Aylık prim ve hizmet belgesinin düzenlenmesi, verilmesi ve saklanması
MADDE 102 – (1) İşverenler, bir ay içinde Kanunun 4 üncü ve 5 inci maddelerine tabi çalıştırdığı sigortalıların, sosyal güvenlik destek primine tabi sigortalıların, 4857 sayılı İş Kanununun 7 nci maddesine göre iş görme edimini yerine getirmek üzere başka işverene geçici olarak devrettiği sigortalıların ve 5434 sayılı Kanuna göre iştirakçi olup Kanunun yürürlüğe girdiği tarihten sonra Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamında sigortalı sayılanların, a) Sosyal güvenlik sicil numaralarını,
b) Ad ve soyadları ile ikinci soyadı almış olan sigortalıların ilk soyadlarını, c) Prim ödeme gün sayılarını,
ç) Sigorta primine esas kazanç veya emeklilik keseneğine esas aylık tutarlarını, d) İşe başlama ve işten çıkış tarihlerini,
e) Ayın bazı günlerinde çalışmamış olmaları halinde, eksik çalışma nedenlerini, f) Ay içinde işten ayrılmış olmaları halinde, işten çıkış nedenlerini,
g) Sigorta primi, işsizlik sigortası primi ve sosyal güvenlik destek primlerini,
ğ) Varsa 3568 sayılı Kanuna tabi olan meslek mensubunun adı ve soyadı ile bunların mesleki oda kayıt numarasını, h) İşverenin kamu idaresi olması halinde tahakkuk veya tediye görevlisinin adı ve soyadını,
ı) Kurumca belirlenen diğer bilgilerini,
taşıyan ve çalıştırılan sigortalının durumuna uygun olan örneği Ek-9, Ek-9/A ve Ek-9/A1’de bulunan aylık prim ve hizmet belgesi ile yine örneği Ek-9/B’de bulunan aylık fiilî hizmet süresi zammı prim belgesini, Kurumca çıkarılacak tebliğde belirtilen süre içinde Kuruma vermekle; sigortalıyı çalıştırmaya son verdiği durumda, sigortalı çalıştırmaya son verilen tarihten itibaren 15 gün içinde durumu ilgili üniteye bildirmekle yükümlüdür. Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (a) bendi kapsamında sigortalı sayılanların sigorta primine esas kazanç bildirimlerinde; hakedilen ücretler ile prim, ikramiye ve bu nitelikteki ödemeler ayrı ayrı gösterilir. Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (b) bendi gereğince sigortalı olan ve sigortalı çalıştıran işverenler ile işveren şirketin ortaklarının aylık prim ve hizmet belgesi ile Kuruma bildirimlerinin yapılması istenilebilir. Kurum, elektronik imza uygulamasına geçildiğinde bu fıkranın (ğ) ve (h) bentlerinde belirtilen kişiler ile işverenlerin veya vekilinin elektronik imzalarını isteyebilir.
(2) Kurum, bu maddede belirtilen aylık prim ve hizmet belgesini ve aylık fiili hizmet süresi zammı prim belgesini, diğer kamu idarelerine verilen ve çalışanlara ait bilgileri ihtiva eden belgelerle birleştirmeye, kamu idarelerinin internet veya elektronik bilgi işlem ortamından almaya ve işverenleri bu yönde yükümlü kılmaya yetkilidir.
