Altı sigma yaklaĢımı, süreç gücünü ve insan gücünü çok iyi bir Ģekilde bir araya getirerek bir sinerji sağlamaktadır. Altı sigma yönteminin baĢarısı, herkesin oynayacağı rolün çok iyi belirlenmesine bağlıdır. Altı sigma uygulayan iĢletmelerde tüm personele aldıkları eğitimin türüne göre farklı unvan, yetki ve sorumluluklar verilir (BaĢ, 2003: 23). ġekil 1.4‟te de gösterildiği Ģekliyle, projelerde yer alan görevlilerin görev ve sorumlulukları uzakdoğu sporlarında kullanılan kuĢak renkleri ile belirlenmiĢ ve ast-üst iliĢkisi ile belirli bir düzene konulmuĢtur.
IĢığıçok (2011c), iĢletmelerde ortaya çıkan verimsizlik, uygunsuzluk, maliyet, hatalar gibi problemler ile mücadele eden ekip üyelerine “problem savaĢçıları” demektedir. Altı sigma yöntemini benimsemiĢ her bir problem savaĢçısına belirli kuĢak adları verilmiĢtir.
Kaynak: Çakır, 2011: 45
ġekil 1.4. Altı Sigma Organizasyonundaki Roller
Üst Kalite Konseyi Şampiyon Uygulama Lideri Uzman Kara Kuşak Kara Kuşak Yeşil Kuşak
1.4.1. Üst Kalite Konseyi
Altı sigma projelerinin baĢarılı olabilmesi, üst yönetimin desteğiyle mümkündür. Özellikle büyük ölçekli iĢletmelerde üst kalite konseyinin oluĢturulması önemlidir. Altı sigmada projeler, organizasyonun orta kademesinde yer alan kara kuĢaklar tarafından yerine getirilir. Eğer üst yönetim bu projelere yeterli önem ve desteği vermezse hiçbir sonuç elde edilemez. Daha açık bir ifade ile eğer üst yönetim altı sigma hakkında bilgi edinmek için zaman harcamaz, bu iĢ için en nitelikli personeli görevlendirmez ve ihtiyaç duyulan kaynakları sağlamazsa kara kuĢakların baĢarı Ģansı olmayacaktır. Bunun için özellikle büyük çaplı iĢletmelerde bir üst kalite konseyinin oluĢturulması yararlı olacaktır. Bu konseyin baĢlıca görevleri aĢağıdaki gibidir (BaĢ, 2003: 24; Pande ve diğerleri, 2004: 153):
Altı sigma uygulamalarının kapsamını belirlemek,
Altı sigma organizasyonunu ve bu organizasyonda yer alan kiĢilerin yetki,
sorumluluk ve görevlerini belirlemek,
En iyi uygulama örneklerini çalıĢanlarla ve gerektiği durumlarda önemli
tedarikçilerle ve müĢterilerle paylaĢmak,
ÇeĢitli projelerde sağlanan ilerlemeyi düzenli olarak değerlendirmek, fikir ve
destek vermek,
Altı sigma uygulamalarının kapsamını değiĢen ihtiyaçlara ve iĢletmenin altı
sigma konusunda ulaĢtığı olgunluk düzeyine göre geniĢletmek ve organizasyon yapısında buna uygun düzenlemeler yapmak,
Altı sigma projelerini seçmek ve bunlar için gerekli kaynakları sağlamak, proje
ekiplerinin karĢılaĢtıkları büyük problemleri çözümlemek,
Altı sigma projelerini takip etmek ve gerektiği durumlarda müdahalelerde
bulunmak, elde edilen olumlu sonuçlar ve iyi uygulamaların tüm Ģirkette yaygınlaĢmasını sağlamaktır.
Özetle; altı sigmada baĢarıya üst yönetimin açık ve katılımcı liderliği ile ulaĢılabilir. Altı sigmanın iĢletme içinde baĢarılı olabilmesi için gerekli olan yönlendirme ve koordinasyonun üst yönetim tarafından sağlanması gerekmektedir (Levine ve Gitlow, 2005: 26).
1.4.2. ġampiyon
ġampiyonlar herhangi bir altı sigma projesinde baĢarı veya baĢarısızlıkta önemli rol oynamaktadır. “ġampiyon” kavramı Ortaçağ dönemine kadar gitmekte ve savaĢta kullanılan bir kelime olarak kullanılmaktadır. Bir Ģampiyon, bir hedef ulaĢmak için savaĢ alanını hazırlayan kiĢidir. Ayrıca Ģampiyon kara kuĢakların hedeflerine ulaĢmasında destekleyici rol oynar ve kara kuĢakların karĢısına çıkan iĢlemsel, finansal, kiĢisel ve diğer engelleri ortadan kaldırır. Böylece kara kuĢaklar iĢlerini kolaylıkla yapabilirler (Brue, 2002: 83).
