Kırtasiye malzemelerinde (antetli kağıt, zarf. Fatura vb.), reklam materyallerinde (katalog, ilan vb.), bayraklarda, kartvizitlerde, promosyon malzemelerinde (ajanda, kalem, takvim vb.), araçların üzerinde, personel iş kıyafeti üzerinde ve ürün taşıma veya depolama ambalajı (normal şartlarda son kullanıcı tarafından görülme ihtimali olmayan, ürünlerin taşınması veya depolanması için kullanılan yük kutular ) üzerinde belgenin ürüne değil yönetim sistemine ait olduğunu belirtecek bir ifade ile (Örnek: Bu ürün, ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistem standardına göre belgelendirilmiş olan tesislerimizde üretilmiştir) ve bu prosedürde belirtilen tüm şartlara uymak koşuluyla kullanılabilir.
Doğrudan ürün ve nihai paketi üzerinde, laboratuvar deneyleri, kalibrasyon, muayene veya denetim raporları üzerinde kullanılamaz ve atıf yapılamaz.
TÜRKAK – ICS Markası
(ICS’in TÜRKAK tarafından akredite standart ve kapsamlarda
belgelendirdiği müşterilerin
belgelendirme statülerini göstermek için kullanılan sembol. ICS ve TÜRKAK markası yan yana kullanılır.
TÜRKAK markası; TÜRKAK tarafından akredite edilmiş
kuruluşların akreditasyon statülerini göstermek için kullanılan semboldür.
TÜRKAK logosunun altına akreditasyon alanı, akreditasyona konu olan standardın numarası ve akredite edilmiş kuruluşun
akreditasyon numarasının eklenmesi ile oluşturulur.)
STANDART NUMARASI
Kırtasiye malzemeleri (antetli kağıt, zarf, fatura vb.), reklam materyalleri (katalog, ilan vb.), faaliyet kapsamındaki yerlerin iç duvarlarında bu prosedürde belirtilen tüm şartlara uymak koşuluyla kullanılabilir.
Doğrudan ürün ve nihai paketi üzerinde, ürün taşıma veya depolama ambalajı üzerinde, bayraklarda, araçların üzerinde, binaların dışında, kartvizitlerde, promosyon malzemelerinde (ajanda, kalem, takvim vb.), personel iş kıyafeti üzerinde, laboratuvar deneyleri, kalibrasyon, muayene veya denetim raporları (ilgili laboratuvar TÜRKAK tarafından akredite edilmiş olsa dahi) üzerinde kullanılamaz ve atıf yapılamaz.
- Müşteri, ilgili markaların baskı hazırlığında ICS ile koordinasyon sağlamalıdır.
- Marka ve logo, kullanılan doküman içeriğinden veya ilgili faaliyetten hiçbir şekilde ICS ve TÜRKAK’ın sorumluluğu olduğu anlamı çıkacak şekilde kullanılamaz.
- Sertifika, logo ve markalar aşağıdaki durum ve şekillerde kullanılamaz:
a- Ürün ve nihai paketi üzerinde (Standart ismi dahil),
b- TÜRKAK (Akreditasyon Kurumu) logo ve markası münferit olarak, c- MÜŞTERİ logosundan daha belirgin ve ön planda olacak şekilde,
d- TÜRKAK ve ICS markaları, logoları birbirlerine göre daha belirgin, ön planda veya geri planda olacak şekilde yada ayrı bir yerde,
e- Proses yada ürün, hizmet belgesi / ürün, hizmet uygunluğu imajına yol açan durumlarda,
f- Belgelendirme programı içinde yer almayan bölüm, bağlı kuruluş, ofis, şube, tesis veya iştirakler ile belge kapsamında bulunmayan faaliyetler için.
g- TÜRKAK ve ICS itibarını zedeleyecek ve kamu güvenine gölge düşürecek şekilde.
- MÜŞTERİ adına düzenlenmiş Belgenin askıya alınması, iptal edilmesi, geçerlilik süresinin dolması veya ICS ile MÜŞTERİ
rapor, sertifika, marka ve logo kullanımı durdurulmalıdır. Üzerinde logo, marka bulunan tüm reklam ve tanıtım malzemeleri vb.
kullanımdan kaldırılmalıdır.
