İzleme ve Değerleme (Kontrol) Safhası

Bu safhada, çevresel unsurların değişikliğinin ve etki derecelerinin gözlemlenmesi, stratejilerin/faaliyetlerin, bütçenin önceden belirlenmiş vizyon, misyon, amaçlar ve hedeflere uygunluğunun kontrolü ve performans ölçütlerinin belirlenmesi ve kontrolü ele alınır. (Mirze,2014: 38)

Burada işletmenin kendisine soracağı soru “yaptıklarımızı nasıl ölçer ve değerlendiririz” olacaktır. Bu aşama, performansı ölçme ve değerlendirme ölçüt ve yöntemlerinin ortaya konulduğu ve bir “ Başarı Programı” nın hazırlandığı aşamadır. İşletme vizyonu gerçekleştirme, yani, öngörülen geleceğe doğru ilerleyişi sırasında ne ölçüde başarılı olduğunun sürekli olarak izlenmesi, iç ve dış koşullara bağlı gerekli değişikliklere ve düzeltmelere gidilmesi bakımından büyük önem taşır.(Tüzün, 2008:11)

Tüzün, stratejik planlama sürecini farklı ve yalın bir bakış açısıyla ele alarak şöyle özetlemiştir:

Tanımlayın; kuruluşun misyon, vizyon ve amaçlarının önem ve öncelik sırasını

belirleyin.

SWOT; saptanmış hedefler temelinde, kuruluşun güçlü ve zayıf yönlerini, karşı

karşıya olduğu fırsat ve tehditleri ortaya koyun.

Belirleyin; saptanmış hedeflere ulaşmak için gerçekleştirilecek eylemleri ve

süreçleri belirleyin.

Uygulayın; üzerinde anlaşmaya varılmış süreçleri uygulayın.

Denetleyin; faaliyetleriniz üzerinde tam denetimi sağlamak için, uygulamayı

izleyin ve geri bildirim elde edin. (Tüzün, 2008: 12)

Akgemci de stratejik planlama sürecini beş ana aşamada ele alarak genel bir çerçevede değerlendirmiştir. Bu aşamaları, vizyon, misyon ve etik değerlerin belirlenmesi, işletme amaçlarının tespiti, işletmenin rekabetçi pozisyonunun belirlenmesi, strateji oluşturma süreci ve uygulama sonuçlarının değerlendirilmesi olarak belirlenmiştir. (Akgemci, 2008: 20)

Stratejik planlama sürecinde belirtilen misyon, vizyon, amaçlar gibi kavramlar bir önceki bölümde ayrıntılı açıklandığı için, bu bölümde bu kavramların açıklanmasına değinilmemiştir.

Stratejik planlama sürecinin daha önce dayandığı beş aşamanın haricinde bazı kaynaklarda daha fazla aşamalarla incelendiği görülmektedir. Özmantar 2011, bu aşamaları farklı kaynaklardan derleyerek on iki aşamada ele almıştır. Bu on iki aşamayı ayrıntılı bir şekilde inceleyelim.

1. Hazırlık Çalışmaları

Stratejik planı oluşturmadan önce kurum ile stratejik plan arasında bir bağ kurmak gerekir. Bu bağlamda ilk olarak stratejik planın ne olduğunun kurum çalışanlarına anlatılması ve gerekli görüldüğü takdirde eğitim alınması, ekip oluşturulması, çalışma takviminin çıkarılması ve planın nasıl yazılacağına karar verilmesi gerekmektedir.

2. Durum Analizi

Bu aşamada stratejik planın somut olarak başladığını görebiliriz. Burada planlama ekiplerinin yoğun bilgiye ihtiyacı olduğu için, kurumun geçmişte yaptığı işler ve tarihçesi incelenir, iç ve dış çevresinden bilgi toplanır ve bu bilgiler özetlenir. Bunun

31

için genel olarak, belli bazı araçlardan yararlanılır. Bunların içinde en yaygın kullanılan ve en önemlisi olan “SWOT” analizine başvurulur. Burada, kurum için gerekli olan, fırsatlar ve tehditlerin iyi bilinmesi ve kurumun içinde bulunduğu politik, ekonomik, sosyal, demografik etmenlerin iyi analiz edilmesidir.

3. Misyon İfadesi

Daha önce de ayrıntılı olarak açıkladığımız misyon ifadesi, planlama sürecinin belki de en zor ve en önemli aşamalarından birisidir. Kurum kendi misyonunu doğru bir şekilde belirleyerek yola çıkarsa, kendisine diğer aşamalarda eşlik edecek sağlam bir yol haritası edinmiş olur. Doğru yazılmış bir misyon cümlesi, “kurum olarak biz kimiz?” “neden varız?” “neye hizmet ediyoruz?” gibi sorulara iyi cevap verebilmelidir.