ġampiyonlar, altı sigma projelerinin yürütülmesinden ve uygulanmasından çok, aktif sponsorluk ve liderlik görevi alırlar. ġampiyon, yürütme komitesi üyesi ya da en azından yürütme komitesinin bir üyesine doğrudan rapor veren güvenilir bir kiĢi olmalıdır. ġampiyon, kaynakları sağlamada veya sınırları kaldırmada, organizasyonda daha yukarıya gitmesine gerek kalmayacak etkiye sahip olmalıdır. ġampiyonlar, projelerin seyrinde yürütme komitesiyle, projelere atanan proje liderleriyle (kara kuĢaklarla) ve uzman kara kuĢaklarla (kara kuĢakların danıĢmanlarıyla) daha yakın çalıĢırlar. ġampiyonun sorumlulukları ve görevleri aĢağıdaki gibidir (IĢığıçok(a), 2011: 114; Levine ve Gitlow, 2005: 27; Pande ve diğerleri, 2004: 153):
Proje ekibine önderlik etmesi için kara kuĢağı seçmek (veya basit projeler için
yeĢil kuĢağı seçmek),
Altı sigma projesine engel olan politik sınırları veya kaynak kısıtlarını
kaldırmak,
Proje ekipleri ve yürütme komitesi arasındaki iletiĢim bağlantılarının
geliĢmesini sağlamak,
Ekibi, liderlik ekibi yönünde temsil etmek ve ekibin savunuculuğunu yapmak,
Ekipler arasında ya da ekiplerle ekip-dıĢı kiĢiler arasında oluĢan sorunların ve
mükerrer çalıĢmaların ortadan kaldırılmasına yardımcı olmak,
Ekip üyelerine kaynaklarını yönetmesinde ve bütçe içinde kalmasında yardımcı
olmak,
Zaman çizelgesine uyulması hakkında proje sürecini gözden geçirmek,
Yön göstererek ve rehberlik ederek, ekibin proje üzerine odaklanmasını
Süreç iyileĢtirmesi konusunda kazandıkları deneyimi, kendi yönetim süreçlerinde uygulamak,
Altı sigma metotlarının ve araçlarının projede kullanılmasını sağlamak,
Altı sigma projeleri için aĢama aĢama gözden geçirme sürecine katılmak.
1.4.3. Uygulama Lideri
Üst düzey yöneticilerin sorumluluklarının yanında bir de altı sigma çalıĢmalarının idari yükünün verilmesi onların verimsiz olmasına yol açabilmektedir. Bu yükü ortadan kaldırmak, günlük ilerlemeyi ve lojistiği yönetmek üzere bir kiĢi görevlendirilebilir. Altı sigma terminolojisinde bu kiĢiye uygulama lideri adı verilir.
Bu idari görevin gerektirdiği beceri ve enerji oldukça fazladır. Bu kiĢi altı sigma uzmanı olmamasına karĢın, genel baĢarı üzerinde diğer bireylere kıyasla daha büyük bir etkisi olabilir. Uygulama liderinin görevlerini (Pande ve diğerleri, 2004: 154);
Üst kalite konseyinin çalıĢmalarına iletiĢim, proje seçimi ve proje
değerlendirmesini de kapsayacak biçimde yardımcı olmak,
Kaydedilen tüm ilerlemeyi, ortaya çıkan ve çözülmesi gereken konuları
belgelemek,
Kilit rolleri üstlenecek bireyleri belirlemek/tavsiye etmek,
Sponsorların ve ekiplerin görevlerini yerine getirmelerine yardımcı olmak,
Müfredat seçimi, zamanlama ve lojistiği de kapsayacak biçimde eğitim
planlarını hazırlamak ve hayata geçirmek Ģeklinde sıralamak mümkündür.
1.4.4. Uzman Kara KuĢaklar
Altı sigma ile ilgili her konuda en üst düzey teknik bilgiye sahip uzmandır (Patır, 2008: 74). Kara kuĢakların daha deneyimlileri olarak tasvir edilir. Bir uzman kara kuĢak tam zamanlı çalıĢır (McCarty, Bremer, Daniels ve Gupta, 2004: 65). Uzman kara kuĢaklar bir danıĢman gibi diğer ekip üyelerine öncülük etmektedir. Uzman kara kuĢaklar, temel kara kuĢak eğitimlerini tamamlamıĢ ve birçok kez projeler içinde yer
almıĢtır. Böylece projelerin yönünü saptamada ve sonuçların ortaya konmasında uzmanlaĢmıĢlardır (Brue, 2006: 54). Ancak bu görev, altı sigma çalıĢmalarının baĢlangıcında dıĢ kuruluĢlardan kiralanan bir danıĢman tarafından da yürütülebilir (Patır, 2008: 74). Sürdürülebilir bir yayılıma sahip olan firmalar iki yıl içinde kendi uzman kara kuĢaklarını yetiĢtirerek dıĢa bağımlılıklarından kurtulabilirler (Polat ve diğerleri, 2005: 63).
