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O Plano de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de Documentos são os dois principais instrumentos da Gestão Documental.

Os Planos de Classificação e as Tabelas de Temporalidade de Documentos associados garantem a simplificação e a racionalização dos procedimentos de gestão documental, imprimem maior agilidade e precisão na recuperação dos documentos e das informações e autorizam a eliminação criteriosa de documentos cujos valores já se esgotaram. (BERNARDES; DELATORRE, 2008, p. 10)

Todos os documentos produzidos ou recebidos pelas instituições no exercício de suas atividades e funções devem ser classificados segundo um plano de classificação documental elaborado para a instituição, pois não existe plano de classificação genérico para

ser aplicado a todas as instituições, cada instituição é única e deve elaborar o seu próprio plano de classificação de documentos.

Cruz Mundet (2001, p. 238) afirma que “classificar consiste em agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante agregado o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo com los princípios de procedência y orden original.”

Segundo Paes (2006), a classificação deve nortear-se pela maneira pela qual o documento será solicitado e pela estrutura organizacional do órgão (empresa) e suas funções, ela (a classificação) determina como será arquivado o documento. No plano de classificação, ou quadro de classificação, como também é denominado, não devem haver desnecessárias subdivisões e os documentos podem ser classificados em relação às unidades administrativas da instituição (organograma).

O Plano de Classificação de Documentos (PCD) tem sua importância na possibilidade que oferece para maior eficiência e agilidade no gerenciamento e controle dos documentos. “O objetivo da classificação é, basicamente, dar visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando claras as ligações entre os documentos.” (GONÇALVES, 1998, p. 12)

Um PCD consiste numa estrutura hierárquica e lógica, organizada em forma de relação, tabela ou esquema que reflete as funções e as atividades de uma organização visando as atividades de classificação, ordenação, guarda e recuperação dos documentos.

Esquema de distribuição de documentos em classes, de acordo com métodos de arquivamento específicos, elaborado a partir do estudo das estruturas e funções de uma instituição e da análise do arquivo por ela produzido. Expressão geralmente adotada em arquivos correntes. (DICIONÁRIO..., 2005, p. 123)

A fase de classificação do documento propriamente dita compreende duas atividades, a primeira é o estudo, que consiste na análise documental reconhecendo a que classe pertence o documento, seguido da fase de codificação, que consiste na verificação do código atribuído ao assunto de que trata o documento e na aposição do referido código no canto superior direito da primeira folha do documento de preferência à lápis.

Segundo Monção (2006), o objetivo da classificação é, portanto, resgatar a função e a atividade desenvolvida pelo produtor do arquivo, deixando em evidência as relações de um documento com outro.

Schellenberg (2006) estabelece que os métodos de classificação de documentos públicos podem ser de três tipos: funcional, organizacional e por assuntos.

Na classificação funcional os documentos são agrupados de acordo com as funções da entidade, sendo este o tipo mais adequado de classificação, pois assimila as mudanças de estruturação dos órgãos uma vez que as funções, subfunções e atividades de uma instituição permanecem praticamente inalteradas.

A classificação organizacional agrupa documentos em função da estrutura orgânica, ou seja, com a definição de classes e subclasses, a partir da estrutura organizacional, observando as diferentes divisões administrativas, reproduzindo seus serviços, seções, unidades etc. Ressalte-se que é “aconselhável somente em governos de organização estável, e cujas funções e processos administrativos sejam bem definidos.” (SCHELLENBERG, 2006, p. 91)

A classificação por assunto é resultado da análise de conteúdo dos documentos, embora seja regra a classificação por função ou classificação organizacional, faz-se exceção para certos tipos de documentos. Note-se que é exceção, é uma opção para circunstâncias atípicas.

O Assunto na série é determinado de maneira global, todavia, em casos nos quais contexto da série é significativo para a pesquisa, o profissional, em atendimento a demandas de usuários, pode selecionar determinadas séries para indexá-las por Assunto. (RIBEIRO, 1998 apud MONÇÃO, 2006, p. 99)

Os documentos são classificados com base em códigos de classificação de documentos, que costumam ser organizados em classes e subclasses de assuntos, sempre do geral para o particular, distribuídas hierarquicamente de acordo com as atividades e funções da instituição. Cada classe ou subclasse de assunto possui um código numérico correspondente.

Cruz Mundet (2001) ressalta que a escolha do sistema de classificação deve ser feita levando-se em consideração a estabilidade da classificação a ser adotada para que perdure no tempo, devendo ser mais objetiva possível e deve existir a partir de critérios que emane da própria natureza dos documentos.

Gonçalves (1998) salienta que no Brasil é raro instituições organizarem seus arquivos a partir de um plano de classificação, afirma ser mais comum as instituições apenas empregarem uma ordenação do tipo cronológica, numérica ou alfa-numérica, o que não é suficiente para estabelecer os vínculos da produção documental com o seu produtor.

O plano de classificação documental está para os arquivos correntes, assim como o quadro de arranjo está para os arquivos permanentes.

Ambos têm a finalidade de traduzir visualmente as relações hierárquicas e orgânicas entre as classes definidas para a organização da documentação. Vale destacar que, no caso de documentação de caráter permanente, as classes ganham nomes específicos: grupos, subgrupos e séries. (GONÇALVES, 1998, p. 14)

Após a elaboração PCD, o próximo instrumento da Gestão Documental a ser elaborado é a Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD), que estabelece prazos de retenção para os documentos nas unidades, regulamenta a transferência destes ao Arquivo Intermediário e orienta a sua destinação final: eliminação ou guarda permanente. A tabela de temporalidade de documentos pode ser definida como:

Instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), define prazos para sua guarda

temporária (vigência, prescrição, precaução), em função de seus valores

administrativos, legais, fiscais etc. e determina prazos para sua transferência, recolhimento ou eliminação. (BERNARDES, 1998, p. 22)