Teslim alma

Yiyecek maliyet kontrolü sürecinde, satın alma safhasından sonra, doğal olarak teslim alma safhası gelir. Satın alma ve teslim alma, birbirlerinden ayrı olarak kontrol altında tutulmalıdır.

Teslim alma, daha önceden siparişleri verilmiş yiyecek ve içeceklerin işletmeye getirildikten sonra sayılarak, ölçülerek, tartılarak teslim alınmasıdır. Teslim alma işleminin temel amaçları şunlardır (Türksoy, 1997 : 75):

• Sipariş edilen malzemelerin teslim alınanla aynı miktarda olması, • Tanımı yapılmış malzemenin istenen kalitede teslim alınması, • Malzemenin doğru fiyattan alınması.

Teslim alma ile sorumlu olan kişi, teslimatın başlamasından, bütün malzemelerin otel içine güvenli olarak alınmasına kadar olan süreçte hazır bulunmalıdır.

Teslim alma sürecinin amaca uygun olması için bazı asgari şartların yerine getirilmesi gerekmektedir. Bunlar şu şekilde sıralanabilir:

• Teslimat alanı malzeme getiren araçların giriş ve çıkışına uygun olmalı, • Teslimat alanı kolayca temizlenebilecek yapıda olmalı,

• Teslimat alanı teslimin yapılabilmesine olanak sağlayacak büyüklükte olmalı, • Teslimat alanı diğer giriş ve çıkışlarla çakışmamalı,

• Etiketleme ve işaretleme gereçleri bulunmalı, • Tartı vb. aletler bulunmalı,

• Gerekli kırtasiye malzemeleri tedarik edilmeli, • Çalışma masası ve bankosu olmalı,

• Hesap makinesi bulunmalıdır.

Bu asgari şartların sağlanmasından sonra teslim alma sürecine geçilebilir. Teslim alma prosedüründeki bu süreç beş aşamadan oluşmaktadır (Aktaş,1995 : 155).

1. Satın alınmış ve işletmeye kadar getirilmiş olan mallar teslim alma memurunun önüne geldiğinde ölçü, fiyat ve kalite kontrolüne tabi tutulur. Malzeme ve teslim alma akış şemasına dayanarak gelen mallar ilgili depolara, derhal kullanılması gereken mallar ise depo giriş çıkışı işlemine tabi tutularak mutfağa gönderilir.

2. Gelen malzeme teslim alındığında Ambar Yiyecek Alındı Formuna (EK-5) işlenir. Bu form üç nüsha olarak doldurulur ve aslı fatura veya irsaliye ile birlikte muhasebeye, ikinci kopyası mallarla birlikte depo memuruna verilir ve üçüncü kopya teslim alma bölümünde kalır. Günlük olarak alınan malzemeler ya doğrudan Ambar Mal Alındı Formuna işlenir ya da Günlük Teslim Alma Raporuna (EK-6) işlenir. Bu raporlar üç nüsha olarak doldurulur, ilk iki nüsha muhasebeye ve satınalma ofisine gönderilir, üçüncü nüsha ise tesellümde kalır.

3. Et, balık ve kümes hayvanları etleri işletmelerde pahalı ve büyük grupları oluşturduğundan bunların tek tek ölçü ve kalite kontrolü yapıldıktan sonra teslim alma işlemi yapılır. Özellikle etler ayrı ayrı tartıldıktan sonra her bir parça etiketlenir. Bu etiket üzerindeki bilgiler sağlıklı bir şekilde doldurulduktan sonra bir parçası etin üzerine yapıştırılır, diğer parça ise muhasebe departmanına gönderilir.

4. Teslim alma işleminde piyasa sipariş fişleri ile faturalar karşılaştırılır. Verilen sipariş kadar malzemenin teslim alınmasına dikkat edilir. Fazlalık varsa satıcıya iade edilir ve fatura veya irsaliye buna göre düzeltilir. Aynı şekilde eksik varsa satınalma müdürüne, muhasebeye ve mutfağa bildirilir.