Uzman kara kuĢak olabilmek için gerekli Ģartlar ise Ģu Ģekilde özetlenmiĢtir (Betsi, 2002: 27; Öztürk, 2009: 465; Thomsett, 2005: 26):
Kara kuĢak eğitimini tam olarak almak ve kara kuĢak olarak tecrübe sahibi
olmak
Kara kuĢaklara altı sigma konusunda eğitim verebilecek düzeyde olmak,
Teknik ve karmaĢık projelerde, iĢleyiĢle ilgili sorulara cevap verebilmek ve
teknik konularda çözümleyici rol üstlenebilmek,
Bir organizasyonda kalite ve verimliliğin iyileĢtirilmesinde istatistiksel araçları
etkin bir Ģekilde kullanabiliyor olmak,
ġampiyonlara altı sigma projelerinin tamamlanma sürelerini belirlemede
yardımcı olmaktır.
Uzman kara kuĢaklar ileri istatistik, liderlik, sunuĢ teknikleri, eğitmenlik, iletiĢim yönetimi, motivasyon teknikleri ve zaman yönetimi gibi eğitimler alırlar.
1.4.5. Kara KuĢaklar
Kara kuĢak teriminin ilk kez 1990‟ların baĢlarında Motorola‟da ortaya çıktığı, istatistik ve teknik ürün/süreç iyileĢtirmesi konularında özel uzmanlığa sahip bireyleri ifade ettiğini söylemek mümkündür. Kara kuĢak etiketi, zirveye ulaĢmıĢ beceri ve disiplini ifade etmek üzere Uzakdoğu savaĢ sanatlarından esinlenerek verilmiĢtir (Pande ve diğerleri, 2004: 157,158).
Kara kuĢaklar iyileĢtirme projelerinin seçimi, yürütülmesi ve elde edilecek sonuçlardan birinci derecede sorumlu olan ekip liderleridir. Kara kuĢak görevini yürüten kiĢi asli görevini, proje tamamlanıncaya kadar bir baĢkasına devreder. Proje bitiminde
ise aynı göreve devam edebileceği gibi daha üst bir göreve terfi edebilir. (Kansoy ve Dirgar, 2008: 21).
Bir Ģirketin nominal üç sigmadan, altı sigmaya ilerlemesi çok büyük örgütsel ve kültürel değiĢimi gerektirir. Dolayısıyla kara kuĢakların sadece analitik, istatistiksel ve problem çözme tekniklerinde uzman olmaları yetmez, onlar aynı zamanda değiĢim temsilciliği görevini yürütmelidirler. Bunun yanında, iĢletme bilgi sistemleri ve kültürü sıkça bir Ģirkette baĢarılı değiĢim yönetimini gerektirir (Öztürk, 2009: 463).
Kara kuĢak unvanlı personel bir altı sigma projesinde istatistiksel yöntemleri en iyi biçimde uygulayan tam zamanlı altı sigma uygulayıcısıdır (McCarty ve diğerleri, 2004: 65). Kara kuĢakların baĢlıca görevleri aĢağıdaki gibi sıralanmaktadır (Patır, 2008: 75; Sheehy ve diğerleri, 2002: 9):
Ekip üyelerine altı sigma yöntemini ve araçlarını öğretmek,
Altı sigma projelerinin liderliğinden, yürütmesinden ve tamamlanmasından
sorumlu olmak,
Proje fırsatlarının belirlenmesine, proje ayrıntılarının ve kapsamının ortaya
konulmasına yardımcı olmak,
ĠyileĢtirme projesini belirleyerek, sponsora teklif etmek,
ĠyileĢtirme projelerinin konu ve kapsam değiĢliklerini Sponsora teklif etmek,
Ekip üyelerini belirlemek ya da belirlenmesinde Sponsora yardımcı olmak,
Ekip üyeleri arasında iĢ/görev dağılımını yapmak,
ĠyileĢtirme projesini yönetmek ve projenin zamanında tamamlanmasını
sağlamak,
Bilgi ve kaynak ihtiyaçlarını belirlemek ve bu talepleri Sponsora bildirmek,
Ekip üyelerine altı sigma araçlarını kullanımı ve proje görevlerinin yerine
getirilmesi sırasında teknik destek sağlamak, Ģeklinde özetlenebilir.
