Yönetim süreci

Yönetim süreci, başkalarının belirlediği hedeflere ulaşma, işleri yürütme ve yap­

tırma işidir (Efil, 2010, s. 31). Yönetim işlevsel olarak plan yapma, işleri ve çalışanları örgütleme, yöneltme ve yapılan işler ile çalışanları denetlemeden oluşur. Paşaoğlu (2013, s. 5-8) bunları söyle açıklamıştır:

Planlama: Önceden belirlenen amaçlara ulaşmak için oluşturulan bir harita, bir yol gösterici olarak tanımlanabilir. Örgüt bir iş planlama yaparken, işlerin zamanını, işlerin kimler tarafından ve nasıl yapılacağını planlar. Bu planı yaparken, en uygun ola­

na ulaşmaya çalışır. Planlama, planı uygulamak için yapılacak iş ve işlemleri içerir (Genç, 2007, s. 144). Planlama süreci şunları içerir:

1. Takım kurma, örnek oluşturma ve görüş birliği, 2. Başarılar ve elindeki kaynakların bilinmesi, 3. Yapılan eylemlerin ve çevrenin değerlendirilmesi,

4. Gelecekte neler olabileceği konusunda tahmin yapılması ve değerlendirmesi, 5. Birlikte bir vizyon oluşturma ve ortak amaç belirleme,

6. Amaçlara ulaşmak için eylem planı oluşturma olarak sıralanabilir.

Stratejik planlama: Kurumun misyonunu, vizyonunu ve politikalarını içermek­

tedir. Örgütler, birlikte çalışma, beyin fırtınası, senaryolar üretme gibi çalışmalar yapa­

rak, örgütün vizyonunu belirleyebilirler. Taktik planlama; amaçları belirlemeyi, işleri, kuralları, çalışma takvimini ve mali yapıyı iyileştirmeyi içermektedir. Operasyonel planlama; gündelik faaliyetlerin planlanması ve denetlenmesidir. Amaç ve taktikler be­

lirlendikten sonra, çalışanların bu amaçlara ulaşmaları için gerekli yollar bulunmalıdır.

Belirlenen yöntemin doğruluğu ile ilgili denetimler sürekli yapılmalıdır. Hataların öngö- rülebilmesi için denetim en başta yapılmalıdır. Denetim, sürecin başından itibaren ve belli aralıklarla yapılmalı ki hedeflerde oluşabilecek sorunlar sürecin başında ve deva­

mında düzeltilebilsin. Süreç içinde amaç ve yöntemler geçerliliğini kaybedebilir. Böyle bir durum söz konusu olunca yeniden planlama yapmalıdır.

Örgütleme: Yönetimin ikinci ana görevi örgütlemedir. Örgütleme, amaçları ger­

çekleştirmek için gerekli kişilerin, araçların, kaynakların bulunması; örgütteki birimlere yetki verilmesi, buralara yetkin çalışanlar yerleştirilmesi ve kişilerin donanımsal ihtiyaç­

larının giderilmesidir. Örgütleme üç aşamadan oluşmaktadır. Bu üç aşama, yapılacak işleri belirleme ve bölümlere ayrıma, personelin ve mekânın belirlenmesi, araç ve yolla­

rın belirlenmesidir.

Yöneltme: Yönetimin yöneltme işlevi emir verme, emir zinciri oluşturma olarak tanımlanabilir. Yöneltme; örgütün amaçlarını gerçekleştirmek için yöneltilmesidir. Yö­

neltme insanı içeren bir eylemdir. Yöneltme, plana bağlı kalarak çalışanların iş yapma becerisidir. Örgütte alınan kararlar işlerin düzeninin sağlanmasıdır, yöneticinin liderlik özelliklerini kullanarak astlarını motive etmesidir ve bunlar konular yöneltmenin önemli bir bölümünü oluşturur. Yöneltme, kurumun planına uygun olarak çalışanların iş gör­

mesidir. Yöneltme, görev dağılımı yapmak, kişilere rehberlik etmektir. Yöneltme amaç için uygun koşulların hazırlanmasıdır.

