Örgütleme yönetim sürecinin bir fonksiyonudur. Planlama faaliyetinin gerçekleştirilmesinden sonra sıra bu planların hayata geçirilmesinde görev yapacak kadronu oluşturulmasına gelir.
Örgütleme birden çok safhadan oluşan bir süreçtir. İşletmede yapılacak işlerin belirlenerek gruplandırılması, bu işleri yapacak kişilerin işe alınması ve yerleştirilmesi, yetki ve sorumluluklarının sınırlarının çizilmesiyle, işlerini yerine getirmeleri sırasında ihtiyaç duydukları mekân, araç, gereç ve teçhizatın kendilerine verilmesi bu sürecin safhalarını oluşturur. Örgütleme faaliyeti sonucunda ise örgüt meydana gelir.
Örgütleme her zaman yeni kurulan bir işletmeye yönelik olarak gerçekleştirilmeyebilir. Bazı durumlarda işletmenin daha önceden oluşturulmuş olan yapısı ihtiyaçlara cevap vermeyebilir ve bunun sonucunda mevcut yapı ve ilişkilerde bazı değişiklikler yapılabilir. İşletmenin örgüt yapısının dış çevrenin taleplerine cevap veremez hale gelmesi, esnekliğini kaybetmesi, hızlı hareket etme kabiliyetini yitirmesi, çalışanların istek ve ihtiyaçlarını karşılamada yetersiz kalması gibi durumlarda mevcut yapı gözden geçirilerek yeniden örgütleme gerçekleştirilir. Literatürde reorganizasyon kavramıyla eş anlamlı olarak kullanılan bu kavram mevcut yapının tekrar düşünülmesini ve gerekli değişikliklerin yapılmasını ifade etmektedir.(Ataman, 2002: 279)
Yönetim faaliyetinin sağlıklı şekilde yerine getirilmesi örgütlemenin gerektiği gibi yapılmasıyla yakından ilişkilidir. Planlar ne kadar iyi yapılırsa yapılsın bu planları uygulama yeteneğinden yoksun bir kadro ile beklenen başarıya ulaşılmayacaktır. Yine çalışanların ve müşterilerin istek ve ihtiyaçlarına cevap vermeyen bir örgütte emir-komuta ve koordinasyonun sağlanması zor olacaktır. Çalışanların niteliklerinin göz önünde bulundurulmadığı bir örgütte devamsızlık, işgücü devir hızının yüksek olması, verimsizlik, kalite düşüklüğü ve bunun gibi problemler yoğundur. İçinde bulunduğumuz rekabetçi ortam ise bu problemlerin minimize edilmesini gerektirmekte bu doğrultuda örgütün etkin ve verimli bir şekilde tasarımı giderek daha önemli hale gelmektedir.
Hiyerarşik kademelerin sayısı, departmanlar, yetki ve sorumluluk dağılımı, bilgi akış sistemi, haberleşme ilişkileri ve gerekli personelin niteliği gibi konular örgüt yapısını karakterize eden unsurlardır. (Koçel,1999:116) Bu yapının oluşturulması veya geliştirilmesi süreci örgüt tasarımı olarak adlandırılmaktadır.
Örgütün etkin ve verimli çalışması her zaman arzulanan bir amaç olmakla birlikte bu amaca ulaştıracak yollar her zaman aynı değildir. Çevre, kullanılan teknoloji, strateji, işletmenin hayat eğrisi içinde bulunduğu safha, örgüt içi güçler, personelin niteliği ve büyüklük gibi faktörler ışığında belirlenecek örgüt yapıları farklı özellikler taşıyabilir.
Örgütler çeşitli biçimlerde, çeşitli faaliyet alanlarında çeşitli büyüklüklerde, kâr amaçlı veya kâr amaçsız olarak gündelik hayatımızın bir parçasını oluştururlar. İnsanların tek başına gerçekleştiremeyecekleri faaliyetleri gerçekleştirebilmek için ortaya çıkan bu yapılar yani örgüt farklı şekillerde tanımlanmaktadır. (Öncü, 1982: 120)
Görevler arasında farklılaşma ve bütünleşmeyi sağlayan biçimsel iş ilişkileri sistemi olarak örgüt, kimin ne yapması gerektiğini ve farklı çabaların nasıl bir araya getirileceğini ortaya koyar. Bu bağlamda örgüt; işleri, insanları ve işlerle insanları bir arada tutan onların arasındaki ilişkileri düzenleyen bir yapıyı ifade eder.(Koçel, 1999: 14)
Örgüt sadece teknik bir sistem olarak düşünülmemelidir. Örgütü oluşturan bireyler, bunların karşılıklı ilişkileri de en az örgütün sahip olduğu fiziksel varlıklar kadar önemlidir.
Örgüt en az iki kişinin bir araya gelmesi ve ortak bir amaç etrafında birleşmesi sonucunda ortaya çıkar. Örgütü oluşturan bireyler örgütün amaçları doğrultusunda faaliyet gösterirler.
Örgütler birçok kıstas kullanılarak sınıflandırılır. Bu kriterlerden biri de örgütün biçimsel olup olmamasıdır. Biçimsel yâda diğer adıyla formal örgüt, örgütü kuran yâda kuranlar tarafından önceden planlanan bir yapıyı ifade eder. Buradaki ilişkileri örgüt şeması üzerinde ve örgüt el kitaplarında açıkça görmek ve anlamak mümkündür.(Şimşek, 1996: 146)
Biçimsel örgüt yapısı beşeri ve fiziksel kaynakların görevler arasında etkin dağıtarak, çalışanların sorumluluklarını belirleyerek, çabalarının iş tanımları, örgüt şeması ve emir komuta zinciri aracılığıyla nasıl bir araya getirileceğini göstererek, onlardan nelerin beklendiğini roller, operasyon el süreçler ve performans standartları aracılığıyla ortaya koyarak ve yöneticilerin karar vermelerini ve problem çözmelerini kolaylaştıracak bilgilerin toplanmasına ve değerlendirilmesine yönelik süreçler oluşturarak kişilerin bir arada etkin biçimde çalışmalarına olanak tanır. (Ataman, 2002: 280)
Biçimsel olmayan örgüt ise herhangi bir şekilde ve herhangi birileri tarafından planlanmayan, tamamen kendiliğinden oluşan insan ilişkileri sistemini ifade etmektedir. İnformal örgüt olarak da adlandırılan bu yapı çok farklı nedenlere bağlı olarak ortaya çıkabilir. Aynı tür müziği dinlemekten zevk alma, aynı yöreden gelme, aynı takım tutma, ortak bir çıkar etrafında birleşme gibi nedenlerle farklı hiyerarşik kademelerde bulunan kişiler bu hiyerarşiyi takip etmeden birbirleriyle doğrudan ilişki kurabilirler. Biçimsel olmayan örgüte üyelik gönüllü olup devamlılık göstermek zorunda değildir.
Biçimsel örgüt içinde yer alan başlıca yetki türleri üç grupta ele alınabilir: emir-komuta (hat) yetkisi, kurmay yetki ve fonksiyonel yetki. Emir – komuta yâda diğer adıyla hat yetki emir verme yetkisini ifade ederken, kurmay yetkiye sahip kişi yâda birimler hat yetkiye sahip olan kişilerin karar vermelerine yardımcı olan fikir ve tavsiyelerle ön plana çıkarlar. Kurmay yetkide emir verme hakkı yoktur. Fonksiyonel yetki ise sadece kendi uzmanlık alanıyla sınırlı olarak emir verme hakkını ifade etmektedir.(Ataman, 2002: 281)