3. GEREÇ VE YÖNTEM
3.5. Teknik Test (AOS Testi Uygulama rosedürü)
A Reforma da Administração Pública veio definir a obrigatoriedade de uma gestão por objetivos, elaborada pela Resolução de Conselho de Ministros 95/2003. Com base nesta resolução, ressalvam-se alguns pontos importantes, como é a racionalização dos recursos e a redução das despesas, elementos estes que são alvo de análise através da prestação de contas ao Tribunal de Contas. Estas novas medidas de controlo e contenção vieram criar uma grande dependência e sinergias entre a Direção-Geral do Orçamento (DGO), Direção Geral do Tesouro (DGT) e a SAP17. Esta profunda proximidade entre estes organismos levou
15 Cfr. Apêndice C – Listagem de artigos em GRW.
16 Cfr. observado nos guias de apoio ao utilizador disponíveis na Intranet do Exército. 17 A SAP é responsável pela criação e manutenção do SIG.
Capítulo 3 – Sistemas de Informação e Gestão
à criação de mecanismos e procedimentos que vão ao encontro de todos os trâmites legais, levando ao cumprimento da lei.
Paralelamente a estes fatores impulsionadores, a otimização das TI disponíveis ao MDN, a aderência ao RAFE e as dificuldades com a implementação do POCP espoletaram no Exército a adoção do Sistema Integrado de Gestão – Ministério da Defesa Nacional (SIG/DN)18.
Enquanto ERP, o SIG/DN tem como objetivo “otimizar a solução de TI do Ministério
da Defesa no sentido de aumentar a eficiência e eficácia de uma forma sustentada” (MDN,
2004, p. 6), e é “um sistema de informação transversal e único que consubstancia
procedimentos comuns e normalizados em todo o universo da Defesa Nacional” (Santos,
2014, diap. 11), abrangendo as áreas de finanças, logística, recursos humanos e operações. A sua implementação teve como objetivos centrais e orientadores a centralização de processos financeiros, logísticos e de pessoal, infraestruturas e centro de dados, prestação de contas e compras; a integração com outros sistemas, sobretudo o do pedido de libertação de créditos19 mensal (DGO) e Tesouraria única, no caso Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP); e a evolução com base na transmissão de indicadores de gestão (Idem, 2014, diap. 11).
Com a publicação Despacho n.º 109/MEDN/2002, de 7 de agosto, surge a necessidade da Defesa Nacional implementar um sistema de gestão responsável por integrar as funções financeira, logística e recursos humanos, numa plataforma comum para uniformizar procedimentos. Neste sentido, tendo por base a Diretiva n.º 193/CEME/2003, o Ex2 comprometia-se a “conjugar esforços com o MDN, para estruturar e implementar um
sistema integrado gestão” (Fernandes, 2010, p. 8). Posteriormente, só com a publicação do
Despacho n.º 2579/MDN/2006, de 18 de janeiro, é que ficou definida a sua implementação, introduzindo-se num “contexto de uniformização das tecnologias de informação nas FFAA” (Silva, 2011, p. 7).
Segundo Barnabé (2007), no sentido de corresponder ao cumprimento dos objetivos superiormente determinados, o projeto SIG foi dividido em 3 grandes grupos, sendo estes posteriormente subdivididos em blocos, conforme se visualiza na figura 3 - Organização das equipas funcionais do projeto SIG/DN20.
18 Cfr. Despacho conjunto n.º 148/2005, de 23 de fevereiro.
19 Operação mensal que permite ao requerente pedir ao IGCP que seja libertado o valor solicitado e previsto em orçamento.
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Conforme ilustra a figura supracitada, os blocos relacionados com o Grupo 1 têm como principal desiderato o cumprimento e implementação do POCP no E2, bem como o cumprimento dos desígnios estipulados pelo RAFE. Por sua vez, o segundo grupo encontra- se mais vocacionado para o desenvolvimento e otimização da área logística e dos recursos humanos. Por último, o terceiro grupo prende-se com a criação e obtenção de informação integrada que sustente e apoie a tomada de decisão dos Comandantes/ Diretores/ Chefes, com recurso a um leque vasto de indicadores de gestão (MDN, 2004).
Desde 2006 que o Exército tem mantido esforços constantes na tentativa de implementar todos os módulos do SIG em pleno, contudo sem sucesso. Primeiramente, quanto à área financeira, apenas o módulo FI se encontra implementado na sua plenitude. Em relação à contabilidade analítica, esta encontra-se numa fase de projeto piloto com base no módulo CO. Relativamente à área logística, o módulo MM está em fase de implementação, no que concerne às compras locais. A área dos Recursos Humanos encontra- se em fase de produção, prevendo-se a sua entrada em produtivo em 2016. No entanto, face à lacuna no sistema de RH, no Exército existem dois sistemas a funcionar em paralelo, que permitem colmatar algumas incongruências. Em relação à componente orçamental, o módulo EAPS é o único a funcionar na íntegra. Por último, no que diz respeito à gestão do imobilizado, este apresenta-se em fase de construção, através do módulo AA, pois o registo
do imobilizado é feito em GRW e AA (Santos, 2014).
Face à sua abrangência e tecnicidade, este software é considerado como “um dos
maiores ERP (…) até agora implantado na Administração Pública em Portugal e, seguramente, o mais importante nos organismos integrados da Administração Central do Estado” (Pereira, 2012, p. 30).
