Toplantı: İnsanlar arasındaki iletişimi sağlayan, yaratıcı fikirlerin üretilmesine fırsat veren, personelin eğitimi için yararlı olan düzenlemelerdir (Doğan, 2013).
Okul Müdürü: Okullarda yönetim görevi verilen birinci derecede okulu yönetmekle sorumlu tutulan öğretmendir.
Müdür Yardımcısı: Eğitim, öğretim ve yönetim işlerinin planlı, düzenli ve amacına uygun olarak yürütülmesinden müdüre ve müdür başyardımcısına karşı sorumludur.
İlçe Milli Eğitim Müdürü: Milli Eğitim Bakanlığının taşra teşkilatında ilçelerde eğitim çalışmalarını yönetmekle sorumlu olan öğretmen temelli yöneticidir.
9
İKİNCİ BÖLÜM
II.1. TOPLANTI KAVRAMI TANIMI, ÇEŞİTLERİ VE ÖZELLİKLERİ İLE İLGİLİ KURAMSAL TEMELLER VE ARAŞTIRMALAR
Bu bölümde toplantı kavramı, toplantı türleri, toplantı hazırlık süreci, toplantının sürdürülmesi ve toplantının değerlendirilmesi açıklanmıştır.
II.1.1. Toplantı Kavramı
“Toplantı; yöneticilerin var olan sorunlara çözüm getirmek amacıyla bir araya gelerek belirli konular üzerinde tartışma süreci, bir gündem üzerinde konuşmak için bir araya gelme olarak ifade edilmektedir. TDK sözlüğünde ise toplantı; birden fazla bireyin belirli bir amaç doğrultusunda bir araya gelmesidir.”(Doğan, 2013, s. 4).
Günümüz iş yaşamında en çok kullanılan kelimelerin başında "toplantı" kelimesi gelir. Örneğin yönetici asistanları ve sekreterler, yöneticinin görüşmek istemediği bir kişiye "yöneticinin toplantıda" olduğunu söylerler. Gerçekten de günümüzde hem kamu kurumlarında hem de özel kurumlarda birçok konuda sürekli toplantılar düzenlenmektedir. Toplantı, en kısa tanımıyla, insanların bir araya gelerek bilgi verme veya sorun çözme vb. amaçlarla kendi aralarında görüşmeler yapmalarıdır. Verimli ve etkili bir toplantı düzenleyebilmek için yönetimin ilk işlevi olan toplantı planı yapma ve organize etme, bir toplantının verimli geçebilmesi açısından büyük önem taşır. Herhangi bir toplantı, toplantıyı düzenleyenlerle toplantı katılımcılarının birbirleriyle uyumlu çalışmasıyla verimli olabilir(Mısırlı, 2013, s. 1).
Toplantılar, günümüz koşullarında oldukça fazla zaman alan, güncel yaşamın ayrılmaz bir parçası haline gelen etkinlikler arasında yer almaktadır. Konu evrensel boyutta ele alındığında uluslararası, ulusal, yerel ve kurumsal düzeyde pek çok kararın
10
toplantılarda alındığı görülecektir. Hatta bazen bu kararlar yaşamamızı doğrudan etkiler hale gelmektedir. İşte bu nedenle toplantılar yaşamın vazgeçilmez unsurları arasında yer almıştır (Mısırlı, 2013, s. 13). Toplantıların bir özelliği de insanların iletişimlerini desteklemesidir. Özel bir gündem üzerinde görüşmek de mümkündür. Toplantılar, “ bireylerin planlanmış saat ve mekânda belirli bir amaç doğrultusundan bir konuyu tartışmak amacıyla bir araya gelmesi olarak ifade edilmektedir.” Literatürde yer alan çeşitli toplantı tanımları ise; (Öztürk, ve Keskin, 2011, s. 3):
• “Birden fazla insanın bir sorun, olay veya olgu üzerinde görüşmek için bir araya gelmelerine toplantı denir.”
• “Toplantı, bir iş konusunda iki ya da daha fazla kişinin görüşmek üzere bir araya gelmesidir.”
• “İnsanların bir konu üzerinde, bir başkan yöneticiliğinde çözüm bulmak üzere bir araya gelmelerine toplantı denir.”
• “Üç veya daha fazla kişinin toplanarak yüz yüze bir çalışma içine girmelerine toplantı denir.”
• “Birden çok kimsenin belli bir amaç etrafında bir araya gelmesi, toplanması.”
• “Bir gündeme bağlı kalarak, gündemdeki konuları görüşmek için ilgililerin bir araya gelmesiyle yapılan birleşim”
• “Toplantı, yönetimin önceden belirlenmiş bir zaman ve mekân doğrultusunda, bilgi etkileşiminde bulunmak, bir karar almak veya durum değerlendirmek amacıyla yapılan oturumlardır.”
Türk Dil Kurumu Sözlüğünde toplantı;
1. “Birden çok kişinin belirli amaçlar doğrultusunda belirli bir mekânda toplanmaları, içtima.
2 Bir meclisin bir yıl boyunca bir araya gelmelerinin her biri.
3. Toplanma, bir araya gelme, kabarıklık oluşturma” (http://tdkterim.gov.tr) şeklinde tanımlanmaktadır(Öztürk, ve Keskin, 2011, s. 3).
Toplantılar genel bir tanımla şöyle ifade edebiliriz; soruların cevaplanması, sorunların belirlenmesi, çözülmesi, anlaşma yapmak, personeli bilgilendirmek vb.
amaçlar için bir başkan yönetiminde ya da birden fazla kişinin bir araya gelerek iletişim
11
ortamı oluşturmaları ve bu ortamda sürdürülen faaliyetlerin tümüdür (Doğan, 2013, s.
4).
Toplantılar, büro ortamında yöneticilerin ve toplantıya katılanların en çok zamanını alan etkinliklerden birisidir. Toplantılar, yönetici ile üst kademe yöneticileri arasında dikey boyutta, yönetici ile aynı düzeydeki diğer yöneticiler arasında yatay boyutta çift yönlü çalışan etkili bir süreçtir. Toplantılar, ihtiyaç duyuldukça, amacına uygun olarak etkili bir iletişim ortamında yapılması durumunda, zamandan önemli tasarruf sağlayabilir. Özellikle toplantı yapmış olmak için yapılan birçok rutin toplantı , hiçbir sonuç alınmadan ya da hiçbir sorun çözümlenmeden bitiyorsa en önemli kaynak olan zaman kaybına ve çalışma kesintilerine neden olmaktadır (Mısırlı, 2013, s. 1).
Toplantı, insanların bir araya gelerek belli konularda görüşmeleridir. Ayrıca, toplantı, bir iletişim, bilgi ve teknoloji alışverişi için zemin oluşturmakta; yönetim ve karar verme aracı olarak da kullanılabilmektedir. Toplantının tanımı açısından, toplantının ikamet edilen yerde olup olmaması önemli değildir (Çakıcı, 2006, s. 2). Bu açıklamaların ışığında toplantıların değişik amaçlarla yapıldığı söylenebilir. Özellikle bir gündeminin olduğu ve bu gündemde, bilgi vermek, sorunları tartışmak, çözüm üretmeye çalışmak, yeni uygulamalar başlatmak için ortak kararlar almak ve iletişimi güçlendirmek gibi amaçlardan oluştuğu söylenebilir. Bu açıdan toplantıların her kurum için gerekli olduğu ifade edilebilir.