür ise yeter sayıda numunesi saklı tutulur. Numune, mühürlü durumda,
özelliklerinin bozulmasına fırsat vermeden garanti süresi boyunca alıkonulur.
Tekrar inceleme
Numunenin ilk incelenmesinde bulunan sonuçlar üzerinde, uygunluğu hakkında yeterli kanaat edinilemez ise numuneler üzerinden bir muayene daha yapılır. Her iki muayene de aynı sonucu verdiği takdirde nihai karar verilir. Bu iki muayene değişik sonuçlar vermiş ise, o numune üzerinde üçüncü bir muayene daha yapılarak bu üç muayenenin sonuçlarına göre karar verilir.
Muayenede izlenecek yöntem
Muayenelerde önce fiziksel nitelikler kontrol edilir. Fiziksel niteliklerinin tamamı ihale
muayenelerine gönderilmez. Fiziksel muayenede niteliklerin bazıları uygun çıkmazsa muayene yarıda bırakılmaz, muayene işlemi tamamlanır.
Yükleniciler, fiziksel muayene sonucu verilen red raporuna idarece tebliğinden itibaren (3) üç iş günü içerisinde usulüne göre itiraz ederek ikinci bir muayeneyi isteyebilirler. Yüklenicinin, kendisine tebliğ edilen red raporuna (3) üç iş günü içerisinde itiraz etmemesi durumunda malın reddi kesinlik kazanır. Yüklenicinin itiraz ederek ikinci muayeneyi talep etmesi durumunda, mal aynen korunmak suretiyle ilk muayenede bulunmamış olan kişilerden kurulacak en az üç kişilik ikinci bir komisyona muayene yaptırılır. Bu komisyonun vereceği kararlar kesin olup, muayene ve kabulün bu karar esas alınarak sonuçlandırılır.
İkinci komisyon fiziksel muayenede itiraz konusu olan kısımları inceler. Sonuç olumsuz ise red raporu verilir. Bu durumda laboratuvar muayenelerine geçilmez ve bu rapora itiraz edilemez.
Yüklenicinin idarece kendisine tebliğ edilen red raporuna itiraz etmemesi ve ikinci komisyon talebinde bulunmaması halinde malzemenin reddi kesinleşir. Sonuç olumlu ise, laboratuvar muayenelerine geçilir. Bu niteliklerin de uygun bulunması halinde kabul raporu düzenlenir.
Malın veya yapılan işin fiziksel muayenesi
Malın veya yapılan işin fiziksel muayenesine başlanmadan önce bir tutanak tutulur.
Tutanaklarda muayenenin başlangıcından itibaren inceleme, muayene ve numune alma
safhaları özetlenir. İzlenecek yöntem, usul ve sonuç belirtilir. Bu tutanak komisyonca imzalanır ve mevcutsa yüklenici ve/veya vekiline imzalattırılır. Muayene aynı günde bitmez ise, yüklenici ve/veya vekiline hazır bulunması için muayenenin devam edeceği gün ve saat tespit edilerek tebliğ edilir.
Laboratuvar muayeneleri
Bu işlemlerden sonra alımın niteliğinin laboratuvar muayenesi gerektirmesi halinde laboratuvar muayeneleri yapılarak sonuç hakkında rapor düzenlenir. Laboratuvar
muayeneleri varsa idarenin kendi laboratuvarlarında, yoksa diğer kamu kuruluşlarına ait laboratuvarlarda, bu da mümkün olmaz ise özel laboratuvarlarda yapılır.
Laboratuvar muayeneleri idare tarafından masrafları yüklenici firmaya ait olmak üzere idare personelinin kontrolü altında yapılır. Ancak yurt içi laboratuvarlar uygun görülmediği
takdirde bazı testler yurt dışında da yaptırılabilir.
Hakem laboratuvar muayenesi
Laboratuvar muayenesi sonucunda reddedilen mal veya yapılan iş yüklenicinin itirazı halinde veya muayenenin idarenin kendi laboratuvarı dışında her hangi bir laboratuvarda yapılması durumunda ise şartnameye uygunluk raporu düzenlenen mallar için idarenin gerekli görmesi halinde yeniden muayenesi yapılmak üzere, varsa o maldan daha önce alınıp idarede
saklanmakta olan numuneler üzerinden hakem laboratuar olarak idarenin belirleyeceği bir laboratuvarda incelettirilir, bu laboratuarın vereceği rapor kesindir.
İtiraz muayenesi yalnız ilk muayeneden olumsuz çıkan ve itiraz edilen noktalar üzerinde ve ilk komisyonca tutulan numune, numune yoksa mal üzerinden yapılır.
İşin süresi içinde muayene hakları
İdare tarafından malın son teslim tarihinden önce teslim edilmesinin uygun görülmesi halinde, son teslim tarihinden önce teslim teslim edilen malın sözleşme ve eklerine uygun olmadığının tespit edilmesi durumunda, yüklenici sözleşmede öngörülen teslim süresi içinde malını alıp yenisini getirmekte veya itiraz muayenesi istemekte serbesttir. İdarece, son teslim tarihinden önce teslim edilen malın sözleşme ve eklerine uygun olmaması halinde bir defaya mahsus olmak üzere yüklenici tarafından yeni getirilecek mallar teslim alınarak muayeneleri yapılır.
İşin süresi dolmuşsa ihale dokümanında belirtilen ihtarlı süre verilerek bu süre içinde bir defa olmak üzere getirilecek mallar teslim alınarak muayeneleri yapılır.
Uygun çıkmayan mallar yerine yeniden getirilen malların muayene sonucunun da olumsuz çıkması durumunda yüklenici idarenin deposundaki malın tamamını (10) (on) takvim günü içerisinde geri almak zorundadır. 10 gün içerisinde alınmadığı takdirde teslim yerindeki Muhakemat Müdürlüğü vasıtasıyla gerekli yasal işlemler başlatılacaktır. Bu süreç içerisinde oluşacak muhafaza ücretleri yürürlükteki Adalet Bakanlığına ait depo ve garajlarda muhafaza
edilen mallar için alınacak ücret tarifesi hükümleri çerçevesinde tahsil edilecektir. Red edilen malın bulunduğu yerdeki fiziki ve kimyevi özelliklerde meydana gelebilecek bozulmalardan idare sorumlu tutulamayacaktır. Yüklenici süresinde geri almadığı mallara ilişkin olarak idareden herhangi bir hak talebinde bulunamaz.
Teslim süresinin son günü (ihtarlı süre dahil) Resmi Tatile rastlaması halinde tatili izleyen ilk iş günü mal teslimi yapılabilir. Bu taktirde ceza uygulanmaz.
Kısmi Kabul: Kısmi kabul yapılmayacaktır.
Kabul: Sözleşme konusu malların denetim, muayene ve testleri tamamlandığında, komisyonun olumlu raporu idarece kabul edilerek, ödemeye ilişkin belgenin düzenlenmesinde esas alınır.
Denetim ve muayene işlemleri ?Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik? hükümlerine göre yapılacaktır.
.
30.2. Bu sözleşme ve eklerinde, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin düzenlenmeyen hususlarda;
Kamu İhale Kurumu tarafından yayımlanan Mal Alımları Denetim Muayene ve Kabul İşlemlerine Dair Yönetmelik'te hüküm bulunması halinde bu düzenlemeler esas alınacaktır.