Proje Seçim Süreci

Altı Sigma ile ilgili yayınlanan raporlara göre General Electric gibi büyük firmalarda yılda 7000’den fazla proje tamamlanmaktadır. Bu rakam daha küçük ölçekli firmalarda yüzler mertebesindedir. Altı Sigma projelerinin firmalar için önemli olmasının en büyük nedeni bilginin maddi kazanca dönüştürülmesini sağlamasında yatmaktadır. Ancak her projenin beklendiği ölçüde kazanç sağlamadığı da uygulamada sıkça karşılaşılan bir durumdur.

Proje seçim süreci Altı Sigma programında başarı ya da başarısızlığı belirleyen çok önemli bir etkendir. Projenin belirlenen zamanda tamamlanabilmesi, finansal getiri sağlaması ve müşteri memnuniyetini artıracak olması bu süreçte gözönünde bulundurulmalıdır. Thomas Pyzdek’e göre “yanlış proje seçimleri sonucunda kalite

ve verimlilikte büyük iyileştirmeler yapmak ancak net kazanç sağlayamamak olasıdır”. Başka bir deyişle, doğru problemi çözmek, en az problemi doğru çözmek kadar önemlidir.

Genel olarak Altı Sigma problem çözümü ve proses çıktısını iyileştirmek için hataların bertaraf edilmesi yaklaşımı olarak görülebilir. Bu noktada proje seçimine gereken özen gösterilmelidir.

Farklı bir bakış açısıyla; kısıtlı kaynak kullanımına sahip firmalar için ancak kalite ve karlılıklarını artıracak doğru proje seçimleri yapmak onlara yarışta bir avantaj sağlayabilecektir.

Doğru proje seçimleri işletmelere büyük faydalar sağlayabilmektedir. Düzgün uygulandığında 3-6 ay içerisinde tamamlanan projeler çalışanların Altı Sigma’ya olan yaklaşım ve inançlarını artırmasının yanısıra yönetim ve paydaşların da elde edilen kazançları görerek Altı Sigma’yı benimsemelerini ve desteklerinin artmasını sağlayacaktır. Proje seçim süreci gerektiği gibi ele alınmadığında sonuçlar beklentilerin altında kalacak ve tam tersi durumlar ortaya çıkacaktır.

Firmaların kendilerine özel geliştirdikleri proje seçim metotları bulunmaktadır. Bunlara örnek olarak proje onay formu gösterilebilir. Proje onay formunda proje adı, problem tarifi, işletmeye etkisi, proje içeriğinin tanımı, proje hedefleri, proje metrikleri ve proje ekibi yer alır. Proje seçiminde bir çok farklı teknik kullanılabilir ancak hepsinde amaç projelerin önceliklendirilebilmesidir. Genel olarak uygulamada Uzman Kara Kuşaklar bu proje onay formları değerlendirerek öncelikli projeleri belirlemektedirler.

Literatürde proje seçimi için kısıtlı sayıda araç ve teknik yer almaktadır. Pyzdek Altı Sigma El Kitabı’nda “pareto öncelik katsayısı”nı önermektedir. Bu basit katsayı pareto konseptini temel almaktadır.

Pyzdek’in bir diğer yaklaşımı fizibilite analizi olarak karşımıza çıkmaktadır. Bu yaklaşımda da yatırımın geri dönüşü (return on investment) öncelik katsayısı ele alınmaktadır. Farklı ağırlıklara sahip kriterlerden oluşan bu yaklaşımda kriter olarak; destek (sponsorluk), fayda (iç/dış ve diğer paydaşlara sağlanan), kaynaklar, kara kuşak iş gücü ihtiyacı, proje sonunda beklenen hedefler, süre, ekip, proje planı ve Altı Sigma değeri ele alınmaktadır. Aşağıda ilgili formül gösterimi verilmiştir.

∑

OS = i projesi için toplam puan Wj = kriter ağırlık puanı

Sij = i projesinin j kriteri için değeri K = aday proje adedi

Bir diğer metot Kısıtlar Teorisine dayanmaktadır. Bu metot ile organizasyonun net karına yönelik sonuçlar ön planda vurgulanmaktadır.

