Proje başvuru dokümanı, Proje Değerlendirme Heyeti üyelerinin, proje önerisini teknolojik ve ekonomik açıdan değerlendirebilmesi için projenin niteliği, hedefleri, faaliyetleri ve harcamaları konusunda tam bir fikre sahip olmalarını sağlayacak yeterlilikte hazırlanmalıdır. Proje bilgilerinin yeterli ayrıntı ve kapsamda hazırlanması ön değerlendirme sürecinin başlatılması için gereklidir.
2.1. PROJE BAŞVURU KAPAK SAYFASI
Kapak sayfasında proje adı, üniversite ve bölüm adı, proje yürütücüsü adı- soyadı, yazılmış bulunan proje başvuru dokümanı, projenin yürütüleceği Üniversite Rektörü tarafından mühürlenip imzalanmış olmalıdır. Üniversite tarafından başvurusu yapılan projelerin proje ortağı firma belirlenmiş olması gereklidir.
Firma tarafından başvurusu yapılan projeler için üniversite ortağı belirlenmiş olması koşulu aranmamakla birlikte desteklenmesi uygun görülmesi halinde ENAR Yönetmeliği 13. Maddesi birinci fıkrasında belirtilen süre içerisinde bir üniversitenin belirlenmesi, başvuru dosyasında üniversite ile ilgili doldurulması gereken alanların doldurularak Genel Müdürlüğe teslim edilmesi ve proje sözleşmesinin imzalanması gerekmektedir.
Proje başvuru dokümanının her sayfası projeyi sunan proje yürütücüsü ve/veya firma yetkilisi tarafından paraflanmalıdır.
2.2. “İÇİNDEKİLER” SAYFASININ DOLDURULMASI
Bu kısım Proje Başvuru Dokümanı yazımı tamamlandıktan sonra klasöre konulan sıraya ve sayfa numarasına göre yazılır. İçindekiler kısmında bulunan dokümanların proje başvurusunda eksiksiz olarak konulması gereklidir.
2.3. PROJE ORTAĞI FİRMANIN KABUL VE TAAHHÜT BEYANLARI (FORM 1)
Bu formun, proje ortağı firma bölümüne sadece firma kaşesi basılacaktır. Firma temsilcisi bölümüne ise imza sirkülerinde firmayı birinci derecede temsil ve ilzam etmeye yetkili kişi/kişiler tarafından imzalanacaktır.
Birden fazla ortak firma tarafından proje başvurusunda bulunulması halinde, başvuru yapan firma temsilcileri bu alanı imzalamalıdırlar.
2.4. ENAR PROJE BİLGİLERİ (FORM 2)
Proje bilgileri alanı eksiksiz doldurulmalıdır. FORM 2 de yer alan teknoloji alanı kısmına ise yönetmeliğin 2.Maddesi’nin ikinci fıkrasındaki alt alanlardan uygun olan/olanlar seçilerek yazılacaktır.
2.5. PROJE PERSONELİNE AİT BİLGİLER (FORM 3)
Bu alana projede yer alacak, yardımcı araştırmacı bilgileri eksiksiz olarak doldurulur. Birden fazla yardımcı araştırmacı olması halinde ise kişi bilgileri kendi grupları altına ilave edilir.
2.6. PROJEDE ÇALIŞACAK PERSONELİN KABUL VE TAAHHÜT BEYANLARI (FORM 4) Bu alana projede çalışacak kişilerin ad, soy ad ve unvanları yazılarak imzalanır. Bu bölümün tüm proje personeli tarafından imzalanması gerekmektedir.
2.7. PROJE ÖZETİ (FORM 5)
Bu alanda Proje Değerlendirme Heyeti üyelerinin proje hakkında genel olarak bilgilenmesini sağlayacak proje tanıtımı yapılmalıdır. Kısa tanıtımda proje konusunu, projenin gerekçelerini, proje kapsamında yapılacak temel çalışmaları, projenin somut hedef ve çıktılarını, proje sonunda ortaya çıkacak ürün, üretim yöntemi, süreç veya sistemin sağlayacağı teknik/ekonomik yararları açık biçimde özetleyen metin bir sayfayı geçmemelidir. Bu metinde özellikle projedeki özgün ve yenilikçi yönler belirtilmelidir. Proje kısa tanıtımının, proje başvuru formunun diğer kısımları doldurulduktan sonra hazırlanması tavsiye edilmektedir.