4.Vizyon İfadesi

Misyon kavramına oranla daha dar kapsamlı olup, yenilenebilir ve değiştirilebilir. Doğru yazılmış bir vizyon, kuruma “nereye ulaşmak istiyoruz?” “gelecekte, içinde bulunduğumuz durumu geliştirmek için neler yapabiliriz?” sorularına cevap verir. Büyük resme odaklanır, belirli süreleri (5-10 yıl gibi) kapsar. (Özmantar, 2011: 1399)

5.Temel Değerler

Değerler, kurumun misyonuna ulaşmasında rehberlik eder, yönetim biçimini, kurumsal davranış biçimini, yani, kurumsal etik değerlerini ortaya koyan standartlardır. (DPT, 2006 b. s 27, akt: Özmantar, 2011: 1400)

6. Amaçlar

Stratejik planların ayrıntılı çerçevesini oluşturur. Amaçlar özel vurgu gerektiren, öncelik derecesi yüksek ya da acil sorunlardan oluşur. (Ensari, 2005, s. 151,DPT, 2006 a, s 10, akt: Özmantar, 2011: 1400)

7. Hedefler

Amaçlar aracılığıyla 3-5 yıllık bir çerçeve oluşturulduktan sonra hedefler yazılır. Hedefler amaçları takip eder. Hedefler amaçların gerçekleştirilebilmesine yönelik özel ve ölçülebilir alt amaçlardır. Her hedefte değişiklik yönü, alanı, hedef kitle, zaman dilimi ile ilgili bilgiler bulunmaktadır. (Allison, 2005,s.237, akt: Özmantar, 2011: 1401)

8. Performans Göstergeleri

Bir performans göstergesi, stratejik planda oluşturulan amaç ve hedeflere ulaşıp ulaşmadığımızı ölçülebilir ifadelerle (zaman, kalite, maliyet gibi.) bize sunar.

9. Stratejiler

Stratejiler, amaç ve hedeflere nasıl ulaşılacağının cevabını verir. SWOT analizindeki verilerden yararlanarak stratejiler belirlenir.

10. Eylem Planları

Eylem planları, (taktik planları, operasyonel planlar, iş planları) stratejik plana dayalı olarak hazırlanır. Eylem planı, her aşamadan kimin sorumlu olduğunu ve bu aşamaların tamamlayıcı süreyi içerir. İşlemler prosedürler ve yöntemlerden oluşan bir süreçtir.

11. Maliyetlendirme

Stratejilerin tamamlanması ve amaçlara ulaşabilmesi için, gerek duyulan kaynakların öncelik sırasına göre belirlenmesi ve etkin bir şekilde dağılımının yapılması gerekir. (Özmantar, 2011: 1402)

İyi bir maliyetlendirme politikası izlemeyen işletme ilerde kaynak sıkıntısı yaşayabilir. Bu da stratejik planın tamamlanması sürecinde aksaklıklara neden olabilir.

12. Planın İzlenmesi ve Değerlendirilmesi

İzleme, stratejik plan uygulamasının sistematik olarak takip edilmesi ve rapor edilmesidir. Stratejik planın yolunda gidip gitmediğini kontrol etmek, nelerin başarıldığını belirlemek, eldeki bilgileri gözden geçirmek, gerekli görüldüğü takdirde ekleme yapmak için izleme yapılır. İzleme işlemi yılda bir ya da iki kez yapılmalıdır.

Değerlendirme ise, uygulama sonuçlarının maç ve hedeflere kıyasla ölçülmesi ve söz konusu amaç ve hedeflerin tutarlılık ve uygunluğunun analizidir. (DPT 2006b,s.45,akt: Özmantar, 2011: 1403)

Burada, stratejik planlama süreci genel olarak ele alınan beş aşamadan farklı şekilde ele alınmış olup, bazı kavramlar birbirinden bağımsız şekilde aşamalar olarak açıklanmıştır. Sonuç olarak bakıldığında, stratejik planlama sürecinin mantığı aynıdır ve her iki aşamalandırmada da süreç rasyoneldir.

33

Aşağıda şekil 3’de stratejik planlama süreci bir şekil yardımıyla açıklanmıştır.

Şekil 3. Stratejik Planlama Süreci Kaynak: Demir ve Yılmaz, 2010: 74

STRATEJİK AMAÇLAR

VE HEDEFLER

FAALİYET VE PROJELER

İZLEME

DEĞERLENDİRME VE

PERFORMANS ÖLÇÜMÜ

DURUM ANALİZİ

MİSYON VE İLKELER

VİZYON

Nereye Ulaşmak İstiyoruz?

Başarımızı nasıl

Aşağıda şekil 4’de Brysson’un stratejik planlama süreci bir şekil yardımıyla açıklanmıştır

Şekil 4. Stratejik plan süreci

35

Brysson (1988), stratejik plan sürecini ele alırken ilk olarak plan belirleme noktasında plan için planlar yapma, yani stratejik planın nasıl bir rota çizeceğini belirlemiştir (İnitial agrement).Daha sonrasında iç ve dış çevre faktörlerini ele almış, bunun sonucunda da görevler belirlemiştir. Görevler belirlendikten sonra misyon belirlenmiş, bu yönde stratejik konu ve stratejiler oluşturarak “Geleceğin organizasyonu” tanımı yapmış ve son olarak eylemler ile sonuçlara gitmiştir.