16/10/2018 tarihli ve 186 sayılı Cumhurbaşkanı Kararı ekinde yer alan, Kamu iktisadi teşebbüsleri ve bağlı ortaklıklarının 2018 yılına ait Genel Yatırım ve Finansman Programının, 1 inci maddesinin 3 üncü fıkrasında “(3) Türkiye Radyo-Televizyon Kurumu ile sermayesinin
%50’sinden fazlası kamuya ait olan veya Sayıştayca denetlenen diğer işletmeler, bu Kararın sadece 19 uncu, 20 nci, 24 üncü ve 26 ncı madde hükümlerine tabidir.” denilmekte olup şirket, iç kontrol sistemini oluşturmakla yükümlü bulunmamaktadır.
Bununla birlikte Şirket, faaliyetleriyle ilgili olarak aşağıdaki işlemleri yerine getirmiştir.
Şirkette iç kontrol sistemi, 6493 sayılı Ödeme Ve Menkul Kıymet Mutabakat Sistemleri, Ödeme Hizmetleri Ve Elektronik Para Kuruluşları Hakkında Kanunda değişiklik yapan 01/02/2018 tarihli ve 7077 sayılı Kanuna istinaden Bankalar Düzenleme ve Denetleme Kurulu (BDDK) tarafından 27/06/2014 tarih ve 29043 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan, Ödeme Hizmetleri Ve Elektronik Para İhracı İle Ödeme Kuruluşları Ve Elektronik Para Kuruluşları Hakkında Yönetmelik hükümleri kapsamında oluşturulmaktadır. Gerek anılan Kanun ve
T.C. Posta ve Telgraf Teşkilatı A.Ş. (PTT) 2019 Yılı Sayıştay Denetim Raporu 34 gerekse BDDK tarafından yayınlanan ikincil mevzuatta “eylem planı oluşturulması” yönünde hüküm bulunmamaktadır. Şirkette oluşturulmakta olan iç kontrol sistemi, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunun ilgili hükümlerinde belirtilen “kamu iç kontrol sisteminden” yapılanma olarak farklılık göstermektedir.
13/04/2005 tarih ve 25785 sayılı Resmi Gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren “Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkındaki Yönetmelik” eki
“Kamu Görevlileri Etik Sözleşmesi” anılan Yönetmeliğin yürürlüğe girdiği 2005 yılından bu yana Şirket çalışanlarına imzalatılarak özlük dosyalarında muhafaza edilmektedir. Şirket Etik Kurulu 1 Başkan ve 3 üye olmak üzere 4 kişiden oluşmaktadır. Şirkette 25–31 Mayıs Etik haftası kapsamında etkinlikler düzenlenmektedir. Şirkete ait web sayfası İnsan Kaynakları Daire Başkanlığı altında “Etik” bölüm oluşturulmuş, Etik Kurulu Üyelerinin ad ve adresleri ilan edilmekte olup, sürekli güncel tutulmaktadır. Etik Kuruluna yapılan başvurular, Kurulca değerlendirilerek sonuca bağlanmaktadır.
Şirkette iç kontrol sistemi 6493 sayılı Kanun ve bu kanunda değişiklik yapan 01/02/2018 tarihli ve 7077 sayılı Kanuna istinaden BDDK tarafından 27/06/2014 tarih ve 29043 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan, Ödeme Hizmetleri Ve Elektronik Para İhracı İle Ödeme Kuruluşları Ve Elektronik Para Kuruluşları Hakkında Yönetmelik hükümleri kapsamında oluşturulmaktadır. 5018 sayılı Kanun kapsamında bir yapılanma söz konusu değildir. Bu nedenle “İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu” bulunmamaktadır.
Ancak, BDDK tarafından 27/06/2014 tarih ve 29043 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Yönetmeliğin 16.maddesi 3.fıkrasında “Yönetim Kuruluna” ilişkin düzenlemeler bulunmaktadır. Anılan Yönetmelik hükümleri dahilinde iç kontrol sorumlulukları ile değerleme, izleme ve raporlama usul ve esaslarını içerir “İç Kontrol Prosedürü” Yönetim Kurulunun 27/03/2019 tarih ve 81 no.lu kararı ile onaylanmış ve teşkilata duyurularak yürürlüğe girmiştir. Söz konusu prosedürde; iç kontrol sorumluları açık olarak belirtilmiş, görevleri tanımlanmıştır. Aynı zamanda şirket personelinin, birim üst yöneticilerinin, iç kontrol birimi ile personelinin, iç kontrol sorumluları ile iç kontrol ekiplerinin görev ve sorumlulukları prosedürde belirtilmiştir.
