Sosyal yaşamın niteliğini değiştiren bilgi teknolojisindeki gelişmeler, diğer kurumlarda olduğu gibi muhasebe organizasyonlarının da işlerini kolaylaştırmakta, hızlandırmakta ve bunun sonucunda da muhasebe çalışanlarını yeni yöntemler ile karşı karşıya getirmektedir. Muhasebeciler bilgi teknolojilerindeki gelişmelerin getirdiği değişikliklerle yüz yüze kalmıştır. Günümüz koşullarında etkili bilgi temin etmeyi ve edinilen bilgilerin uygulanmasını basitleştiren bilgi sistemlerinin muhasebe faaliyetlerinde değerlendirilmesi bir ihtiyaç halini almaktan çıkıp mecburiyete dönüşmüştür.
Bilgi teknolojisinin muhasebede kullanılmasıyla muhasebe faaliyetlerinde köklü değişiklikler meydana gelmiş ve etkinlik önemli şekilde artmıştır. Bilgi teknolojisinin kullanımıyla, muhasebe faaliyetleri daha kolay, daha pratik ve sistemli bir hale gelmiştir. Bu yeniliklerle birlikte bilgi teknolojisi muhasebe faaliyetlerinde başarı için hayati bir öneme sahip olmuştur 93.
Geleneksel muhasebe birçok alanda yetersiz kalmıştır. Ürün çeşitliliğinin azalması, büyük ölçüde üretim faaliyetinin gerçekleşmesi ve talep edilen çeşitlerin değil de üreticilerin istediği ürünlerin üretiminin sağlandığı ortamlar için tasarlanan geleneksel maliyet muhasebesi modeli, neredeyse insansız çalışan otomatikleştirilmiş üretim ortamlarının ihtiyaçlarını karşılamakta yetersiz kalmaktadır.
Geleneksel maliyet sistemlerinin yetersiz kalmasında etkili olan bazı faktörler şunlardır 94:
Kar marjlarını açıklamakta karşılaşılan zorluklar
Üretimi güç olan mamullerin yüksek karlılık göstermesi,
Bazı bölümlerin kendi maliyetlerini hesaplama ihtiyacı hissetmeleri, Muhasebe bölümünün bazı özel projelerinin çok zaman alması, Rakiplerin fiyatlarının aşırı derecede düşük olması,
93 Emine Yılmaz. Mantıklı Eylem Teorisi ile Muhasebecilerin Bilgi Teknolojisi Kullanımına Yönelik Bir Uygulama, Gebze Yüksek Teknolojisi Enstitüsü, Sosyal Bilimler Enstitüsü, , Gebze, 2006, s.
14.(Yüksek Lisans Tezi)
94 Zekai Efeoğlu, Bilgi Enformasyon Teknolojilerinin Yönetim Muhasebesine Etkileri, Zonguldak Karaelmas Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Zonguldak, 2011, s. 48.(Yüksek Lisans Tezi)
Yüksek fiyat karsısında müşterilerden tepki gelmemesi,
Fiyatlandırma açısından sonuçların açıklanmasının zor olması,
İyileştirme programlarına rağmen, maliyetlerde beklenen düşüşün sağlanamaması.
Muhasebenin günümüzdeki görevi bilgi ekonomisinin değerlendirilmesi açısından önem kazanmıştır. Bilgiye verilen önemin artmasıyla günümüzde oldukça önemli bir hal alan bilgi kavramı her geçen gün değer kazanmaya devam etmektedir. Bilgilerin düzenli bir şekilde işlenmesi ve değerli hale getirilmesi muhasebecilerin işidir.
Muhasebe bilgi sistemlerinin en başarı unsuru olan meslek mensupları bakımından karar destek sistemi içinde stratejik açılardan geliştirilmesi oldukça önemlidir. Muhasebecilerin toplum içinde belli sorumlulukları bulunmaktadır. Organizasyonlarda muhasebe bilgi sistemlerinin üç önemli görevi bulunmaktadır. Bu görevler aşağıdaki gibi sıralanabilir:
Organizasyonlar ile yapılacak olan uygulamalar için bilgileri toplamak- kaydetmek,
Yapılacak olan işlerin planlanması, uygulanması ve kontrol faaliyetlerinin yürütülmesi için verileri işleyerek bilgi haline getirmek, Organizasyonun temel taşları için gerekli olan kontrollerin yapılmasını
sağlamak, bu kontrollerin ise düzenli ve güvenilir verilere dönüşmesini sağlamak.
