Apresentaremos os dados obtidos após o levantamento dos editais de eliminações no DIO-ES. Apesar de a pesquisa ser qualitativa, demonstraremos dados obtidos através da investigação que obteve como resultado uma planilha em
arquivo Excel, que foi sintetizada para extrairmos números que compuseram os gráficos que seguirão.
Após formulação do Programa de Gestão Documental do Espírito Santo, diversas atividades referentes à avaliação de documentos foram desenvolvidas nos acervos dos diversos órgãos públicos para tratar a documentação acumulada nos depósitos. Estas ações incluíram eliminações, recolhimentos e a guarda permanente daqueles que ainda possuíam aspectos probatórios e historicidade.
Para identificar estas ações, tínhamos como proposta inicial analisar, nos arquivos do APEES, as listagens de eliminação e de recolhimentos oriundas do processo de gestão documental. Essas cópias das listagens não ficaram arquivadas, pois constam nos processos que tramitaram para a aprovação do Diretor Geral, após a avaliação da Coordenação de Gestão de Documentos (COGED).
Para que o processo de eliminação tenha legitimidade é preciso que tenha o conhecimento público através de edital. Então pesquisamos no site do Diário Oficial do Estado do Espírito Santo (DIO), os editais de eliminação de documentos ocorridos durante o período de 01/01/2005 a 31/03/2013, e resgatamos 68 editais. Nesse resgate continha tanto o edital de ciência e eliminação de documentos quanto o termo de eliminação de documentos, sendo necessário separá-los porque continham o mesmo assunto. Após a apuração constatamos que existiram 54 editais de eliminação de documentos nesse período, referentes aos órgãos do Poder Executivo, Poder Legislativo, Poder Judiciário, Órgãos Autônomos e Economia Mista, conforme o Gráfico 1. Verificamos que as duas instituições que mais se destacaram nos editais de eliminações de documentos foram o Ministério Público do Estado do Espírito Santo (MPES) e o Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo, ambos os órgãos autônomos para decisões quanto a sua gestão documento.
Gráfico 1 – Números de editais por Órgãos Públicos – Atividades Meio
Verificamos nos editais de eliminações a falta de mensuração da quantidade dos documentos eliminados, apesar de constar no modelo de edital de eliminação, do Manual de Gestão Documental, p. 84. Há também incidência da falta de datas- limites e referências dos conjuntos documentais eliminados.
As mensurações mencionadas nos editais precisaram de conversões devido a falta de padronização de medidas. Obtivemos o resultado final de 393,25 metros lineares, conforme consta no quadro 5, abaixo.
DISCRIMINAÇÃO MEDIDA CONVERSÃO MTS LINEARES
POR QUANTIDADE 90.941 10,00
POR PESO 11.890 297,25
POR CAIXAS 641 86,00
TOTAL DE METROS LINEARES 393,25
Quadro 5 - Mensuração das Eliminações
Para a uniformidade das medidas, utilizamos os padrões da tabela de conversões do CONARQ, ver figura 2 abaixo, e utilizamos também a orientação para
mensuração dos documentos textuais do Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (APERS), disponível no portal do Sistema de Arquivos do Rio Grande do Sul (SIARQ-RS) disponível em:http://www.apers.rs.gov.br/portal/siarq.php.
Figura 2 – Tabela de conversão de unidades de medidas de arquivo
Fonte: http://www.siga.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?sid=147
Continuando a análise dos editais de eliminações, constatamos que foram implementadas por órgãos do executivo estadual e municipal, além do judiciário federal e órgãos autônomos estaduais compostos pelo Ministério Público e Tribunal de Contas.