Bu bölümün alt kısmına proje içeriğini tanımlayan anahtar kelimeler veya kelime grupları yazılmalıdır.
2.8. ABSTRACT (FORM 6)
Bu bölüme, FORM 5’deki metin İngilizce olarak yazılacaktır.
2.9. LİTERATÜR ÖZETİ ( FORM 7)
Bu bölümde yapılacak Ar-Ge çalışması için literatür bilgileri ile bu konuda alınan patentler ve referans alınacak bilgiler 2 sayfayı geçmeyecek şekilde yazılmalıdır.
2.10. PROJENİN AMACI (FORM 8)
Bu proje sonunda beklenen çözümler, yenilikler veya ekonomik beklentiler, literatür veya piyasa araştırmasından edinilen bilgiler de referans alınacak biçimde net olarak açıklanmalıdır.
2.11. PROJENİN GEREKÇESİ VE HEDEFLERİ (FORM 9)
Proje fikrini ortaya çıkartan sebepler ve projeye neden gerek duyulduğu bu alanda anlatılmalıdır.
2.12. PROJENİN AR-GE NİTELİĞİ VE TEKNOLOJİK YÖNÜ (FORM 10)
a) Projenin Ar-Ge niteliği,
b) Projenin yeni bir ürün ve/veya üretim yöntemi, mevcut ürün ve/veya üretim yöntemlerinde yenilik geliştirmeye yönelik olup olmadığı,
c) Sektörde karşılaşılan teknolojik veya teknik bir sorunun giderilmesine nasıl bir katkı sağlayacağı,
d) Proje konusu ile ilgili olarak mevcut çalışmalar ve kısıtlar,
e) Projenin Ar-Ge aşamaları, (tasarım ve tasarım doğrulama, prototip/modelleme gibi),
f) Hedeflenen proje çıktısının ulusal veya uluslararası pazarlarda üretilen benzerleri ile üretim yöntemi veya teknolojiler açısından kıyaslamaları,
g) Proje ortakları arasında kurulan işbirliğinin kalıcı ve sürekli olması yönündeki eğilimler, h) Fikri ve sınai mülkiyet hakları ile ilgili olarak bu konuda daha önce alınan patent vb. olup
olmadığı ve projenin yeni patentler için potansiyel vaat edip etmediği,
Konularına açıklık getirecek bilgiler yer almalıdır.
2.13. PROJENİN EKONOMİK KATKISI VE YAYGIN ETKİSİ (FORM 11)
a) Proje ile önerilen ürün veya üretim yönteminin ticarileştirilme stratejilerini ve ticari getirilerinin ne kadar sürede gerçekleşebileceği,
b) Proje çıktısının katma değer, verimlilik ve rekabet gücü açısından beklenen katkıları,
c) Proje sonuçlarının yeni bir Ar-Ge projesi başlatma veya diğer teknoloji alanlarında yeni ürün, üretim yöntemi geliştirme etkisi,
d) Bu proje tamamlandığında, proje çıktısının yaygın bir kullanım alanı, e) Ulusal kaynakların ortaya çıkarılması ya da işlenmesine bir katkısı,
Konularına açıklık getirecek bilgiler yer almalıdır.
