Destek

Araç, gereç ve malzemenin temini ile ilgili hizmetleri yürütmek. Temizlik, aydınlatma, ısıtma, bakım, onarım ve benzeri hizmetleri yapmak. Basım ve grafik işleri ile evrak, yazı teksir hizmetlerini yerine getirmek. Güvenlik ve çevre kontrolü

işlerinin yürütülmesini sağlar.

G) SİVİL SAVUNMA

Çalışanların kazalara karşı korunmasını sağlamak, her türlü tesis ve malzemeyi titizlikle korumak, sabotajlara karşı koyma ve koruyucu güvenlik önlemlerinin alınmasıyla, olağanüstü durumlara hazırlık ve tahliye planları hazırlamak

üniversitelerde savunma uzmanlarının görevidir.

Her türlü espiyonaj, sabotaj ve benzeri olumsuz faaliyetlere ve yangına karşı personel, evrak, bina, tesis, araç ve gerecin güvenliğinin sağlanması, gereken düzen ve önlemlerin alınması için genel esasları belirlemek, tüm personeli hizmetin

yürütülmesinde koruyucu güvenlikle ilgili tedbirleri almak ve alınmış olan tüm tedbirlerin uygulanmasını sağlamaktan her kuruluşun yöneticisi, savunma uzmanlığının çalışmalarını uygulamaktan sorumludur.

Bu nedenle her birimde koruma planları, acil durum planları hazırlanır, görevler ve görevliler belirlenir, tatbikat veya provalar yapılır. Emniyet ve kaza önleme talimatları hazırlanır, kontrol edilir, denetlenir, kaza veya olay öncesi , kaza veya olay anı ile sonrası ayrı ayrı gözönüne alınacak önlemler belirlenir, uygulatılır.

Sivil Savunma Uzmanı kadroları, İçişleri Bakanlığının isteği üzerine Kamu Kurum ve Kuruluşları tarafından ihdas edilmektedir. Sivil Savunma Uzmanı kadrolarına personel atama yetkisi İçişleri Bakanlığına verilmiştir.

Sivil Savunma Uzmanlarının görev ve sorumlulukları; Sivil Savunma Planları hazırlamak, üniversitelerin Sivil Savunma Planlarını hazırlatmak, ilgililerle de işbirliği halinde planlanan işlerin gerçekleştirilmesini, değişiklik ve yeniliklerinin işlenmesini, gereğinde uygulanmasını izlemek, gerekli sivil savunma tesis, malzeme ve teçhizatın tedarik ve teminini mevcutların bakım ve korumalarını takip etmek, sivil savunma ekiplerinin kuruluş ve eğitimlerini yaptırmak, sivil savunma hizmetleri için lüzumlu ödeneklerin bütçeye konulmasını, konulanların sarf yerlerini teklif, tespit ve takip etmek,çalışma raporlarını hazırlamak, sivil savunma mevzuat, yayın ve emirlerini devamlı suretle izlemek, incelemek üniversitelerde uygulanmasını teklif, tavsiye ve takip etmektir.

BÖLÜM VI

ORGANİZASYON VE METOT A) EVRAK VE DOSYALAMA

Yazıların büroda kalan ikinci (son) kopyası ilgili dosyaya konur. Bir yazının hangi dosyaya konacağını; yazının konusu ve buna göre verilen yazı numarası belirler. İlgili yazıların bir araya getirilmesiyle dosyalar oluşur. Dosyalar, kartondan

olabileceği gibi klasörde olabilir. Dosyanın genellikle daha ekonomik ve pratik olduğu söylenebilir.

Yönetimin başarısının, kararların zamanında ve isabetle alınabilmesine bağlı olduğu açıktır. Bir yönetici yönetim bilimi dalında ne derece yetişmiş olursa olsun kararlarını anında ve isabetle verebilmesi için, karar konusu hakkında zamanında, doğru ve yeterli bilgiye gereksinme duyacaktır.

Yönetim için büyük önem taşıyan haberleşmenin sözlü ve yazılı olmak üzere iki türü olduğu bilinmektedir. Yazılı haberleşmenin mekanizması ve araçları evrak, dosya ve arşivlerdir. Evrak, dosya işleri bir vücuttaki kan damarlarına benzetilebilir. Sağlıklı bir organizma nasıl dolaşım sisteminin iyi çalışmasına büyük ölçüde bağlı ise ve dolaşım sistemi arıza yapınca organizmada da hastalıklar baş gösterirse, örgütlerde ve bürolarda da evrak, dosya, arşiv hizmetlerinin düzenli, hızlı ve kaliteli çalışması aynı derecede önemlidir.

Dosyaların tasnif edilmesinde amaç; birbiriyle ilgili evrak ve belgelerin bir arada bulunmasını, aranan evrak, belge ve dosyanın en süratli biçimde bulunup isteyene sunulmasını sağlayacak bir düzen kurmak olmalıdır. Yazışma dosyaları değişik sistemlerde tasnif edilebilir.

