Toplantı ve kongre turizmi pazarı

Toplantı sözcüğü; birden çok kimsenin belirli amaçlarla bir araya gelmesi, bir gündem üzerinde görüşmek için çoğul katılım ile yapılan oturum, bir meclisin birleşimlerinin tümü gibi tanımlar ile ifade edilebilir (Rızaoğlu, 2016). Toplanma, buluşma anlamına gelen ve kökü Latince olan kongre kelimesi ise bilgilenmek,

bildirmek veya tartışmak gibi amaçlarla yapılan toplantılar olarak ifade edilebilir (Aymankuy, 2003). Kongre turizmi ise genel olarak şu şekilde tanımlanabilir; “Kişilerin daimi konakladıkları veya çalıştıkları yerler dışında, uzmanlık gerektiren bilimsel alanlarda veya meslek kollarında, belirli bir konuda bilgi alışverişi yapmak amacı ile bir araya gelmelerinden ortaya çıkan seyahat, konaklama olayı ve ilişkilerinin tümüdür” (Karasu, 1990).

Kongre, sergi, fuar, toplantı, seminer gibi etkinliklere grup olarak çoğul katılım sağlandığından ve katılımcının yiyecek-içecek, toplantı salonu, sağlık kulübü, teknik donanım gibi tesisin tüm hizmetlerinden faydalanabilecek olmasından dolayı otel işletmeleri bakımından bu turizm pazarının diğer pazarlara göre daha karlı olduğu söylenebilir (Rızaoğlu, 2016). Günümüzde bir çok şirket ve kamu kuruluşu, çeşitli ticari veya diğer amaçlarla, rutin veya rutin olmayan, kendi bünyesinde veya katılıma açık olacak şekilde çeşitli toplantılar düzenlemektedirler (Çakıcı, 2009). İşletmeler için kongre ve toplantı turizminin diğer pazarlara göre daha karlı olduğu gibi aynı zamanda pazarlama, yönetim ve düzenleme açısından da bir takım zorlukları bulunmaktadır (Rızaoğlu, 2016). Toplantıların işletmeler için faydaları aşağıdaki şekilde sıralanabilir;

 İşletmelerin açık veya atıl olan kapasitelerinin en iyi şekilde kullanılmasını sağlar.

 Uluslararası düzeyde olması halinde önemli bir döviz getirisi olabilir.  Tanıtma aracı görevi görür ve işletmenin açılma kapısı olabilir.  Mevsime bağlılığı azaltır.

 Ürün çeşitliliği sağlar.

 İşletme ilişkilerine geliştirici özellik kazandırır.  Ziyaretçilere değişik bir görünüm kazandırır.

 İşletme için bir iletişim, yönetim ve karar verme aracı olarak görev yapar.  Yeni ürünlerin geliştirilmesine olanak sağlar.

Toplantı ve kongreler; amaçlarına göre, konularına göre, ortaya çıkış biçimlerine göre, katılanların milliyetine göre ve düzenleyen kuruluşların niteliğine göre sınıflandırılabilir (Pırnar ve Aksakal, 2004; Aymankuy, 2003; Rızaoğlu, 2016).

Amaçlarına göre toplantı türleri aşağıdaki gibi sıralanabilir (Rızaoğlu, 2016);  Ulusal ve uluslararası kongreler,

 Seminer ve kurslar,  Ürün tanıtma toplantıları,

 Ödül ve özendirme toplantıları

Aymaykuy (2003) amaçlarına göre toplantı türlerini; şirket konferansları ve toplantıları, ulusal dernek, siyasi parti ve sendika toplantıları, uluslararası birlik kongreleri şeklinde sıralamıştır.

Konularına göre toplantı türleri aşağıdaki şekilde belirtilen ve Uluslararası Dernekler Birliği'nin (UIA) belirlediği konular dahilinde ve haricinde toplantılar şeklinde sıralanmaktadır (Çizel, 1999);

 Biyografi,

 Sosyal Bilimler, Hümanist Çalışmalar,  Dokümantasyon, Basın,

 Din, Etik,

 Uluslararası İlişkiler,  Sanat, Radyo, Sinema,  Politika,

 Meslekler, İşverenler,  Ekonomi, Finans,  Ticaret, Sanayi,

 Sosyal Yaşam Seviyesi,  Teknoloji,  Tarım,  Ulaşım, Seyahat,  İlim,  Sağlık,  Eğitim,  Spor, Eğlence.

