Problem Tanımı

A profissão de Secretariado Executivo é uma das profissões mais antigas, que data dos tempos dos faraós, quando era exercida pelo sexo masculino, na figura dos escribas. Como as demais profissões, o Secretariado sofreu diversas mudanças. A evolução não se deu de forma simples, mas ocorreu ao longo dos anos. Os avanços dessa profissão começaram na segunda metade do século XVII, com a Revolução Industrial, que gerou maior complexidade nos

processos industriais, exigindo, consequentemente, profissionais mais capacitados em todas as funções. (NONATO JÚNIOR, 2009).

O secretário moderno atua fazendo a conexão dos processos da organização com o mundo globalizado: a) como elo entre os relacionamentos da empresa; b) gerenciando as informações; c) administrando processos de trabalho e; d) preparando e organizando os meios para que as soluções sejam efetivas. (NEIVA, D’ÉLIA, 2009, p. 29).

Paralelo a esse desenvolvimento, a categoria se organizou no Brasil como entidade cuja primeira conquista foi a Lei 6.556, de 5 de setembro de 1978, onde estão dispostas a atividade de secretário executivo. Essa lei foi o primeiro documento oficial da categoria, apesar de considerar o trabalho secretarial como atividade e não como profissão. Porém, o reconhecimento do secretariado como profissão ocorreu anos mais tarde, através da Lei 7.377, de 30 de setembro de 1985, onde são especificadas suas atribuições. Tal lei foi atualizada em 1996 em redação permanece até hoje (DURANTE, 2012, p. 12-13).

O artigo 4º da Lei 7.733/85, modificada pela Lei 9.261/96, definem as atribuições do profissional da seguinte forma:

I – Planejamento, organização e direção de serviços de secretaria; II – Assistência e assessoramento direto a executivos; III – Coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas; IV – Redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro; V – Interpretação e sintetização de textos e documentos; VI – Taquigrafia de ditados, discursos. Conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro; VII – Versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender as necessidades de comunicação da empresa; VIII – Registro e distribuição de expedientes e outras tarefas correlatas; IX – Orientação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento à chefia; X – Conhecimento protocolares. (BRASIL, 1996, p. 1).

Percebe-se que tais atribuições se executadas incorretamente podem gerar conflitos, pois estão relacionadas a atividades que irão fornecer informações para complementar as atividades que envolvem outros setores e pessoas.

A profissão de Secretariado Executivo vem acompanhando a dinâmica econômica do país, fato esse notado tanto em termos de emprego formal quanto em crescimento da produção nacional. Esse cenário é apresentado no estudo realizado por Santos e Moretto (2011) mediante levantamento de dados secundários do emprego formal a partir das informações da Rais/MTE, em que focalizaram a evolução do emprego do secretário executivo, no período entre 2003 e 2010, como mostra a Tabela 1.

Tabela 1 - Evolução do número de profissionais secretários executivos empregados formalmente no país, por macrorregião – 2003-2010

Ano Norte Nordeste Sudeste Sul Centro-_Oeste Total

2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 4.256 5.464 6.533 6.701 8.769 8.843 10.846 12.237 16.959 17.949 21.184 21.699 23.050 23.974 25.225 30.801 45.900 46.970 51.504 53.348 56.588 56.486 60.822 63.633 14.746 15.392 17.449 17.749 18.613 19.616 21.662 22.926 10.165 11.471 12.803 13.644 13.952 15.343 17.159 18.283 92.026 97.246 109.473 113.141 120.972 124.262 135.714 147.880 Fonte: Santos e Moretto (2011, p. 30)

A tabela 1 mostra que no período 2003-2010a profissão de Secretariado Executivo conquistou um aumento de 92.026 para 147.880 o que representa 61,0% no total de emprego formal dessa profissão. Observa-se ainda, que o crescimento tem sido positivo em todas as regiões brasileiras, sendo possível confirmar que há um crescimento significativo da profissão e, com isso sua consolidação no mercado formal (SANTOS, MORETTO, 2011).

A participação ativa no mercado exige atualização constante por parte do profissional. As mudanças no perfil dos profissionais de Secretariado Executivo são sintetizadas no Quadro 6.

Quadro 6 – Perfil do profissional secretário

ONTEM DÉCADA DE 90 SÉCULO XXI

Formação dispersiva,

autodidatismo. Existência de cursos específicos para formação. Amadurecimento profissional – código de ética. Falta de qualquer

requisito para o aprimoramento.