Gráfico 2 – Vinculação das instituições
Apresentamos os órgãos executivos estaduais, subdivididos em administração direta e indireta, que desenvolveram eliminações. Somaram 22 editais conforme distribuídos em gráficos abaixo:
Gráfico 3 – Eliminações no executivo estadual
Segue abaixo o quadro por ordem de quantidade de editais que os órgãos promoveram:
ORGÃO PÚBLICOS PODER VINCULADO STATUS ADMINISTRATIVO Nº DE EDITAIS
MINISTÉRIO PÚBLICO ES AUTÔNOMO AUTÔNOMO 17
TRIBUNAL DE CONTAS AUTÔNOMO AUTÔNOMO 11
CASA MILITAR EXECUTIVO
ESTADUAL DIRETA 4 INSTITUTO DE DESENVOLVIMENTO AGRÁRIO E FLORESTAL EXECUTIVO ESTADUAL INDIRETA 3
SECRETARIA DE EDUCAÇÃO EXECUTIVO
ESTADUAL
DIRETA 3
SUPERINTENDENCIA DOS PROJETOS DE POLARIZAÇÃO INDUSTRIAL
EXECUTIVO ESTADUAL
INDIRETA 3
SECRETARIA DO ESTADO DE MEIO AMBIENTE
EXECUTIVO ESTADUAL
DIRETA 2
PREFEITURA MUNICIPAL DE VIANA EXECUTIVO
MUNICIPAL
NÃO PERTENCE 2
JUSTIÇA FEDERAL NO ESPÍRITO SANTO
JUDICIÁRIO FEDERAL
S/VÍNCULO 2
AUDITORIA GERAL DO ESTADO EXECUTIVO
ESTADUAL DIRETA 1 COMPANHIA DE SANEAMENTO BÁSICO EXECUTIVO ESTADUAL ECONOMIA MISTA 1
DEPARTAMENTO DE TRANSITO EXECUTIVO
ESTADUAL
INDIRETA 1
DIÁRIO DE IMPRENSA OFICIAL EXECUTIVO
ESTADUAL
INDIRETA 1
POLÍCIA MILITAR EXECUTIVO
ESTADUAL
INDIRETA 1
PROCURADORIA GERAL DO ESTADO DO ES
EXECUTIVO ESTADUAL
INDIRETA 1
SECRETARIA DE JUSTIÇA EXECUTIVO
ESTADUAL
DIRETA 1
TOTAL 54
Quadro 6 – Quantidade decrescente de editais de eliminações
O quadro abaixo demonstra a quantidade de eliminações que foram efetuadas pelos órgãos separadamente. A SEDU efetuou a eliminação mais extensa porque envolveu na listagem materiais em desuso que consideraram incorretamente como “documentos arquivísticos”.
ÓRGÃO UNIDADES MEDIDAS EM METROS LINEARES
SEAMA 6.842 DOCS 1
AGE 689 PROCESSOS 1
CASA MILITAR 515 PROCESSOS 1
IDAF 82 CAIXAS 12
SEDU 11,89 TONELADAS 297,25
SEDU 4.179 DOCS 1
SEJUS 24.795 DOCS 3
MPEES 24.295 DOCS 3
TRIBUNAL DE CONTAS 3.500 PROCESSOS 74
TOTAL 393,25
Constatamos, além das eliminações, dois recolhimentos conforme relatos do Entrevistado 3. Comentaremos na seção “Fala dos Atores”, em que transcreveremos excertos das entrevistas. Estes recolhimentos aconteceram sem os procedimentos previstos da gestão documental, ou seja, não é fruto da avaliação de documentos. Trata-se da documentação (coleção) do IDAF formato slides e o fundo do ex- governador, Victor Buaiz.
A Diretoria Técnica do APEES detectou que as baixas quantidades de eliminações são devido a falhas nas Tabelas de Temporalidade Meio e a ausência de Tabelas de Temporalidade Fim. Para sanar esta deficiência investiu no aprimoramento delas e na capacitação das CADS.
Diante das constatações da pesquisa, recomendamos conforme descrito na Lei nº 8.159/91, art. 9º, que a eliminação de documentos produzidos por instituições públicas, ou de caráter público, seja realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência (BRASIL, 1991). No âmbito do Poder Executivo Estadual, é o APEES a instituição arquivística competente para autorizar a eliminação de documentos. Os órgãos e entidades devem elaborar listagens de eliminação e encaminhá-las ao Arquivo Público para apreciação. Aprovada a listagem, faz-se a publicação de um Edital de Ciência de Eliminação de Documentos, informando o conteúdo e o prazo para contestação antes da eliminação. Os procedimentos devem seguir a Resolução CONARQ nº 7, de 20 de maio de 1997.
Ao não seguir tal procedimento, o governo estadual do Espírito Santo coloca em risco a gestão de documentos, prevenindo-se, em relação ao futuro próximo, de possíveis graves problemas decorrentes de eliminações não devidas.