İşletmelerde Etkinlik ve Dış Kaynaklardan Yararlanma İlişkisi 1 Etkinlik Kavramı

Etkin kavramı, hareketli ve etkili olan, aktif, faal anlamlarını taşırken; etkinlik kavramı, etkin olma hali, çalışma ve iş yapma gücü, canlılık, faaliyet anlamlarına gelmektedir. Etkinlik kavramını incelerken aynı zamanda, etken ve etkenlik kavramları üzerinde de durmak gerekir. Etken kavramı, etki yapan güç ve faktör ya da bir sonucun meydana gelmesinde payı olan etmenler, anlamlarını taşırken; etkenlik kavramı, yapılan her işte verimli sonuç elde etmeye yarayan yöntemlerin tümü anlamına gelmektedir.104

Etkinlik kavramının yazında çoğu kez etkililik, verimlilik kavramları ile aynı anlamda kullanıldığı da görülmektedir. Oysa bu kavramlar arasında kesin farklılıklar vardır. Bu farklılıklar, diğer performans boyutları incelendiğinde daha açık görülmektedir.

Etkinlik, ekonomik bir faaliyetin amaca ulaşma derecesini ifade eder. Ekonomik anlamda her işin mutlaka bir amacı vardır. Bu amaca ne ölçüde ulaşıldığını ortaya koyan performans boyutu ise “etkinlik”tir.

Etkinliğin başka bir açıdan anlamı, doğru şeylerin yapılmasıdır. Buradaki şeyler, hedefler, amaçlar, etkinlikler anlamında kullanılmaktadır. Başka bir deyişle, etkinlik, öncelikle işletmede gerçekçi amaçların ve bu amaçlara ulaştıracak doğru eylemlerin belirlenmesi ve bu eylemlerin sonucunda ortaya çıkan durum ile ilgilidir. Sonuçlar açısından eylemlerin zamanında, doğru kalitede ve istenilen miktarda gerçekleştirilmesi de önem taşımaktadır.105 Bu

104

Selda Çatak, “Konaklama İşletmelerinde Etkin Bir Hizmet Kalitesi İçin Etkin Bir İş Analizi ve Toplam Kalite Yönetimi İlişkileri”, Erciyes Üniversitesi, Nevşehir Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Yüksekokulu, Turizm İşletmelerinde Hizmet Kalitesi, Hafta Sonu Semineri 3, 13-15 Aralık 1996, Nevşehir, s.217-218

105

noktada etkinlik, işletme tarafından ulaşılmak istenen amaçlar ile elde edilen sonuçlar arasında yapılan bir karşılaştırmadır.106

Etkinlik kavramı teorik olarak şu şekilde formüle edilebilir:

Gerçekleşen Çıktı (Sonuç) Etkinlik =

Beklenen Çıktı (Sonuç)

Bu kadar geniş kapsamıyla etkinlik, işletme düzeyinde toplam performansı yansıtan en önemli performans boyutudur. Bir işletmede elde edilen sonuçlar, yöneticilerin ve çalışanların davranış, bilgi ve becerilerinden, kullanılan teknolojik kapasite ve yöntemlere, hatta dış çevre ile etkileşime kadar uzanan toplam bir çabanın ürünüdür.107

Etkinliğin teknik ve ekonomik anlamda ölçülmesinde kullanılan en uygun göstergeler şunlardır:

Gerçekleşen Üretim Üretimin Etkinliği = _{Beklenen Üretim}

Gerçekleşen Kâr Ekonomik Etkinlik = _{Beklenen Kâr}

Bu göstergelerde sonuç 1’den büyükse, işletme olması beklenenden daha etkin; birden küçükse beklenenden daha düşük etkinlik düzeyindedir.

Etkinlik kavramına otel işletmelerinden aşağıdaki gibi bir örnek verilebilir:

Bir otel işletmesinin ortalama yıllık doluluk oranının %85 olarak hedeflendiği varsayılsın. Yıl içinde ulaşılan ortalama doluluk oranı %55 ise, bu durumda işletmenin doluluk oranları açısından etkinliği 0,64 olacaktır.

106

http://www.ydk.gov.tr/egitim_notlari/denetim.htm#d4 Erişim Tarihi: 15. 03. 2006 107

55

Etkinlik =

85

Ayrıca verimlilik ve etkinlik kavramları arasıdaki ayrımın da belirtilmesi yararlı olacaktır. Bu iki kavramın kimi zaman birbirine karıştırıldığı görülmektedir. Verimlilik, genelde etkinliğin bir ürünüdür ve etkinlik verimliliği de içeren daha geniş bir kavramdır. Etkinlik; moral, esneklik, uyum yeteneği gibi soyut elemanları da içerir. Öte yandan verimlilik, daha çok işletmenin iç yapısı ve işleyişle ilgili, teknik ve ekonomik bir kavramdır. Öte yandan etkinlik insan faktörüyle ilgili olup, örgüt dışı etkenlere de bağlıdır.108 Bu nedenle, bazen bir ekonomik faaliyet, verimli olmadığı halde etkin olabilir ya da bir işin etkinliği düşük olduğu halde verimliliği yüksek olabilir.

