A tecnologia digital vem sendo apontada como uma alternativa de disponibilizar obras e documentos para o público interessado, mantendo a integridade física e formal dos documentos. A digitalização é uma poderosa ferramenta principalmente para bibliotecas, instituições e museus, onde existe o problema de se dispor de obras e documentos originais para consulta, devido à degradação sofrida pelo seu manuseio ou eventuais danos causados aos documentos.
A digitalização do acervo possui muitas vantagens. Os usuários passam a manipular as cópias digitais dos documentos, resguardando-os do manuseio constante e desnecessário. Também podem ser apresentados documentos de melhor qualidade aos usuários ou realçar aspectos interessantes dos mesmos com a utilização de técnicas de processamento digital de imagens (PDI), como controle de brilho, contraste e realce de bordas, sem alterar o documento digitalizado original. (ANDRADE,1998) Outras vantagens do uso de arquivos digitais são apresentadas em (ACIS,1997), como:
Enquanto os originais podem se deteriorar, os documentos digitais não sofrem deterioração física e química com o passar do tempo.
Permitem reprodução idêntica da qualidade de cópia para cópia e de geração para geração.
A disponibilidade pode ser realizada de diversas formas: cd-rom, Internet, entre outros.
Considerando-se que documentos são importantes fontes de informação para pesquisas acadêmicas, é necessário tornar as informações do acervo acessíveis a pesquisadores e ao público em geral. Atualmente a pesquisa a esses documentos é feita de forma restrita e centralizada em acervos, qualquer pesquisador que queira ter acesso a eles, tem que deslocar-se até a instituição e solicitar autorização para poder analisá-los.
É também importante salientar que, além das vantagens apresentadas, o processo de digitalização garante a segurança e portabilidade das informações neles contidas. Outra vantagem a destacar é o controle de redundância, impedindo que um acervo seja feito múltiplas vezes, evitando o desperdício de espaço e a inconsistência de dados.
Um sistema informatizado permite não somente o acesso a informações, de forma mais rápida e eficaz, como também a economia de papel e espaço nas instalações do local do acervo.
As grandes dificuldades enfrentadas pelos historiadores da educação brasileira em relação às fontes de investigação intensificaram esforços, nos últimos anos, de produção de instrumentos de pesquisa - guias, catálogos, repertórios e inventários de fontes - visando a suprir a enorme lacuna na produção da pesquisa nessa área. No entanto, há muito a ser feito ainda. Em relação à história educacional recente do país, a documentação encontra-se dispersa e muito se perdeu devido à repressão do regime militar no período de 1964 a 1984. Dessa maneira, a reunião,
organização e preservação de acervos documentais referentes à educação brasileira nas décadas finais do século XX impõem-se como tarefa urgente e importante. O projeto de pesquisa proposta objetiva contribuir com essa dupla necessidade.
O uso de novas tecnologias tem um papel fundamental na preservação e socialização da memória. O armazenamento e a recuperação de informações mediante a construção de bancos de dados digitais têm se tornado uma ferramenta de acesso democrático à informação facultando a consulta, a pesquisa e a difusão de conhecimentos. Como alerta Werle (2000) um Banco de Dados não constitui um conjunto de elementos justapostos, mas ele implica uma ação sobre documentos. Além disso, ele constrói conhecimentos acerca dos mesmos mediante processos de ordenação, mapeamento e relacionamento. Pressupõe, não obstante, um processo formativo para toda a equipe que integra a sua constituição (BELLOTTO, 1983, 1991; CAMARGO, 1989, 1999).
Amorin (2000) aponta as vantagens proporcionadas pelo uso da informática na preservação de acervos documentais:
Equipamento de leitura (computador) – o acervo pode ser acessado de diversos lugares através da rede. O pesquisador não precisará deslocar-se fisicamente até o local onde os documentos estão guardados, pois o acesso aos documentos poderá ser feito das residências, universidades, etc.
Cópias de alta qualidade – através da edição de imagens, é possível remover manchas, fundos escuros e outras alterações, podendo a cópia ser mais legível que o documento original;
Auxilia na preservação evitando o manuseio direto e constante do original;
Os sofisticados sistemas de indexação facilitam a recuperação dos documentos, tornando a pesquisa mais ágil e eficiente (AMORIN, 2000, p. 95-6).
Vistas dessa forma, as prescrições normativas constituem a realidade educacional tal como as práticas efetivas. Os pareceres e atos legais expressam concepções sobre a educação e as racionalidades legitimadas. É neste contexto que está em desenvolvimento o projeto “Digitalização e Desenvolvimento da Base de Dados dos Atos Oficiais do Conselho Estadual de Educação do Estado de São Paulo”.
BASE DE DADOS DE ATOS OFICIAIS CEESP
O projeto, em síntese, é integrado por duas abordagens complementares, desenvolvimento e alimentação da base de dados.
Quanto ao desenvolvimento, trata-se de um aplicativo (software) que possibilite a preservação, a organização, a alimentação e consultas avançadas, todas na modalidade “on line”, com referência a um importante acervo documental, o conjunto de atos editados pelo Conselho Estadual de Educação (São Paulo), desde sua instituição (1963) até o momento atual.
Paralelamente à digitalização dos atos, estão sendo desenvolvidas rotinas de busca textual avançada.
Quanto à alimentação, foram adotados três procedimentos:
a) conversão e inserção na base dos documentos que já se encontravam em formato digital (doc);
b) digitalização e inserção na base dos documentos que se encontravam em formato impresso;
c) alimentação on-line dos documentos editados a partir de maio de 2007.
Tais tarefas, no âmbito do acordo de cooperação firmado entre a Unesp e o CEESP, são da mais alta relevância para conselheiros, técnicos, especialistas, pesquisadores e gestores educacionais no âmbito do Sistema Estadual de Ensino, que passarão a dispor do acervo integral para consultas avançadas on-line.
Em resumo, até o momento, foram desenvolvidas no âmbito do projeto as seguintes atividades:
a) Projeto e instalação do laboratório de digitalização;
b) Projeto e desenvolvimento da base de dados;
c) Seleção e treinamento dos bolsistas para processos avançados de digitalização dos atos;
d) Conversão e inserção na base dos atos disponíveis em meio digital (atos editados a partir de 1977);
e) Desenvolvimento dos mecanismos de alimentação on-line da base de dados (alimentação on-line a partir de maio de 2007);
f) Digitalização dos atos impressos (1987-1997);
g) Estão em desenvolvimento no âmbito do projeto as seguintes atividades;
i) Desenvolvimento dos mecanismos de busca textual avançada e de disponibilização da íntegra dos textos.
No que se refere à digitalização, o quadro seguinte apresenta um balanço do volume do trabalho realizado e do que falta ser feito para inserção na base de todos os atos já editados pelo CEESP:
Quadro 15 – Tabela de Atos
ITEM PERÍODO QUANTIDADE
Total de Atos convertidos 1997-2007 4.971
Total de Atos a serem digitalizados 1965-1996 55.863 Total de Atos já digitalizados (dez/2007) 1987-1996 25.000 Total de Atos a serem digitalizados (2008) 1965-1986 30.863
A versão experimental da respectiva base de dados, para alimentação, consulta e sugestões, em fase final de desenvolvimento, já pode ser acessada.