YÖNETİM SİSTEMİ
C- İdari Yetki Görev ve Sorumluluklar
Her Yüksekokulda, Yüksekokul Müdürüne bağlı bir Yüksekokul Sekreteri bulunur. Sekretere bağlı büro ve iç hizmet görevlerini yapmak üzere gerekli görüldüğü takdirde, yeteri kadar Şef ve diğer görevliler çalıştırılır. Bunlar arasındaki iş bölümü müdürün onayından sonra uygulanmak üzere ilgili sekreterce yapılır. Yüksekokul Sekreterleri oy hakkı olmaksızın bağlı bulundukları kurumun kurullarında raportörlük yaparlar.
58
58
1 2 3 4 5
E.1.1. Yönetim modeli ve idari yapı
Birimdeki yönetim modeli ve idari yapı (yasal düzenlemeler çerçevesinde kurumsal yaklaşım, gelenekler, tercihler); karar verme mekanizmaları, kontrol ve denge unsurları; kurulların çok sesliliği ve bağımsız hareket kabiliyeti, paydaşların temsil
edilmesi; öngörülen yönetim modeli ile gerçekleşmenin karşılaştırılması, modelin kurumsallığı ve sürekliliği bilinir,
yerleşmiştir ve benimsenmiştir. Birim yöneticilerinin çalışma tarzı, yetki ve sorumlulukları, birimin iletişimi; yönetim tarzının
hedeflenen kurumsal kimlik ile uyumu bilinir, yerleşmiştir ve benimsenmiştir. Organizasyon şeması ve bağlı olma/rapor verme ilişkileri; görev tanımları, iş akış süreçleri vardır ve gerçeği yansıtmaktadır; ayrıca bunlar yayımlanmış ve işleyişin paydaşlarca bilinirliği sağlanmıştır.
Birimin misyonuyla uyumlu ve stratejik hedeflerini
gerçekleştirmeyi sağlayacak bir yönetim modeli ve organizasyonel yapılanması bulunmamaktadır.
Birimin misyon ve stratejik hedeflerine ulaşmasını güvence altına alan yönetim modeli ve idari yapılanması; tüm süreçler
tanımlanarak, süreçlerle uyumlu yetki, görev ve sorumluluklar belirlenmiştir.
Birimin yönetim modeli ve organizasyonel yapılanması birim ve alanların genelini
kapsayacak şekilde faaliyet
göstermektedir.
Birimin yönetim ve organizasyonel yapılanmasına ilişkin
uygulamaları izlenmekte ve iyileştirilmektedir.
İçselleştirilmiş, sistematik, sürdürülebilir ve örnek
gösterilebilir uygulamalar bulunmaktadır.
Kanıtlar
• Yönetim modeli ve organizasyon şeması
Ek – E-11.1 Tomarza Mustafa Akıncıoğlu Meslek Yüksekokulu Organizasyon Şeması
59
59
YÖNETİM SİSTEMİ
E.1. Yönetim ve İdari Birimlerin Yapısı
1 2 3 4 5
E.1.2. Süreç yönetimi
Tüm etkinliklere ait süreçler ve alt süreçler (uzaktan eğitim dahil) tanımlıdır. Süreçlerdeki sorumlular, iş akışı, yönetim, sahiplenme yazılıdır ve içselleştirilmiştir. Süreç yönetiminin başarılı
olduğunun kanıtları vardır. Sürekli süreç iyileştirme döngüsü kurulmuştur.
Birimde eğitim ve öğretim, araştırma ve geliştirme, toplumsal katkı ve yönetim sistemine ilişkin süreçler tanımlanmamıştır.
Birimde eğitim ve öğretim, araştırma ve geliştirme, toplumsal katkı ve yönetim sistemi süreç ve alt süreçleri tanımlanmıştır.
Birimin genelinde tanımlı süreçler yönetilmektedir.
Birimde süreç yönetimi mekanizmaları izlenmekte ve ilgili paydaşlarla değerlendirilerek iyileştirilmektedir .
