Listeleme Ve Ajanda Kullanma

Son yıllarda, zamanı daha iyi yönetmeye olanak tanıyan çok sayıda araç ortaya çıkmıĢtır. Avuç içi elektronik ajandalar, cep telefonları, sayfa görüntüleyiciler, faks makineleri, sesli mesaj sistemleri, fotokopi makineleri, kiĢisel bilgisayarlar gibi bazıları geliĢmiĢ teknolojinin ürünüdür; Diğerleri ise ileri teknoloji barındırmayan yapıĢkan notlar, daksiller, dosyalar, defterler. Fakat diğer bütün araçlar gibi zaman yönetimi araçları da eğer sürekli bir Ģekilde kullanılırsa iyi bir yarar sağlar. 195

Ajanda, iĢ dünyasında kullanılan en yaygın hatırlatma araçlarından birisidir. Ajanda, günlük, haftalık veya aylık çalıĢma takviminin takip edildiği, yapılan ve yapılacak iĢlerle ilgili çeĢitli notların alındığı ve yerine getirilecek görevlerin yönetildiği önemli bir kiĢisel yazılı dokümandır. Zamanın planlanması, iĢ önceliklerinin belirlenmesi ve yoğun iĢ temposu içerisinde hatırlatma ihtiyacının karĢılanması açısından özellikle yöneticilerin yanlarından hiç ayırmadıkları bir materyaldir. Ancak biliĢim teknolojilerinin geliĢimi ile birlikte ajandaların dijital versiyonlarının türetilmesi, klasik yazılı ajandaların kullanım oranlarını düĢürmektedir. Bilgisayar ve cep telefonlarının sunduğu farklı seçenekteki ajanda yazılımları, ajandanın geleneksel iĢlevini modernleĢtirmektedir. Bu durum zaman yönetimi açısından bazı avantajlar sağlamaktadır. Ajanda kullanımında dijitalleĢme, ajandanın her yere taĢınmasını kolaylaĢtırmakta, özellikle geliĢmiĢ cep telefonlarındaki kullanımı son derece pratik ve zaman tasarrufu sağlayacak uygulamalara imkân vermektedir.

195 _{Marc Mancini, a.g.e., s.133-134}

Ġster dijital, ister geleneksel ajanda kullanımında, geçmiĢte yapılan ve gelecekte yapılacak tüm iĢler / görevler toplu halde yazılı olarak yer aldığından, nelerin yapıldığı ya da nelerin yapılacağı konusunda yaĢanacak her türlü belirsizlik ajandaya göz atma suretiyle giderilebilmektedir. Bu da hatırlatmaya çalıĢma, baĢkasına sorma veya doküman arama Ģeklinde zaman kaybı yaratacak iĢlemlerin önlenmesi yönüyle avantajlar, önemli tasarruflar sağlamaktadır.

Bununla birlikte geleneksel ajandaların (dijital özelliği olanlar hariç) sürekli gidilen her yere taĢınamaması (çoğunlukla ofiste veya iĢyerine bulundurulması), verilecek randevular için daimi olarak ajandaya bakma gereğini ve bununla birlikte gelen zaman kaybını ortaya çıkarmaktadır. “ġu an ajandam yanımda değil. Ben bir ajandama bakayım sizi daha sonra bilgilendireceğim” Ģeklindeki bir yaklaĢım zaman kaybına neden olmaktadır. Dolayısıyla, klasik ajandalar yerine geliĢmiĢ cep telefonu veya cep bilgisayarlarının tercih edilmesi söz konusu zaman kaybını önemli ölçüde minimize edecektir.196

4.4.1.1 Günlük Yapılacak İşler Listesi Çıkarmak

Günü programlamak gerekli bir disiplindir. Günlük plan muhtemelen 15 dakika (ya da daha az) bir süre alacaktır. Bu yatırımın dönüĢü, zamanı kontrol, yönlendirme ve özgürlük algısı olacaktır.197

Kayıtlar olmadan, yönetim faaliyetini gerçekleĢtirmek düĢünülemez. Ġyi, basit bir biçimde hazırlanmıĢ günlük planlar, zaman tasarrufu sağlayacak ve eriĢilmekte olan geliĢimin seviyesini belirleyecektir. Günlük planlar, yöneticinin gerçekleĢtirilmesini denetlediği birçok olayı sağlayan birkaç unsur üzerindeki etkisini güçlendirecektir.