2.2.1.2. Dış Kaynaklardan Yararlanma Uygulamalarının Etkinlik Boyutuna Katkıları

Dış kaynaklardan yararlanmanın etkinlik boyutuna katkısını, üç açıdan incelemek mümkündür. Bunlar:

- Amaçlar

- Faaliyetler

- Sonuçlar

Bu üç unsur doğru şekilde gerçekleştirildiğinde, işletmelerin etkinliği yükseltilebilir.

Amaçlar, etkinliğin ilk adımını oluşturmaktadır. Dolayısıyla, işletmelerin amaçlarını doğru ve gerçekçi olarak belirlemesi, etkinlik açısından önemlidir.

Dış kaynaklardan yararlanma kararını alan bir işletmenin ilk olarak yaptığı çalışma, “bugün ve gelecekte neyi gerçekleştirmeyi hedeflediğini

108

Ahmet Tayfun, “Otel İşletmelerinde İş Değerlemesinin Personel Etkinliğine ve Hizmet Kalitesine Etkisi”, Erciyes Üni,Nevşehir Turizm İşletmeciliği ve Otelcilik Yüksek Okulu, Turizm İşletmelerinde Hizmet Kalitesi, Hafta Sonu Semineri 3, 13-15 Aralık 1996, Nevşehir, s.177

açıkça ortaya koymaktır.” Bu kapsamda işletmenin mevcut durumu analiz edilmekte ve iç ve dış çevresi incelenmektedir. Bu incelemeler sonucunda, işletme için olası fırsatları ve tehditleri görmek mümkün olmaktadır. Ayrıca işletmenin güçlü ve zayıf yanları da belirlenmektedir. Dış kaynaklara yönelme sürecinde yapılacak bu analiz sonucunda, işletme açısından en gerçekçi ve en doğru amaçları belirlemek mümkün olacaktır.

Amaçlara ulaşmak için işletmede faaliyetlerin gerçekleştirilmesi gerekir. Amaçlar doğrultusunda gerçekleştirilecek doğru faaliyetler, çıktıları yani sonuçları etkileyecek ve etkinliği yükseltecektir. Dış kaynaklardan yararlanma kararı alan bir işletme, aynı zamanda temel yeteneklerini belirleyecek ve bu yetenekler dışında kalan faaliyetleri, temel yeteneği bu faaliyetler olan işletmelere bırakacaktır. Temel yeteneklerin ve bu yeteneklerle ilgili olarak yürütülmesi gereken faaliyetlerin belirlenmesi, işletme tarafından yürütülmesi gereken doğru faaliyetlerin hangileri olduğunun ortaya konulmasını da sağlayacaktır. Benzer şekilde, dışarıya, konusunda uzman işletmelere bırakılan faaliyetlerde de işletmelerin uzmanlığından dolayı doğru faaliyetleri gerçekleştirmek söz konusu olacaktır. Ayrıca özellikle dış kaynaklara bırakılan faaliyetlerle ilgili olarak zorunlu olarak yapılacak sürekli gözden geçirmelerle, bu faaliyetlerin iyileştirilmesi de sağlanabilecektir.

Tüm bu çabaların etkisinin görüldüğü en önemli yer “sonuç”lardır. Dış kaynaklardan yararlanmanın asıl yansıması sonuçlar üzerinde görülmektedir. Örneğin, bir işletmenin temel çıktısı, satılan mal ve hizmetlerdir. Sonuç ise, bu mal ve hizmetlerden müşterilerin kaçının memnun olduğudur. Dış kaynaklardan yararlanma yaklaşımı her yönüyle sonuçlar üzerinde olumlu gelişmeler yaratır. Bir yandan işletme, temel yeteneklerine yöneldiği için, tüm dikkatini ve uzmanlığını bu kapsamdaki faaliyetlerine yöneltecek, diğer yandan daha önce gerektiği kadar etkin olamadığı temel yetenekleri dışındaki faaliyetleri, uzmanlığı bu olan işletmelere bırakacaktır. Bu ise sonuçların, yani ulaşılan noktanın daha olumlu olmasını sağlayacaktır.

Görüldüğü gibi dış kaynaklardan yararlanma yaklaşımına yönelerek işletmeler, etkinliğin hem pay hem de payda bölümünde yer alan kısımlarda olumlu yönde gelişmeler gerçekleştirebilmektedir. Bunun sonucu olarak da işletmelerin etkinliği artmaktadır.

2.2.2. İşletmelerde Verimlilik ve Dış Kaynaklardan Yararlanma