- Belgelendirme kapsamı daraltıldığında buna uygun reklam ve tanıtım malzemeleri güncellenmelidir. Orijinal belge en geç 15 gün içersinde ICS’e gönderilmelidir.
- Rapor, Sertifika, marka ve logolar, belgelendirme sürecini tamamlayan kişi/kurumlar (müşteri) için düzenlenmiş ve kullanımına tahsis edilmiş olup, hiçbir şart altında üzerinde değişiklik (tahrifat) yapılamaz, herhangi bir kişi yada kuruma devredilemez ve kullandırılamaz. müşteri, belgelendirilmesine ilişkin herhangi bir yanıltıcı beyanatta bulunamaz ve/veya buna müsaade edemez. müşteri, kendi adına düzenlenmiş olan belgeyi yada belgenin herhangi bir kısmını yanıltıcı bir tarzda kullanamaz ve/veya buna müsaade edemez.
- Gerçekleştirilen gözetim ve yeniden belgelendirme denetimlerinde ve/veya şikâyet yada her türlü geri besleme sonrası rapor, sertifika, marka ve logo kullanımı ile ilgili hususlar incelenir. Müşterilerin; rapor, sertifika, marka ve logoları bu prosedüre ve TÜRKAK Rehberlerine aykırı olarak kullandıklarının tespit edilmesi halinde Genel Müdür gerekli yaptırımları belirler ve başlatır. Bu yaptırımlar, müşteriden düzeltici faaliyet talep etmesi, belgenin askıya alınması / iptal edilmesi, ihlalin kamuoyuyla paylaşılması, hukuki yollara başvurma gibi geniş kapsamlı olabilir. Bu durum ICS ile sözleşme yapmamış tarafların rapor, sertifika logo ve markayı izinsiz kullanma halleri içinde geçerlidir.
5.12 Belgelendirme Şartlarında veya Standartta Değişiklikler
- ICS belgelendirme programında (prosedür, uygulama, kurallar v.s.) önemli değişiklikler olması durumunda üst yönetim tarafından yürütülecek faaliyetlere karar verilir.
Yapılan değişiklik ile ilgili Müşteri’nin yeni şartlara uygunluğunun doğrulanması için üst yönetim; Müşteri’ye geçiş süresi belirleme, bir sonraki müşteri denetimlerinde uygulamaya konulabilme, yapılan değişiklik ile ilgili kısa süreli denetim ihtiyaçlarını belirler. Yürütülecek faaliyetler ile ilgili Üst yönetim tarafından alınan karar/lar en kısa zamanda belgelendirilmiş ve müracaat aşamasındaki tüm müşterilere duyurulur. Bu hususta web sitesinde bilgilendirme, tüm müşterilere email yada faks gönderme yolu ile bilgilendirme yapılabilir. Değişiklikten önce kazanılmış olan haklar geçerli olup değişikliklerin uygulanmasında üst yönetimin yürütülecek faaliyet ile ilgili verdiği karara uygun olarak hareket edilir.
- Belgelendirme ve/veya akreditasyon standartları yada rehberlerinde değişiklikler olması durumunda Akreditasyon Kurumunun öngördüğü geçiş süresi sonuna kadar gerekli uygulama güncellemesi müşteriler tarafından gerçekleştirilmelidir.
Bu hususta web sitesinde bilgilendirme, tüm müşterilere email yada faks gönderme yolu ile bilgilendirme yapılır.
5.13 Kısa Süreli Denetimler
- Tüm taraflardan gelen şikâyetlerin araştırılması, değişiklikler (müşteri, akreditasyon standartları, rehberleri, ICS prosedürleri) ile ilgili yapılan çalışmaların doğrulanması veya askıya alınan müşteri takibi ile ilgili olarak gerçekleştirilen denetimdir.
- Kısa süreli denetim yapılan müşterinin ara denetim programı değişmez.
