İletişim bilgi ve anlayışın bir bireyden diğerine aktarılması olarak tanımlanır. Temel olarak insanlar arasında bir anlam köprüsüdür. Yöneticiler gönderdikleri mesajlarla iletişim sağladıklarını sanırlar. Oysa bu, iletişimin başlangıcıdır. Alıcı mesajı alıp okumadıkça iletişim gerçekleşmez.
Yönetim grubu içindeki iletişime yönetim iletişimi denir. Bu olay işçilerle iletişim için bir ön gereksinimdir. Ayrıca doğru karar verebilmek için bu şarttır. Yöneticilerin etki alanı işçilerinkinden daha geniştir. Yönetici iletişimi işçileri bilgilendirmekten çok kendi amaçları için gereklidir.(56)
İletişimin; bilgi ve fikir vermede, istekte bulunmada ve benzeri durumlarda kullanılan, işaretler, mimikler, kelimeler, yazılı ya da grafiksel gösterim şekilleri gibi birçok farklı yöntemi vardır. Endüstride en genel kullanım olan grafiksel gösterim şekli bunu teknik çizim olarak başarmıştır. Endüstride, teknik alanda sadece sözlü ya da yazılı iletişim şekli kullanılsaydı özellikle ürünün şekil ve boyutları arasındaki ilişkiyi tanımlamak mümkün olamazdı.
Bir dilden diğerine çevirilerde anlam değişimi kaçınılmaz olduğundan, bu durum uluslar arası konuşma dilinde iletişim ve anlaşmayı oldukça zorlaştırır. Bununla birlikte; uluslar arası kabul edilmiş metotlar teknik çizimle iletişimde birçok zorluğu yok etmiş ve doğru yorumlama ya da okumayı mümkün hale getirmiştir.(57)
İletişim işletmeler için önemlidir. Filiz’e göre; İşletmelerde iletişim üç başlıkta açıklanmıştır. Bunlar; formal resmi, formal olmayan ve örgüt dışı iletişim sistemleridir.
(56) ÜRETEN, S. (2004). Üretim İşlemler Yönetimi, Stratejik Kararlar ve Karar Modelleri. Ankara: Başak
mabaacılık, s.8.
Formal iletişim: Organizasyonun hiyerarşik yetki yapısı biçimsel iletişim sistemini şekillendirir. Organizasyon içindeki ve organizasyonun çevresi ile bilgi akışını sağlayan kanalları ifade eder. Etkin bir yönetimin olması, iletişim kanallarında, bilgilerin serbestçe dolaşımına izin verecek sistemin varlığına bağlı olduğu söylenebilir. Organizasyonlarda biçimsel iletişim dört yönde hareket etmektedir.
Yukarıdan Aşağıya Doğru (hiyerarşik) İletişim: Organizasyonun hiyerarşik yapısı içerisinde, tepedeki yöneticiden başlayıp, emir komuta zincirini izleyerek aşağıya doğru uzanan iletişimdir. Bu iletişimde; işletmenin politikaları, kuralları, emirler ve bilgi talepleri iletimde rol oynar. Yukarıdan aşağıya doğru iletişim genellikle, yalın bir dille, anlaşılır, yoruma yer vermeyecek biçimde yazılı olmalıdır.
Aşağıdan Yukarıya İletişim: Bu iletişim; astların gerekli bilgileri üstlere verme aracı olmaktadır. Astlar, gerek yaptıkları iş, gerekse yönetim hakkındaki düşüncelerini üst makamlara iletirler. Modern örgütlerde görülen öneri ve şikâyet kutuları, grup toplantıları gibi yöntemler bu tür iletişimi geliştirme amacına yöneliktir.
Yatay İletişim: Aynı örgütsel düzeydeki kişi ve bireyler arasındaki iletişimdir. En önemli işlevi, çeşitli örgütsel birimler içinde faaliyetlerin etkinliğini ve uyumunu sağlamaktır. Özellikle modern ve büyük organizasyonlarda aşırı iş bölümünün ortaya çıkardığı farklılaşma ve uzmanlaşma, birimler arası uyumun önemini arttırmış ve bu nedenle yatay iletişimin önemi de artmıştır.