Cursos de reciclagem e de

conhecimento peculiares. Constante aprimoramento e desenvolvimento contínuo. Ausência de política

para recrutamento e seleção

Exigência de qualificação e definição de atribuições e plano de carreira.

Visão holística e trabalho em equipe, consciência profissional.

Organizações burocráticas com tarefas isoladas.

Organizações participativas, tarefas definidas, trabalho com qualidade, criatividade e participação.

Organizações empreendedoras, trabalho em equipe, visão global, metodologia flexível, divisão de responsabilidade. Tarefas traçadas pela

chefia. Tarefas definidas pelo novo estilo gerencial. Tarefas globais com autonomia para execução. Secretário como

função. Secretário como profissão.

Secretário com reconhecimento profissional e comprometido com resultados.

Objetivo de trabalho determinado pelo poder da chefia.

Objetivo de trabalho definido pela

necessidade do mercado. Objetivo do trabalho definido pela equipe empreendedora. Falta de recursos. Domínio em informática e outros _{conhecimentos.} Necessidade constante de aprimoramento e de novos conhecimentos e de visão do

negócio.

Chefia. Executivo. Parceria.

O desafio do secretário executivo excede leitura, triagem e encaminhamento de informações, é necessário conectá-las, tendo como diretriz o conhecimento global. Como profissional que atua ao lado do poder decisório e na posição estratégica de ponte, o secretário é uma das linhas de frente da organização. Dessa forma, nota-se que aquele pensamento de o secretário assumir somente as técnicas secretarias aos poucos está sendo extinto (NEIVA, D’ELIA, 2009).

No estudo realizado por Cordeiro e Giotto (2009) foram listados os aspectos comportamentais, habilidades humanas e competências evidenciadas na atuação do secretário executivo. As principais competências vão desde tomada de decisões; administração de conflitos; perceptividade; competência administrativa; negociação; comunicação, polivalência; iniciativa, planejamento, organização, liderança e flexibilidade. Já, em relação às atividades, tem-se: coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas; organização de e viagens, eventos, reuniões, agendas e arquivos, entre outras.

Nesse sentido, observa-se que o profissional de Secretariado Executivo está atuando com competências gerenciais que o permite executar suas funções de forma autônoma, conforme evidenciou-se no estudo de Barros et al. (2013) ao demostrar que essas competências gerenciais utilizadas na atuação do secretário executivo estão relacionadas a compreensão de si mesmo e dos outros, a perfeita comunicação, a construção de equipes, a administração de informações por meio de pensamento crítico e a coordenação de projetos e/ou eventos. Dentre essas, também estão as competências secretariais: o planejamento e organização relativos aos serviços de secretaria; o estabelecimento de metas e objetivos relacionados ao trabalho em equipe; a administração do tempo e do estresse, além da contribuição nas negociações de acordos e compromissos, por meio da apresentação de ideias, sugestões e opiniões, para tomada de decisão em reuniões com pares e subordinados. Destacam-se, também, as competências relativas ao pensamento criativo ao buscarem a inovação dos processos de trabalho e convívio e gerenciamento da mudança. (BARROS et al., 2013).

As competências secretariais também são tratadas por Durante (2012), para o pleno desenvolvimento do seu trabalho, o secretário executivo hoje depende muito mais de competências analíticas, de ação, comportamentais e relacionais, denominadas de competências gerenciais. O Quadro 7 mostrar de forma sintética tais competências.

Quadro 7 – Síntese das competências secretariais

COMPETÊNCIAS

TÉCNICAS ANALÍTICAS E DE AÇÃO COMPETÊNCIAS

COMPETÊNCIAS COMPORTAMENTAIS E RELACIONAIS Idiomas estrangeiros Técnicas secretariais Uso de tecnologias Controle Estratégia Organização Planejamento Proatividade Tomada de decisão Visão sistêmica Comunicação Criatividade Ética Flexibilidade Relação interpessoal Liderança Negociação Trabalho em equipe Fonte: Durante (2012, p. 38)

Com base nesse contexto, entende-se que as tendências de mercado para o Secretariado Executivo são promissoras, cabendo a esse profissional a busca por atualização contínua para conquistar novas oportunidades na carreira e contribuir com a empresa, aplicando suas competências comportamentais e secretariais que irão ajudar no gerenciamento dos conflitos existentes. O próximo tópico dedica-se a evidencias do trabalho secretarial na gestão de conflitos.