- Kısa süreli denetimin kapsamı, denetimin yapılmasına neden olan konuya göre değişmektedir.
- Kısa süreli denetim raporu ve diğer denetim dosyası evrakları tamamlanarak denetim ekibi tarafından Operasyon Müdürüne iletilir.
- Operasyon Müdürü dosyayı inceler ve belgelendirme ekibine sunulmak üzere Belgelendirme Müdürüne iletir.
5.14 Çoklu Alan Denetimi
- Çoklu alan bir müşterinin birden fazla şube, ofis, şantiye, sahası olması anlamına gelir. Tüm alanlar bir tüzel kişiliğe bağlı görünmese bile merkezle sözleşme yada yasal olarak ilişkilerinin olması ve ortak yönetime sahip olmaları çoklu alana girmektedir. Yani merkez ofisin açmış olduğu bir düzeltici faaliyeti diğer alanların kapatma zorunluluğu gibi.
- Çoklu alan organizasyonları aşağıdaki gibi olabilir. Bunlar aynı yöntem ve prosedürlerle işlerini yürütmektedir. Bu durumlarda çoklu alanlar için örnekleme uygulanabilmektedir.
• Franchise ilişkisi olan kuruluşlar
• Bir üretim kuruluşunun birçok yerde satış ağının olması
• Birçok şubesi olan hizmet firmaları
• Birden çok tesisi olan firmalar
- Eğer birden çok tesiste farklı prosesler uygulanıyorsa her bir tesisteki prosesler ile ilgili incelemeler yerinde gerçekleştirilmelidir.
- Müşteri tüm alanlarda yönetim sisteminin kurulup uygulandığını gösterebilmelidir. Tüm alanlar için iç denetim yapmalı ve merkezde tüm alanların faaliyetlerini kapsayan bir YGG düzenlemelidir. Herhangi bir organizasyonel değişikliği olduğunda tüm alanlar için sistem ve dokümantasyon değişiklikleri uygulaması, YGG, şikâyetler, DÖF inceleme, iç denetimler, yasal şartlar hakkında güncelleme yapma kabiliyetini ve yetkisini ICS’e göstermelidir.
- İç yada dış denetimlerde ortaya çıkan uygunsuzluklardan diğer alanların etkilenip etkilenmeyeceği ve gerekli uygulamaların adapte edilip edilmediği kontrol edilir.
- Çoklu alan belgelendirmesinde Firma Bilgi Formu ile diğer alanlar-sahalar hakkında bilgi müşteri tarafından ICS’e ulaştırılır.
- Ayrıca Talep Değerlendirme ve Denetim Süresi Hesaplama Formu da Operasyon Müdürü tarafından kullanılır.
- Çoklu alanlardan denetim için seçim yapılırken en az % 25’i rastgele seçilir. Rastgele seçimde MS Excel programından faydalanılarak, aşağıdaki sayı üret formülü ile bulunan sayılar rastgele seçimde kullanılabilir. Sahalar listelenir ve 1’den başlayarak numaralandırılır.
=S_SAYI_ÜRET()*Rastgele Seçilecek Yerlerin Sayısı F9 fonksiyon tuşu yardımıyla yeni sayı üretilerek bulunan sayılar yukarı tam sayıya yuvarlanarak hangi alanlarda denetim yapılacağı rastgele seçilebilir.