Çapraz İletişim: organizasyonda bazı durumlarda iletilen bilgi ya da mesajın niteliğine göre çapraz bir yol izlediği durumlardır. Örneğin bir işveren ya da genel müdür deneme aşamasında olan bir ürün ya da makinenin teknik özelliklerini ya da sonuçları öğrenmek isterken hiyerarşik emir-komuta zincirinin dışına çıkarak çalışan bir mühendis ya da bir operatörün bilgisine başvurabilir. Bu şekildeki iletişime "çapraz iletişim" denilmektedir.
Örgütsel İletişim Araçları
Örgütsel yapı içerisinde ilişkilerin düzenli olması kadar, bu ilişkilerin nasıl ve hangi araçlarla gerçekleştirileceği de önemlidir. Örgütlerde kullanılacak iletişim araçlarının seçiminde, araçların bilgi aktarmayı kolaylaştırıcı, mesajın biçimini ve özünü değiştirmeden, anlaşılır ve hızlı olmasına özenle dikkat edilmelidir. İşletmelerde bilgi ve haber akışını sağlamak için çeşitli iletişim araçları kullanılmaktadır. Bunlar:
Yazılı İletişim Araçları Mesajın kalıcı olması istenen durumlarda iletilecek bilginin geçerlilik ve doğruluğu kaybolmadan iletilmesini sağlamak için, yazılı iletişim araçları kullanılmaktadır.
Sözlü İletişim Araçları Herhangi bir konuda işgörenleri aydınlatmak ve bilgi akışını sağlamak amacıyla sözlü bilgi akışını sağlayan iletişim aracıdır.
Görsel İletişim Araçları İletişim ve eğitim alanlarında kullanılan projeksiyon, tepegöz, ses ve resim prodüksiyonları ve bilgisayarla iletişimi içerir.(58)
Görsel iletişim şeklinde oluşturulmuş mesajların işitsel iletişimden belirgin farkı, kalıcılığı ve dolaylı olarak farklı zamanlarda etkinliğini sürdürebilmesidir. Bu önemli fark görsel iletişimin kalıcılığını ve belge niteliğinde kullanılmasını ön plana çıkartmıştır.(59)
İnsan çevresi ile olan ilişkilerin önemli bir bölümünü görsel yollarla sağlar. İngiliz filozof ve araştırmacı John Locke’a göre insan;%1 deneyerek, %2 dokunarak, %4 koklayarak, %10 duyarak, %83 ise çevresini gözlemleyerek öğrenmektedir.
(58) FİLİZ, A. (2004). Yönetimde İletişimin Rolü. Elektrik dergisi, Kasım, sayı:186, s.56-58. (59) UÇAR,T., F. (2004). Görsel İletişim Ve Grafik Tasarım. İstanbul: İnkılap Kitapevi, s.19.
Öğrenme olayı içinde %83’ü kapsayan görsel iletişimin doğru ve yeterli sağlanmadığı durumlarda, kötü sonuçlar ortaya çıkabilir.(60)
Bilgi iletişimi, günlük çalışma rutininin gerekli bir parçasıdır. İşlevsel açıdan, bu iletişimin 3 çeşidi vardır:
1- Şirket içerisinde kullanılan giyim kimliği sistemi,
2- Çizim başlangıcında, tasarımcının çizimle, işverenle ve diğer personelle iletişim kurmasını sağlayan bilgi yolları ve şekli.
3- İşverenin tamamlanmasında ve teslim edilmesinde diğer bölümlerde
iletişim kurulması zorunlu olan bilgi yapısı ve içeriği. Tüm durumlarda, iletilen bilginin kesinliği önemlidir çünkü güçlü olmak isteyen bir kuruluşta tahmine yer yoktur.(61)