Yönetim ve Organizasyon (Modül I)

Örgütleme (Organizasyon Yapısı)

Holdingleşme çalışmalarında çalışan personelle birlikte hareket ederek bir bütünlük içinde çalışmak organizasyon çalışmalarında temel prensiplerden biri olmuştur.

İşletme büyüdükçe faaliyetleri artmaktadır. İşletmedeki artan ve gelişen işleri yapmak üzere yeni katılan insanlar olmaktadır. Belirli bir büyüklükten sonra işletmede yapılan işler ve bu işleri işletmenin amaç ve hedefleri doğrultusunda kimlerin işleri hangi usullere göre yapacaklarının belirlenmesi gerekmektedir. İşte işletmenin bütün varlık ve kabiliyetlerinin en verimli şekilde işletmenin hedefleri doğrultusunda iktisadi faaliyetlere yöneltilmesi ile mümkün olacaktır.

Örgütleme bir anlamıyla örgütün planları ile belirlediği hedeflere ve amaçlara belirlenen yollarla ulaşma için oluşturduğu yapıdır.

Örgütleme; “bir örgüt oluşturma” yada “örgütün etkili olarak çalışabilmesi için seçilen iş,kişiler ve iş yerleri arasında yetki ilişkilerinin kurulması ve işlemlerin tümü”şeklinde tanımlanabilir (Ertürk, 1998,.73).

Yukarıda öneminden bahsedilen organizasyon yapısını sağlıklı bir şekilde oluşturabilmek için öncelikle mevcut organizasyon şemaları çizilerek incelendi. Organizasyon şemalarının incelenmesinden sonra her bir şirketin kurum kültürü ve kurum içi çalışma ilkelerini belirleyebilmek için şirketlerin değişik kademelerindeki yöneticiler ile durum tespitine yönelik görüşmeler yapıldı.Görüşmelerde farklı kademelerden yönetici ve diğer personelin sürece dahil edilmesindeki birinci amaç, şirketin dış ve iç ilişkilerini yönetim ve organizasyon mantığı ile incelemektir. İkinci amaç ise yönetici ve diğer personelin süreci sahiplenmeleri için motivasyonlarını sağlamaktır.

Yapılan tüm bu ön çalışmalar ile kurulacak olan holdingin organizasyon yapısının oluşturulmasında fonksiyonel yapılanmanın temel prensip olarak kabul edilmesi esas kabul edilmektedir.

Çünkü fonksiyonel yapılanma: Mevcut yapıya göre en önemli bölümlere ayırma yöntemlerinden biri idi, yani pazarlama-satış, üretim sevkıyat, muhasebe- finans gibi. Fonksiyonel yapılanma benzer görev ve işlerin aynı bolümler altında toplanması esasına dayanır. Bu yöntem aynı ve benzer faaliyetleri uzmanlaştırmayı ve çalışan personelin tecrübesini artırmayı sağlar. Fonksiyonel yapılanma orta ölçekli firmalar için iyi bir yapı olmakla beraber biraz daha büyük yapıya ulaşıldığında organizasyon yapısının yeniden ele alınması gerektiği bir gerçektir.

Organizasyon yapıları kurumlarda maddi ve beşeri unsurların verimli bir şekilde kullanılmasına yarayan bir araçtır.organizasyon yapısı oluşturulurken maliyetleri düşürmek ve etkinliği artırmak en temel amaçtır. Bu konuda dünyadaki temel eğilim, yalın ve kademe sayısı az bir organizasyon yapısı oluşturmaktır. Bu yapı ile iletişim hızlandırılmaya, gereksiz

pozisyonlar ortadan kaldırılmaya çalışılmaktadır. Böyle bir organizasyon yapısı da yüksek nitelikli personelle çalışmayı gerektirmektedir. Organizasyon yapıları oluşturulurken aşağıdaki üç konuda yoğunlaşılması ve gözden kaçırılmaması gerekmektedir.

İnsanlardan tasarruf İlişkilerden tasarruf Kişilerin tam istihdamı

Bu ilişkilerden hareketle çizilecek organizasyon şeması aşağıdaki temel konuları içermektedir. İşlerin uzmanlaşma ve bölümlenmesi

Biçimsel haberleşme kanalları Sorumluluk ve ilişkiler

Yetki devretme yolları

Koordinasyon ve entegrasyon yolları

Kimin hangi iş ve mevki ye sahip olduğunun belirlenmesi.

Görev Tanımları

Bir işletmenin amacına ulaşabilmesi için yapması gereken birtakım işler vardır. Yapılacak işler iyi planlanmalı ki koordinasyon içinde ve eş zamanlı yapılabilsin, gerekli yetki ve sorumluluklar devredilebilsin işte bütün bunların yapılabilmesi için neyin, nasıl, hangi şartlarla, kim tarafından yapılması gerektiği görev tanımları ile mümkün olabilmektedir. İşte bir işin nasıl, hangi özellikleri taşıyan biri tarafından, hangi iş gerekleri ile nasıl bir yetki ve sorumlulukla yapıla bileceğinin belirlenmesi görevin tanımlanması olarak ifade edilmektedir (Koçel, 1982).

Görev Tanımında Bulunması Gereken Özellikler şu şekilde sıralanabilir. İş görenin özellikleri

İşin özellikleri

İşin yapılması için işin gerekleridir.

Görev tanımları ve iş süreçlerinin çıkarılmasının temelinde iş analizleri vardır. Görev tanımlarının temelini iş analizleri oluşturur.

İşletmelerde personelin görev, yetik ve sorumlulukları iş tanımı ve iş gerekleri formlarında yer alır. İş tanımı, işlerin temel görev ve sorumluluklarını; iş gerekleri ise, işi yapan kişinin sahip olması gereken özelliklerle işin yapılabilmesi için gerekli metaryelleri içerir.

İş tanımı ve iş gerekleri bilgileri iş analizleriyle elde edilir. İş analizleri işlerin yapılışla ilgili olarak sistematik ve bilimsel bilgi toplama sürecidir. İş analizi sürecinde, anket, mülakat ve gözlem yöntemleri kullanılarak işler hakkında gerekli bilgiler toplanır. Bilgi toplama aşamasında, iş analizi için geliştirilen bir anket formu kullanılır. Bu anket formu yanında işi yapan personel yakından gözlemlenerek işin yapılışı ve işin detayları hakkında bilgi sahibi olunur. Son aşamada ise, personelin gerek görülürse kendisi ile de bir mülakat yapılarak anket ve gözlem sırasında eksik kalan bilgiler varsa tamamlanır. Bu bilgiler analizi yapılan işin sahibi personelin amirinin de kontrol etmesinden sonra iş tanımı ve işin gerekleri haline getirilir.

İş Tanımında Bulunan Bilgiler

İşin kimliği İşin özeti

Mali ve İdari Yetkiler Çalışma Şartları

Şirket içi ve dışı ilişkileri İş Gereklerinde Bulunan Bilgiler

Eğitim Tecrübe

Zihinsel ve bedensel yetenekler İşe ait diğer nitelikler

Prosedürler

Holdingin yavru şirketlerinden bir çoğu kendi aralarında üretim, tedarikçi ve sarış pazarlama ilişkisi içinde çalışmaktalar. Ticari faaliyetin olduğu her yerde muhakkak karşılıklı ticari ilişkilerin bir takım temel esaslar üzerine oturtulması gerekiyor. Holding bünyesindeki şirketlerin de daha etkin ve verimli çalışabilmeleri için bazı prosedürlerin bulunması kaçınılmazdır.