Os espaços de trabalho estabelecidos, pelas instituições formadoras do profissional de arquivo estão definidos nas diversas categorias dos arquivos, seja pelo gênero documental, gênero audiovisual ou pela natureza dos acervos, arquivos médicos, de engenharia e outros. Além disso, os arquivistas também atuam nos arquivos eclesiásticos, históricos, fotográficos, contábeis e outros fundamentalmente do âmbito público, ainda que também na iniciativa privada e nos arquivos pessoais. É uma profissão que conta com um mercado de trabalho em expansão. “O profissional arquivista atua em instituições públicas e privadas, sendo capaz de interpretar e interagir com as diversas realidades organizacionais, no sentido de facultar o acesso a toda e qualquer pessoa” (SOUZA, 2011, p. 70).
De acordo com Mata Castilión (apud SOUZA, 2011, p. 70), as funções atribuídas aos arquivistas são:
A direção de serviços de arquivos, tanto históricos como das grandes unidades administrativas, ou das seções dos arquivos centrais ou nacionais;
A responsabilidade da política geral em matéria de arquivos; O desenvolvimento dos métodos de seleção de documentos;
A planificação dos trabalhos de classificação, inventário e descrição dos arquivos; A coordenação dos trabalhos que se realizam nos arquivos com os serviços de
administração e da investigação científica.
Vásquez (1996, p. 111) diz que eles devem estar aptos a: Tratar e disponibilizar os documentos e a informação nele contida; Dirigir os arquivos e os sistemas e subsistemas de arquivo;
Propor as especificações para a construção de arquivos e locais de arquivos; Exercer a docência da arquivística ou ciência da administração de documentos e
arquivos.
Mas, além das atribuições, o arquivista necessita ter determinadas qualidades. Souza(2011) são estas:
Capacidade de análise e síntese, juntamente com uma atitude particular de esclarecer situações complexas além de ir ao essencial;
Habilidade de formular claramente suas ideias, tanto de forma escrita como verbal; Capacidade de juízo seguro;
Atitude para a tomada de decisão sobre questões ligadas à memória da sociedade; Abertura à novas tecnologias da informação;
Adaptação à realidade, às condições de seu tempo e lugar (SOUZA, 2011, p. 26). Tomando uma referência internacional, em Portugal, as funções de arquivista, indicadas como técnico superior de arquivo, estão registradas no Decreto-lei nº 247/91 (SOUZA, 2011, p. 71) e indica que o profissional deve:
Estabelecer e aplicar critérios de gestão de documentos;
Avaliar e organizar a documentação dos fundos públicos e privados com interesse administrativo, probatório e cultural, tais como documentos textuais, cartográficos, audiovisuais e legíveis por máquina, de acordo com sistemas de classificação que se definem a partir do estudo da instituição produtora da documentação;
Orientar a elaboração de instrumentos de descrição da documentação. Tais como guias, inventários, catálogos e índices;
Apoiar ao usuário, orientando-o na pesquisa de registros e documentos apropriados; Promover ações de difusão, a fim de tornar acessíveis as fontes;
Executar ou dirigir os trabalhos tendo em vista a conservação e a restauração de documentos;
Coordenar e supervisionar o pessoal vinculado à função de apoio técnico de arquivista. Ainda no cenário internacional, o “Informe sobre los archivos de La Unión Europea ampliada: esfuerzo de La cooperación em el domínio de los archivos em Europa: plan de acción”, aprovado em 2005 e elaborado por um grupo de especialistas dos países-membros da União Européia, apresenta como competência para o arquivista do século XXI:
Conhecimento profundo dos requisitos básicos sobre a gestão dos documentos durante todo o seu ciclo de vida, incluindo a conservação preventiva;
Capacidade de aproveitar as novas Tecnologias da Informação e da Comunicação (TIC);
Conhecimento das estruturas orgânicas, dos procedimentos, dos sistemas administrativos e dos documentos produzidos por uma organização;
Conhecimento acerca da história das instituições e da evolução da administração; Aperfeiçoamento contínuo de suas capacidades de comunicação;
Conhecimento de duas ou mais línguas da União Européia;
Capacidade de abertura a uma colaboração interdisciplinar com profissionais de outras áreas a nível da União Européia (SOUZA, 2011, p. 72).
De maneira geral, as oportunidades no mercado de trabalho têm se ampliado, e o reconhecimento de suas atribuições começa a mostrar um avanço significativo, principalmente nas últimas décadas.
Souza (2011, p. 74) fez uma análise das atribuições dos arquivistas, relacionando as propostas de Rousseau e Couture (1998), e Martín-Pozuelo (2009), que propõem as funções principais dos arquivistas, que associadas às atribuições da lei, resulta no Quadro 1, apresentado a seguir:
QUADRO 1
Atribuições dos arquivistas
Rosseau
e Couture PonzueloMartín- Lei nº 6546/78 análiseNossa
Criar
Produzir AdministrarPlanejar Planejamento, orientação e direção das atividades de identificação das espécies documentais e participação
no planejamento de novos documentos e controle de multicópias; planejamento, organização e direção de serviços de
arquivo,; planejamento, organização e direção de serviços ou centro de
documenuação e informação constituídos por acervos arquivísticos
e mistos; planejamento, orientação, acompanhamento do processo documental e informativo. Planejamento e direção/Gestão de documentos Avaliar Conservar
Organizar Orientação quanto á classificação, ordenação e descrição de documentos; orientação quanto á classificação, ordenação e descrição
de documentos; promoção das medidas necessárias para a conservação dos documentos
Conservação
Adquirir Classificar Conservar Preservar
Descrever Descrever Orientação quanto à classificação, ordenação e descrição de
documentos.
Descrição
Difundir
Acessar RecuperarDifundir Planejamento, organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos; orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos; assessoramento dos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa; elaboração de
pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos; desenvolvimento de
estudos sobre documentos culturalemente importantes.
Planejamento e direção/Difusão
De acordo com Souza (2011, p. 74),
[…] a análise revela que o foco das práticas arquivísticas, que difere da visão custodial dos arquivos inicialmente criados, é a gestão de documentos. As atribuições equivalentes em sua amplitude são a conservação, a descrição e a difusão sendo de responsabilidade do arquivista o planejamento, a orientação e a orientação dessas atividades.
Os estudos de usuários e uso da informação arquivística estão inseridos no processo de gestão de documentos. Nessa mudança de paradigma em que o arquivo assume o papel de “difusor” da informação é que os estudos de usuários podem ajudar de forma significativa na divulgação da informação dos arquivos.
Segundo Luigi ( apud SOUZA, 2011), a profissão de arquivista evolucionou de um trabalho artesão para uma profissão baseada na preparação científica. No Quadro 2, é possível ver que, neste sentido Maria Madalena García propõe novos paradigmas para os arquivistas (SOUZA, 2011, p. 76).
QUADRO 2
Novos paradigmas para os arquivistas
De: Para:
Análise processual Sistêmica
Tônica de conservação Avaliação (segundo modelo orgânico- funcional)
Recuperação por conteúdos Por contextos (probatórios e funcionais) Papel passivo Intervenção ativa e direta na produção
dos documentos
Conservador Gestor da informação
Fonte: GARCIA, 1997
Se anteriormente o perfil exigido era eminentemente técnico, hoje as suas habilidades profissionais exigem uma competência para explorar as novas tecnologias, direcionando os recursos disponíveis para a dinamização dos serviços oferecidos nos arquivos, e atuando fundamentalmente como mediadores e disseminadores da informação.