3.1.1 Muhasebe Bilgi Kalitesi
Kritik başarı faktörleri üst yöneticilerin yönetimsel bilgi ihtiyaçlarını belirlemek ve yardımcı olmak amacıyla geliştirilmiştir. İşletmeler faaliyetlerini yerine getirirlerken çok değişik iç ve dış faktörler tarafından etkilenirler. Bu faktörlerin özelliklerinin ve işletmeye olan etkilerinin tamamını araştırmak ve değerlendirmek, her işletme açısından gereksiz olmakla beraber, yanıltıcı da olabilir95.
İşletme üzerinde direkt ve önemli etkileri olan birkaç faktörün araştırılması ve değerlendirilmesi, hem pratiklik, hem de zaman ve kaynak tasarrufu sağlar. Bu
95 Acar, D., & Hakan, Ö. (Oçak2011). "Muhasebe Bilgi Kalitesi, Kritik Başarı Faktörleri". Muhasebe Ve Finansman Dergisi , 11.
nedenle, işletmeyi ve faaliyetlerini direkt ve önemli ölçüde etkileyen iç ve dış faktörlere “kritik başarı faktörleri” denir96.
Kritik başarı faktörleri yöneticilerin işletmelerini sıfıra yakın hata ile yönete- bilmeleri için, odaklanmaları gereken noktalar aşağıda ki gibi tanımlanabilir:
Üst yönetim desteği, Eğitim,
İşletmenin tümü için açık bir bilgi kalitesi politikası, Organizasyonel yapı,
Bilgi kalitesi politikaları ve standartları, Bilgi kalitesi kontrolleri,
Veri girdi kontrolleri, Müşteri odaklılık, Personel ilişkileri, Değişim yönetimi,
Veri kaynakları kalite yönetimi,
3.1.2 Muhasebe Bilgi Teknolojilerinde Güvenlik
Dünyada ve ülkemizde bilgi ve iletişim sistemlerinin kullanımı hızla yaygınlaşmaktadır. Bilgi ve iletişim sistemleri, hayatımızın her alanının önemli bir parçası haline gelmekte, gerek kamu kurumları gerekse özel kuruluşlar verdikleri hizmetleri artık bilgi sistemleri üzerinden vermektedir.
Bu sayede hem hizmet kalitesinin artırılması hem de iş verimliliğinin yükseltilmesi hedeflenmektedir. Kurum ve kuruluşların sundukları hizmetlerde bilgi ve iletişim sistemlerini giderek daha fazla kullanmaları ile birlikte, söz konusu bilgi ve iletişim sistemlerinin güvenliğinin sağlanması önem arz eden bir konu haline gelmiştir97.
Kurumlar için en kritik varlık bilgidir. Kurumların değerleri, sahip oldukları bilgi ile ölçülmektedir. Bilgi, sadece bilgi teknolojileriyle işlenen bir varlık olarak
düşünülmemelidir. Bilgi bir kurum bünyesinde çok değişik yapılarda bulunabilmektedir.
Şekil 3. Muhasebe Bilgi Sistemlerinde Güvenlik Tehditleri98.
3.1.3 Muhasebe Teknoloji Kullanımının Faydaları
Günümüzde bilgi sistemleri isletmelerin rekabet üstünlüğü sağlamalarında kritik rol oynamaktadırlar. İsletmeler bilgi sistemlerini etkin bir biçimde kullanarak; verimlilik artısı sağlayabilmekte, maliyetlerini azaltabilmekte, yeni ürünler, hizmetler ve süreçler geliştirerek rakiplerine karsı üstünlük elde edebilmektedirler99
.
Bir işletme rekabet üstünlüğü elde edebilmek için, müşterilerine yüksek değer sunmalı veya daha düşük bir maliyette karşılaştırılabilir değer yaratmalı ya da her ikisini birden yapmalıdır. Muhasebe büroları kar amacı güden hizmet işletmeleridir ve mükellefler de muhasebe bürolarının müşterisi konumundadırlar.
Bilişim teknolojilerinin ortaya çıkması muhasebe sistemlerinin yapısını etkilediği için denetçilerin kullandığı klasik teknikler artık denetimde etkili olmamaya başlamıştır. Bilgisayarın muhasebe sistemlerine dâhil olduğu ilk zamanlarda denetçilerin muhasebe sistemi ile ilgili görüş oluşturmasında basılı kayıtlar ve çıktılar
98
Demir, a.g.m., s.144 99
Zeynep Hatunoğlu, ve İsmail Bakan, “Muhasebe Bürolarında Bilgisayar Ve İnternet Kullanımının Faydaları İle İşyeri Özellikleri Arasındaki İlişkiler: Bir Alan Araştırması” Mustafa Kemal
Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü Dergisi, 13(7), 2010, s.98-129.
