Antes de tratar da presença da tecnologia de informação e dos sistemas de informação no ambiente da pequena empresa, é necessário estabelecer o motivo do uso e preocupação das empresas em relação à utilização dessas ferramentas, bem como as definições de estratégia, vantagem competitiva e diferenciação entre tecnologia de informação e sistema de informação.
Os termos tecnologia de informação e sistema de informação, conforme comentam Ward e Peppard (2002, p.13), apesar de serem muitas vezes utilizados como sinônimos, têm significados distintos.
Segundo Ward e Peppard (2002), a união dos termos “tecnologia de comunicação” e “informação” é geralmente determinado pela sigla TI (Tecnologia de Informação) e designa a convergência destas duas áreas distintas. A tecnologia de informação refere-se especificamente à tecnologia, essencialmente hardware, software e redes de telecomunicação, incluindo os outros aspectos tangíveis como servidores, computadores, roteadores e cabos de rede e também os aspectos intagíveis como software de todos os tipos.
Ward e Peppard (2002) registram que o termo sistema de informação está ligado à forma como as pessoas e organizações utilizam a tecnologia para coletar, processar, armazenar, utilizar e difundir a informação.
A abrangência do sistema de informação envolve o estudo das teorias e práticas relacionadas com o fenômeno tecnológico e social determinado pelo desenvolvimento, uso e efeito dos sistemas de informação nas organizações e na sociedade.
A conclusão é que tecnologia de informação e sistema de informação se complementam e justamente por isso surge a dificuldade de separá-las e defini-las como coisas distintas. Resta ainda estabelecer como podem interagir com a estratégia de uma empresa.
Rezende e Abreu (2000) estabelecem este vínculo comentando que, no momento em que se decide falar sobre informação empresarial, o assunto passa necessariamente pela discussão do sistema de informação e torna-se necessário discutir estratégias empresariais.
A importância da informação em relação à estratégia é que ela representa o elemento responsável pela integração da estratégia com a ação, fornecendo um retorno necessário à verificação do desempenho da execução em relação ao que foi planejado e dando condições para que seja iniciado um processo de aprendizagem organizacional. Assim, a vantagem estratégica ocorre do resultado do gerenciamento e uso da informação processada pela tecnologia (MCGEE E PRUSAK,1994).
Rezende e Abreu (2000, p.155), ao tratarem de estratégia, fazem uma analogia entre estratégia e guerra; tática e batalha. Isto para esclarecer o conceito de estratégia, pois, segundo Rezende e Abreu (2000), a palavra estratégia está ligada a objetivos macros; ações realizadas de forma mais abrangente, em um prazo e amplitudes maiores, podendo por isso ser decomposta em diversas táticas, que por sua vez tem metas e objetivos mais definidos com ações menores, direcionadas, em prazo e amplitudes menores mas executadas em função de satisfazer a estratégia.
Henderson (1989), ao descrever a origem da estratégia, inicia sua explicação baseando-se no Princípio da Exclusão Competitiva de Gause, o qual determina que quando duas espécies competem da mesma forma, por alguns recursos essenciais, mais cedo ou mais tarde uma acaba tomando o lugar da outra. A conclusão deste princípio é que na ausência de forças que possam manter um equilíbrio estável dando à cada espécie uma vantagem em seu próprio território, somente uma delas sobreviverá. Desta forma, a estratégia aparece diretamente ligada à questão da concorrência no ambiente dos negócios.
Porter (1979, p.12) apresenta um modelo para se analisar as forças que governam a competição em um ambiente industrial. O modelo tornou-se referência para vários outros autores, entre eles Stair e Reynolds (1999, p.45), que apresentam os cinco fatores que conduzem a uma vantagem competitiva: a rivalidade entre os concorrentes atuais; a ameaça de novos concorrentes; a ameaça dos produtos e serviços substitutos; o poder de barganha dos
compradores e o poder de barganha dos fornecedores. Por meio da Figura 11, é possível identificar esses fatores e compreender de que forma eles afetam a competição entre as organizações existentes.
Figura 11 – Forças que dirigem a competição Adaptado de Porter (1979, p. 12)
Henderson (1989), não distante dos conceitos de Porter, escreve que a estratégia, em se tratando de negócios, é a procura deliberada de um plano de ação que desenvolva uma vantagem competitiva para o negócio. Para o autor, esta estratégia está alicerçada e pode ser colocada em prática baseando-se em cinco elementos básicos:
• habilidade para compreender o comportamento competitivo como um sistema no qual competidores, clientes, dinheiro, pessoas e recursos interagem continuamente;
• habilidade para usar esta compreensão para predizer como uma estratégia pode afetar o equilíbrio competitivo;
• conhecer os recursos que podem ser permanentemente utilizados para que os benefícios sejam prorrogados;
• habilidade para predizer riscos e retornos com acuracidade e confiança suficientes para justificar um compromisso;
• disposição para agir.
