1- Bütçe Uygulama Sonuçları
A.1.1- Hazine Yardımı
Bütçe
Ödeneği
Serbest Ödenek (b)
Gerçekleşme Durumu%
(a*100)/b
Kesin Harcama (a)
Kalan
Ödenek Açıklama 01- Personel Giderleri 115.200 115.200 % 100 115.200 0
02- Sos. Güv. Kur. D.
Prim. Giderleri 115.200 115.200 % 100 115.200 0
03- Mal ve Hizmet Alım
Giderleri 115.200 115.200 % 100 115.200 0
05- Cari Transferler 06- Sermaye Giderleri
TOPLAM 149.100 149.100 % 100 149.100 0
2- Temel Mali Tablolara İlişkin Açıklamalar
A.2.1- İhale Kanunu Çerçevesinde Yapılan Alımlar
İhale Türü Mal Alımı Hizmet Alımı Yapım İşi Sayı Tutar Sayı Tutar Sayı Tutar
Doğrudan Temin 7 16.400
Pazarlık Açık İhale
A.1.2- Ekonomik Sınıflandırma Bazında Yapılan Harcamalar Ekonomik Kod
Ekonomik Sınıflandırmanın Adı 2013 Yılı Harcama Tutarı
I II III IV
01 1 1 01 Temel Maaşlar 50,500
01 1 2 01 Zamlar Ve Tazminatlar 61,200
01 1 3 01 Ödenekler 1.500
01 1 4 01 Sosyal Haklar 2.000
01 1 9 01 Diğer Giderler 1.300
02 1 6 01 Sosyal Güvenlik Primi Ödemeleri 9.800
02 1 6 02 Sağlık Primi Ödemeleri 7.700
03 2 1 01 Kırtasiye Alımları 16.400
03 3 1 01 Yurtiçi Geçici Görev Yollukları 1.200
03 5 2 01 Posta Ve Telgraf Giderleri 2000
40 B- Performans Bilgileri
1- Performans Sonuçlarının Değerlendirilmesi
Stratejik
Amaçlar Stratejik Hedefler Hedeflenen Gerçekleşme
Durumu (%) Açıklama
Stratejik Amaç 1: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığının Hizmet Yapısının Geliştirilmesi
Hedef 1.1 : Bologna sürecine eksiksiz geçmek
Hedef 1.2 : Ders kayıtlarının Akademik Takvimde
belirtilen süreler içerisinde en az hata ile yapılmasının sağlanması
Hedef 1.3 : Diploma Eki’ni 2013 yılından itibaren vermek
2012-2013 Yılı sonu
itibari ile vermek Gerçekleşti.
Hedef 1.4 : 6111 Sayılı kanunla düzenlenen 2547 Sayılı Kanunun 46. Maddesi gereğince Öğrenim Ücretleri ve Katkı paylarının yeniden hesaplanmasının 2014-2015 Öğretim Yılında hazır hale getirilmesini sağlamak
41
Stratejik
Amaçlar Stratejik Hedefler Hedeflenen Gerçekleşme
Durumu (%) Açıklama
Stratejik Amaç 2: İdari Personelin performansını arttırmak, bilgi eksikliklerini gidermek
Hedef 2.1 : Her yıl artan
Hedef 2.2 : Personelin yönetmelik ve yönergelerle ilgili bilgi eksikliklerini gidermek amacıyla merkez ve birim öğrenci işleri çalışanlarına yönelik
Hedef 2.3 : İdari personelin motivasyonunu arttırmak
Personele yönelik kültürel ve sosyal etkinlikler
Yapılmaktadır.
Stratejik Amaç 3: Hizmet alanlarını ergonomik bir duruma getirmek
Hedef 3.1 : Mevcut hizmet işlerin niteliğine ve personel sayısına göre birimler oluşturulmuştur.
Hedef 3.2 : Yeterli sayıda ihtiyaca uygun mobilya, araç-gereç sağlamak
Personel için yeterli sayıda mobilya (masa, sandalye, dolap) ve araç-gereç ( bilgisayar, yazıcı, kırtasiye malzemeleri) sağlamak
İhtiyaca gore İdari ve Mali İşler Başkanlığından temin şirketinden, düzenli ve devamlı olarak temizlik desteği alınması,
Gerçekleşti
Kullanım alanlarının temizliği firma personeli ile sağlanmaktadır.
42 IV- KURUMSAL KABİLİYET ve KAPASİTENİN DEĞERLENDİRİLMESİ
____________________________________________________________________________
A- Üstünlükler
Gelişme ve değişmelere açık olmamız
Çalışanlarımızın iş akış takvimine titizlikle uyması
Kanunlara ve yönetmeliklere uyulması
Öğrenci Otomasyon programının olması
Öğrenci memnuniyetinin ön planda tutulması
Talep ve isteklerin kısa sürede sonuçlandırılması
Takım çalışması yapılması
Yönetim ve idari personelin öğrenciler ile iyi ilişkiler kurması B- Zayıflıklar
Eğitim birimlerimizin dağınık olması
Personel iş yükünün fazla olması
Eleman yetersizliği
Eğitim birimlerimizin öğrenci otomasyon programını kullanamaması
Yönetmelik ve yönergelerin sık aralıklarla değişmesi
Ders müfredatlarının çok sık değişmesi C- Değerlendirme
2013 Yılı Bologna Süreci kapsamında hazırlanan yeni ders planlarının tüm öğrencilere uygulanmasıyla birlikte ortaya çıkan sorunlar personel azlığı ve aşırı iş yüküne rağmen, personelimizin özverili çalışmasıyla öğrenci mağduriyetlerine yol açmadan çözülmeye çalışılmış ve iş akışında aksama olmamasına özen gösterilmiştir.