2.14. PROJE SONUCU ORTAYA ÇIKACAK ÜRÜNE YÖNELİK PAZAR ARAŞTIRMASI SONUÇLARI VE FİRMANIN PROJEDEN BEKLENTİLERİ (FORM 12)
a) Projede hedeflenen çıktı ile ilgili olarak yurt içi ve yurt dışı pazar araştırması, b) Proje sonucunda ortaya çıkacak ürünün pazarlama hedefi,
c) Hedeflenen çıktının proje ortağı firmaya herhangi bir rekabet üstünlüğü sağlayıp sağlamadığı,
d) Bu proje çıktısının firmaya katkısı,
e) Projede hedeflenen çıktının iç ve dış pazarlar açısından ülkeye ne gibi olanaklar sağlayacağını;
Pazara çıkış süresi,
Satış hasılatında beklenen artış,
Pazar payında beklenen artış,
Kara geçiş noktası,
Sağlayacağı ithal ikamesi.
Aşağıda listelenen ölçütler çerçevesinde sayısal tahminlerin ve bu tahlillerin dayandığı kabullerin,
açıklanması gerekmektedir.
2.15. İZLENECEK YÖNTEM (FORM 13) Bu bölümde;
a) Proje süresince gerçekleştirilmesi planlanan faaliyetler, incelenecek parametreler, bu parametrelerin incelenmesi için kullanılacak yöntemler, yapılacak ölçümler (yada derlenecek veriler) ve çıktılar,
b) Proje sonucunda elde edilecek ürün veya üretim yöntemi ile ilgili performans kriterlerini,
c) Projede kullanılacak yöntem ve tekniklerin alternatiflerini irdeleyerek bu yaklaşımın diğerlerine göre üstünlükleri ve zayıflıklarını,
d) Proje sürecinde uyulacak veya proje çıktılarının uyacağı ulusal/uluslararası standartları, Konusunda bilgilerin yer alması beklenir.
2.16. PROJE EKİBİ VE YÖNETİM DÜZENİ (FORM 14)
Projenin başarıyla yürütülebilmesi ve sonuçlandırılabilmesi için proje organizasyonu, planlanan proje yönetimi tekniği, araçları ve proje yapılanma şeması yer almalı ve projede çalışacak personelin uzmanlık alanları, projede üstleneceği görev ile projenin hangi aşamalarında çalışacağı ayrıntılı gerekçeleri ile açıklanmalıdır.
2.17. ARAŞTIRMA OLANAKLARI (FORM 15)
Projenin gerçekleştirileceği üniversite ve/veya firmanın mevcut laboratuvar, tesis, donanım, kütüphane vb. altyapı olanakları hakkında ve bu olanakların proje kapsamında kullanımı ile ilgili bilgi verilmesi gerekmektedir.
2.18. PROJE SÜRESİ VE İŞ PLANI (FORM 16)
Projenin başarıyla yürütülebilmesi, sonuçlandırılabilmesi, amaca uygun bir şekilde gerçekleştirildiğinin izlenebilmesi için iş planı yapılması gerekmektedir. Bu bölümde tanımlanan işlerin detaylı açıklaması yapılmalıdır.
2.19. ALTERNATİF İŞ PLANI (B PLANI) (FORM 17)
Projedeki iş paketlerinin hangi ölçü ve sürede gerçekleştirilmesi durumunda projenin tam anlamıyla başarıya ulaşmış sayılabileceği belirtilmelidir. Bu ölçütler açık olarak sıralanmalı her birinin önem derecesi belirtilmeli ve tümünün gerçekleştirilememesi durumunda, başarı oranı belirlenmesine yardımcı olabilecek kriterler açıklanmalıdır.
Projenin planlanan şekilde yürütülmesini önemli ölçüde aksatan öngörülmemiş gelişmelerle karşılaşılması durumunda “B Planı” veya “Risk Planı” ana hatlarıyla açıklanmalıdır.
2.20. İŞ PAKETLERİ VE PROJE PERSONELİ ÇALIŞMA PLANI (FORM 19)
Projenin kapsadığı faaliyetler iş planına uygun olarak iş paketlerine bölünerek, iş paketlerinden sorumlu olacak personelin bu bölüme işlenmesi gerekmektedir.
2.21. BÜTÇE DETAYI FORMU (FORM 20)
Bu bölümde, projede yer alan faaliyetlerin yürütülmesi için gerekli olduğu düşünülen makine/donanım, sarf malzemesi, hizmet alımı, seyahat, personel ücreti gibi unsurların tahmini maliyetleri yer alır.
