Müşteri Tarafından Yapılan Kaynak Atamasının Yetersiz Olması

Kaynak kullanımının etkinliği ve yeterliliği proje süresince aslında en kritik konulardan birisidir. Çalışma planı zaman planına uygun bir şekilde ilerleyebiliyor olsa dahi yetersiz ve yanlış kaynakların doğru pozisyonlanmaması içerik açısından sıkıntılara neden olabilecektir[34].

Planlama aşaması ile başlayıp kurulum ve uygulamaya alınmasına kadar firma içindeki her aşamada aynı sıkıntı olmuş ise bu durum telafisi mümkün olmayacak sorunları beraberinde getirebilecek ve hatta ERP’den

beklenilen fayda düzeyine erişememesi dolayısı ile uygulamadan çıkarılmasına kadar gidebilecektir. Dolayısı ile, firma ciddi düzeyde yatırım yapmayı göze aldığı bu projeden yeterli kaynak aktarımı olmadığı takdirde yararlanamayabilecektir.

3.3.1. Sisteme Ait Dokümantasyon Eksikliği

ERP sisteminin ihtiyaçlarından biri de sistem ile ilgili dokümantasyonların yeterli düzeyde olmaması veya uygulanmamasıdır. Bu durum bir sonraki aşamalarda veri doğrulama ve pilot çalışmaların istenildiği düzeyde çalışıp çalışmadığının sorgulanmasına olanak sağlayacaktır. Aksi takdirde, çalışmaların doğru yürüdüğü düşünülüp bir sonraki aşamalarına geçilecektir. Önceki adımlarda ortaya çıkan sıkıntıları giderebilmek, daha büyük maliyetler getireceğinden projeye olan güven zedelenecektir[33].

3.3.2. Veri Doğruluğunun Sağlanamaması

Çalışmalarda kullanılacak girdilerden en önemlisinin kullanılacak verilerin olacağı aşikârdır. Çünkü uygulama aşamasında yazılım paketinin pilot uygulamalar ile denenmesi ve ortaya çıkacak sonuçların yorumlanabilmesi gerekmektedir. Daha önceki veriler bu nedenle önemli bir yer tutmakla birlikte, çalışmaların kontrolü ve yönlendirilmesi için hayati bir girdidir. Eğer verilerin tanınması ve doğruluğu konusunda sıkıntı var ise çalışmanın bu aşamasında projenin geleceğini tehdit edecek sıkıntılar tanımlanamayacaktır.

ERP proje çalışmalarını yürütmelerini bekleyebilmektedir. Çalışanların her iki işi bir arada yürütmeleri genelde sıkıntı yaratabilmektedir. Hem çalışanların kendi performansları ve motivasyonları hem de onların yöneticilerinin performans açısından değerlendirme yapmakta sıkıntı yaşatması dolayısı ile problemler yaşanabilmektedir.

Şirket üst yönetimine bağlı olarak, bu durum zaman zaman kurulum sonrasında devam ederken, bazı durumlarda da yeni tecrübelerin değerlendirilmesi adına yönlendirilebilmektedir. Bu noktada her koşulda bir eksik süreç yönetimi söz konusu olacak ve istenilen düzeyde verimlilik ve fayda sağlanamayabilecektir[33].

3.3.4. Dışarıdan Ek Uzman, Danışman ve Teknik Elemanların Tutulmaması

Dışarıdan ERP ile ilgili ek uzman atanması işlerin işleyişi ve yayılımı açısından önemlidir. İçeriden ayrılan insan kaynağının proje ve yazılıma yönelik uzman şekilde hareket etmesi beklenemeyeceğinden hem mevcut işlerde aksamalar yaşanabilecek hem de ERP ile ilgili çalışmalarda süreçlere ayrılan süre hakkında sıkıntı yaşanabilecektir. Hatta giderilemeyen bir problem olasılığında yine dışarıdan bir uzmana kısmi olarak ihtiyaç duyulabilecektir. Bu durum maliyetler ve proje zaman planına uygun hareket etmeyi engelleyecektir. Dolayısı ile proje istenilen aşamaları istenilen dönemlerde geçemeyecektir.