Ortaya çıkış biçimine göre toplantı türlerinin belirlenmesinde esas olarak alınan ve kategorileri birbirinden ayıran temel özellik delege sayısıdır. Katılımcı sayısı 50'ye kadar olan toplantılar; seminerler, kollogyumlar, çalışma grupları, denetim kurumları, tartışma kurulları, komisyon toplantıları, workshop, yuvarlak masa toplantıları, meclisler ve konferanslar şeklindedir (Rızaoğlu, 2016). Katılımcı sayısı 50- 300 arası delege olan toplantılar; genel kurullar, konferanslar, sempozyumlar, anlaşma toplantıları, kongreler şeklinde sıralanmakta olup katılımcı sayısı 300 ve üzeri delege

olan toplantılar kongreler, genel kurullar, meclisler şeklinde sıralanmaktadır (Rızaoğlu, 2016).

Kollogyumlar belirli bir konuda uzman akademisyenlerin konuşma yaptığı ve interaktif katılımın olduğu toplantılardır (Aymankuy, 2003). Workshop; belirli bir konuda bilgi ve becerilerin geliştirilmesine yönelik kısa süreli yapılan toplantılardır (Pırnar ve Aksakal, 2004). Paneller ise iki veya daha çok konuşmacının uzmanlık alanlarıyla ilgili konuşma yaptığı toplantılar şeklinde tanımlanabilir (Aymankuy, 2003). Konferanslar; işletmelerin yöneticilerinin iletişim, planlama ve eğitim amacıyla katıldıkları seminerler ve buluşmalardır (Rızaoğlu, 2016). Sempozyumlar bilimsel içerikli olup hastane, üniversite ve bilimsel merkez gibi yerlerde düzenlenen 1-3 gün arasında süren toplantılardır (Pırnar ve Aksakal, 2004). Konvansiyonlar belirli bir konu veya sorunu tartışmak üzere bir araya gelmiş delegelerin oluşturduğu toplantılardır (Astroff ve Abbey, 1998). Zirve toplantı türü ise yüksek seviyedeki resmi görevlilerin (bakan, devlet başkanı v.s.) katıldığı toplantılardır (Aymankuy, 2003). Meclisler de temelde politika yapma veya yasal konularla ilgili yapılan toplantılar olarak açıklanabilir (Rızaoğlu, 2016).

Katılımcıların milliyetine göre toplantı türleri ulusal ve uluslararası olmak üzere iki grupta sınıflandırılır. Ulusal toplantılarda katılımcıların büyük bir çoğunluğu toplantının yapıldığı ülke vatandaşı olup yabancı katılımcılar da gözlemci veya dinleyici durumundadır. En az üç ulusa ait katılımcıların olduğu toplantılar uluslararası toplantılar olarak ifade edilebilir (Aymankuy, 2003).

Düzenleyen kuruluşun niteliğine göre toplantı türleri işletme toplantıları ve kurum toplantıları olarak sıralanabilir. İşletme toplantıları; özendirme, satış, yönetim, mesleki ve teknik eğitim, yeni ürün tanıtımı, genel kurul gibi amaçlarla yapılırken kurum toplantıları ise toplumsal, askeri, eğitim ve dini amaçlı kurumlar tarafından yapılmaktadır (Rızaoğlu, 2016).

Kongre turizmi, turizmden beklenen tüm etkileri bünyesinde bulunduran önemli bir turizm çeşididir (Rızaoğlu, 2016). Kongre turizminin etkileri diğer turizm çeşitlerine göre daha fazla olduğu bilinmekte ve bunun sebebinin kongre turizmine katılan kişilerin gelir ve kültür seviyeleri diğer turizm pazarlarındaki turiste göre daha yüksek olduğu belirtilmektedir (Tosun, 1994).