Denetleme: Kurumun hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığının belirlenmesi, gerçek­

leştirilen eylemlerin hedefler ve planlamalar ile örtüşüp örtüşmediğinin saptanması, gerekli düzeltici önlemler alınıp sonuçların değerlendirilmesi işlemleridir. Yönetimin işlevi olarak denetimin etkinliği bazı standartlara sahip olmalıdır. Bu standartlar açıkla­

yıcı ve belirleyici performans ölçütleridir. Belli başlı özeliklere sahip bu ölçütlerin uy­

gulama sırasında ve sonrasında sonuçları eski veriler ile karşılaştırılıp bir değerlendirme sağlarlar. Sonuçlar sayısal veriler olarak belirlenir ve birtakım sapmalar göz önüne alı­

narak değerlendirilir. Uygulamayı üst düzeyde yöneticiler ile görevlendirilmiş alt düzey yöneticiler üstlenir. Denetim, bu iş için görevlendirilmiş, konusunda bilgi ve tecrübe sahibi görevlilerce gerçekleştirilir, sonuçlar üst makamlara sunulur. Sunulan sonuçlar planlama ve karar süreçleri için veri olarak kullanılır. Belirli zaman aralıkları ile yapılan denetimler sonucunda sürece ilişkin yolunda gitmeyen iş ve işlemlere yönelik olumsuz­

lukları giderici ve düzeltici planlamalar yapılır. Benzer ve yakın uygulamaların sonuçla­

rının objektif olabilmesine yönelik tedbirler alınır. Diğer tüm süreçler gibi denetleme süreçleri de belirli aralıklarla değerlendirilir, geliştirme ve iyileştirmelerle yapılan dene­

tim etkinliklerinin kalitesi artırılmaya çalışılır. Bu sayede denetim personelinin de dene­

timi yapılmış olur.

Yöneticiler kurumlarını hedeflere ulaştırmak için sürekli plan yapmalıdırlar.

Planlamanın birbirini izleyen aşamalardan oluşur. Bunlar ise şöyle sıralanabilir (Koçel, 2010, s. 160-165):

Misyon açıklamaları ve vizyon: Örgütlerin varlık sebeplerini açıklamaları, ken­

dilerini nerede görmek istedikleri “misyon açıklaması” olarak bilinmektedir. Misyonu özel görev olarak da tanımlayabiliriz. Varlık nedenini yazılı hale getiren örgütlerde çalı­

şanlar neyi yaptıklarını bilirler ve kendi yeteneklerini ortaya çıkararak örgüte daha iyi katkıda bulunabilirler. Planlama vizyonu da içine alır. Her yönetici göreve geldikten sonra kurumun hazır bulunuşluğunu belirler ve kurumu ileride nereye taşıyacağını tasar.

Yönetici kurumun geleceğini tahmin eder. Bu doğrultuda yöneticiler misyonları ile ilgili bir plan yapmalıdırlar ve yapacakları plana bağlı kalmalıdırlar.

Amaç ve hedeflerin belirlenmesi: Yönetici amaç ve hedefleri planlarken gele­

cekte atacağı adımları, bu adımları nasıl atacağını, ne kadar kaynak kullanacağını karar­

laştırır. Bu amaç ve hedefler somut kriterlere dayanmalıdır ve zaman tanımı yapılmalı­

dır. Kurumun bütünü ile ilgili genel ve özel amaçlar oluşturmak bir amaçlar hiyerarşisi

oluşturmaktır. Amaçlar hiyerarşisin bir bütün olmalı ve birbiri ile bağlı olmalıdır. Ku­

rumun genel amaçlarının gerçekleşmesi için ilk önce alt amaçlarının gerçekleşmesi ge­

rekir.

Amaca ulaştıracak alternatiflerin belirlenmesi: Bu aşamada yöneticiler daha önce denenmemiş yolları denerler. Kendilerini ve kurumlarını rakipleri karşısında avan­

tajlı duruma getirecek alternatifler bulmaya çalışırlar.

Alternatifler arasında seçim yapma: Yönetici bu aşamada belirlediği yollar ara­

sında bir karar verecektir. Yöneticilerin verdiği kararlar kurumları için bir rol haritası çizecektir.