Bu kısımda öncelikle plan ve planlama kavramlarının tanımı üzerinde durulacak, sonrasında, etkili bir planlamanın özellikleri ile plan türleri konuları incelenecektir.
2.2.1. Plan ve Planlama Kavramı
Plan en genel anlamıyla, bir kurumun benimsediği politikalar doğrultusunda oluşturulan, temel hedefleri ile ilkelerini kapsayacak şekilde tasarlanan ve bunlara ulaşmak için izlenmesi gereken yolları gösteren belge olarak ifade edilmektedir. Başka bir ifadeyle plan kavramı, gelecekte bir zaman diliminde ulaşılmak istenilene bugünden karar verilmesi olarak da tanımlanmaktadır. Buna göre, pek çok kararın birleşmesiyle oluşturulan planlara “kararlar topluluğu” da denilebilmektedir (Koçel, 2011:54).
Planların faydaları ise kısaca; zamandan ve emekten tasarruf edilerek israfın önüne geçilmesini sağlamak, kurum için ortaya konulan tüm emeğin ortak bir amaç etrafında toplanmasına imkân tanımak ve sahip olunan bütün kaynakların belirlenen
52 amaçlar çerçevesinde kullanılıp kullanılmadığının kontrolünü yapmak şeklinde ifade edilmektedir (Demirdizen, 2012:2):
Planlama kavramı ise, hazırlık aşamasında ilk adımı oluşturmakta ve yapılması gereken temel faaliyetlerden biri olmaktadır. Bu kapsamda, söz konusu kavram ile kurumun amaç ve hedeflerinin tespiti ve bunlara ulaşılmasında ihtiyaç duyulacak stratejilerin belirlenmesi ile gerçekleştirilen faaliyetlerde koordinasyon sağlanması anlatılmaktadır. Ayrıca planlama, geleceğe dönük düşünme, araştırma, inceleme ile analiz ve değerlendirmelerin toplamından oluşan bir yönetim süreci olarak da nitelendirilmektedir (Efil, 2006:133-134).
Sonuç olarak, rasyonel yönetim biçiminin esaslarından biri olan planlama, bir kurumda yöneticinin geleceğe yönelik neler yapılacağı hakkında önceden düşünmesine olanak sağlayarak ileriyi görebilmesine yardımcı olmaktadır. Böylece, planlama ile birlikte akılcı yöntemlerle çevre üzerinde kontrol sağlanmakta ve olayların akışına doğrudan şekilde müdahale edilebilmektedir.
2.2.2. Etkili Bir Planlamanın Özellikleri
Kurumların geleceğinin şekillenmesinde önemli bir rol oynayan ve yönetim işlevlerinin temeli olan planlamanın etkin ve verimli bir şekilde uygulanmasında pek çok faktör bulunmaktadır (Murat ve Bağdigen, 2008:57; Nafak, 2009:17):
Planın tanımlanmasının açık ve net olarak yapılması, kurumun ulaşmak istediği hedeflerine hizmet edecek şekilde ortaya konulması ve gerçekleştirilebilecek amaca yönelik olması,
Üst yönetimin planlamayı desteklemesi ve faaliyetlere katılması,
53
Planlama ile farklı faaliyetlerin yürütüldüğü birimler arasında iletişimin ve koordinasyonun sağlanması ve birimlerin sorumlu ve yetkili olduğu alanların açıkça belirlenmesi,
Planlama sürecinde alınmış olan kararların birimlere görev olarak dağıtılması ve kurumun çeşitli kademelerine yayılması,
Planların gerçekçi ve kurumun ilkeleri ve standartları ile uyumlu olması,
Planlama sürecinde kurumun mevcut durumu ve gelişim sürecinin doğru bir şekilde ortaya konulması gerekmektedir.
Ayrıca planlar, rasyonellik ilkesine uygun şekilde, en düşük maliyetle hazırlanmalı ve optimal bir süreyi kapsamalıdır.
Plan iç ve dış çevredeki sürekli olan değişime uyum sağlayabilecek, değişimi kurum için fırsat haline getirebilecek esneklikte olmalıdır. Planın örgüt üzerinde bir baskı aracı haline gelmeme için, iç ve dış çevredeki değişime uygun olarak revize edilmelidir. Ayrıca, planın kapsadığı zaman süresi ne planlamayı anlamsız kılacak kadar kısa, ne de yapılan planın gerçekçiliğine zarar verecek kadar uzun olmamalıdır.
2.2.3. Plan Türleri
Değişen koşullara doğrultusunda uygulanabilecek plan türleri de çeşitlilik göstermekte olup planın “uygulanacağı kuruluşun yapısı, gelişme seyri, hangi düzeyi için kullanılacağı, uygulanacağı zaman aralığı, gelişme trendi” gibi hususular hangi tür planın kullanılacağı konusunda belirleyici olmaktadır. Planlama sürecinin temelini oluşturan, amacın ve amaca ulaştırılacak araç, yol ve imkânların ana hatlarıyla belirlenmesi aşamalarını anlatan planlar “zaman dilimine göre, kullanım sürelerine göre, kapsamına
54 göre, yönetim kademesine göre ve niteliklerine göre” çeşitli şekillerde gruplandırılmaktadır (Murat ve Bağdigen, 2008:63):
Şekil 6: Plan Türleri
Kaynak: Murat ve Bağdigen, 2008:63.
Yukarıdaki şekilde gösterildiği üzere plan türlerine kısaca bakılacak olursa (Hastürk, 2006:5; Murat ve Bağdigen, 2008:64):
Zaman dilimine göre planlar; planlar kapsadıkları zamana göre, “kısa, orta, uzun
dönemli planlar” şeklinde ayrılmaktadır. Uzun vadeli planlar, kurumların uzun vadede takip edecekleri amaç ve stratejileri ve beş yıl üzeri bir dönemi kapsarken orta dönemli planlar bir ile beş yıllık bir zaman dilimini kapsayan, orta kademe tarafından hazırlanan planlardır. Uzun vadeli planlar kurumun veya işletmenin tamamını ilgilendiren, belirsizliğin yüksek olması nedeniyle kesinlik taşımayan uzun süreli hedefleri, ana politikaları, hedeflere götürecek ana ilkeleri belirler. Orta vadeli planlar uzun vadeli planlara göre daha düşük, kısa vadeli planlara göre daha yüksek belirsizlik şartlarında
Plan Türleri
Zaman Dilimine Göre Planlar
Uzun Dönemli
Planlar
Orta Dönemli
Planlar
Kısa Dönemli
Planlar
Kullanım Süresine Göre
Planlar
Kullanımlık Tek Planlar
Program
Bütçe
Proje
Özel Planlar
Sürekli Planlar
Amaçlar
Politikalar Prosedürler
Stratejik Planlar
Kapsamına Göre Planlar
Genel İşletme Planları
Bölüm veya Birim Planları
Yönetim Kademesine Göre Planlar
Tepe Yönetimince Yapılan Planlar
Orta Kademe Yönetimince Yapılan Planlar
Alt Kademe Yönetimince Yapılan Planlar
Nitelikleri Açısından Plan
Türleri
Stratejik Planlar
Yönetsel Planlar
55 kullanılır. Orta vadeli planlar uzun vadeli planların uygulama aracı niteliğinde olabilmektedir. Genelde alt hiyerarşik kademeler tarafından hazırlanan kısa dönemli planlar ise süresi bir yıldan daha az olan planlar ve sonuçlara ulaşılması daha olasıdır.
Yıllık programlar, bütçeler kısa vadeli planlardır (Nafak, 2009:19).
Kullanım süresine göre planlar; tek kullanımlı planlar; program, bütçe, proje ve özel
planlar olmak üzere dörde ayrılmaktadır. Sürekli planlar ise amaçlar, politikalar, prosedürler, standart yöntemler, ilkeler ve felsefeler gibi sürekli nitelik taşıyan planlardan ve her dönemin sonunda gözden geçirilerek sürekliliğe kavuşturulan uzun süreli işletme planları ile yıllık programlardan oluşur.
Kapsamına göre planlar; planlar, genel işletme planları ve bölüm veya birim planları
olmak üzere ikiye ayrılmaktadır.
Yönetim kademelerine göre planlar; stratejik planlar, tepe yönetimince, orta kademe ve
alt kademe yönetimince yapılan planlar olmak üzere 3 gruba ayrılmaktadır. Genel amaçlara ulaşmak için kurumsal faaliyet alanlarının belirlenmesi ve kaynakların bu faaliyet alanlarına yönlendirilmesi amacıyla yapılan stratejik planlar üst yönetim tarafından hazırlanır.
Nitelikleri açısından plan türleri; stratejik planlar ve yönetsel planlardır. Stratejik
planlar, kurumun tamamını kapsayan, büyüme hedefleri çerçevesinde, bulunduğu çevrenin etkileri de göz önünde tutularak yapılan planlardır. Bu kapsamda stratejik planlama, değişim ve belirsizlik koşullarında kurum ile çevresi arasındaki ilişkinin iç ve dış çevre ile paydaş analizleri aracılığıyla düzenlenmesi için yapılan bir planlamadır.
Yönetsel planlar ise stratejik planlarla belirlenmiş olan amaç ve hedeflere ulaşmak için nasıl hareket edileceğini belirler ve genellikle örgütün kontrolünde bulunan öğelerle ilgilidir (Nafak, 2009:19).
56