- Geri kalanı ise belli bir zaman dilimi için olabildiğince nitelik farklılığı gösteren işletmeler arasından seçilmelidir. Örnekleme kayıtları ve gerekçeleri Operasyon Müdürü tarafından Talep Değerlendirme ve Denetim Süresi Hesaplama Formuna kaydedilir. Örnekleme yapılırken aşağıdaki faktörler dikkate alınır:
• Önceki denetim sonuçları
• Şikâyet kayıtları ve DÖF’lerin durumu
• Saha boyutunda önemli değişimler
• Vardiya ve çalışma yöntemlerinde değişiklikler
• Sahadaki yönetim sisteminin uygulanma karmaşıklığı
• Önceki belgelendirme denetiminden sonraki değişiklikler
• Yönetim sisteminin olgunluğu ve organizasyondakilerin bilgi seviyesi
• Kültür, dil yada mevzuattaki değişiklikler
• Coğrafi dağılım
- Alan örneklemesi sınırlı, düşük ve orta riskli ayrıca her bir sahadaki çalışan sayısı 50’nin altında olan işletmelerde aşağıdaki gibi uygulanır:
• Belgelendirme Denetimi için Denetlenecek Alan Sayısı: Toplam alan sayısının karekökünün üst tam sayıya yuvarlanması
• Gözetim Denetimi için Denetlenecek Alan Sayısı: 0.6XToplam tesis sayısının karekökünün üst tam sayıya yuvarlanması
• Yenileme Denetimi: 0.8XToplam tesis sayısının karekökünün üst tam sayıya yuvarlanması
- Alan örneklemesi aşağıdaki durumlarda arttırılabilir. Bu husus Talep Değerlendirme ve Denetim Süresi Hesaplama Formuna kaydedilir.
• Her bir sahada 50’den fazla çalışan varsa
• Yönetim sisteminin kompleksliliği ve risk kategorisinin yüksek olması
• Çalışmadaki değişimler (Ör. Vardiyalı çalışma)
• Yürütülen faaliyetlerdeki değişimler
• Şikâyet kayıtları ve DÖF’lerin diğer ilgili hususları
• Çok uluslu yaklaşımlar
• YGG ve iç denetim sonuçları
- Olumlu bir denetim sonrası belge yayımlanır, bu belge üzerinde denetim kapsamında olan tüm alanların adresleri belirtilir.
- Merkez ofis tüm gözetim ve yeniden belgelendirme denetimlerinde yer almaktadır.
5.15 Belgelendirme Ekibi Çalışma Esasları
- Belgelendirme ekibi; belgelendirme, yeniden belgelendirme, değişiklik, transfer denetimleri ile ilgili dosyaları ve askıya alma, geri çekme/iptal, kapsam daraltma ile ilgili konuları inceleyen ve nihai kararı veren merciidir.
- Belgelendirme ekibi, ICS sürekli personeli yada yarı-zamanlı (part-time) çalışanlardan oluşur.
- Belgelendirme ekibi; Belgelendirme Müdürü ile müşteri faaliyet kapsamı ISO 9001:2008 ile ilgili dosyalarda TÜRKAK R40.05 rehberinde tanımlanan risk grupları baz alınarak yüksek ve/veya en yüksek risk gruplarında ise görüşü alınacak olan sektör kodlu uzmandan (denetçi / teknik uzman) oluşan 2 kişilik bir ekiptir. Sektör kodunun birden fazla olması durumunda sektör uzmanının sayısı artmaktadır. Sektör uzmanının görevi denetim dosyasını inceleyerek bulgu ve gözlemlerini aktarmaktır.
Belgelendirme müdürü ise karar merciidir. Sektör uzmanı bahsi geçen firmanın denetim ve tarafsızlığı-bağımsızlığı tehlikeye düşürmeyecek biri olmalıdır. Belgelendirme müdürünün bahsi geçen başvuru için sektör kodu varsa ayrıca bir sektör uzmanı görüşü alınmasına gerek yoktur. Belgelendirme Ekibinin sektör kodu belirlenirken; TÜRKAK R40.05 EK-C – NACE kodlarına göre teknik benzerliğe sahip kapsamların gruplandırılması tablosunda belirtilen gruplar baz alınır. - Gözetim denetimi dosyaları ile ilgili; Denetim ekibi tarafından Askıya Alma veya İptal Etme tavsiyesi geldiği ve büyük (majör) uygunsuzluk tespit edildiği hallerde Belgelendirme Ekibi, aksi durumda Belgelendirme Müdürü gözetim denetimlerindeki karar merciidir.
- Tüm ekip üyeleri bağımsız, tarafsız, çıkar çatışması ve tüm baskılardan uzak olarak belgelendirme kararını verirler. Üst yönetim bu hususu politika, beyan ve uygulamalar ile güvence altına alır.
