4.5.4 Auditoria
A organização deve estabelecer e manter um programa de auditorias e procedimentos para a execução de auditorias periódicas do sistema de gestão de SST, a fim de:
a) determinar se o sistema de gestão de SST:
§ está conforme com as disposições planejadas para a gestão de SST, incluindo os requisitos desta especificação da OHSAS;
§ está sendo devidamente implementado e mantido; e
§ é efetivo no atendimento à política e aos objetivos da organização; b) analisar criticamente os resultados das auditorias anteriores;
c) fornecer informação sobre os resultados das auditorias para a administração. O programa de auditoria, incluindo qualquer programação, deve ser baseado nos resultados das avaliações de risco das atividades da organização, e nos resultados de auditorias anteriores. Os procedimentos de auditoria devem abranger o escopo, a freqüência, as metodologias, as competências, bem como as responsabilidades e requisitos para a conduzir auditorias e relatar os resultados.
Sempre que possível, as auditorias devem ser conduzidas por pessoal independente dos que têm responsabilidade direta com a atividade que está sendo examinada.
(NOTA A palavra “independente” aqui não significa necessariamente externo a organização.)
Fonte: BSI-OHSAS-18001 (tradução livre do autor)
Fig. 3.38 Requisito 4.5.4 da BSI-OHSAS-18001
Este requisito estabelece que a empresa deve possuir uma sistemática para realização de auditorias internas do sistema e parte do pressuposto de que o SGSST necessita de mecanismos para sua avaliação a fim de garantir sua implementação, manutenção e melhoria contínua.
Segundo a BSI-OHSAS-18001, auditoria é um exame sistemático para determinar se as atividades e os resultados relacionados estão conforme às disposições planejadas e se as disposições estão implementadas efetivamente de forma a atender à política e aos objetivos de SST.
Analisando o conceito apresentado, pode-se notar o foco da auditoria na avaliação da eficácia16 do SGSST, e não na avaliação de sua eficiência17. Contudo, nada impede que a empresa considere a questão da avaliação da eficiência em suas auditorias internas.
16 Eficácia, segundo a ISO-9000 é a extensão na qual as atividades planejadas são realizadas e os resultados planejados alcançados.
122
O requisito estabelece a exigência de auditorias internas, também chamadas de auditorias de primeira parte, ou seja, auditorias realizadas pela própria empresa, ou em seu nome, para propósitos internos. As auditorias externas de segunda parte18 ou de terceira parte19 não são exigidas.
As auditorias de sistema não podem ser confundidas com os mecanismos de medição e monitoramento de desempenho apresentados no Item 3.12 deste trabalho, em especial com as vistorias de segurança. Enquanto os mecanismos têm como foco a avaliação do desempenho da empresa, ou de alguns elementos específicos, as auditorias têm como foco a avaliação do SGSST como um todo. Não obstante, as duas formas de avaliação são igualmente importantes e devem ser consideradas como complementares, pois de forma conjunta permitem uma maior abrangência, avaliando tanto a eficácia quanto à eficiência do SGSST.
Barreiros (2002) cita que a avaliação do SGSST é uma etapa essencial para dar consistência ao ciclo de melhoria contínua e contribuir para a aprendizagem organizacional. A regularidade desse processo é decisiva para o aprimoramento das estratégias para assegurar a correção dessa rota. O autor cita que essa avaliação destina-se a contribuir para:
§ obter informações sobre o estágio de desempenho da SST atual e tendências ou evoluções desses resultados ao longo do tempo;
§ julgar a funcionalidade e a eficácia do SGSST para identificar oportunidades de melhorias que satisfaçam às partes interessadas;
§ obter informações para a retroação sobre o SGSST, visando à melhoria contínua do desempenho em SST e ao aprendizado organizacional;
§ preparar a empresa para a certificação do SGSST;
§ obter informações adicionais para justificar a priorização das inovações e melhorias necessárias diante das circunstâncias existentes;
§ proporcionar informações aos tomadores de decisão sobre a necessidade de introduzir novas tecnologias a fim de assegurar a consolidação do processo de melhoria contínua;
18 Auditorias de segunda parte, segundo a ISO-9000, são conduzidas pelas partes que têm interesse pela organização, tais como clientes, ou por outras pessoas em seu nome.
19 Auditorias de terceira parte, segundo a ISO-9000, são conduzidas por organizações externas que fornecem certificados ou registros de conformidade.