İçselleştirilmiş, sistematik, sürdürülebilir ve örnek
gösterilebilir uygulamalar bulunmaktadır.
Kanıtlar
60
60
YÖNETİM SİSTEMİ
E.2. Kaynakların Yönetimi
Yüksekokulumuzda; Akademik personel ihtiyaçları bölüm başkanlıkları tarafından idareye bildirilmekte, akademik ya da idari personel ihtiyaçları Rektörlüğe yazılı olarak iletilmektedir. Rektörlükten kadro talebimize olumlu dönüş yapıldığında ilana çıkılmakta ve şartları sağlayan adaylar arasından seçim yapılmaktadır. İşe başlayan personelden iş gereklerini sağlayacak şekilde performans göstermeleri beklenmektedir. İdari ve destek hizmetleri sunan birimlerinde görev alan personelin eğitim ve liyakatlerinin
üstlendikleri görevlerle uyumunu sağlamak üzere rektörlük tarafından düzenlenen eğitimlere katılımları sağlanmaktadır. Yüksekokulumuzda tüm idari görevler için iş tanımları ve iş gerekleri hazırlanmış ve okulumuz web sitesinde paylaşılmıştır. Rektörlüğümüz tarafından Yüksekokulumuz idari ve akademik personeline hizmet içi eğitim verilmektedir.
Her yılın genel bütçesi ödenekleri aylık periyotlar halinde düzenli bir şekilde takip edilip gerekli ödemeler yapılmaktadır. Her mali yıl genel bütçe teklifi hazırlanıp, İdari Mali İşler Daire Başkanlığına sunulmaktadır. Yüksekokulumuz akademik ve idari personelinin mali özlük haklarının düzenli bir şekilde hazırlanması ve gerekli ödemelerin yapılması sağlanmaktadır.
Yüksekokulumuz taşınır kayıt kontrol sistemi dâhilinde yapılan alımların kayıtları ve depodan kullanıma sunulmaları düzenli bir şekilde yürütülmekte ve yılsonu raporları hazırlanarak gerekli birimlere gönderilmektedir.
1 2 3 4 5
E.2.1. İnsan kaynakları yönetimi
Akademik ve idari personel ile ilgili kurallar, süreçler vardır.
Bunlar birimde bilinmektedir. Uygulamalar şeffaftır. Eğitim ve liyakat öncelikli kriter olup, yetkinliklerin arttırılması temel hedeftir. Çalışan (akademik-idari)
memnuniyetini/şikayetini/önerilerini belirlemek ve izlemek amacıyla yöntem ve mekanizmalar geliştirilmiş olup, uygulamalar gerçekleştirilmekte ve bunların sonuçları değerlendirilmektedir.
Birimde insan kaynakları yönetimine ilişkin tanımlı süreçler bulunmmaktadır.
Birimde stratejik hedefleriyle uyumlu insan kaynakları yönetimine ilişkin tanımlı süreçler bulunmaktadır.
Birimin genelinde insan kaynakları yönetimi doğrultusunda uygulamalar tanımlı süreçlere uygun bir biçimde
yürütülmektedir.
Birimde insan kaynakları yönetimi uygulamaları
izlenmekte ve ilgili iç paydaşlarla
değerlendirilerek iyileştirilmektedir.
İçselleştirilmiş, sistematik, sürdürülebilir ve örnek
gösterilebilir uygulamalar bulunmaktadır.
Kanıtlar
• İnsan kaynakları politikası ve hedefleri ve bunlara ilişkin uygulamalar
Ek – E-21.1 2020 Yılı Tomarza Mustafa Akıncıoğlu Meslek Yüksekokulu Faaliyet Raporu İnsan Kaynakları
61
61
YÖNETİM SİSTEMİ
E.2. Kaynakların Yönetimi
1 2 3 4 5
E.2.2. Finansal kaynakların yönetimi
Temel gelir ve gider kalemleri tanımlanmıştır ve yıllar içinde izlenmektedir.
Birimde finansal kaynakların yönetimine ilişkin tanımlı süreçler bulunmamaktadır.