(3) Kurumca çıkarılacak tebliğde belirtilecek sürelerde verilmemiş olmakla beraber;
a) 7/5/1983 tarihli ve 2822 sayılı Toplu İş Sözleşmesi Grev ve Lokavt Kanununa göre toplu iş sözleşmesi akdedilen işyerlerinden dolayı, toplu iş sözleşmesine istinaden geriye yönelik olarak düzenlenmesi gereken ek aylık prim ve hizmet belgelerinin, toplu iş sözleşmesinin imzalandığı tarihten,
b) Kamu kurum ve kuruluşlarında çalışan ve toplu iş sözleşmesi dışında kalan sigortalı personel ile toplu iş sözleşmesine tabi olmakla beraber sendikalara üye olmamaları sebebiyle özel sektöre ait işyerlerinde sözleşme kapsamında bulunmayan personele yapılan geriye dönük ücret artışlarına ilişkin alınan karar tarihlerinden,
c) Aylık veya ücretleri Maliye Bakanlığının vizesine tabi olması sebebiyle ödenmesine sonradan karar verilen Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (a) ve (c) bendi kapsamında sigortalı personel için vizenin gecikmesine bağlı olarak yasal süresi dışında, ancak, vize işleminin gerçekleştiğine ilişkin yazının ilgili idareye tebliğ tarihinden,
ç) Bir aydan fazla istirahat alan sigortalılara Kurumca ödenen geçici iş göremezlik ödeneğinin yanı sıra işverenlerince toplu iş sözleşmesine dayanılarak istirahatlı bulunulan süre için ücret ödenmesi hâlinde, istirahat süresinin sona erdiği tarihten,
d) 4857 sayılı İş Kanununun 21 inci maddesine istinaden iş mahkemelerince veya özel hakem tarafından verilen kararlar uyarınca, göreve iadesine karar verilen sigortalı personelin kesinleşen mahkeme veya özel hakem kararının tebliğinden itibaren on işgünü içinde işe başlamak için işverene başvuruda bulunması ve işverenin usulüne uygun daveti üzerine işe başlaması veya işverenin işçiyi işe başlatmaması halinde, onuncu günün iş gününün içinde bulunduğu ayı takip eden aybaşından,
e) İdare mahkemesi kararlarına göre görevlerine iade edilen sigortalı personel ile ilgili olarak kesinleşen mahkeme kararının idareye tebliğ edildiği tarihini takip eden günden,
f) Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendinde belirtilen sigortalılar için kanunî düzenleme, Bakanlar Kurulu Kararı veya mahkeme kararı ile geriye dönük olarak ödenmesine karar verilen aylık, ücret veya tahsisata ilişkin ek
nitelikteki aylık prim ve hizmet belgeleri ile aylık fiili hizmet süresi zammı prim belgeleri, ödemenin yapıldığı tarihi takip eden günden,
g) Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamında sigortalı olanlardan görevden uzaklaştırılması veya görevine son verilmesine rağmen idarî tasarrufla ya da yargı kararı ile görevlerine iade edilenler için geriye dönük olarak ödenen aylık, ücret veya tahsisata ilişkin aylık prim ve hizmet belgeleri ile aylık fiili hizmet süresi zammı prim belgeleri, ödemenin yapıldığı tarihi takip eden günden,
başlamak üzere Kurumca çıkarılacak tebliğde belirtilecek süreler içinde verilecek ek veya asıl aylık prim ve hizmet belgeleri yasal süresi içinde verilmiş kabul edilir.
(4) Operasyonlara katılmak amacıyla görev yerleri değiştirilen askerî birliklerin bu durumunu belgelemeleri kaydıyla yasal süresi dışında verilen belgeler süresinde verilmiş sayılır.
(5) Yabancı ülkelere sefer yapan ulaştırma araçları, aylık prim ve hizmet belgesinin Kuruma verilme süresi içinde Türkiye’ye dönmemişse, bu araçlarda çalıştırılan sigortalıya ait aylık prim ve hizmet belgesi, araçların Türkiye’ye dönüşünü takip eden ay içinde, Kurumca çıkarılacak tebliğde belirtilecek sürenin sonuna kadar Kuruma verilir. Ancak, aylık prim ve hizmet belgesinin Kuruma verilmesi, bu maddede belirtilen belgenin, Kurumca çıkarılacak tebliğde belirtilecek verilme süresinin sona erdiği tarihten itibaren bir ayı geçemez.
(6) Aylık prim ve hizmet belgesi, her işyeri için ve sigortalıların tabi oldukları sigorta kolları ve farklı prim oranları dikkate alınarak ayrı ayrı düzenlenir. Belgelerde, sigortalılar sosyal güvenlik numaralarına göre küçükten büyüğe doğru sıralanır.
