Critérios abordados: Conhecimento, Funcionamento, Ações.
Conhecimento19
Tabela 6. Conhecimento acerca do SCIG
Primeiro Contato Durante a implementação - 100%
Estrutura do SCIG Clara - 29,5%
Antes do SCIG
Macroprocessos Conheciam – 0% Conhecem - 82,4%
Custo – Macroprocessos Conheciam – 0% Conhecem, mas precisam consultar - 82,4%
Atividades Conheciam – 82,4% Conhecem - 82,4%
Custo – Atividades Conheciam – 0% Conhecem, mas precisam consultar - 82,4% *: representa o nº de entrevistados Após implementação - 0% Depois do SCIG Não Conhecem - 17,6% Falta Clareza – 70,5% Conhecimento (17)*
Fonte: derivado da pesquisa de campo.
Todos os entrevistados entraram em contato com o sistema, pela primeira vez, na fase de implementação, durante o levantamento das atividades. Posteriormente, mantiveram esse contato por meio de treinamentos, intranet, boletim de custos, divulgação de informações, apontamentos.
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O conhecimento levantado diz respeito aos objetivos (i), (ii), (iv), não contemplando todas as
potencialidades oferecidas pelo SCIG. Todos os seis objetivos almejados podem ser encontrados nas pp. 39-40, 77. Entretanto, as perguntas foram aplicadas a toda a amostra.
Todos os entrevistados que acessam o MIG afirmaram conhecer, hoje, a metodologia ABC. Todavia, isso não garantiu o entendimento dos mesmos acerca de como o sistema está estruturado (direcionadores, cálculos, fluxos de alocação). Como pode ser observado na Tabela 6, para 70,5% dos entrevistados falta clareza quanto à estrutura do sistema - o que pode gerar uma sensação de falta de transparência.
Cabe ressaltar que uma das características da metodologia ABC é a possibilidade de ser moldada à instituição onde está sendo implementada. Dessa maneira, conhecer a teoria, não garante o entendimento de sua estrutura em uma determinada instituição (no caso, BACEN).
Em relação ao conhecimento dos macroprocessos da instituição, apenas os representantes de uma unidade central e das 02 divisões regionais não os conhecem, os demais souberam citá-los. Quando indagados acerca dos custos dos macroprocessos e dos processos, apesar de não responderem prontamente, os mesmos 14 entrevistados sabem onde buscar as informações. Aos demais 03 esse questionamento não se aplica.
Em relação às atividades desempenhadas, a mesma proporção se manteve: 14 já conheciam as atividades (anterior ao sistema), sendo que as informações acerca de quanto custam são novas; os outros 03 ainda não conhecem as atividades da unidade ou seus custos.
Funcionamento20
Tendo em vista o conjunto de informações contidas na Tabela 7 (página seguinte), o funcionamento pode ser classificado como moderado: fácil de usar,
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informações confiáveis, porém não suficientes para realizar comparações (falta de indicadores adequados).
Tabela 7. Percepções quanto ao Funcionamento do SCIG
Gerais Conhecem - 100% Interes s ante - 6,7% Es pecíficos Pos s ui - 6,7% Interes s ante - 100%
Internas Realizam – 20% Externas Realizam – 0%
Sim - 0%
A lta - 93,3% Razoável - 6,7% Baixa - 0% Confiabilidade das informações
Funcioname nto (15) Interes s ante - 93,3% Interes s ante - 33,3% Não - 100% Indicadores Dificuldades Operacionais Utilizam – 6,7% Utilizam – 6,7% Comparações
Fonte: derivado da pesquisa de campo.
Indicadores: todos sabem que o sistema fornece indicadores gerais, sabem quais são, porém não os utilizam. Justificativa: não refletem as necessidades da unidade.
Não existem indicadores específicos, exceto para 01 unidade. O fato de seu produto final ser tangível facilitou a confecção desses indicadores. Aliado a isso, a unidade já possuía indicadores próprios, sendo mais fácil adaptá-los ao SCIG. Os demais consideram indicadores específicos extremamente válidos e que devam ser confeccionados em parceria: unidades-DEPLA.
O representante do DEPLA informou ter havido uma tentativa neste sentido, mas as áreas tiveram dificuldade em explicitar exatamente o desejado.
Comparações: conforme descrito nas pp. 61-62 deste, o MIG provê a oportunidade de realizar comparações internas (atividades semelhantes, por exemplo). Em função disso, tentou-se verificar se as mesmas vêm sendo feitas pelas unidades. Caso contrário, procurou-se extrair se, mesmo não realizando, consideram as comparações interessantes.
Conforme registrado na Tabela 7, apenas 01 entrevistado não as considera interessantes, por desempenhar atividades muito específicas. Os demais consideram extremamente válido realizar comparações internamente, intra-unidade e interunidades (contanto que haja atividades similares e estruturas de custo semelhantes). Acredita-se que para realizar comparações a natureza do trabalho desempenhado pela unidade deve ser compreendida, para que se possa procurar atividades semelhantes em outras unidades.
Enquanto o interesse em realizar comparações intrafirma é quase unânime, comparar as atividades do BACEN às de outras instituições foi apontado como relevante por apenas 05 entrevistados. O fato de a instituição desempenhar atividades muito específicas contribui para a pouca adesão, porém atividades-meio podem ser encontradas tanto em entidades públicas, quanto em privadas.
Dificuldades: não foram encontradas dificuldades em operar os módulos do sistema, no entanto, todos os entrevistados apontaram barreiras21 quanto à utilização plena do SCIG.