Derse kayıt işlemleri konusunda öğrencilerin akademik takvime bağlı kalmamaları, dönem sonlarına kadar derse kayıt istekleri gerek akademik birimler, gerekse daire başkanlığımız için sorun oluşturmaktadır. Tüm öğrencilerin kayıt yenileme işlemlerinin zamanında ve öğrenci bilgi sisteminden yapılmasının sağlanması için akademik birimlerin ve öğrencilerin daha dikkatli davranmaları,
Öğretim elemanları tarafından not girişlerinin zamanında yapılmaması, not giriş sürelerinin sürekli uzatılması öğrenci otomasyonunda sorunla karşılaşılmasına neden olmaktadır. Not girişlerinde akademik takvime bağlı kalınması, gereksiz yazışmaları ve iş yükünü önleyecektir.
Yönetmelik – yönergelerin, ders müfredatlarının sık aralıklarla değişmesi işlerin devamlılığında aksamalara neden olmaktadır.
Her yıl artan akademik birim, öğrenci sayıları ve iş yoğunluğu dikkate alındığında çalışma takviminin istenilen düzeyde olması için personel sayımızın arttırılması Daire Başkanlığımızı rahatlatacaktır.
43 V- ÖNERİ VE TEDBİRLER
Daire Başkanlığımız 14 personel ile hizmet vermektedir. 2013 yılında bu sayının artması bizi rahatlatacaktır. Ayrıca tüm personelimize çeşitli zamanlarda hizmet içi eğitim verilerek onların gelişimine faydalı olacağı düşüncesindeyiz. Öğrenci otomasyon sisteminin bütün akademik personele ve birim öğrenci işleri çalışanlarına anlatılması ve yoğun kullanımının sağlanması ile kullanıcıların iş yükünü hafifletecektir. Danışmanlık işlemlerinin titizlikle yapılması, ders kayıtlarında yaşanan sorunların azalmasını sağlayacaktır. Yönetmelik, Yönerge ve ders programı değişiklik isteklerinin öğrenci otomasyon sistemi ile uyumunun gözetilmesi sonradan karşılaşılabilecek sorunları azaltacaktır.
Öğrenci otomasyon sistemi akademik birimlerimiz tarafından yeterince kullanılmamaktadır. Sistemin kullanılması akademik birimlerimizi Daire Başkanlığımız merkezli hareket etmeden kurtaracaktır.
İşlemlerin zamanında ve en az hata oranı ile yapılabilmesi için birimimizce yeni öğrenci kayıtları, tüm öğrencilerimiz için kayıt yenilemeler, otomasyon programı, yönetmelik değişiklikleri, not giriş işlemleri, v.b. diğer işlemlerle ilgili, zaman zaman eğitimler verilmesi, izlenecek yöntemler ve yapılması gerekenler hakkında diğer birimlerle toplantılar yapılması yararlı olacaktır.
Daire Başkanlığımızın etkin ve verimli çalışabilmesi için yukarıda belirttiğimiz konularda eksikliklerin giderilmesi gerekmektedir. Bunun için;
-Tüm personelimize çeşitli zamanlarda hizmet içi eğitim verilmesi onların gelişimine faydalı olacaktır.
-Öğrenci otomasyon sisteminin tüm kullanıcılara anlatılması ve yoğun kullanımının sağlanması kullanıcıların iş yükünü hafifletecektir.
-Danışmanlık işlemlerinin titizlikle yapılması, ders kayıtlarında yaşanan sorunların azalmasını sağlayacaktır.
-Yönetmelik, Yönerge ve ders programı değişiklik isteklerinin öğrenci otomasyon sistemi ile uyumunun gözetilmesi sonradan karşılaşılabilecek sorunları azaltacaktır.
44 İÇ KONTROL GÜVENCE BEYANI
Harcama yetkilisi olarak yetkim dahilinde;
Bu raporda yer alan bilgilerin güvenilir, tam ve doğru olduğunu beyan ederim.
Bu raporda açıklanan faaliyetler için idare bütçesinden harcama birimimize tahsis edilmiş kaynakların etkili, ekonomik ve verimli bir şekilde kullanıldığını, görev ve yetki alanım çerçevesinde iç kontrol sisteminin idari ve mali kararlar ile bunlara ilişkin işlemlerin yasallık ve düzenliliği hususunda yeterli güvenceyi sağladığını ve harcama birimimizde süreç kontrolünün etkin olarak uygulandığını bildiririm.
Bu güvence, harcama yetkilisi olarak sahip olduğum bilgi ve değerlendirmeler, iç kontroller, iç denetçi raporları ile Sayıştay raporları gibi bilgim dahilindeki hususlara dayanmaktadır.
Burada raporlanmayan, idarenin menfaatlerine zarar veren herhangi bir husus hakkında bilgim olmadığını beyan ederim. (RİZE-2014)
Ali Rıza ŞAHİN Öğrenci İşleri Daire Başkanı