(7) Bir işte, bir işin bölüm veya eklentilerinde işverenden iş alan alt işverenler de, çalıştırdıkları sigortalılar için asıl işyerine Kurumca verilmiş olan sicil numarasını ve alt işveren kodunu yazarak bu maddenin birinci fıkrasında öngörülen biçimde ve sürede aylık prim ve hizmet belgesini düzenleyip Kuruma vermek zorundadırlar.
(8) İşveren, alt işverenlerin çalıştırdıkları sigortalılar için, hangi alt işverene, sigortalıyı devir alan da, hangi işverene ait olduğunu belirterek bu şahıslar adına aylık prim ve hizmet belgesi düzenleyip Kuruma verebilir.
(9) Kendisine ait işyeri müstakilen tescil edilmiş olan işverenlerin başka işverenlerden aldıkları işlerde çalıştırdıkları sigortalılarla ilgili belgeler, kendilerine ait tescilli işyerinden Kuruma verilir.
(10) Kurum barkodu bulunan, aylık prim ve hizmet belgesinin bir nüshası Kuruma verilmesi gereken sürenin son gününü takip eden günden başlanarak müteakip belgenin verilmesi gereken sürenin sonuna kadar işyerinde sigortalıların görebileceği bir yere asılır. Sigortalısını geçici olarak bir başka işverene devreden işverenler aylık prim ve hizmet belgesinin bir nüshasını işyerine asılmak üzere sigortalısını devrettiği işverene verir.
(11) Aynı işverene ait olup, tek sicil numarası verilmiş olan birden fazla işyerlerinde de, aylık prim ve hizmet belgesinin Kurum barkodlu çıktılarının aynı süre içinde sigortalıların görebilecekleri bir yere asılması zorunludur.
(12) Aylık prim ve hizmet belgesi ile birlikte ay içinde otuz günden az çalışan veya eksik ücret ödenen sigortalılara ilişkin;
a) Kurumca yetkilendirilmiş sağlık hizmeti sunucularından veya işyeri hekimlerinden alınmış istirahatlı olduğunu gösteren raporu,
b) Ücretsiz veya aylıksız izinli olduğunu kanıtlayan izin belgesi,
c) Disiplin cezası uygulaması, gözaltına alınma ile tutukluluk hâline ilişkin belgeleri, ç) Kısmi süreli çalışmalara ait yazılı iş sözleşmesi,
d) İşverenin veya sigortalının imzasını da taşıyan puantaj kayıtları,
e) Grev, lokavt, genel hayatı etkileyen olaylar, doğal afetler nedeniyle işyerinde faaliyetin durdurulduğunu veya işe ara verildiğini gösteren ilgili resmî makamlardan alınan yazı örneği,
sigortalıların eksik gün bildirimine ilişkin bilgi formu (Ek-10) ekinde Kuruma verilir veya Acele Posta Servisi, iadeli taahhütlü ya da taahhütlü olarak gönderilir.
(13) Onikinci fıkrada sayılan hâllere ilişkin belgelerin geriye yönelik olarak her zaman düzenlenebilir nitelikte olanları, aylık prim ve hizmet belgesinin verilmesi gereken süreden sonra verilmesi hâlinde işleme konulmaz. Bu durumların dışındaki otuz günden az çalışılan sürelere ait geçerli belgeleri belirlemeye Kurum Yönetim Kurulu yetkilidir.
(14) Kamu işyerleri ile toplu iş sözleşmesi yapılan işyerlerinde çalışan sigortalılara ilişkin eksik gün bildirim nedenlerinin aylık prim ve hizmet belgesinde belirtilmesi yeterlidir. Bu işyerleri için ayrıca eksik gün bildirim formu ile eki belgeler aranmaz.
(15) İşyerinde sigortalı çalıştırmaya ara verdiğini sigortalıyı çalıştırmaya son verdiği tarihten itibaren 15 gün içinde yazılı olarak bildiren işverenin, her ay ayrıca sigortalı çalıştırmadığına ve ücret ödemediğine ilişkin bir bildirimde bulunması gerekmez.
(16) Yalnızca genel sağlık sigortasına tabi olanlar için aylık prim ve hizmet belgesi verilmez. Genel sağlık sigortası priminin alınmasına esas tahakkuk işlemi, Kurumca oluşturulur.