Birimde finansal kaynakların yönetimine ilişkin olarak stratejik hedefler ile uyumlu tanımlı süreçler bulunmaktadır.
Birimin genelinde finansal
kaynakların yönetime ilişkin uygulamalar tanımlı süreçlere uygun biçimde yürütülmektedir.
Birimde finansal kaynakların yönetim süreçleri izlenmekte ve iyileştirilmektedir.
İçselleştirilmiş, sistematik, sürdürülebilir ve örnek
gösterilebilir uygulamalar bulunmaktadır.
Kanıtlar
• Finansal kaynakların yönetimine ilişkin tanımlı süreçler ve uygulamalar
Ek –E- 22.1 2020 Yılı Tomarza Mustafa Akıncıoğlu Meslek Yüksekokulu Faaliyet Raporu M
62
62
YÖNETİM SİSTEMİ
E.3. Bilgi Yönetim Sistemi
Yüksekokulumuzda faaliyet ve sürece ilişkin verileri toplamak, analiz etmek ve raporlamak üzere aşağıdaki sistemler kullanılmaktadır:
1. Öğrenci Bilgi Sistemi (OBİSİS)
2. Akademik Veri Yönetim Sistemi (AVESİS) 3. Proje Süreçleri Yönetim Sistemi (BAPSİS) 4. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
5. Akademik Teşvik Ödeneği Süreç Yönetim Sistemi (ATÖSİS)
Toplanan verilerin güvenliği, gizliliği (kişisel bilgiler gibi gizlilik gerektiren verilerin güvenliği ve üçüncü şahıslarla paylaşılmaması) ve güvenilirliği kişisel şifre yöntemleri ile sağlanmaktadır.
1 2 3 4 5
E.3.1. Entegre bilgi yönetim sistemi
Birimin önemli etkinlikleri ve süreçlerine ilişkin veriler toplanmakta, analiz edilmekte, raporlanmakta ve stratejik yönetim için kullanılmaktadır. Akademik ve idari birimlerin kullandıkları Bilgi Yönetim Sistemi entegredir ve kalite yönetim süreçlerini beslemektedir.
Birimde bilgi yönetim sistemi bulunmamaktadır.
Birimde kurumsal bilginin edinimi, saklanması,
kullanılması, işlenmesi ve
değerlendirilmesine destek olacak bilgi yönetim sistemleri oluşturulmuştur.
Birim genelinde temel süreçleri (eğitim ve öğretim, araştırma ve geliştirme, toplumsal katkı, kalite güvencesi) destekleyen entegre bilgi yönetim sistemi işletilmektedir.
Birimde entegre bilgi yönetim sistemi izlenmekte ve iyileştirilmektedir .
İçselleştirilmiş, sistematik, sürdürülebilir ve örnek
gösterilebilir uygulamalar bulunmaktadır.
Kanıtlar
• Bilgi yönetim sistemi ve bu sistemin fonksiyonları Ek-E-31.1 Öğrenci Bilgi Sistemi (OBİSİS)
Ek-E-31.2 Akademik Veri Yönetim Sistemi (AVESİS) Ek-E-31.3 Proje Süreçleri Yönetim Sistemi (BAPSİS) Ek-E-31.4 Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
Ek-E-31.5 Akademik Teşvik Ödeneği Süreç Yönetim Sistemi (ATÖSİS)
63
63
YÖNETİM SİSTEMİ
E.3. Bilgi Yönetim Sistemi
1 2 3 4 5
E.3.2. Bilgi güvenliği ve güvenilirliği
Bilgi Yönetim Sistemi güvenliği, gizliliği ve güvenilirliği
sağlanmıştır. Mekanizmalar izlenmekte ve iyileştirilmektedir.
Uzaktan eğitim sürecinde tüm öğretimsel etkileşimin dijitalleştiği göz önünde bulundurularak öğrenci bilgileri, ders kayıtları, sınavlar ve tartışma platformu kayıtları gibi içeriklerin erişimine ilişkin güvenlik ve gizlilik tedbirleri alınmıştır.