Makine donanım, yüksek miktarda alınacak sarf malzemeleri ve hizmet alımlarının bütçelendirilmesinde bu kalemler için temin edilecek proforma fatura ve teklif mektupları esas alınır.
Bu bölümde alınacak cihazların ve sarf malzemelerinin proforma fatura bedellerinin döviz cinsinden olması halinde KDV dahil TL üzerinden bedel yazılır ve döviz kurunun değeri belirtilir.
1. Makine/Donanım- Proje için alınması veya yaptırılması zorunlu olan her türlü kalıcı cihaz/donanım/kalıp/yazılım lisans bedeli/malzeme satın alma giderleri bu bölüme yazılır. Dış alımlarda CIF değeri (yalnızca yabancı para olarak) belirtilir. İç alımlarda, KDV dahil değerleri yazılır.
2. Sarf Malzemesi – Proje süresince kullanıldıktan sonra elden çıkacağı varsayılan deney gereçleri, küçük yedek parça, el aletleri vb. bu bölüme yazılır.
3. Hizmet Alımı –Projeyle ilgili danışmanlık, yayın, standart, nakliye, proje kapsamında alınan makine-donanıma ait bakım-onarım giderleri ile makine donanım kiralama giderleri, her türlü bilgisayar yazılımı vb. gibi belli bir ücret karşılığında yaptırılacak olan ve ayrıntılı olarak tanımlanmış, fatura ile belgelendirilebilecek işler bu bölüme yazılır.
Hizmet alımı toplam bütçesi proje bütçesinin % 20 sini geçmemesi göz önünde bulundurulmalıdır.
4. Seyahat - Veri toplama, yerinde inceleme, arazi çalışması vb. gibi projeyle doğrudan ilgili seyahat giderleri ile proje ve Genel Müdürlük personeline verilecek harcırah ve buna ilişkin diğer giderler bu bölüme yazılır. Seyahat giderlerinin hesaplanmasında, her seyahate gidecek proje personelinin sayısı ve seyahat süreleri ayrı ayrı belirtilir.
5. Personel Giderleri- Teknik ve Mali Kılavuzda belirtilen ücretleri aşmamak kaydıyla proje personeline yapılacak ödemeler bu bölüme yazılır.
2.22. BÜTÇE GEREKÇELERİ (FORM 21, 22, 23, 24)
21, 22, 23, 24 numaralı formlar ayrıntılı ifadelerle doldurulmalıdır.
2.23. PROJE PERSONELİ AYRINTILI ÖDEME TABLOSU (FORM 25)
Projede yer alması planlanan “Proje Yürütücüsü/Yardımcı Araştırmacı” için Form 19’da yer alan iş planına uygun olarak Teknik ve Mali Kılavuzda belirlenen aylık ödeme tutarları üzerinden bu forma ödeme tutarları yazılır.
Proje Yürütücüsü ve Yardımcı Araştırmacıya sözleşmenin yapıldığı tarihten itibaren iş planında belirtilen ay üzerinden ödeme yapılır.
2.24. DÖNEMSEL HARCAMA KALEMLERİ DAĞILIMI TABLOSU ( FORM 26)
Proje süresince her dört ayda bir harcama kalemleri esas alınarak yapılacak harcamalar, bu formda yer alır. Burada yer alan bilgiler 19, 20 numaralı formlarla uyumlu olmak zorundadır.
2.25. BAKANLIK VE PROJE ORTAĞI FİRMA/FİRMALAR DÖNEMSEL ÖDEME PLANI TABLOSU (FORM 27)
Bu bölüme;
Üniversite tarafından açılacak proje özel hesabına, Bakanlık ve proje ortağı firmanın/firmaların yapacağı dörder aylık ödeme tutarları yazılır.
2.26. FİRMA BİLGİLERİ FORMU (FORM 28) Firma ile ilgili bilgiler bu bölüme yazılır.