Aylık prim ve hizmet belgesinin sonradan verilmesi
MADDE 103 – (1) Diğer Kanunlara göre defter tutmakla yükümlü bulunan işveren, alt işveren ve sigortalıyı devir alanlar tarafından Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (a) bendi kapsamında sigortalı sayılanlara ilişkin yasal süresi geçirildikten sonra Kuruma verilen aylık prim ve hizmet belgeleri, doğruluğu, fiilen yapılan denetimler sonucu veya işyeri
kayıtlarından yapılan tespitlerden anlaşılması hâlinde işleme konulur. Aylık prim ve hizmet belgesinin fiilen yapılan tespitler sonucunda işleme alınmasında, tespitin yapıldığı tarihten geriye doğru en fazla bir yıllık süreye ilişkin olan kısmı dikkate alınır. Diğer Kanunlara göre defter tutmakla yükümlü olmayan işveren, alt işveren ile sigortalıyı devir alanlar tarafından ikinci fıkrada belirtilen süreler dışında verilen belgeler işleme alınmaz.
(2) Yasal olarak verilmesi gereken son günü takip eden günden başlanarak takip eden üçüncü ayın sonuna kadar Kuruma verilen asıl veya ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgesi, aksine bir tespit veya şüpheli bir durum yoksa ve aylık prim ve hizmet belgesinde kayıtlı olan sigortalıların sigortalı işe giriş bildirgelerinin yasal süresi içinde veya aylık prim ve hizmet belgesinin ilişkin olduğu aydan önceki bir tarihte Kuruma verilmiş olması hâlinde, söz konusu belge, ayrıca incelemeye gidilmeksizin işleme alınır.
(3) Kanunun 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi kapsamında sigortalı sayılanlara ilişkin yasal süresi geçirildikten sonra Kuruma verilen aylık prim ve hizmet belgeleri, fiili hizmet süresi zammı prim belgeleri ile itibari hizmet süresi prim belgeleri şüphe, ihbar veya şikayet hâlleri bulunmadığı sürece incelemeye gidilmeksizin işleme alınır.
(4) Daha önce Kuruma belge türü veya kanun numarası hatalı seçilerek verilmiş olan aylık prim ve hizmet belgelerine ilişkin düzeltme amaçlı olarak yasal süresi dışında verilen aylık prim ve hizmet belgeleri, düzeltme ile fiili hizmet süresi zammı kazandırma hali hariç, belgede kayıtlı sigortalılar ve bu sigortalıların prim ödeme gün sayısı ile prime esas kazanç tutarının aynı olması kaydıyla, ayrıca incelemeye gerek kalmaksızın işleme alınır. Bu nitelikte verilen aylık prim ve hizmet belgelerine idarî para cezası uygulanmaz. Sonradan düzeltme amaçlı verilen belge ile fiili hizmet süresi zammı kazandırılması halinde, söz konusu belgenin işleme alınmasında bu maddenin yukarıdaki fıkralarında belirtilen usul izlenir.
Belgenin dayanağı
MADDE 104 – (1) İşverenlerin tutmak zorunda oldukları defterlerle dayanağı belgeler, aylık prim ve hizmet belgesinin, aylık fiilî hizmet süresi zammı prim belgesinin, yıllık fiili hizmet süresi zammı prim belgesinin ve yıllık itibari hizmet süresi prim belgesinin dayanağı belgeler niteliğinde sayılır.
(2) Kanunun 102 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendinin (4) numaralı alt bendinde belirtilen şekilde tutulmuş defterler geçerli sayılmaz ve anılan alt bentteki geçersizlik hâllerinin gerçekleştiği her bir takvim ayı için, ibraz edilmemesi durumunda uygulanması gereken miktarı aşmamak kaydıyla idarî para cezası uygulanır.
Ücret tediye bordrosu
MADDE 105 – (1) İşverenler, Kuruma verdikleri prim belgesinde yazılı olanları doğrulayıcı nitelikte olmak ve Kanunun 102 nci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendinin beş numaralı alt bendinde sayılan hususları içerecek şekilde aylık ücret tediye bordrosu düzenlemekle yükümlüdürler.