123
§ compreender como essas melhorias podem ser alcançadas frente às restrições de recursos existentes;
§ gerar informações para se realizar o balanço social20, a fim de que possam demonstrar às partes interessadas o cumprimento de sua responsabilidade social quanto à SST;
§ dar transparência às partes interessadas sobre como a gestão da SST é realizada e justificar o seu desempenho ao longo do tempo frente aos objetivos estabelecidos;
§ melhorar a imagem corporativa junto às partes interessadas através da demonstração da existência na melhoria do desempenho em SST;
§ reivindicar ao Ministério da Previdência e Assistência Social (MPAS) a redução do seguro acidente de trabalho, quando existir a melhoria no desempenho da SST ao longo do tempo;
§ candidatar-se a prêmios de excelência em decorrência da melhoria do desempenho em SST;
§ auxiliar os gerentes e os trabalhadores a compreenderem como e quais alternativas existem para solucionar os problemas da SST identificados, a fim de promover a melhoria do desempenho em SST;
§ proporcionar os elementos para análise crítica do sistema de gestão pela diretoria (ver Item 3.16), e a oportunidade para a revisão de valores, crenças e pressupostos equivocados existentes na empresa;
§ construir as bases para o aprendizado organizacional e novas competências que possam agregar valor ao SGSST.
Picchi (1993) cita que os objetivos da auditoria interna são, principalmente, retroagir sobre o sistema, de forma a melhorar o seu desempenho, bem como subsidiar a gerência, fornecendo um diagnóstico sistematizado, no qual são ressaltados não só os aspectos negativos, mas também os positivos. O autor também destaca que a auditoria não deve ter como objetivo punir culpados, mas sim desencadear ações corretivas que melhorem o sistema.
20 Segundo Tinoco, 2001 apud Barreiros, 2002, balanço social é o documento pelo qual a empresa apresenta dados que permitam identificar o seu perfil de atuação social durante o ano, a qualidade de suas relações com os empregados, o cumprimento de cláusulas sociais, a participação dos empregados nos resultados econômicos da empresa e as possibilidades de desenvolvimento pessoal, bem como a forma de sua interação com a comunidade e sua relação com o meio ambiente.
124
Para o atendimento do requisito, a empresa deve estabelecer um procedimento que contemple os itens apresentados e detalhados na Tabela 3.8, levando em consideração suas características internas, como por exemplo, o número de obras, o porte e ritmo das obras, o número de pessoas, a complexidade dos procedimentos e o nível de capacitação do seu pessoal.
Tab. 3.8 Itens de um procedimento de Auditorias Internas
Escopo e freqüência das auditorias
Definição de quais atividades, setores e obras serão abrangidos pelas auditorias internas, e com qual periodicidade cada um deles será avaliado, baseando-se em fatores tais como:
§ resultados de auditorias anteriores;
§ grau de complexidade das atividades e nível de risco envolvido; § existência de mudanças significativas em atividades (novos
métodos construtivos, mudança de escritórios etc.); § exigências legais e notificações de órgãos fiscalizadores e
sindicatos;
§ resultados de indicadores de desempenho;
§ resultado do acompanhamento de ações corretivas.
Essa definição pode ser estabelecida em cronogramas detalhados de auditorias.
Metodologias e requisitos para conduzir e relatar os resultados
Definição da sistemática de realização das auditorias detalhando os seguintes itens:
§ designação das equipes de auditores e quais processos serão auditados (sempre que possível independentes);
§ Definição dos responsáveis por cada atividade do processo de auditorias (reunião de abertura, elaboração do relatório, apresentação dos resultados etc.);
§ método de agendamento e comunicação dos auditados; § roteiros a serem seguidos nas auditorias;
§ métodos para coleta de dados (uso de listas de verificação, entrevistas, fotografias, filmagens etc.);
§ método de relatar os resultados (relatórios, gráficos etc.); § formulários que devem ser utilizados.
Competências necessárias
Definição das competências necessárias de cada membro da equipe de auditoria para garantir sua eficácia. São exemplos de competências necessárias:
§ ter conhecimento técnico dos processos a serem auditados; § ter participado em duas auditorias como ouvinte;
§ ter participado de cursos de formação de auditores internos.
Deve-se destacar que o processo de auditorias internas por si só não garante a melhoria do desempenho em SST. No entanto, um processo eficaz de auditorias internas subsidia a diretoria, as gerências e os trabalhadores com informações
125
valiosas para a definição das ações relacionadas à SST que, conseqüentemente, resulta na melhoria do desempenho.