Kara kuĢak adayları Çizelge 1.4‟te gösterildiği üzere belli bir eğitimden geçmektedir.
Çizelge 1.4. Kara KuĢak Eğitim Süreci
1. Hafta
Altı sigmanın Özü ve MAIC Yol Haritası
Süreç Haritalama
Kalite Fonksiyonu Yayılımı
Hata Türü ve Etkileri Analizi
Ġstatistiksel Paket Programlarını Kullanabilme
Süreç Yeterliliği Analizi
Ölçme Sistemi Analizi
2. Hafta
Birinci Haftanın Özeti
Ġstatistiksel DüĢünme
Hipotez Testleri ve Güven Aralıkları
Çoklu DeğiĢken Analizi ve Regresyon
Korelasyon
Ekip Değerlendirme
3. Hafta
Varyans Analizi
Çoklu Regresyon
ĠĢlem Hızlandırıcı Araçlar
Deney Tasarımı
o Faktöriyel Deneyler o Dengeli Blok Tasarımı o Tepki Düzeyi Tasarımı
4. Hafta
Hata Doğrulama
Kontrol Planları
Ekip GeliĢtirme
Paralel Özel Kesikli ve Sürekli Süreçler
Son AlıĢtırmalar
Kaynak: Hahn ve diğerleri, 1999: 210
Güçlü bir kiĢiliğe sahip olan kara kuĢaklar olmadan, altı sigma ekipleri genellikle etkili değildir. Kara kuĢaklar; problem çözmeyi, verileri toplama ve analiz etme yeteneğini, liderlik, koçluk ve yöneticilik vasıflarını içeren becerilere sahip olmalıdır. Dahası, proje yönetimi konusunda da deneyimli olmalıdır (Holpp ve Pande, 2002: 22).
1.4.6. YeĢil KuĢaklar
YeĢil kuĢaklar, altı sigma ekipleri kurma, ekip üyelerine yardım etme ve altı sigma projelerinin fikir aĢamasından tamamlanma aĢamasına kadar yönetme yeteneğine sahip proje liderleridir (Pyzdek ve Keller, 2010: 30). Altı sigma araçlarından çok, ölçüm araçlarını iyi bilen ve diğer araçlar konusunda da temel bilgileri olan yeĢil kuĢaklar, projelerde ekip elemanı olarak çalıĢırlar. YeĢil kuĢağın rolü, ekibe yerel süreç bilgisi
sağlamak ve ekibin veri elde etme faaliyetlerini ve beyin fırtınasını kolaylaĢtırmaktır. YeĢil kuĢaklar günlük iĢlerini yaparken, altı sigma projelerinde de çalıĢırlar ve iĢlemsel görevlerini geride bırakan kara kuĢaklara benzemezler (Öztürk, 2009: 464).
YeĢil kuĢak, karmaĢık projelerde proje üyesi olarak veya daha basit projelerde proje lideri olarak yarı zamanlı çalıĢan kiĢidir. YeĢil kuĢaklar, bir anlamda altı sigma projelerinin “yük beygirleri”dir. OlgunlaĢmıĢ altı sigma organizasyonlarındaki çoğu yönetici yeĢil kuĢaktır. YeĢil kuĢak sertifikasyonu, altı sigma organizasyonunda daha üst yönetime gelebilmek için kritik ön koĢuldur. YeĢil kuĢaklar, daha basit projelere önderlik ederken aĢağıdaki sorumlulukları bulunur (Levine ve Gitlow, 2005: 29):
Proje amacının tanımlanması,
Proje amacının projenin Ģampiyonu ile birlikte gözden geçirilmesi,
Proje için ekip üyelerinin seçilmesi,
Projenin bütün aĢamalarında, Ģampiyon, uzman kara kuĢak, kara kuĢak ve süreç
sahibiyle iletiĢim kurma,
Ekip üyelerine, projenin her aĢamasında kolaylık sağlama,
Toplantılar düzenleme ve lojistiği koordine etme,
Projenin bütün aĢamalarında verileri analiz etme,
Projenin her aĢamasında altı sigma araçlarının ve metotlarının kullanılmasında
ekip üyelerini yetiĢtirme.
YeĢil kuĢak eğitimleri genel olarak ifade edilirse günde 7-8 saat olmak üzere 9 günlük bir süreyi kapsar. YeĢil kuĢak adayına 4 tam gün Tanımlama ve Ölçme eğitimi, 3 gün Analiz ve ĠyileĢtirme eğitimi ve 2 gün Kontrol eğitimi verilir (IĢığıçok, 2011b: 94).