İşletme Dışından Gelen Tehditler - Muhasebedepartmanındaçalışanl ar, - Diğerdepartmanlardaçalışanlar MuhasebeBilgiSistemlerindeGüvenlikTehditleri
İşletme İçinden Gelen Tehditler
İşletme Dışından Gelen Tehditler - Muhasebedepartmanındaçalışanl ar, - Diğerdepartmanlardaçalışanlar - Bilgi hackerları - İşletmerakipleri - Doğal felaketler
yeterli iken teknolojik ilerlemelerle birlikte elde edilen kayıtlar denetimde yetersiz kalmıştır100.
Elektronik veri işleme ile ilgili bilgileri oldukça sınırlı olan denetçiler verilerin işlenmesi konusunda uzmanlaştıkça sistem çıktılarının sistem girdileri ile tutarlı olması işlemin güvenilir olarak değerlendirilmesinde tek ölçüt olmaktan çıkmıştır ve denetçiler bilgisayarı ve bilgisayar programlarını da dikkate almaya başlamışlardır. Önceleri bilgisayar çevresinden yapılan denetim, yerini bilgisayarların iç yapısının da kapsamlı olarak değerlendirildiği bilgisayar üzerinden denetime bırakmıştır
Muhasebe bilgi sistemine bilgisayar düzgün bir şekilde ilave edildiğinde aşağıdaki değişiklikler gerçekleşmektedir
• Veriler daha hızlı işlenir,
• Verilerin ve bilgilerin doğruluk payı artar, • Maliyetler her ticari belgede düşer,
• Raporlar ve diğer çıktıların zamanlaması daha uygun hale gelir, • İhtiyaç duyulan bilgilere istenilen anda ulaşmak mümkün olur, • Bilgisayarlar sonuçların yorumlanması aşamasında da kullanılır,
• Stok seviyesi sürekli olarak kontrol altında olur ve bu şekilde üretim hataları en az seviyeye indirilmiş olur,
• Bilgisayarda rutin işlerin iyi bir şekilde takip edilmesinin öğrenilmesi durumunda çalışanların verimlilikleri artar.
3.1.4 Muhasebe Paket Programları
Bilgisayarların muhasebede kullanımının sağlayacağı faydaları aşağıdaki şekilde sayabiliriz 101:
100
Derya Özarslan, "Denetimde Şeffaflığın Sağlanmasında Bilgi Sistemleri Denetiminin Rolü" World of Accounting Science, Sayı 18, 2016, s.761-779.
101 Hüseyin Çetin ve Tevfik Eren, “Muhasebe Meslek Mensupları Tarafından Bürolarda Kullanılan Muhasebe Paket Programı Seçimi: Konya İline Yönelik Bir Araştırma”, Atatürk Üniversitesi
Bilgisayarların hızlı işlem yapması, sonuçların anında ve istenilen detayda alınabiliyor olması, muhasebe bölümlerinin yönetime denetim ve karar desteği konusunda daha fazla yardımcı olabilmeyi sağlayacaktır.
Stokların sürekli kontrol edilmesi sayesinde, üretimin aksamaması ve atıl stok bulundurulmaması sağlanacaktır.
Farklı tarihlerdeki işlemlerin veri tabanına kaydedilebilmesi ve bunların daha sonra kullanılabilmesi, planlamaya ve değişik fikirlerin ortaya çıkmasına yardımcı olacaktır. Yukarıda sayılanlar dışında şu hususlar da ilave edilebilir
3.1.5 Mevzuatta Muhasebe Teknolojileri
1 Temmuz 2012 tarihinde yürürlüğe giren 6102 sayılı yeni Türk Ticaret Kanunu, işletmelerin, muhasebe bilgi sisteminde önemli değişikliklere neden olmuştur. Bu kanun ile işletmelerin defter tutma, envanter ve değerleme işlemleri, finansal raporlama, ticari defterlerin onaylanması, saklanması ve ibrazı hükümlerinde değişiklik yapılmıştır102
.
6102 sayılı Kanunun 88’inci maddesinde gerçek ve tüzel kişilerin hem ticari defterleri tutarken hem de finansal tabloları hazırlarken, Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu tarafından yayımlanan, Türkiye Muhasebe Standartlarına, kavramsal çerçevede yer alan muhasebe ilkelerine ve bunların yorumlarına aynen uygulama zorunluluğu getirilmiştir. Ancak 6335 sayılı Kanun ile
3.2 Teknoloji Seçimine Etki Eden Faktörler