Kurumsal İletişim

İletişim, kaynağın, mesajı anlaşılır biçimde hedefe iletmesidir.

İletişim ister bilgiyi yaymak, ister eğitmek, ister eğlendirmek, ister etkilemek ya da sadece anlatmak amaçlı olsun esas amaç bilgi vermektir.¹¹ Genel olarak iletişim bir kişiden veya gruptan, bir başka kişi veya gruba bilgilerin aktarılması sürecidir.¹² Kurumsal iletişim ise, kurum içerisinde çalışan kişi ve grupların, kurumun ortak amaçları doğrultusunda gerçekleştirdikleri mesaj alışverişidir. Mesaj alışverişi, kurumlar için zorunlu bir unsurdur. Kurumların yaşamlarını sürdürmeleri için iç ve dış çevreleri ile iletişim kurup geliştirmeleri gerekmektedir. Kurumların çevreleriyle kurdukları iletişim;

yaşamlarını sürdürmelerinde, başarılarında ve amaçlarına ulaşmalarında önemli bir süreç olarak kabul edilmektedir. Bu önem, sürekli çevreyi izlemek ve çevresel değişmeleri analiz ederek, geleceğe dönük politika ve stratejiler geliştirme ihtiyacından kaynaklanır. Çevre ve çevresel değişiklikler ile ilişki, ancak iletişim sayesinde kurulabilir. Kurumun içinde olduğu her eylem, ürettiği her şey ve taşıdığı her mesaj kurumsal paydaşlarının algılarında bir etki yaratacaktır.

Kurumlar iletişim kurmadan faaliyetlerini sürdüremezler. Kurumsal iletişim; planlamadan denetime kadar işleyen yönetim süreci içerisinde birleştirici görevi üstlenir. Kurum içi koordinasyon ve işbirliği iletişim ile sağlanır. Kurumsal iletişim kurum ve yönetsel fonksiyonların yerine getirilmesinde özellikle yöneticiler açısından büyük önemi olan bir yönetsel işlevdir. Yöneticiler zamanlarının çoğunu gerçekte iletişim kurmakla geçirirler. İnsanları, onların tutumlarını, duygularını, ilişkilerini ve

11 Hasan TUTAR, M. Kemal YILMAZ, Cumhur ERDÖNMEZ, Genel ve Teknik İletişim., (Nobel Yayınları, Ankara, 2003), s.6.

12 Pamela S. LEWIS, Stephen H. GOODMAN, Patricia M. FANDT, Management Challenges in the 21^st Century, (West Publishing Co., New York, 1995), s.389.

becerilerini içeren kurumsal iletişim, bir bütün olarak ele alındığında, aşağıdaki gibi tanımlanabilir:

Kurumsal iletişim, birden fazla insanın bir amaç etrafında toplanmasını sağlayan ve bir araya gelen insanların güç birliği yaparak, kurum amaçları yönünde etkili bir biçimde çalışabilmeleri için aralarında olması gereken işbirliğini ve uyumlarını sağlamada önemli bir rolü olan, biçimsel ve biçimsel olmayan yapılardaki anlam yükü taşıyan, her türlü insan etkinliğinin paylaşılmasıdır.¹³

Kurumsal iletişim belirli amaçları gerçekleştirmek üzere kurulur.

Kurumsal politika ve kararlar, uzun ve kısa dönemli hedefler, ücret sistemi, ödül ve ceza sistemi, yükselme olanakları, sosyal haklar, kurumun yıllık bütçesi, gelirleri faaliyetleri çalışanlara ve ilgili diğer kişilere bilgi verilmesi kurumsal iletişimin amaçları arasında en başta gelmektedir.

Kurumsal iletişim ile kurumlar yeni teknoloji ve yeni yönetim anlayışlarını çalışanlarına tanıtırlar ve bilgi verirler. Ayrıca kurumsal bilgi düzeyi yüksek çalışanlar yoluyla, kurumun dış çevresine tanıtılması sağlanır.

Kurumsal iletişim kurum içerisinde karşılıklı anlayışı artırır.

Çalışanların kendilerinden bekleneni, görev ve sorumluluklarını kavramalarını sağlar. Yöneticilerin çalışanların davranış ve isteklerinden haberdar olması ve bu sayede çalışanların performanslarının artırılması konusunda önemli bir rol oynar.