- Her ekip üyesi Güven ve Gizlilik Sözleşmesi ve Belgelendirme Ekibi–Üye Sözleşmesini imzalarlar.
- Belgelendirme ekibi üyelerinde aşağıdaki asgari nitelikler bulunmalıdır:
• Denetim ve belgelendirme süreci hakkında bilgi sahibi olmak
• Ön Lisans / Lisans Mezunu
• Yönetim sistemleri konusunda tecrübeli olmak (En az 2 yıl)
• ICS Belgelendirme programı, politikaları, prosedürleri ve akreditasyon standartları ve rehberleri hakkında güncel bilgilere sahip olmak
- Olumlu belgelendirme kararı için aşağıdaki şartlara uygunluk aranır.
• Sektör uzmanı Operasyondan gelen denetim paketini (belgelendirme, gözetim, yeniden belgelendirme) inceler ve bulgularını Belgelendirme Karar Tutanağına kaydeder.
• Belgelendirme müdürünün sektör kodu olduğu başvurularda sektör uzmanı görüşü almasına ihtiyaç bulunmamaktadır.
• Kararda yer alan belgelendirme ekibi bahsi geçen denetime katılmış olmamalı ve bunun dışında tarafsızlık, bağımsızlık ve çıkar çatışmasına sebep olabilecek durumlardan uzak olmalıdır. Bunun sağlanması için belgelendirme ekibi, her dosya için Güven ve Gizlilik Sözleşmesini imzalarlar.
• Belgelendirme Müdürü sektör uzmanı bulgularını da değerlendirerek nihai kararı verir. Bu kararlar Belgelendirme Karar Tutanağı ile kayıt altına alınır. Belgelendirme Müdürü sektör uzmanının olumsuz bulgularına rağmen belgelendirme kararı vermişse bu husus Belgelendirme Karar Tutanağında belirtilir ve belge basılır. Bu tarz kararlar Tarafsızlığı Koruma Komitesi toplantılarına sunulabilmelidir.
- Varsa Bulgular ve eksiklikler ile ilgili düzeltme talepleri / geri bildirimler Belgelendirme Karar Tutanağına kaydedilerek, Operasyon Müdürü ve denetim ekibine bildirilir.
• Kararlar aşağıdaki gibi olabilir:
- Belgelendirme, yeniden belgelendirme, transfer ve değişiklik denetimleri
• Belge Yayımı
• Belge Yayımlanamaz
• Bildirimlerin kapatılması sonrası belge yayımı - Gözetim
• Belgelendirmeyi Sürdürme
• Askıya Alma
• İptal Etme
• Kapsam Daraltma / Genişletme
- Askı yada iptal-geri çekilmesi durumu olan dosyalar
• Belge askıya alınsın
• Belgesi iptal edilsin-geri çekilsin
• Diğer:………
- Belgelendirme Müdürü nihai kararı verir ve olumlu karar sonrası Sertifikayı yayımlar.
- Belgelendirme kararı verilirken, Belgelendirme ekibi:
• Tüm belgelendirme denetimi, gözetim denetimi ve yeniden belgelendirme denetimi raporlarını gözden geçirmelidir. Bu işlem sonucunda denetim ekibi tavsiyesini kabul etmeli yada karşı tavsiyesini bildirmelidir.
• Bir başka belgelendirme kurumu tarafından belgelendirilmiş olan firmaların transfer talepleri sırasında gönderdikleri dokümantasyonu gözden geçirmeli ve isteğin kabul edilmesi yada reddedilmesi kararına varmalıdır.
• Belgelendirme ekibi denetim raporları ve tavsiye kararlarını gözden geçirmelidir.
• Belgelendirme kararları saptanan uygunsuzluklarla ilgili düzeltici faaliyet raporları gelene kadar yapılmaz. Her bir belgelendirme kararı dokümante edilir ve somut kanıtlarla desteklenir. Sertifikaların verilmesi sadece denetim ekibinden pozitif olarak gelen belgelendirme tavsiye raporunun kabul edilmesi sonrasında mümkündür.
6 İLGİLİ DOKÜMANLAR VE KAYITLAR