5. Teslim alma prosedüründe kontrol edilmesi gereken en önemli konulardan birisi de malzemelerin fatura üzerindeki fiyatlarıdır. Satınalma emri, bir başka ifadeyle piyasa sipariş listesi üzerinde belirtilen fiyatlarla fatura fiyatlarının karşılaştırılarak denkliğin sağlanması gerekir. Hatalar satıcılar veya onların elemanları tarafından yapılabilir. Bu hataların teslim alma memurunca düzeltilmesi şarttır.

6. Muhasebe departmanı günlük teslim alma raporlarına dayanarak yapılan işlemlerin sağlıklı yapılıp yapılmadığını kontrol eder ve böylece malzemelerin doğru yerlere gönderilip gönderilmediğini belirler. Ayrıca muhasebe departmanı arada sırada teslim alma memurunun çalışmalarını işletmenin çıkarları açısından denetler.

Siparişe uygun özellikleri taşımayan yiyecek malzemeleri “Malzeme İade Formu” düzenlenerek (EK-7) satıcıya iade edilir.

Teslim alma işini yerine getiren görevli teslimat aşamasında malların kalite, miktar, fiyat kontrollerini yaparak teslim alır ve daha sonra ilgili birimlere gönderir. Diğer bir ifade ile teslim alma, sipariş fişlerinin teslim tutanakları ile karşılaştırılması ve teslimatın kalite kontrollerinin yapılması olarak tanımlanabilir (Medlik, 1997:51). Teslim alma sırasında bir takım kontroller yapılması gerekmektedir. Bu kontroller kalite, ölçü ve fiyat olmak üzere üç grupta değerlendirilebilir.

a) Kalite Kontrolü

Kalite kontrolünde dikkat edilmesi gereken unsurlar şunlardır:

• Standart malzeme özellikleri kartı kullanılıyorsa gelen malların bu kartlara uygun olup olmadığı,

• Konserve kutularının paslı, ezik, hava almış olup olmadığı,

• Marul, kıvırcık gibi sebzelerden örnekler alınarak ortadan ikiye bölünür, bozulma emaresi olup olmadığı (Mengü, 1972 : 31),

• Portakal, elma vb. meyve kasalarının alt ve üstlerinin aynı kalitede olup olmadığı,

• Etlerde kalite kontrolü yanında, resmi mührünün olup olmadığı,

• Teneke kutularda gelen (peynir, zeytin vs) mallardan örnek alarak etiket kalitesini yansıtıp yansıtmadığı gibi hususlara dikkat edilir.

b) Ölçü Kontrolü Bu kontrolde de;

• Ağırlık ve ölçülerin faturadakini tutup tutmadığı, • Sipariş ile, alınanın arasında fark olup olmadığı,

• Et, balık, kümes hayvanları gibi gıda maddeleri özel muhafazalı karton veya kutularda gelmişse, net ağırlıklarının tespiti,

• Daralı yiyeceklerin (kasa, koli vs) darası düşülerek net ağırlıklarının bulunmasına yönelik kontroller yapılır.

c) Fiyat Kontrolü Bu kontrolde ise,

• Satıcının teklif ettiği fiyat ile, faturada belirtilen fiyatın aynı olup olmadığı, • Fatura fiyatı ile, satınalma memurundan gelen aynı malla ilgili fiyatların

birbirlerini tutup tutmadığına ilişkin kontroller yapılır.

Bu kontrolleri yaparken teslim alma görevlisi şu hususlara dikkat etmek zorundadır.

• Belgeler usulüne uygun düzenlenmiş mi?

• Un vb. gibi yiyecek malzemelerinin nem oranı yüksek mi?

• Dondurulmuş yiyecekler (et, balık vb.) buzlu olabilir. Bunlar tartıda dikkate alınmış mı?

• Kasalı yiyeceklerde kasanın alt ve üstü aynı kalitede mi? • Gerekli hijyen koşulları dikkate alınmış mı?

• Paketleme ve kasalama usulüne uygun yapılmış mı? • Kuru gıda maddeleri yeni mahsul mü?

• Konserve, paket süt vb. yiyeceklerin kullanım tarihleri geçmiş mi?