Bilgi alış verişi, iletişimin en temel işlevi olarak kabul edilir. Bilgi, bireyin çevresi ile uyumlu bir ilişki kurması için gereklidir. Diğer yandan kurumun amaçlarını gerçekleştirmek amacıyla çalışanlar bilgiye gereksinim duyarlar. İletişim karar vermede önemli bir işleve sahiptir. Yeterli bilgiye sahip olmadan, bir sorunun çözümü bulunamayacağı gibi, herhangi bir konuda karar verilemez.

İkna etme, insanın karşısındaki kişi ve kişilerin davranış, düşünce ve tutumlarını istenen biçimde etkileme ve değiştirme sürecidir. Etkileme ise

13 Z. Beril Akıncı VURAL, Kurum Kültürü, (İletişim Yayınları, İstanbul, 2003), s.140

kişilerin tutum ve davranışlarını, onların istek ve amaçlarına ters düşmeyecek şekilde, daha uzun sürede değiştirme girişimi olarak tanımlanabilir. İkna etmeye karşı iletişimin amacı açıkça ortaya konmasına karşın, etkileme, daha uzun dönemde iletişim stratejisi izler.

Kurumlarda yöneticiler, astlarıyla yalnızca bilgi vermek için değil;

neyi nasıl yapacaklarını söylemek ve onlara yön vermek veya davranışlarını yönlendirmek amacıyla da iletişim kurarlar. Astların, kurumsal amaçlar doğrultusunda performans göstermeleri için, eğitim gereksinmelerinin karşılanması gerekir. Eğitimin başarılı olması için, eğitici ve eğitilenler arasında olumlu bir iletişim kurulması gereklidir.

Kültürel olarak bir toplumsal sistem içerisinde yer alan kişilerin, karşılıklı ilişki ve bağlılığını sürdürebilmeleri iletişim ile mümkündür.

Bireylerin kurumsal amaçlar etrafında toplanmalarını sağlayan iletişim, aynı zamanda bireylerin psikolojik bütünlüğünü ve dengesini korumada da önemli bir işleve sahiptir. ¹⁴

Kurumsal iletişim, hiyerarşiye bağlı olarak kurumsal yapı içerisinde gerçekleşir. Kurumsal iletişim yapı bakımından “Biçimsel” ve “Biçimsel olmayan” iletişim olarak ikiye ayrılır.

Biçimsel iletişim, kurumda, yasalar ve kurallar doğrultusunda gerçekleştirilen, kurum üyelerinin kişiliklerinden soyutlanmış, statüler arası bir iletişim türüdür. Biçimsel iletişim, kurum yönetimi tarafından planlı olarak oluşturulur. Kurumun çeşitli organ, bölüm ve görevleri arasında, gerekli ilişkilerin kurulmasına, koordinasyonun sağlanmasına yardım eden ve kurumun organizasyon şemasında yer alan iletişim şeklidir. Başka, bir ifadeyle, biçimsel iletişim, Kurum şemasına ve planlarına uygun olarak iletişim sisteminin esaslarını koyar ve kimlerin, kimlerle iletişimde bulunacağını belirtir. Burada önemli olan, mesaj akışının önceden oluşturulmuş, belli şekilde yapılandırılmış bir çerçevede gerçekleşmesidir.

14 Haluk GÜRGEN, Kurumlarda İletişim Kalitesi, (Der Yayınları, İstanbul, 1997), s.37.

Kurumlarda biçimsel olarak oluşturulan ve organizasyon şemalarında görülen ilişkiler yanında, şemalarda yer almayan, kendiliğinden ortaya çıkan ve çoğunlukla yönetim tarafından önlenemeyen bir iletişim daha ortaya çıkar. Biçimsel olmayan olarak adlandırılan bu iletişim, kişiler arası ilişkilerin ve insanların sosyal ihtiyaçlarını karşılamanın doğal bir sonucu olarak görülmektedir. Biçimsel olmayan iletişim, çalışanların oluşturdukları biçimsel olmayan gruplar ve bunların arasında gerçekleşen bir iletişimdir ve kurum çalışanları arasında belli bir şekle bağlı olmadan, doğal ilişkilerin sürdürülmesi sırasında ortaya çıkar.¹⁵

Biçimsel iletişim kanallarının statik, çok yavaş ve yetersiz kalmasına karşılık, biçimsel olmayan iletişim kanalları değişen durumlara hemen cevap verilmesini mümkün kılacak kadar dinamik, esnek, çabuk ve doğru olabilmektedir. Biçimsel olmayan iletişim kanalından gelen bilginin anlaşmazlık, zıtlık, çatışma v.b. durumları yaratmayacak içerikte olması, bilginin doğruluk derecesini büyük oranda artırmaktadır.