Şirket organizasyon yapısı içerisinde yer alan tüm birimlerin ve teşkilatta görev yapan tüm personelin görev, yetki ve sorumlulukları açık bir şekilde tanımlanmıştır.
İnsan Kaynakları Daire Başkanlığının 05/06/2012 tarih ve 5691 sayılı, 09/09/2014 tarih ve 12326 sayılı, 26/04/2016 tarih ve 205 sayılı genelgeler ile yetkileri ve yetki devrinin sınırlarını açıkça belirtir şekilde tespit edilerek, teşkilata duyurulmuştur.
6493 sayılı Ödeme Ve Menkul Kıymet Mutabakat Sistemleri, Ödeme Hizmetleri Ve
T.C. Posta ve Telgraf Teşkilatı A.Ş. (PTT) 2019 Yılı Sayıştay Denetim Raporu 35 Elektronik Para Kuruluşları Hakkında Kanun uyarınca Yönetim Kuruluna bağlı Risk Yönetim Birimi kurulmuştur.
Şirketin faaliyetlerinin kapsam ve yapısı ile uyumlu ve değişen koşullara uygun maruz kalınabilecek tüm risklerin tanımlanmasını, ölçülmesini, analiz edilmesini, izlenmesini, kontrol edilmesini ve raporlanmasını sağlayacak etkin bir risk yönetim sistemine yönelik uygulanacak prensiplerle ilgili usul ve esaslar belirlemek üzere PTT A.Ş. risk yönetimi prosedürü hazırlanmış, Yönetim Kurulunca onaylanmış ve teşkilata duyurulmuştur.
Entegre Yönetim Sistemleri Daire Başkanlığı bünyesinde TSE-ISO-EN 9000 kalite yönetim standartları çerçevesinde Şirket bünyesinde yürütülen tüm görevlere ilişkin süreç haritaları, iş akış şemaları, birim ve personel bazlı görev tanımları, prosedürler, süreçlerin ifasında kullanılacak evrak (form, tutanak, liste vb) ve dokümanlar hazırlanarak, QDMS yazılımına yüklenmek suretiyle Şirket personelinin görevini doğru bir şekilde yerine getirmesi temin için tüm çalışanların erişimine açılmıştır.
Zamanında ve doğru kararlar alınmasını temin için Karar Destek Sistemi (KDS-İş Zekası) güncellenmiş, birim performans kriterleri ile bireysel performans kriterleri oluşturularak, Performans Yönetim Sistemi (PYS) dahilinde birim ve personel performansları ilgili birimlerce takip edilmekte ve raporlanmaktadır.
Ayrıca iç ve dış paydaşlar talep, öneri ve şikayetleri için;
444 1 788 numaralı PTT Çağrı Merkezi üzerinden 7 gün 24 saat, www.ptt.gov.tr adresinde yer alan “Bize Ulaşın” menüsünden,
Şirkete ait sosyal medya (facebook, twitter.com, instagram) hesaplarından ve bunlara ilişkin destek hesaplarından,
www.aloptt.gov.tr adresinden canlı destek (web-chat) hattı ile anlık yazışma,
işitme ve konuşma engelli müşteriler için www.aloptt.gov.tr üzerinden görüntülü işaret dili ile görüşme ve yine engelli dostu numaralar projesi kapsamında 0312 309 59 13 no.lu SMS hattını kullanarak,
CİMER (Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi vasıtasıyla,
Şirketin iş yerlerini bizzat ziyaret ederek veya faks, telefon, posta ya da iş yerlerinde bulunan Öneri ve Şikayet kutularını kullanarak iletişim kurabilmektedirler.
Tüm personele ptt.gov.tr uzantılı e-mail adresleri verilmiştir.
Şirketin politika prosedürleri ile Uluslararası Mesleki Uygulama Çerçevesi kapsamında üst yönetim tarafından talep edilen hususlarda çeşitli iç denetim faaliyetleri yürütülmektedir.
Tüm bunlarla birlikte Şirketin politika prosedürleri ile Uluslararası Mesleki Uygulama Çerçevesi tarafından belirlenen kriterlere haiz yeterli sayıda iç denetçi atanmamıştır.
T.C. Posta ve Telgraf Teşkilatı A.Ş. (PTT) 2019 Yılı Sayıştay Denetim Raporu 36