Ücret tediye bordrosunun ayrı ayrı düzenlenmesi ve belgenin işyeri kayıtları ile mutabakatı
MADDE 106 – (1) Tehlike sınıfları farklı olan işyerlerinde çalışan sigortalıların aylık ücret tediye bordroları işverence ayrı ayrı düzenlenir.
(2) Aynı işverene ait iş veya işyerleri ile ilgili defter veya kayıtların müştereken tutulmuş olması ve bu defter veya kayıtların, her iş veya işyeri için ayrı ayrı verilmiş olan aylık prim ve hizmet belgesinde yazılı kazançlar toplamı ile uyumlu olması hâlinde, iş veya işyeri kayıtlarının verilen bu belgelerde yazılı olanları doğrulayıcı nitelikte olduğu kabul edilir.
İşyeri kayıtlarının ibrazı
MADDE 107 – (1) İşyeri kayıt belgelerini saklama yönünden;
a) İşverenler, işyeri sahipleri ve alt işveren işyeri ile ilgili tüm defter ve belgeleri, istenilmesi hâlinde, Kurumun denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurlarına göstermek üzere, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak 10 yıl süreyle, Kamu idareleri 30 yıl süreyle, tasfiye ve iflas idaresi memurları ise görevleri süresince saklamak zorundadırlar.
b) Sigortalıyı devir alan işverenler, devredilen sigortalılarla ilgili yükümlülüklerini yerine getirmişler ise, yükümlülüklerini yerine getirdikleri sigortalılarla ilgili kendilerine ait işyeri kayıt ve belgelerini birinci fıkrada belirtilen sürelerle saklamak zorundadır.
(2) Yapılacak tebligat üzerine defter ve belgeler, incelemeyi yapacak denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurun tebligatta belirttiği adrese getirilir. Ancak, işverenler, işyeri sahipleri, alt işveren ya da sigortalıyı devir alan işveren tarafından defter ve belgelerin işyerinde ya da belge ile kanıtlanması kaydıyla işletme merkezinde incelenmesinin yazılı olarak istenilmesi veya bu isteğin bir tutanakla tespit edilmesi hâlinde, denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurca da teftişe elverişli bulunursa inceleme bu yerlerde de yapılabilir.
(3) Denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurların istemeleri hâlinde işverenler, bilgisayar ortamında sakladığı işyeri kayıt ve belgelerini manyetik ortamda verirler. İşveren, denetim ve kontrolle görevlendirilmiş ilgili memurlara uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım imkânları ve uzman personel sağlamak zorundadır.
(4) Defter ve belgeler Kanunun 99 uncu maddesi gereğince 11/2/1959 tarihli ve 7201 sayılı Tebligat Kanununa göre yapılacak bildirim ile istenilebileceği gibi, işveren, işveren vekili, işyeri sahibi, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren ile düzenlenecek tutanakla da istenebilir.
(5) Yapılacak tebligata rağmen, 15 gün ya da haklı bir sebep ileri sürülerek yazılı istekte bulunulması veya bu durumun ilgililerin şahsen başvurusu ile bir tutanakla tespiti üzerine verilen mehil süresi içinde ibraz edilmeyen defter ve belgelerin daha sonra ibraz edilmesi hâlinde de gerekli inceleme yapılır.
(6) İşveren, işyeri sahibi, işveren vekili, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren tarafından haklı bir sebep ileri sürülerek istenilen mehil süresi, ilgili denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurca belirlenir ve ilgiliye yazılı bildirilir.
Zamanaşımının söz konusu olduğu hâllerde mehil süresine ilişkin istekler kabul edilmez.
(7) Defter ve belgelerin ibraz edilmeyeceği veya mevcut olmadığı işveren, işyeri sahibi, işveren vekili, alt işveren veya sigortalıyı devir alan işveren tarafından yazılı olarak bildirildiği ya da bu durum ilgili denetim ve kontrolle görevlendirilmiş memurca bir tutanakla tespit edildiği takdirde, ilgililere defter ve belgelerin ibrazı hususunda ayrıca tebligat yapılmaz.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM