Kurum içi İletişim

İletişim; farkında olmak, çevreyi algılamak ve çevre tarafından fark edilmek, kısaca yaşıyor olmak ve var olmaktır. İletişim kurmakta asıl amaç anlamak, anlaşılmak ve anlaşmaktır. Anlamak, anlaşılmak ve anlamak için iletişim kurulur. İletişimin bir diğer amacı tutum ve davranış değişikliği sağlamaktır (Tutar & Yılmaz, 2013, s. 7).

43

İletişim, bireysel iletişimde önemli olduğu kadar kurum içi iletişimde de önemlidir. Bireysel iletişimde olduğu gibi kurumsal iletişimde de anlamak, anlaşılmak ve anlaşmak çok önemlidir. Bunun için, kurum literatürdeki diğer adıyla örgütün ne anlama geldiğine değinmek gerektiği düşünülmektedir.

Örgütler belirli amaçlara ulaşmak için kurulan işbirliği sistemleridir. Diğer bir ifadeyle örgüt, örgütsel unsurların, üretici ilişki içinde yapılandırılmasıdır. Örgüt, örgütsel amaçların gerçekleştirilmesi amacıyla oluşturulmuş yapıyı; yönetim ise bu yapının planlar, politikalar ve stratejiler çerçevesinde işletilmesini ifade eder. Örgüt, bireylerin amaçlarına ulaşmak için karşılıklı davranışlarda bulundukları yapısal bir süreçtir. Örgütsel yapı; karşılıklı davranışlar, ilişkiler ve iletişim düzenini tanımlar (Tutar & Yılmaz, 2013, s. 215).

Birçok yönetici kaçınılmaz olarak günlük işlerin yürütülmesinde sözlü iletişimi yöntemini seçer. Sözlü iletişim, kişilerin yüz yüze konuşurken gerçekleştirdikleri iletişim biçimidir ve oldukça etkili bir yöntemdir. Yöneticiler sözlü iletişimi, yüz yüze yapabilecekleri gibi telefonla da yapabilirler. Ancak bu durumda kullandıkları kelimelerin seçimine ve ses tonunun etkili olarak kullanılmasına dikkat edilmelidir. Sözel iletişimin hızlı gerçekleştirilmesi ve kişinin o andaki psikolojik durumuna uyum göstermesi gibi güçlü taraflarının yanında çabuk unutulması, belge niteliğinin olmaması gibi zayıf yönleri de mevcuttur (Ertürk, 2000, s. 123).

Modernizm döneminde oluşan yeni üretim yöntemleri ile farklı toplum sınıfları oluştuğu bilinmektedir. İşletme ölçeğinde bu farklılaşma sermaye sahipleri ve emekçiler olarak oluşmuş ve zamanla yönetim ve çalışanlar olarak değişmiştir. Temelde aynı amaç için motive olması gereken işletmelerdeki tüm katmanlar zaman zaman ayrı görüşlere sahip olabilmektedir. İşletmenin amaçlarına odaklanabilmek, iş huzuru ve etkinliği arttırmak için kuşkusuz ki en önemli unsur kurumsal iletişimdir.

Bütün topluluk faaliyetlerinde, belirli bir örgütün kurulmasında, faaliyetlerin uyumlaştırılması ve işlerin yürütülmesinde, yeterli ve etkili düzeyde iletişime ihtiyaç duyulmaktadır. Bu yüzden örgüt içinde ve dışında sürekli bilgi alışverişi özel önlem taşımaktadır. Kuruluşlardaki bireyler arasında olması gereken uygun etkileşimi sağlayan öğe ise örgütsel iletişimdir (Vural, 2003, s. 140).

44

İşletme ile ilgili konularda bilgi sahibi olmak, üstleriyle işlerini ilgilendiren konularda özgürce tartışabilmek, öneriler iletebilmek; çalışanların kendilerine olan güvenlerini ve saygılarını arttıracak, işletme amaçlarını benimsemelerini ve çabalarını bu yolda harcamalarını sağlayacaktır (Doğan, 2005, s. 62).

Kurumsal iletişimi sağlamak ve kuvvetlendirmek amacıyla birçok farklı yöntem mevcuttur. Bu yöntemlerden işletme için uygun olanının seçilmesi çok önemlidir. Başka bir işletme için olumlu sonuç veren bir yöntem başka bir işletmede başarı sağlamayabilir. Her işletme için ayrı inceleme yapılmalı kurumun demografisi, beklentileri, algıları, inançları göz önünde bulundurularak seçim yapılmasının daha doğru olacağı düşünülmektedir.