Novos Concorrentes Fornecedores Compradores Substitutos Concorrentes Rivalidade entre empresas existentes Poder de barganha dos fornecedores Poder de barganha dos compradores Ameaça de novos entrantes Ameaça dos produtos substitutos
Com bases nestes elementos, cada competidor procurará determinar um caminho para que, a partir de suas capacidades, as diferenças (vantagens) sejam estabelecidas. De acordo com este cenário, Porter (1980, p.35) apresenta três caminhos principais que podem ser escolhidos para intensificar as vantagens, denominando-os de estratégias genéricas. São eles:
1. Custos baixos;
2. Diferenciação de produtos e serviços; 3. Foco no mercado.
McFarlan (1984) faz um detalhamento destas três estratégias mencionando que a redução de custos, por exemplo, é utilizada quando a empresa pode produzir a um custo mais baixo do que seus concorrentes, enquanto que a diferenciação de produtos ocorre quando a empresa oferece produtos com características específicas (como serviços ou qualidade). O terceiro tipo acontece quando a empresa escolhe um nicho de mercado e se especializa em atendê-lo, por isso é chamada de “foco no mercado”.
A partir desses fatores (ou forças), Stair e Reynolds (1999) comentam que uma empresa precisa ser rápida, flexível, inovadora, produtiva e orientada para o cliente para que possa se tornar competitiva. Star e Reynolds (1999) também concordam com McFarlan (1984) ao comentar que diferentes estratégias podem ser adotadas em conjunto para se alcançar a vantagem competitiva, procurando, por exemplo, oferecer um produto ao mesmo tempo diferenciado e a um baixo custo.
McFarlan (1984) aponta como objetivos iniciais do uso de computadores na busca de vantagem competitiva, atender aos objetivos da primeira possibilidade estratégica, ou seja, a redução de custos. Esta redução de custos viria, neste caso, acompanhada de uma maior flexibilidade para os clientes em relação ao tempo e processos.
Segundo Torres (1995), a tecnologia de informação pode orientar uma organização em termos de impactos estratégicos sobre os seguintes aspectos:
• informática de eficiência: quando a utilização objetiva reduzir custos, tempos e melhoria de qualidade com relação às entradas e saídas processados pelo sistema (organização) .
• informática de sinergia e integração: ao se utilizar a TI para estreitar relações entre a organização e seus cliente e/ou fornecedores.
• informática de adição de valor ao produto ou serviço: ocorre quando a própria tecnologia é incorporada ao produto, como por exemplo no caso de enciclopédias multimídia.
Sobre a utilização de sistemas de informação para auxílio à obtenção de vantagem competitiva, Star e Reynolds (1999) comentam que as primeiras aplicações de SI se preocupavam apenas com a questão de redução de custos e melhorias no processamento dos dados das áreas financeiras e contábil, o que está de acordo com o histórico dos sistemas integrados de gestão e as descrições de McFarlan (1984), mas Star e Reynolds (1999) continuam escrevendo que com o passar do tempo, as organizações amadureceram quanto ao uso de sistemas de informação e os gerentes perceberam que poderiam utilizar o potencial dos sistemas de informação e as novas tecnologias para auxiliar a conquista da vantagem competitiva. O cenário encontrado a partir desta constatação foi o de que cada vez mais as organizações utilizam computadores e sistemas de informação para conseguí- la.
Davenport (2002, p.22) apresenta benefícios que as organizações podem obter com a utilização de sistemas de informação, enfocando o uso de Sistemas de Gestão Empresarial (SGE): redução de tempo de ciclo, informações mais rápidas sobre transações, melhoria na gerência financeira, criação de estrutura para implantação de comércio eletrônico e conversão de conhecimento tático em conhecimento explícito.
Existe ainda um fator de grande importância quando se trata da utilização de sistema de informação como vantagem competitiva que é a interação do sistema com os objetivos, os processos de negócios e as regras de negócio além das próprias pessoas que fazem parte do sistema organizacional. Estes aspectos compõem o que a empresa realmente é e onde ela objetiva chegar após determinada sua estratégia. Caso não haja esta interação, tanto a tecnologia como o sistema de informação podem não responder adequadamente às necessidades da empresa e tornarem-se empecilhos à vantagem pretendida pela empresa.
Sobre este aspecto, Campos e Cazarini (2005b) apresentam um modelo que demonstra que são as características do sistema organizacional (negócio), que darão origem aos objetivos, regras de negócio e processos de negócio que determinam as necessidades e mudanças no sistema de informação e na tecnologia, uma vez que estas devem estar integradas à empresa de forma que possam ser realmente um auxílio à busca da vantagem competitiva.
A necessidade de integração entre estratégia e sistema de informação é tão importante quanto complexa e abrange características ainda não totalmente definidas como, por exemplo, as formas de se medir o quanto esta integração é completa e o valor de seus benefícios diretos e indiretos.
A Figura 12 demonstra o comportamento esperado do sistema de informação, tecnologia e pessoas que compõem o sistema empresa, inserido em um sistema maior (ambiente). As setas indicam que alterações originadas a partir do negócio geram necessidades e adaptações que atingem as diferentes camadas do sistema empresa sob uma visão sócio-técnica (sistema de informação, tecnologia e pessoas).
Figura 12 – Integração: organização, sistema de informação e estratégia de negócios Fonte: Adaptado de Campos e Cazarini (2005b)
A tecnologia por si só não é capaz de produzir todos os benefícios que se espera dela, a menos que seja utilizada com o intuito de servir e integrar-se totalmente à empresa.
Este capítulo apresentou conceitos sobre os sistemas integrados de gestão e de que forma estes podem ser utilizados na busca pela vantagem competitiva, ressaltando a necessidade de integração não só do próprio sistema, mas deste com a empresa. O próximo capítulo tratará de software livre.