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6.2. Plastik Yüzeylerin Korunması
A secretaria do governo provincial, entre 1836 (data do primeiro regulamento que organiza a secretaria) e 1853, funcionará basicamente com os seguintes empregados: secretário, oficial-maior, primeiro escriturário, segundo escriturário, amanuense, porteiro, contínuo, ajudante de ordens.
A partir do Regulamento n.30 de 4 de Fevereiro de 1854, o fazer arquivístico no Ceará se consolida como função especifica de um arquivista cujo ofício e finalidades serão idênticas as do próprio arquivo e dependente deste.
Capítulo II. Do Archivo.
Art.12. Haverá no archivo da secretaria os seguintes livros:
1. O de inventario geral de todos os papeis nelle existentes, que será escripturado segundo o modelo dado pelo secretario.
2. O de numeração de todos os officios que forem archivados.
Art.13. O livro de numeração constará de duas columnas: na primeira se lançará seguidamente a numeração dos officios, que será feita por duplicata no rosto dos mesmos; na segunda coluna se declarará qual a autoridade que os houver dirigido e a data deles.
Art.14. Haverá também no archivo um quadro geral de todos os empregados da província, e em especial dos empregados da policia. [...] Secção IV- Do Archivista.
Art.21. Incumbe ao archivista:
1. Escripturar os livros que devem existir no archivo, segundo este Regulamento.
2. Emmassar em ordem chronologica todos os papeis segundo a secção a que pertencerem, pôr-lhes rótulos, e fazer tudo que tenda a facilitar a achada delles, tendo-os em boa guarda.
3. Organizar e ter á mão o quadro geral e o especial dos empregados.332
Neste caso, pode-se dizer que o arquivo surge antes do arquivista, diferentemente dos outros empregados, àqueles que, segundo José Murilo de Carvalho333, corresponderia a burocracia diretorial, que estendiam seus trabalhos para outras repartições e pessoas, tinham ação instituída, determinada e relacionavam-se entre si, como o Oficial Maior:
Secção II – Do official-maior
Art.16. O official-maior substitue o secretario nas suas faltas e impedimentos. Os escripturarios e mais empregados lhe são subordinados. É de sua competencia:
1. Distribuir diariamente pelas secções o trabalho que houver, designando qual o que deve ser feito pelos chefes, e qual o que estes devem distribuir pelos respectivos empregados. [...] 11. Manter a ordem dentro da repartição, advertindo com moderação aos empregados seus subordinados, quando se deslisarem334 do cumprimento de seus deveres, e representando, quando se não corrijão, ao secretario e ao presidente, se aquelle o não atender335.
332OLIVEIRA; BARBOSA. op.cit., p.598, 600 e 601. 333CARVALHO, op. cit. , 2003, p. 146 e 147.
334 Segundo os dicionários da época, a palavra deslizar se referia ao desvio da senda do dever,
incorrendo em trivialidade e incompetência. Ver: BRUNSWICK, Henrique. Novo Dicionário Ilustrado da Língua Portuguesa. 3ª edição, s/dt., Lisboa, Empresa Literária Fluminense: p. 373; SILVA, Antonio de Moraes. Diccionario da Lingua Portuguesa. Tomo 1, Lisboa, Tipografia Lacerdina, 1813: p. 586.
A tesouraria provincial, também reformada em 1854, na parte de pessoal, ordenados e emolumentos, contando com um “archivista cartorário” que recebia 150$ réis de gratificação mais 600$ réis de vencimento, um dos vencimentos mais baixos do funcionalismo público provincial. O chefe desta repartição ressentia-se em não ter mais um empregado, o “amanuense cartorário”, para por em dia os seus livros em cumprimentos das exigências da fiscalização, bem como outro funcionário para ter a seu cargo o arquivo da tesouraria.
Os serviços e o ofício do arquivista, a partir de 1854, dependem do modo como é ordenada a Secretaria do governo, pode-se dizer que a Secretaria é o meio e o arquivo e o arquivista são os fins do processo administrativo local e central. Ou seja, o arquivista deveria emassar em ordem cronológica os documentos recebidos e expedidos de acordo com as seções da secretaria. À 1° seção caberia juntar os papéis referentes ao Ministério dos Negócios da Justiça e os dos Negócios da Guerra, e à 2° seção caberia os documentos relativos aos Ministérios dos negócios do império, fazenda, marinha e estrangeiros. Cada seção tinha os seus devidos empregados, o amanuense, no entanto, era encarregado do fecho e da numeração dos ofícios relativos aos negócios de ambas as seções e ajudava na escrituração dos registros de documentos.