Proje seçim süreci Altı Sigma’nın temel faaliyetlerinden biridir. Kalite ve verimlilikte sağlanan belirgin iyileştirmeler her zaman firmaların net karına beklenen etkiyi yapmaz. Pyzdek’e göre tipik Altı Sigma organizasyonlarında iş gücünün yalnızca %1’i tüm mesaisini Altı Sigma aktivitelerine ayırmaktadır. Bu kişiler 1 yıl içerisinde 3-7 proje tamamlayabilmektedirler. Bunun yanında çalışanların %5’i part-time olarak bu projelerde yer almaktadırlar. [8]

Programın başarısı için aday projelerin değerlendirilmesi çok önemlidir. İnsan kaynaklarında (işgücü) yaşanan sıkıntı firmaları en öncelikli projelere kaynak ayırmasının önemini artırmaktadır. Proje seçimi çok kriterli bir karar verme problemi olarak ele alınabilir. Aday projeler işletmenin stratejik hedefleri ile paralel olmalıdır. Altı Sigma uygulayan firmalarda yapılan bir araştırmaya göre proje seçimi en önemli kritik başarı faktörü olarak belirlenmiştir. Buna rağmen çoğu firmada hakettiği önemi görmemektedir. İyi tanımlanmış ve doğru bir metotla seçilmiş projeler daha iyi ve hızlı sonuçlar verecektir. Aksi takdirde ulaşılan sonuçlar beklentileri karşılamayacaktır.

Altı Sigma projelerinin seçiminde kritik faktörler firma stratejileri ve kaynaklarıdır. Projeler firma stratejileri ile ilişkili olmalı ve doğru hedeflere odaklanmalıdır. Bu stratejiler ile ilgili olmayan bir proje yatırımın geri dönüşü yüksek olsa dahi öncelikli seçilmemelidir. Benzer şekilde kaynakların yetersiz kaldığı projeler de başlatılmamalıdır. İyi bir Altı Sigma projesi önceden tahmin edilebilir bir sonuç taşımamalıdır.

Proje önerileri

Ön gözden

geçirme süreci ^{Stratejik hedeflerle paralellik}

Aday proje havuzu TÖAİK TÖADD Seçilmiş proje Proje

seçimi ^{Çok kriterli karar verme}

Şekil 3.3: Proje Seçim Süreci 3.4.1 Proje Öncelik Analizi:

PÖA hızlı ve kolay bir aday proje değerlendirme tekniğidir. Formülü pareto öncelik katsayısı (PÖK) mantığına dayanır.

süresi tamamlanma maliyet ýlýðý baþarýolas kazanç tasarruf PÖK × × = ^/ (3.2)

Bu formül bazı durumlarda yetersiz kalmaktadır. Bu durumlarda ilave kriterler söz konusu olmaktadır. Bunlardan biri müşteri memnuniyeti bir diğeri de tekrarlanma olasılığıdır.

1. yatırımın geri dönüşü = ilk yıl için gelir / yatırım maliyeti

2. Proje süresi: Genelde 3-6 ayda bir projenin tamamlanması beklenir. Daha kısa sürede tamamlanacak projeler öncelikli olmalıdır.

3. Müşterinin Sesi: Müşteri memnuniyetine yönelik sonuçlar elde edilecek projeler öncelikli olmalıdır. Bunun için araştırmalar, anketler, müşterilerle birebir yapılan görüşmeler gibi kaynaklarla veri toplanabilir.

4. Tekrarlanan problemler proje olarak öncelik verilmesi gerekn durumlardır. Eğer bir süreç sonucunda sıklıkla problem ortaya çıkıyorsa sürecin

maliyetinde artış söz konusudur. Öncelikli olarak bir iyileştirme yapılması gereklidir.

5. 5. kriter olarak başarı olasılığı kabul edilmektedir. Bu genelde uzman kara kuşakların değerlendirmsine bağlı bir kriterdir.

Her bir proje için öncelik rakamı 5 kriter için belirlenen faktör değerlerinin çarpımı sonucunda elde edilir. Yüksek rakamlı proje öncelikli olmalıdır.