Podemos então, afirmar que o “o SIG visa integrar as diferentes áreas funcionais do MDN, otimizando recursos, ganhando eficiência e reduzindo custos operacionais”e assim, procura “otimizar a solução de TI do Ministério da Defesa no sentido de aumentar a eficiência e eficácia de uma forma sustentada” 21.
Conforme nos indica o Manual do SIG (2008) o sistema divide-se em dois blocos principais, sendo que cada um deles se divide em vários módulos, os quais passamos a apresentar no Apêndice E – Módulos do SIG/DN.
21 Cfr.http://10.105.0.55/Áreas%20Funcionais/Paginas/SIG%20-
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Cada módulo atua sobre a sua área de gestão e em simultâneo interage com os outros módulos dentro do mesmo bloco. A interação entre blocos é processada diariamente e mantido o interface de informação dentro das partes do sistema.
Epilogando, “o SIG deve ser encarado com uma alavanca para a modernização das
Forças Armadas Portuguesas, no sentido de aumentar a eficiência e a eficácia de uma forma sustentada” (Pereira, 2012, p. 31).
3.3.1. Módulo Asset Acounting
Relativamente ao funcionamento deste módulo, “atualmente a aquisição, a devolução e as correções de imobilizado são rea lizadas através do módulo MM, no entanto existem, funcionalidades do módulo AA que não estão em funcionamento, nomeadamente a localização de bens e a emissão de documentos daí decorrentes” (Ferreira, 2014, p. 4).
O módulo AA permite inventariar e efetuar o registo contabilístico dos bens de imobilizado no sistema SAP R/3, facultando informação detalhada sobre os mesmos.
Olhando ao manual de AA (2011), conseguimos perceber as várias funcionalidades do módulo. Este, relativamente aos dados mestres22, permite criar, modificar, exibir, bloquear e eliminar um imobilizado, sendo que na aquisição contempla a aquisição, a doação, a incorporação por produção interna23 e a nota de crédito. O módulo permite que se lance a subvenção24 e a amortização25, fazendo o registo do imobilizado distinto de se é depreciável ou não. Permite também transferir imobilizado ente unidades, fazer a correção de valores, abater ou alienar imobilizado, estornar um movimento no processo e gerir um imobilizado em curso26. Contempla ainda a possibilidade de definir as estruturas para a localização, imprimir as etiquetas de códigos de barras para a leitura ótica e extrair relatórios, bem como folhas de carga (Idem).
22 Os Dados Mestre são a ficha de informação do imobilizado, ou seja, são os dados que ficam registados e que caracterizam o imobilizado.
23 Caso seja o Exército a produzir o imobilizado.
24 Deverá ser considerado na subvenção a fonte de financiamento com que se adquiriu o imobilizado, por exemplo entre Despesas Com Compensação na Receita.
25 Desgaste físico que representa um custo no exercício.
26 São os imobilizados que ainda não reúnem condições para se considerarem imobilizados, mas cujo o propósito e objetivo final é a sua utilização como imobilizado.
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3.3.1.1.Imobilizado de Baixo Valor
As amortizações aplicáveis ao período de vida útil dos bens duradouros nem sempre implicam a sua execução em períodos plurianuais. No caso de termos presente um imobilizado de baixo valor, o montante a depreciar é considerado aplica-se no final do ano de aquisição.
A Nota Técnica (NT) n.º 03/FIN/2009, de 17 de dezembro, estabelece um valor limite
de 274€ para o ano de 2009, valor este que se tem mantido inalterado desde a presente nota27. Posteriormente, na mesma NT estipula as chaves de depreciação a utilizar em SIG AA para este tipo de bens.
Simultaneamente, esclarece-se a correspondência entre as classes de imobilizado previstas no POCP referenciando que “as classes 4230 – Imob. Corpóreas-Equipamento e material básico e a classe 4540 – Bens domínio público – Infra-estruturas e equip. natureza militar não admitem a chave de depreciação ZBBV em conformidade com o n.º 3 do art.34º do CIBE”; afirmando ainda qual a chave de amortização para os casos em que as classes contabilísticas abrangem um imobilizado não sujeito a depreciação.
Aquando a aquisição dos bens é por várias quantidades, o sistema verifica o cumprimento do limite dos valores impostos legalmente para aqueles de baixo valor, aplicando a fórmula de cálculo: ��� � � �çã
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Caso se trate de um bem de baixo valor único, a fórmula admite que este se valoriza pelo preço de aquisição. Este procedimento não é capaz de detetar erros no lançamento ou de DM dos imobilizados.
É essencial salientar que as alterações aplicadas ao nível das amortizações refletem- se no balanço do Exército, fazendo lançamentos extraordinários e correções de valor patrimonial, por isso, é de extrema importância lançar logo, no momento de aquisição, a chave de lançamento e classificação corretas para que as amortizações sejam reais e transparentes
27 Cfr. consulta em http://www http://www.dgap.gov.pt/index.cfm?OBJID=9e569f81-68f4-49c5-bab4- c698b807cd9a.dgap.gov.pt/index.cfm?OBJID=9e569f81-68f4-49c5-bab4-c698b807cd9a, em 01 de julho de 2015, pelas 15h34m.