Birimde bilgi güvenliği ve güvenirliğinin sağlanmasına ilişkin uygulamalar bulunmamaktadır.
Birimde bilgi güvenliği ve güvenirliğinin sağlanmasına yönelik tanımlı süreçler
bulunmaktadır.
Birimde bilgi güvenliği ve güvenirliğinin sağlanmasına yönelik bütünleşik uygulamalar bulunmaktadır.
Birimde bilgi güvenliği ve güvenirliğinin sağlanmasına yönelik uygulamalar izlenmekte ve iyileştirilmektedir .
İçselleştirilmiş, sistematik, sürdürülebilir ve örnek
gösterilebilir uygulamalar bulunmaktadır.
Kanıtlar
• Bilgi güvenliğini ve güvenirliğini sağlamaya yönelik süreçler ve uygulamalar
Ek-E-32.1 Kayseri Üniversitesi Siber Güvenlik Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği
Kayseri Üniversitesi Siber Güvenlik Uygulama ve Araştırma Merkezi Yönetmeliği ile ilgili belgeye aşağıdaki bağlantıdan ulaşılabilir:
https://kaysiber.kayseri.edu.tr/mevzuat/KAYSIBER-Yonetmeligi/Siber-Guvenlik-Uygulama-ve-Arastirma-Merkezi/10/47
64
64
YÖNETİM SİSTEMİ
E.4. Destek Hizmetleri
5018 sayılı Kamu Mali Yönetim Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve ilgili yönetmelikler kapsamında gerekli teknik şartname ve belirlenen ihtiyaçlar çerçevesinde rekabet unsurunu öne çıkararak kurum dışından idari ve/veya destek hizmetlerinin alımları yapılmaktadır. Yüksekokulumuz ihtiyaçları akademik ve görevli idari personelin ihtiyaç listesini Müdürlüğe bildirmesi ve Müdürün uygun görmesiyle tedarik süreci başlatılmaktadır. İhtiyaç listesi mutemet tarafından düzenlenerek onay alınması için teklif
hazırlanmaktadır. Onay Belgesi 4734 Sayılı Kanuna uygun olarak hazırlanmaktadır. Onay Belgesi sonuçlandıktan sonra Piyasa araştırması yapılmakta ve teklifler istenmektedir.
Piyasa Araştırması Teklifler ile bunlara ilişkin belgeler incelenerek yaklaşık maliyet cetveli hazırlanmaktadır. Daha sonra, ayrıntılı, açık ve gerekçeli Ön Mali kontrol talep yazısı ve eki işlem dosyası üç nüsha olarak hazırlanmaktadır. Müdürlüğün uygun görmesiyle ödeme emrine bağlanan evraklar imzalanmakta ve Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına iki nüsha olarak gönderilmektedir.
1 2 3 4 5
E.4.1. Hizmet ve malların uygunluğu, kalitesi ve sürekliliği
Birim dışından tedarik edilen hizmetlerin tedarik süreci, uygunluk ve kalite kriterleri tanımlanmıştır, uygulanmaktadır.
Performans ve memnuniyet kontrolleri yapılmaktadır ve bağlı iyileştirmeler gerçekleştirilmektedir.
Birimde, dışarıdan temin edilen malların ve destek hizmetlerinin uygunluğu, kalitesi ve sürekliliğini değerlendirmek üzere tanımlı süreçler
bulunmamaktadır.
Birimde, dışarıdan temin edilen destek hizmetlerinin ve malların
uygunluğunu, kalitesini ve
sürekliliğini güvence altına almak üzere tanımlı süreçler bulunmaktadır.
Birimin genelinde dışarıdan temin edilen destek hizmetlerin ve malların uygunluğunu, kalitesini ve sürekliliğini sağlayan mekanizmalar işletilmektedir.
Birimde hizmet ve malların
uygunluğu, kalitesi ve sürekliliğini sağlayan mekanizmalar izlenmekte ve ilgili paydaşların geri bildirimleri alınarak iyileştirilmektedir.