3.3.5. Departman, Şirket ve Yönetim Bazında Değişim Takımlarının Oluşturulmayışı

ERP uygulamalarına yönelen firmalarda, en stratejik düzeydeki yöneticiden en alt fonksiyonel yapıdaki çalışanına kadar değişimin bir parçası olarak ifade edebilecek bir değişim takımının kurulması gerekmektedir. Bu takım, hem etkin bir şekilde projenin içinde görev alırken hem de diğer çalışanları bu konuda teşvik edecek ve değişim ihtiyacını sebepleri ile

sahiplenmelerini sağlayacaktır. Değişim takımlarını da kendi içinde hiyerarşik olarak sınıflandırmak da fayda olacaktır. Çünkü her düzeydeki ihtiyaç ve iş yükü kritikliği değişmektedir. Bu takımlar da birbirlerine karşı organik olarak bağlanmalı ve her takım değişim rüzgârının aynı şekilde yayılımını sağlamalıdır. ERP’ den beklenen değişim ancak bu şekilde gerçekleştirilebilecek ve farklılaşmaya giden yolun önü açılabilecektir[35].

3.3.6. Süreç ve Teknoloji Bilgisine Sahip İş Analist ve Danışmanlarının Olmaması

ERP sürecinde en fazla ihtiyaç duyulan insan kaynağı pozisyonlarından birisi belki de iş süreçlerinin analizini yapacak uzmanların proje kapsamında yer almasıdır. Proje kapsamında hem entegrasyonu sağlayabilmek adına hem de süreçlerdeki verimliliği sağlayabilmek gibi temel beklentileri karşılayabilmek adına tüm iş süreçleri iyileştirme ve geliştirmeler için gözden geçirilmelidir.

Bu çalışma kapsamlı bir şekilde yürütülmesi gereken ve objektiflik gerektiren bir çalışma olması gerektiğinden mutlaka süreçler konusunda deneyimli ve teknoloji bilgisi olan iş analistlerinin proje süresince görev alması gerekmektedir. Böylece firmanlar ERP’ den elde etmeyi planladıkları faydayı istenilen düzeyde sağlayabilecektir. Bu çalışma yeni iş süreçleri ile elde edilen entegre edilmiş sistemin, yapılan yatırıma karşılık vermeye başladığını göstereceğinden başarı kriteri bununla ölçülebilecektir[31].

Proje takımının saygınlığı diğer çalışanlar tarafından kabul edilmiş olmalıdır; aksi takdirde bu grubun aldığı kararlar uygulanamayacaktır. Proje takımı, yönetim kurulu tarafından hem gereken yetkiler ile donatılmış olmalı hem de onların güvenini kazanmış olmalıdır. Bu sayede daha hızlı hareket edebilirler.

ERP projesi firmanın iş süreçlerini geliştirmek için çok iyi bir fırsattır, belki de böyle bir şansı yıllar boyunca bir daha bulamayacaktır. Bu nedenle proje takımı üyeleri firmanın en parlak çalışanları arasından seçilmelidir. Eğer seçilen insanların projeye ayırdıkları zaman, firmanın bazı faaliyetlerini aksatmıyor ise muhtemelen hatalı insanlar seçilmiştir.

Bu tip projelerin içinde aktif yer alan kişiler birçok iş süreci hakkında derinlemesine bilgi sahibi olacak, vizyon ve yeteneklerinde önemli değişimler gerçekleşecektir. Kısaca bu proje sayesinde firma içindeki değerler artacaktır. Bu durum, firmanın insan kaynakları alanında tespit ettiği standartları zorlayabilir[33].

3.4. Kurum Çalışanlarının Yeni Sistemle Birlikte Ortaya Çıkacak