Ao oficial-maior, cabia trabalho anterior, o de identificar quais documentos eram da 1° e da 2° seções com uma anotação inserida no próprio documento. Os preceitos inerentes ao trabalho do arquivista eram dar continuidade e sequência aos afazeres do secretario, do oficial-maior, escriturário, amanuense e em outro grau o do porteiro e contínuo. Além de emassar os documentos por data e seção/matéria, os arquivistas deveriam pôr os rótulos. E isto era feito por meio do suporte usado para encadernação de livros. Nas capas dos “livros” se pregavam rótulos com o assunto principal, que era o dos órgãos imperiais a quem se destinavam os “negócios” das seções.
Em regra, os rótulos continham: o período em décadas dos documentos (espécie de data crônica); a espécie do documento, aviso ou ofício; a procedência ou proveniência do documento. Na lombada de cada “livro” também apareciam referências à data e ao órgão que produziu o documento. A ordem era “... fazer tudo que tenda a facilitar a achada deles, tendo-os em boa guarda”336 dos papéis
ministeriais e do palácio do governo provincial anteriores e posteriores a 1854. Como está demonstrado abaixo, na Figura 12:
Figura 12 - Livro de Registro com rótulo “1854-1857. Avisos do Ministério do Império”.
Fonte: APEC. Índice de Localização do Fundo Ministérios. Data Crônica: 1822-1909. Ala 04, Estante 05, Prateleira 23, Livro 90. Avisos do Ministério do Império ao Presidente da Província do Ceará, 1854-1857.
Outra incumbência do arquivista, ou melhor, a 1° tarefa antes de emassar, era escriturar os livros que seriam recolhidos ao arquivo e/ou que deveriam existir no arquivo, segundo as demandas do Regulamento em vigor na secretaria. Ou seja, fazer o registro dos documentos que diziam respeito à Secretaria do Governo e torna-se, por conseguinte ao ato de escriturar, responsável por sua guarda, busca e integridade material do documento.
Os livros escriturados seriam os referentes aos trabalhos de cópia e registro de leis provinciais, cópias de relatórios; os dos Ministérios; a folha oficial (resumo do expediente e dos despachos relativos a pagamentos e outros); também o resumo das ordens do dia relativas ao cumprimento de avisos imperiais; e os livros de registros de provisões de empregados gerais, provinciais e os de patente.
Além desses livros, o arquivista produziria e escrituraria outros livros: o livro com o inventário geral de todos os papéis existentes; e um livro com numeração de todos os ofícios que forem arquivados.
Por fim, o arquivista teria que organizar e ter à mão o quadro geral de todos os empregados da província e um, especialmente, para os empregados da polícia. O que não era tarefa fácil devido às várias repartições públicas, como a de Obras Públicas, e a transitoriedade dos empregados.
ADMINISTRAÇÃO DE OBRAS PUBLICAS.
O serviço publico provincial, segundo o regulamento do presidente da provincia se acha incumbido aos seguintes officiais permanentes:
2 engenheiros, sendo um chefe, e director 1 administrador geral
1 fiscal 1 archivista 1 guarda armazém __
7 Total do pessoal permanente337.
Em 1855, a secretaria e o arquivo passam por alguns ajustes quanto às ocupações dos empregados-chefes. Caberia ao secretário José Francisco Cardoso escrever, registrar e arquivar a correspondência reservada, quando o presidente lhe incumbir este trabalho. Ao oficial maior: dirigir, distribuir e fiscalizar os trabalhos, tendo cuidado com que os registros não fiquem atrasados e “exercer immediatamente inspecção sobre o archivo, e resumir o expediente que deve ser publicado, apresentando-o antes da publicação ao secretario”338.
O expediente continuava funcionando no horário de nove horas da manhã até duas horas da tarde, e os ordenados eram de:
Quadro 4 – Cargos e ordenados dos empregados públicos da Secretaria do Governo da Província do Ceará em 1855.
Lei n.736 de 19 de Setembro de 1855.
