Şirket tarafından; yukarıda işbu Politika’nın “1.2. Kapsam” başlığı altında gösterilen tüm gerçek kişilere dair bulunan kişisel veriler bu Politika ve KVKK’na uygun olarak saklanır ve imha edilir.
Bu kapsamda saklama ve imhaya ilişkin detaylı açıklamalara aşağıda sırasıyla yer verilmiştir.
4.1. Saklama ve Korumaya İlişkin Açıklamalar
6698 sayılı Kanun’un 3’üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.
Buna göre, Şirketimizin faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.
6698 sayılı Kanun’un 12. Maddesi gereğince, Şirketimiz kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, korunacak verinin niteliğine göre gerekli tedbirlerini almaktadır. Kurul tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirleri almakta, denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.
Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.
Hassasiyet arz eden kişisel verilere, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski nedeniyle 6698 sayılı Kanun kapsamında özel önem atfedilmiştir. Bu “özel nitelikli” kişisel veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.
Bu kapsamda, Şirketimiz tarafından, kişisel verilerin saklanması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından da özenle uygulanmakta ve Şirketimiz bünyesinde gerekli denetimler sağlanmakla birlikte özel nitelikli kişisel verilerin saklanması ve korunması için ayrıca bir kısım ek tedbirler de alınmaktadır. Bu anlamda özel nitelikli kişisel verilerin saklanması ve korunması ile ilgili yeterli ve daha detaylı tedbirlere bu Politika’nın 5.1 ve 5.2 bölümlerinde ayrıca yer verilmiştir.
4.1.1. Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler
Şirketimizde, faaliyetlerimiz çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;
● 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,
● 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,
● 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,
● 213 sayılı Vergi Usul Kanunu,
● 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,
● 4857 sayılı İş Kanunu ve İş Mahkemeleri Kanunu,
● 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,
● 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,
● 5434 sayılı Emekli Sağlığı Kanunu,
● 2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu
● 5651 sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun,
● 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun,
● 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu,
● 5809 sayılı Elektronik Haberleşme Kanunu,
● 4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu,
● 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun,
● Gıda Maddeleri Tüzüğü,
● İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,
● Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler,
● İlgili diğer mevzuat hükümleri,
Çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmakta ve akabinde imha edilmektedir.
4.1.2. Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları
Şirket, faaliyetleri çerçevesinde işlediği kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda saklar.
● İnsan kaynakları süreçlerini yürütmek.
● Kurumsal iletişimi sağlamak.
● Şirket güvenliğini sağlamak,
● İstatistiksel çalışmalar yapabilmek.
● İmzalanan sözleşmeler ve protokoller neticesinde iş ve işlemleri ifa edebilmek.
● VERBİS kayıtlarını oluşturmak ve güncellemek.
● Yasal düzenlemelerin gerektirdiği veya zorunlu kıldığı şekilde, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesini sağlamak.
● Şirket ile iş ilişkisinde bulunan gerçek / tüzel kişilerle irtibat sağlamak.
● Yasal sınırlar içinde pazarlama, pazar araştırmaları, analiz ve raporlamalar yapmak.
● Çağrı merkezi süreçlerini yönetmek,
● İleride doğabilecek hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğünü sağlamak.
4.2. İmhaya İlişkin Açıklama ve İmhayı Gerektiren Sebepler
Şirketimiz, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler Şirketimizin tabi olduğu ilgili mevzuat kapsamında belirlenmiş olan ve genel ve ticari teamüller de göze alınarak işlendikleri amaç için gerekli olacak süre kadar saklanmakta ve belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme, yok etme veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.
Kişisel veriler;
● İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,
● 6698 sayılı Kanun’un 7/1. maddesi uyarınca; işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın/sebeplerin ortadan kalkması,
● Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,
● Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Şirket tarafından kabul edilmesi,
● Şirketin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,
● Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren ve bu konuda işbu Politika’da belirlenmiş olan azami saklanma sürelerinin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut bulunmaması,
Durumlarında, Şirket tarafından re’sen ya da ilgili kişinin talebi üzerine, Yönetmelik’in 11/1. maddesi uyarınca kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.