Confiabilidade: as informações foram consideradas altamente confiáveis. Entretanto, segundo um dos entrevistados, as informações são razoáveis: por dependerem dos apontamentos, dos dados fornecidos pelos servidores. Caso eles não tenham comprometimento ao lançar o percentual de horas, a informação final acaba sendo prejudicada.
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Ações22
Tabela 8. Ações – Mudanças & Responsabilidade
Sim 33,3% DEPLA Unidades
Não 66,7% Unidades A lta A dminis tração Empreendeu mudanças Res pons abilidade por empreender mudanças
Açõe s (15)
Fonte: derivado da pesquisa de campo.
Foram levantadas as ações empreendidas, nas unidades, em função das informações providas pelo SCIG. Verificou-se que isso ocorreu em apenas cinco (05), sendo que as principais mudanças incluíram: identificar a duplicidade de atividades, redirecionar de recursos.
A equipe do DEPLA acompanha, continuamente, os apontamentos: atividades que não vêm sendo apontadas são checadas junto à unidade, para que sejam impressas alterações. As modificações, quase sempre, identificadas pela COCIG, envolvem: agrupamento de atividades, padronização, questões de nomenclatura. Espera-se que as atividades retratadas no sistema reflitam a realidade das unidades. De uma maneira geral, isso é verificado.
Em relação ao critério Ações notou-se uma falta de alinhamento de visões, retratada na Tabela 8:
DEPLA mudanças devem ser realizadas pelas unidades, uma vez que estas dispõem do conhecimento e da autonomia (que o DEPLA não possui) para utilizar as informações da melhor maneira. Como fora dito anteriormente, o sistema é descentralizado quanto à decisão.
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Unidades modificações devem ser feitas pela Alta Administração, pelo fato desta ser dotada de uma visão global, bem como da legitimidade e do poder para imprimir tais mudanças. Para tanto, acreditam que o DEPLA deveria mantê-la continuamente informada. Além disso, acreditam ser de extrema importância que as decisões tomadas sejam repassadas aos servidores, de forma que possam ver a aplicação do sistema – justificando sua existência e comprovando sua utilidade. Isso poderia ser um grande estímulo ao uso das informações.
Suposição 02: os objetivos almejados vêm sendo atingidos Refutada.
Tabela 9. Resumo do grau de verificação dos objetivos
Obje tivos Alme jados Obje tivos Atingidos ...
(i) conseguir aferir os custos dos processos e macroprocessos
realizados no BACEN Totalmente
(ii) permitir o conhecimento dos custos das atividades das
unidades Totalmente
(iii) permitir a comparação de atividades iguais em unidades
diferentes P arcialmente
(iv) utilizar critérios objetivos no direcionamento dos custos para
as atividades e das atividades para os objetos de custo P arcialmente
(v) identificar atividades que não adicionam valor, por meio da
mensuração de custos P arcialmente
vi) melhor análise dos processos existentes com vistas a eliminar
desperdícios, maximizando a utilização dos recursos. P arcialmente
Funcionamento Macroprocessos Custo – Macroprocessos Atividades Custo – Atividades v) Critérios objetivos - Estrutura Moderado
(iii) Comparações Baixo
(v) - (vi) Mudanças Baixo
Pontos Analisados Objetivos Almejados (i) ii) Ações Conhecimento Alto Critérios ( (i (
(i) e (ii): tendo em vista o critério Conhecimento, os entrevistados afirmaram que o sistema permite conhecer quanto custam os macroprocessos, processos e atividades. Entretanto, como não utilizam sistematicamente as informações, não conhecem tais custos, apenas sabem onde encontrá-los e, quando precisam, o fazem.
(iii) segundo o critério Funcionamento, quase a totalidade da amostra considera as comparações interessantes, mas ainda não as faz. Um dos motivos alegados foi a falta de indicadores adequados para realizar comparações. Mais uma vez, os entrevistados atrelam o não-uso à falta de informações que atendam as suas necessidades (conforme visto no critério Uso do SCIG). Ademais, pôde-se extrair que deter uma visão do todo é importante, indo de encontro ao que fora apontado como sendo predominante na instituição: uma visão departamentalizada.
(iv) pelo critério Conhecimento, os direcionadores e os cálculos não são conhecidos pela maioria dos entrevistados, isso acaba afetando o julgamento acerca da estrutura do sistema. Entretanto, revisões contínuas vêm sendo realizadas pelo DEPLA e DEINF, de modo a garantir que as informações reflitam a realidade.
(v) e (vi): pelos critérios Funcionamento e Ações, percebe-se que a análise e a gestão interna dos processos são consideradas interessantes23, mas também não são realizados por grande parte da amostra. Em relação a esses dois objetivos, cabe destacar uma divergência de visões: enquanto o DEPLA espera que as unidades analisem as informações e empreendam mudanças, as unidades consideram que isso deva ser feito pela Alta Administração. O DEPLA acredita que as unidades detêm autonomia para isso,
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enquanto que para as unidades, a Alta Administração é quem possui a legimitidade e o poder para tanto.
Em vista do que foi apresentado, acredita-se que atingir os objetivos desejados está diretamente ligado ao uso do SCIG e de suas informações. Conseqüentemente, o pouco uso (constatado anteriormente) exerce uma influência negativa na verificação dos objetivos pretendidos.
Verifica-se, também, que além de não se saber como manipular as informações, não está claro a quem cabe empreender mudanças. Isso acaba sendo refletido no uso, levando as pessoas a se questionarem: “qual a finalidade de realizar consultas, comparações e estudos, quando não se tem o poder de empregá-los?”.