Sanccionada pelo presidente Vicente Pires da Motta. CAPITULO 1. Art.1. A secretaria do governo constará dos seguintes empregados:
1.Um secretario, um official-maior, dous escriturários, dous amanuenses, um porteiro e um continuo, que servirá de archivista, os quaes vencerão os ordenados seguintes:
O official-maior obrigado ao resumo do expediente para a folha
official, novecentos mil réis 900$000
Os dous escripturarios, a setecentos mil réis, um conto e
quatrocentos mil réis 1:400$000
Os dous amanuenses, a quinhentos mil réis,
um conto de réis 1:000$000
O porteiro, quinhentos mil réis 500$000
O continuo servindo de archivista, quinhentos mil réis 500$000
Fonte: OLIVEIRA, Almir Leal de; BARBOSA, Ivone Cordeiro (org.) Leis Provinciais: Estado e
Cidadania (1835-1861). Compilação das leis provinciais do Ceará - Comprehendendo os annos de
1835 a 1861 pelo Dr. José Liberato Barroso. Edição Fac-similar da de 1863. Fortaleza: INESP, 2009., p.629.
Mesmo com a especificação funcional do arquivista dada em 1852, em 1855 este cargo poderia ser ocupado pelo porteiro ou contínuo. Em 1856, é que o
337BRASIL, op. cit., p.269.
saber/fazer arquivístico é novamente destinado a um “archivista” que inclusive contará com um ajudante:
Quadro 5 - Cargos e ordenados dos empregados públicos da Secretaria do Governo da Província do Ceará em 1856.
Lei n. 788 de 10 de Setembro de 1856. Sanccionada pelo vice-presidente Herculano Antonio Pereira da Cunha. Art.1. A secretaria do governo fica
desde já organizada pela maneira seguinte:
Um oficial-maior com ordenado de um conto de réis 1:000$000 Um primeiro oficial, novecentos mil réis 900$000 Dous escripturarios a setecentos e cincoenta
mil réis cada um 1:500$000
Tres amanuenses a seiscentos mil réis 1:800$000
Um archivista, seiscentos mil réis 600$000
Um porteiro, quinhentos mil réis 500$000
Um continuo servindo de ajudante do archivista, quinhentos mil réis
500$000
Um correio, trezentos mil réis 300$000
Fonte: OLIVEIRA, Almir Leal de; BARBOSA, Ivone Cordeiro (org.) Leis Provinciais: Estado e
Cidadania (1835-1861). Compilação das leis provinciais do Ceará - Comprehendendo os annos de
1835 a 1861 pelo Dr. José Liberato Barroso. Edição Fac-similar da de 1863. Fortaleza: INESP, 2009, p.41 e 42.
Duas questões são intrigantes na composição social do arquivista na repartição governamental: o arquivista, porteiro, contínuo e correio não ascendiam de cargo e este grupo também era excluído da partilha dos emolumentos arrecadados na secretaria por cada documento (certidão, título de nomeação, etc.) expedido, com exceção do porteiro:
Lei n° 401 de 26 de Setembro de 1846. Sanccionada pelo presidente Ignacio Corrêa de Vasconcellos. Art. 1. Os emolumentos devidos pelas partes aos empregados da secretaria da presidência serão arrecadados pela tabela seguinte: [...]Por portaria de licença, com vencimento de ordenado, mil quinhentos réis, 1$500. Art.2. Os mencionados emolumentos serão divididos pelo secretario, officiaes, e porteiro da secretaria em quotas proporcionaes ao ordenado de cada um. Art.3. Os títulos dos empregados da secretaria serão passados e expedidos gratuitamente, e bem assim todos os documentos de que precisarem para seu beneficio339.
Dois anos depois do retorno do arquivista ao arquivo da secretaria, em 1858, os trabalhos da secretaria e do seu arquivo, que pareciam estar em dia e em boa ordem, no governo do presidente João Silveira de Souza não estariam mais e uma das razões são os vencimentos exíguos que recebiam os empregados:
Essa classificação de empregados, assim como a organização actual da secretaria não são boas, e seo defeito acha-se indicado no relatório do respetivo chefe, para o qual chamo a vossa attenção. [...] Os trabalhos desta repartição augmentarão pois consideravelmente no tempo indicado, e não obstante isso pouco lhes falta para se acharem em dia, e já estarião se não fossem as faltas de alguns empregados, os serviços extraordinários, que tenho sido obrigado a fazer sobre a repressão do crime, investigações sobre os abusos de autoridades, e delictos denunciados pela imprensa. Por essa razão fiz prolongar sempre as horas do trabalho, o qual entretanto pela lei só é limitado em cada dia pela maior ou menos affluencia do expediente. [...] Os vencimentos dos ditos empregados são porém muito exíguos, á vista dos seos serviços, pelo que seria de justiça que os elevásseis.340