Çalışanlar daha fazla müşteri gibi düşündüğünde, onların düşünce yapılarıyla hareket ettiklerinde ve sürekli müşteri eğilimli olduklarında, daha fazla adanmışlık ve daha fazla işletme yurttaşlığı davranışları gösterebiliyorlar. Üst yönetim bu konuda, hizmet için ne ve nasıl olması gerektiği konusunda vizyon oluşturmalı ve çalışanlarına bunları gerçekleştirmeleri için yardım edip kolaylaştırıcı ortamı sağlayabilmelidir. Sonuçta hem müşteri, hem de şirket için hayatı kolaylaştıran ve her iki kesime de değer yaratan bir hizmet anlayışı sunulmalıdır (Odabaşı, 2016, s. 291).

Gençleri şirketlerde tutmak, şirketleri onlar için çekici kılmak ve onların motivasyonlarını sağlamak, şirketlerin bugünü ve geleceği için kritik. Sadece şirketler değil, ekip yöneten her bir yönetici, onların farklı motivasyon kaynaklarını bilerek hareket etmek durumundadır (Acılıoğlu, 2017, s. 7).

Kurumsal İletişim’in işletme içerisinde oluşturulmasında önemli adımlardan bir tanesi de işletmenin misyon ve vizyonunun tüm personel duyurulması ve benimsetilmesidir denilebilir.

Türk Dil Kurumu'nda misyonun karşılığı “amaç” olarak görülmektedir7_.

Misyon, açık ve özlü bir ifade ile belirtilmelidir. Diğer bir ifadeyle, misyon bir işletmedeki bölüm veya birimin neyi gerçekleştirmek için var olduğunu veya

7

45

sorumluluklarının neler olduğunu açıklamalıdır. Bunun genel olarak tüzükte veya işletme anayasası hükümlerinde belirtilmesi arzu edilir (Demir & Yılmaz, 2010, s. 78).

Kuruluşlar geleceğe yönelik amaçlarını misyon adı altında açıklamaktadırlar. Misyondaki hedeflerin ulaşılabilir ve çalışanlar tarafından kolaylıkla anlaşılabilir olması büyük önem arz etmektedir.

Türk Dil Kurumu'nda vizyonun karşılığı; ülkü, sağgörü, ileri görüş olarak tanımlanmaktadır8_.

Vizyon, değişimi ve yeniden örgütlenmeyi planlayan bir işletmenin üst yönetimi için bir referans ve dönüm noktasıdır. Vizyon, insanları bir arada tutup geleceğe yönlendirerek motive eder ve bir yol haritası görevi görür (Ülgen & Mirze, 2010, s. 70).

İşletmelerin kısa, planlarının ortaya konulduğu, hazırlanan planların da çalışanlara ve paydaşlara aktarımının ancak vizyon oluşturularak gerçekleştirilebileceği bilinmektedir.

İşletme yönetimi tarafından Misyon ve Vizyon belirlenirken çalışanların işletmenin geleceği ile ilgili beklentileri de göz önünde bulundurulması durumunda, hedeflerin çalışanlar tarafından benimsenmesinin artacağı düşünülmektedir.

Misyon ve Vizyonu çalışanları tarafından bilinen ve hedef olarak kabul edilmiş işletmeler, kurumsal iletişim konusunda en önemli adımı atmıştır. Bu tür işletmeler amaca giden yolda belirsizlikleri yok ettikleri için hedefe ulaşmakta zorluk yaşamayacağı söylenebilir.

Kurumsal başarı, çalışanın işinden edindiği doyumun yansıması niteliğindedir. Bu doyumun önemli kaynaklarından biri çalışanların zamanında ve etkin bir şekilde bilgilendirilmesi ve boşlukların sağlıklı yollarla doldurulmasıdır. Diğer bir deyişle, kurumun etkinliğinin arttırılmasında çalışanın edineceği iletişim doyumu son derece önemlidir (Güllüoğlu, 2012, s. 12).

8

http://www.tdk.gov.tr/index.php?option=com_gts&arama=gts&guid=TDK.GTS.5b5f59638d5073 .68100112

46