A comunicação de uma organização necessita de um fluxo de informação adequado, capaz de conduzir os seus colaboradores ao desempenho eficaz de suas atividades na organização. Dessa forma, o direcionamento desses fluxos precisa ser ajustado de maneira adequada, levando-se em consideração “os mecanismos de comunicação numa organização se movimentam, simultaneamente, em três fluxos e duas direções, e no seu ajustamento reside o equilíbrio do sistema comunicacional” (TORQUATO REGO, 1986, p. 54).
Por isso, o departamento de comunicação interna deve, antes de tudo, promover o fluxo de informações claras e pertinentes ao andamento dos serviços, de acordo com as necessidades e o desempenho de funções do seu público interno. Na comunicação corporativa, os mecanismos de informação, dependendo de sua eficiência, auxiliam na aproximação entre os setores, funções e categorias. Neste sentido, as tecnologias digitais de informação e comunicação poderão favorecer uma transmissão adequada da informação na empresa.
Segundo Kunsch (1986, p. 32), “a comunicação no nível organizacional trata das redes de sistemas de dados e dos fluxos que ligam entre si os membros da organização, e esta com o meio ambiente.” As diversas estratégias de comunicação
devem ser utilizadas, portanto, para melhorar a eficiência da organização junto ao seu público.
A comunicação organizacional, dessa forma, diferencia-se em três níveis:
a) Comunicação descendente
Obedece a uma escala hierárquica, através da qual a informação é transmitida de forma natural e espontânea, tendo como objetivo instruir e enviar ordens relevantes às atividades estabelecidas.
b) Comunicação ascendente
É a comunicação/informação geral que chega aos responsáveis da empresa sobre o pessoal como um todo e procede desde membros de menor nível ao mais alto.
c) Comunicação horizontal ou lateral
A comunicação gerada entre pessoas iguais na escala hierárquica de uma organização.
Como vê-se, os fluxos comunicacionais nas organizações se apresentam de três formas e duas direções. Temos então os fluxos descendentes, ascendentes e/ou horizontais, podendo se apresentar nas direções, transversais e/ou diagonais. Para Kunsch (2003, p. 85), a comunicação descendente “liga-se ao processo de informações da cúpula diretiva da organização para os subalternos [...], traduzindo a filosofia, as normas e as diretrizes dessa mesma organização”.
A comunicação ascendente, conforme continua a explanar a autora, ocorre de maneira oposta: os indivíduos posicionados inferiormente na estrutura organizacional que enviam suas informações à cúpula, através de instrumentos planejados, como caixas de sugestões, reuniões com trabalhadores, sistemas de consultas, pesquisas de clima organizacional e satisfação no trabalho (KUNSCH, 2003). Nesse tipo de comunicação acrescenta-se também a expressão envolvendo questões do trabalho ou pessoais que obedeçam a esse fluxo.
No que tange ao fluxo horizontal ou lateral, Kunsch (2003, p. 85) demonstra tratar-se de uma comunicação entre os mesmos níveis hierárquicos. Essa é a forma de comunicação “entre os pares e as pessoas situadas em posições hierárquicas semelhantes. A comunicação se processa entre departamentos, seções, serviços, unidades de negócios, etc.”. Se organizado de maneira adequada, esse fluxo de
comunicação oferece condições vantajosas para potencializar os recursos e o desempenho.
Hall aponta que uma grande parcela das comunicações nas instituições acontece nessa direção, e vai intensificando-se à proporção que o nível hierárquico diminui, pois nesses níveis, encontram-se o maior número de funcionários. Esse tipo de comunicação é também um importante meio de suporte no incremento de tarefas, pois o “interjogo entre os indivíduos é vital no processo de coordenação” (1984, p. 142), em razão de que a organização e os gestores não conseguem prever todas as possibilidades de contingências.
Devemos salientar conjuntamente que essa é uma característica presente em organizações mais flexíveis hierarquicamente e menos burocratizadas. A facilitação na troca de informações permitem aos gestores uma maior agilidade na tomada de decisão e também uma maior capacidade adaptativa aos cenários de mudança, tão frequentemente enfrentados pelas organizações atualmente. Nogueira de Faria apud Kunsch (1986) cita que essa é uma forma que o administrador tem para alcançar esforços capazes de proporcionar a sinergia e um melhor controle, através de comunicações feitas por gráficos e relatórios que demonstrem as estruturas, inferiores e superiores, na organização.
Além disso, importante frisar que as organizações, na contemporaneidade, “procuram usar as habilidade dos especialistas, criando equipes especiais de projetos, grupos de tarefa ou comissões que reúnem representantes de várias especialidades. A comunicação ajuda a coordenar essas atividades laterais” (BRUZAROSCO, 2005, p. 50).
Complementando o raciocínio exposto acima, Tenório (2000, p. 165) ressalta que “a comunicação na organização atua como um meio estratégico de controle da socialização do indivíduo e na reprodução e multiplicação de valores e objetivos convergentes com os previstos pela gestão competente”. O sucesso organizacional depende da forma e eficiência do fluxo comunicacional quanto à compreensão das mensagens emitidas. A estrutura comunicacional dispõe mecanismos de controle, norma e regulamento que sistematizam o fluxo de informações que norteiam o universo da organização.
Nas organizações flexíveis, a comunicação se torna fundamental por estabelecer um diálogo e democratizar as informações entre os envolvidos, em virtude dessa multiplicação das informações e dos meios de comunicação utilizados
pela organização, para que ocorra uma compreensão entre os vários sujeitos organizacionais, estabelecendo relações e desenvolvendo as ações estabelecidas pela organização. Para isso, as informações e os meios disponíveis de comunicação interna devem ser acessíveis aos atores organizacionais e os fatos relatados difundidos com transparência.
Para Matos (2006), a comunicação ascendente é a que melhor caracteriza a verdadeira cultura dialógica em uma instituição, pois materializa a contribuição criativa e o troca de informações, que efetivamente instauram o processo de comunicação de via dupla. Nas organizações em que se pratica apenas a comunicação descendente, é predominante o discurso único e a falta de ambiente de diálogo e conversação.
Ao discutir-se a comunicação e organização como composto dos processos organizacionais, a informação se torna nítida. Assim, a comunicação se desenvolve através de uma infinidade de informações, viabilizando uma clara compreensão entre os colaboradores de uma organização, facilitando a promoção, o desenvolvimento e a manutenção da cultura organizacional.