196

Zeyyat Sabuncuoğlu – Muammer Paşa – Kurtuluş Kaymaz, a.g.e., s.125-126 197

John Adair; Melanie Allen, The Concise Time Management And Personal Development, 1. Baskı, Thorogood Publishing LTD., Londra 2003, s.27

Bu noktada günlük plan yapmadan yönetim faaliyeti içerisinde bulunmanın denetimsiz bir yönetim anlayıĢı demek olacağını ifade etmek mümkündür.198

Yöneticilerin günlük yapılması gereken faaliyetlere ait listelerini etkin bir biçimde kullanıp iĢletememelerinin bir sebebi, bu listelerin yeterince iyi hazırlanmamıĢ olmasıdır. Bu listeler, bazen geliĢigüzel biçimde seçilmiĢ faaliyetlerden oluĢmuĢtur birkaç sayfa uzunluğundadır. Ayrıca, böyle hazırlanmıĢ listelerdeki faaliyetlerin bazıları amaçlara iliĢkinken, birçoğu değildir. Sonuçta bu biçimde hazırlanmıĢ listelerdeki faaliyetlerin bütününün gerçekleĢtirilmesini beklemek gerçekçi olmayacaktır. Listedeki faaliyetlerin bütünüyle gerçekleĢtirilmemesi de yöneticinin motivasyonunu olumsuz bir biçimde etkileyecektir. Böylece hazırlanacak her yeni günlük plan, gün sonu yaĢanacak tatminsizliğin bir hatırlatıcısı olacaktır. Bu durum da yöneticilerin, faaliyetleri yazılı hale getirmenin onları gerçekleĢtirmekle bir ilgisi olmadığına dair inançlarını güçlendirecektir. Daha günün baĢlangıcında, gün sonunda bazı amaçlara ulaĢılamayacağını bilmek de yöneticiyi hayal kırıklığına uğratacak ve onun çalıĢma azmini olumsuz yönde etkileyecektir.199

4.4.1.2 Zaman Tutanağı Hazırlama Ve Akşam Analizi

Zamanını daha etkin kullanmak veya daha iyi yönetmek için, zamanın nerede nasıl ve ne Ģekilde harcandığının görülebileceği bir zaman tutanağının hazırlanması ve akĢam analizinin yapılması gerekmektedir.

Zaman tutanağı, belirli dilimlere ayrılmıĢ zamanın nereye harcandığını gösteren düzenlenmiĢ bir listedir.

Bu listenin hazırlanmasında temel amaç bireyin zamanını nasıl harcadığını görmesini ve bir sonraki gününü geçmiĢteki zaman tuzaklarını (tüketicileri) dikkate

198

Ömer Faruk İşcan, a.g.e., s.72 199 _{Ömer Faruk İşcan, a.g.e., s.72}

alarak planlamasını sağlamaktır. Zaman tuzağı, akĢam analizi ile çalıĢtırılması gereken bir iĢlemdir.

Akşam analizi, gün içerisinde yapılan ve kaydedilen tüm faaliyetlerin olması gereken iĢlerle karĢılaĢtırılması ve olumsuz sapmalara neden olan eylemlerine belirlenerek denetim altına alınması sürecidir.

Zaman tutanaklarının en büyük yararı zamanın nasıl kullanıldığını açıkça göstermesidir.

Zamanın nasıl kullanıldığına iliĢkin kayıt tutulurken, gün içinde yerine getirilen tüm iĢler, günün sonu beklenmeksizin gerçekleĢtirildikleri anda kaydedilmelidir. Her aktivite rapor edilirse, önem sırasına göre halka içine alınırsa, önem kavramı zamanı kullanma konusunda, etkili bir görüntü sağlayacaktır. Aynı Ģekilde olayın ne kadar acil olduğu, neden belli bir zaman dilimi içinde yapılması gerektiği de not edilmelidir. Ayrıca kayıtlara kesintiler de eklenmelidir. Kesintiler bir telefon görüĢmesinden ya da baĢka bir etkenden kaynaklanıyor olabilir. Bu nedenle kesintiyi yapan bireyler hakkında küçük notlar alınmalıdır.

Dördüncü aĢama verimliliğin hesaplanması ve akĢam analizinin yapılmasıdır. Bu aĢamada günün sonunda hedeflere ne ölçüde ulaĢıldığı ve tahsis edilen zamanın nasıl kullanıldığına bakılmalıdır. Daha sonra söz konusu gün için ne kadar verimli olunduğu hesaplanmalıdır. 200

4.4.1.3 Uzun Vadeli Takvim Belirlemek (Uzun Vadeli Planlar)

Belirlenilen amaçlar doğrultusunda yapılması gereken iĢlerin tamamlanma tarihlerini belirlemek, zamanı planlama konusunda önemli bir adımdır. Bunun için bir adet yıllık ajanda ya da bir Ģekilde üzerine notlar alıp iĢaretlenebilecek bir takvim,

bilgisayar programı vb. edinmek ve amaçlanan iĢlerin bitiĢ tarihlerini bu ajandaya kaydetmek, atılacak önemli bir adımdır.

Uzun vadeli takvimlerde esneklik kısa vadeli programlardan daha fazla olmalıdır. Planlamada süre uzadıkça belirsizlikler artar. Belirsizlikler ancak planlamanın esnekliği ile aĢılabilir. Bunun için uzun vadeli takvimde belirsizlikleri karĢılayacak yeterli esneklik bulunmalıdır.201