İçselleştirilmiş, sistematik, sürdürülebilir ve örnek
gösterilebilir uygulamalar bulunmaktadır.
Kanıtlar
• Tedarikçilerle olan ilişkilerin yönetimine yönelik politikalar
Ek-E-41.1 Tomarza Mustafa Akıncıoğlu Faaliyet Raporu, Yönetim ve İç Kontrol Sistemi
65
65 YÖNETİM SİSTEMİ E.5. Kamuoyunu Bilgilendirme ve Hesap Verebilirlik
Yüksekokul yönetiminde hesap verme sorumluluğunun sağlanabilmesi için, yönetimin her aşama ve birimindeki faaliyet ve işlemlerinde şeffaflık ilkesi benimsenmektedir.
Şeffaflık kapsamında gizlilik düzeyindekiler dışında tüm bilgi ve belgelere ulaşılabilmektedir. Yüksekokulumuzun eğitim-öğretim, araştırma geliştirme faaliyetlerini de içerecek şekilde faaliyetlerinin tümüyle ilgili güncel veriler kamuoyuyla https://tomarza.kayseri.edu.tr/ web sayfası üzerinden paylaşılmaktadır. Yüksekokulumuzun kurum çalışanlarına ve genel kamuoyuna hesap verebilirliğine yönelik izlediği politikalarda aşağıda verilen üniversitemiz yönetim politikaları temel alınmaktadır. Üniversitemizin yönetim
politikaları aşağıda verilmiştir:
Yönetim Politikası
• Sürekli iyileştirmeye ve paydaş memnuniyetine odaklanan bir yükseköğretim kurumu olmak.
• Katılımcı yönetim anlayışıyla aidiyet duygusu geliştirerek, kaliteyi kurum kültürü haline getirmek.
• ‘Kayseri Üniversiteli olmak’ bilincinin oluşmasına yönelik adil, şeffaf, hesap verebilen bir yönetim anlayışı benimsemek.
• Sosyal, çevresel ve ekonomik konulara duyarlı sürdürülebilir bir yükseköğretim kurumu olmak.
1 2 3 4 5
E.5.1. Kamuoyunu bilgilendirme ve hesap verebilirlik
Kamuoyunu bilgilendirme ilkesel olarak benimsenmiştir, hangi kanalların nasıl kullanılacağı tasarlanmıştır, erişilebilir olarak ilan edilmiştir ve tüm bilgilendirme adımları sistematik olarak atılmaktadır. Birim web sayfası doğru, güncel, ilgili ve kolayca erişilebilir bilgiyi vermektedir; bunun sağlanması için gerekli mekanizma mevcuttur. Kurumsal özerklik ile hesap verebilirlik
Birimde kamuoyunu bilgilendirmek ve hesap verebilirliği gerçekleştirmek üzere
mekanizmalar bulunmamaktadır.
Birimde şeffaflık ve hesap
verebilirlik ilkeleri doğrultusunda kamuoyunu bilgilendirmek üzere tanımlı süreçler bulunmaktadır.
Birim tanımlı süreçleri doğrultusunda kamuoyunu bilgilendirme ve hesap verebilirlik mekanizmalarını işletmektedir.
Birimin kamuoyunu bilgilendirme ve hesap verebilirlik mekanizmaları izlenmekte ve paydaş görüşleri doğrultusunda iyileştirilmektedir.
İçselleştirilmiş, sistematik, sürdürülebilir ve örnek
gösterilebilir uygulamalar bulunmaktadır.
Kanıtlar
• Kamuoyu ile paylaşılan bilgiler ve bu bilgilerin paylaşım kanalları Hesap verebilirlikle ilişkili olarak benimsenen politikalar ve ilkeler Ek-E-51.1 Tomarza Mustafa Akıncıoğlu Meslek Yüksekokulu Faaliyet Raporu Ek-E-51.2 Tomarza Mustafa Akıncıoğlu Meslek Yüksekokulu Stratejik Planı
66
66 (EK. 2)