Otellerin Şeb-i Arus Dönemine İlişkin Hazırlık Aşamalarına Ait Görüşler

Dedeman Otel / Hasan F. Bozkurt (Genel Müdür) : “Şeb-i Arus döneminin hem otelde hem de şehirde zaten bir ritüeli oluşmuş, onun için o hazırlıklar açıkçası otomatiğe gelmiş, artık onları yapıyoruz. Şeb-i Arus dönemi başlarken lobide dekorasyon ve görsel etkinliklerimiz oluyor, mesela bu yıl değişiklik olsun diye bir tane pano yaptık, orada insanlar derviş sikkeleri vb. materyaller ile resim çektiriyor. Onun haricinde grupların programlarına göre yemek planlamaları var. Bir de en son 17 Aralık gecesi burada helva veriyoruz”.

Novotel Hotels&Resorts Konya / Berati Tuncer (Genel Müdür) : “Öncelikle, Şeb-İ Arus organizasyonlarının rezervasyonları genellikle bir önceki dönem törenleri sırasında yapılmış oluyor. Dolayısıyla, bir önceki dönemde, tamamını diyemesek de % 40’ını tamamlamış oluyoruz. Otelimizin konsepti olarak bir taraftan da biz, şirket misafirleri ağırlıklı çalışıyoruz, aslına bakarsanız bizim tur ağırlıklı misafirleri çok fazla ağırlama şansımız olamıyor. Ama seyahat amaçlı gelen misafirlerimize de 178 odanın 100'üne kadar veriyoruz, bundan sonrasını almıyoruz. Dolayısı ile Şeb-i Arus törenlerine rezervasyon açısından biz bu şekilde hazırlanıyoruz. Operasyon açısından ise, yaklaşık 1 hafta önceden hazırlığımız başlar, personelin görev dağılımı, yoğunluğun olacağı departmanlarda personelin dağılımı gibi planlamalar yaparız. Gelen misafirlerin memnun olması, rezervasyonların bir dahaki seneye de yapılabilmesi için de %100 memnuniyet ile misafirlerinizi yolcu etmeniz lazım. Tabii o zaman protokol ziyaretleri de olabiliyor, onun hazırlığı bambaşka. Bir taraftan online medyada Şeb- Arus ile alakalı bölgeyi ve organizasyonu tanıtıcı

etkinlikler yapmaya da özen gösteriyoruz, keza kurumlarla bazı toplantılarımız oluyor ve bu toplantılarda fikirlerimizi de beyan ediyoruz, bu arada örneğin İl Kültür ve Turizm Müdürlüğü'nün bizden istediği bir şey varsa onları dinliyoruz, bazen bizlere yayınlamamız veya lobiye koymamız için görseller veriyorlar, bunları yapıyoruz. Yansıra, lokal bazı çalışmaların görülebilmesi için lobide sergiler organize ediyoruz, hemen hemen her Şeb-İ Arus’da sergimiz oldu”.

Grand Hotel Konya / Sadettin Çalkar (Satış Direktörü) : “Şeb-i Arus Törenleri öncesinde hem sosyal ağları kullanıyoruz hem de acentalarla temasa geçiyoruz”.

Ramada Plaza Konya / Yavuz Sakman (Genel Müdür) : “Bu dönemdeki en önemli müşteri potansiyelimiz İran üzerinden olduğu için hazırlık aşamasında en çok bu alana odaklanıyoruz, onları ziyaret ediyoruz, Tahran'a gidiyoruz, acentalarla görüşüyoruz, onların taleplerini alıyoruz. Sonrasında iç pazardan gelen taleplerle beraber Şeb-i Arus döneminin rezervasyonlarını erkenden kapatıyoruz diyebilirim. Burada sadece protokol için belli sayıda odalarımızı boş tutup günü geldiğinde de bu odalarımızı protokole tahsis ediyoruz”.

Hilton Garden Inn / İlhan Bilici (Genel Müdür) : “İl Kültür ve Turizm Müdürlüğü ile yakın temastayız, onlarla da birlikte hareket ediyoruz. Fiziksel hazırlıklarımıza gelirsek, biz 1 ay önceden temizliğe başlarız. A dan Z ye her yeri temizlerken dış camlarımızı da özel bir firmaya temizleterek biz de bir nevi o manevi atmosfere girmeye çalışarak törenlere hazır hale geliyoruz. Malumunuz müze ve tören alanlarının çok yakınında ve karşısındayız, o manevi atmosfere hürmeten biz de olabildiğince temiz ve titiz olmalıyız. Farkındaysanız binamız bile yine bu özel mekanları gölgelememek adına yüksek yapılmamıştır. Bu arada facebook, instagram ve twitter hesaplarımızda yayınladığımız tasarım görsellerimizle de bu döneme hazırlanıyoruz”.

Bera Konya Otel / Abdurrahim Dündar (Ön Büro Müdürü) : “Şeb-i Arus törenleri Konya'nın en önemli turizm haftası diye adlandırılabilir. Törenlere hazırlık yıl boyunca devam ediyor. Acentalar aracılığı ile gelen rezervasyonları günlere

yayma çalışmaları bunun bir parçası. Törenlerin sunum ekibinin otelimizde konaklıyor olması, hazırlıklarımızın daha da özenli olmasına vesile oluyor”.

Dündar Otel / Mehmet Görücü (Reservation Supervisor) : “İstanbul, İzmir ve İran'da bulunan, anlaşmalı çalıştığımız acentalar var, onlarla işbirliği içinde hazırlıklarımızı yapıyoruz”.

Gherdan Gold Otel / Dursun Kızılkaya (Genel Müdür) : “Ön kayıtlar alarak hazırlıklarımızı tamamlıyoruz”.

Bayır Diamond Hotel / Tuğçe Bakım (Ön Büro Şefi) : “Şeb-i Arus Törenleri’ne hazırlıklarımız daha çok konaklama bazında oluyor. Tören ve aktiviteler başka alanlarda olduğu için biz daha çok konaklama ve ağırlama kısımlarında bulunuyoruz”.

Özkaymak Konya Hotel / İrem Ünaldı (Genel Müdür Yrd.) : “Aylar öncesinden yoğun bir şekilde oda temizliklerimiz oluyor. Daha çok İran'dan gelen misafirlerimiz yoğunlukta olduğu için onların beklentilerine yönelik çalışmalarımız daha fazla oluyor. Lobimizde uygulanmak ve dağıtılmak üzere afişler ve broşürler hazırlıyoruz, yanı sıra törenler öncesinde tanıtım ve reklam faaliyetleri yürütüyoruz. İlaveten gelecek olan misafirlerimiz kitap vb. gibi talepleri varsa onları da hazırlamaya gayret ediyoruz”.

Anemon Hotel Konya / Nalan Şen (Genel Müdür Yrd.) : “Bu tip kültür turlarının organizasyonu hızlı bir şekilde olamıyor, önceden planlanmak zorunda. Biz de daha bu dönemde (mayıs) acentalarımıza fiyat teklifleri göndermeye başladık”.

Araf Otel / Ömer Sunar (Otel Sahibi ve Genel Müdür) : “Öncelikle, detaylı temizlik, tadilat gibi fiziki hazırlıklarımız oluyor. Manen de, personel, dönem öncesinde izne çıkarak dinlenmiş ve hazır bir şekilde misafirlerimize en iyi hizmeti vermek için bekliyor”.

Hich Hotel / Serkan Vanlı (İşletme Sahibi) : “Hz. Mevlana’nın Vuslat Yıldönümü Anma Törenleri için her yıl farklılık gösteren bazı hazırlıklarımız var. Özellikle o hafta gelen misafirlerimiz için hazırladığımız karşılama notları, Hz.

Mevlana ve Mevlevilik ile ilgili broşürler ve misafirlerimizin her birine isimlerine özel hazırladığımız hediyeler ile o dönemin bizim için de hassasiyetini vurguluyoruz”.

Otel yöneticileri ile yapılan görüşme sonuçları, Şeb-i Arus Dönemi'ne hazırlık bağlamında değerlendirildiğinde; Otel yönetimlerinin çoğunluğunun, Şeb-i Arus Dönemi öncesinde, rezervasyon-satış-pazarlama önceliğinin ötesine geçerek, verdikleri hizmet kalitesini arttırmak, tutundurma, müşteri memnuniyeti sağlama, görsel ve işitsel materyaller ve programlar hazırlayarak Şeb-i Arus’dan duyulan manevi hazzı yükseltmek vb. çalışmalara da önem verdikleri anlaşılmaktadır. Araştırma konusu olan 17 otelden 11 tanesi, kendilerine özgü birtakım aktivite ve programlar ile halkla ilişkiler alanlarını güçlendirme gayreti içindedirler. Ne var ki, yaptıkları bu çalışmaların, otelde istihdam edilmiş bir Halkla İlişkiler Uzmanı/Müdürü yerine, otel yöneticileri tarafından planlandığı, ulusal ve global otellerde daha çok merkez ofislerin onayı ile de uygulandığı anlaşılmaktadır. Bu anlamda, butik otellerin müşterilerini, çok daha yakın iletişim kurmak sureti ile neredeyse birebir temaslar ile yoğun bir halkla ilişkiler şemsiyesi altına aldığı görülmüştür. Şeb-i Arus Törenleri’ne hazırlık bağlamında görüşme yapılan 17 otelden 6 tanesinin ise Şeb-i Arus dönemine yönelik hazırlık aşamalarını yalnızca rezervasyon tamamlama faaliyeti olarak algıladığı ve bu doğrultuda görüş beyan ettiği anlaşılmaktadır.