Alfabetik Dosya Tasnif Sistemi ; Dosya isimlerinin esas alınarak dosyaların alfabedeki harf sırasına göre sıralanmasıdır.

Kronolojik (Tarihsel) Dosya Tasnif Sistemi ; Bu sistemde dosyaların tarihleri esas alınır.

Kuruluşun (işletmenin) dosyalarının tarihlerinin ne kadar geriye doğru gittiğine bakılır. Buna göre dosyalar varsa yüzyıllara, yüzyıllar yıllara, yıllar aylara ve aylar gerekli ise günlere ayrılan dolaplara ya da raflara yerleştirilir.

Bölgesel Esasa Göre Dosya Tasnif Sistemi ; Kurumun çalışma ve ilgi alanına giren coğrafi bölgeler esas tutulur. Kurumun dosyaları kitaplarla, ülkelerle, illerle, ilçelerle, köy ve/veya mahallelerle ilgili olabilir. Bu durumda dolap ya da raflar kıta, ülke, il, ilçe, köy, mahalle, apartman dairesi, ev esasına göre bölümlenir.

Numerik Dosya Tasnif Sistemleri ; Numerik Tasnif Sistemi, Serial ve Desimal olmak üzere iki ayrı sistem halinde uygulanır.

Serial Numerik Dosya Tasnif Sistemi : Bu sistem dosyaların 1’den başlayarak gereksinme duyulan numaraya kadar numaralanması ve tasnifin de rakam sırasına göre yapılmasıdır.

Desimal (Ondalık) Dosya Tasnif Sistemi : Desimal ya da Ondalık Dosya Tasnif Sistemi denen bu tasnif biçimi, bir kurumda görülen hizmetlerin onlu gruplara ayrılması ile oluşur. Onlu gruplar, alt onlu gruplara ayrılır. Ancak her yeni alt

bölünmede yeni bir rakam eklenmesi zorunludur. Sıfır rakamı daima genel konulara ayrılır.

Konu Esasına Göre Tasnif Sistemi ; Desimal sisteme benzer, ancak gerek ana konular, gerek alt konular onlu sıralamaya bağlı değildir. Sistem gereksinmeye göre dikey ve yatay olarak bölünmeye açıktır. Ancak yatay bölünme sisteminin gereği olarak daima üç kademelidir. Ayrıca bir Genel (sıfır) bölümü yoktur.

Konu esasına göre tasnif sistemine “Tek Konu – Tek Dosya Tasnif Sistemi” de denmektedir. Zira bu tasnif sisteminde her dosya bir konuyu kapsar, başka bir deyişle bir dosyaya yalnız bir konu ile ilgili evrak (yazı) konur.

Tek Konu – Tek Dosya Tasnif Sisteminin düzenle uygulanabilmesi, bir “ Dosya Planı”

hazırlanmasına bağlıdır. Yeni açılacak dosyalar derhal Dosya Planına geçirilmelidir. Dosya planı ana alt ve tek konuları gösteren listeler halinde düzenlenir.

Karma Tasnif Sistemi ; Bir kuruluş için çoğunlukla bir tek tasnif sistemi yeterli olmayabilir.

Uygulamada kolaylık sağlamak amacıyla iki ya da üç tasnif sisteminin birlikte kullanılması yararlı ve hatta zorunlu görülebilir.

Dosya tasnif sistemlerinden birinin seçiminde; hizmetin niteliği ve özelliği, sistemin süratli çalışma olanağı, güvenilir biçimde yürütülebilmesi, dosya personelinin kalitesi ile, iş yükü vb. esaslar göz önünde tutulmalıdır. Yöneticiler, bürolarda yoğun biçimde yürütülen yazışmaları en alt düzeye indirerek, bu hizmete ayrılan zaman, insan gücü, malzeme, kırtasiye vb. kaynakları hizmete ya da üretime yöneltmeyi, işin süratini arttırmayı, sonuç olarak durumun verimini yükseltmeyi temel görevleri saymalıdırlar.

Evrak, dosya hizmetlerinin geliştirilmesini sağlayacak tedbirler:

Dosya Başlıkları : Dosyalara yanlış evrak konulmaması, dosyanın tasnifinde hata yapılmaması ve aranan yazı ve/veya dosyanın kolayca bulunabilmesi için dosya başlıklarının kısa, fakat o dosyanın içinde bulunan evrakı simgeleyecek açıklıkta olması zorunludur.

Yeni Dosya Açma : Yeni dosya açılması önemli bir konudur. Zira dosya adedi çoğaldıkça “ dosya yönetimi” de güçleşecek, hatalar artacaktır. Bu nedenlerle herkesin yeni dosya açması önlenmelidir.

Yeni bir dosya açma yetkisi belli kişilerde olmalıdır.

Kurumların çoğunlukla gelen, giden evrak ve zimmet olmak üzere en az üç defter tuttukları gözlenmektedir.

Çeşitli tekit ( çabuklaştırma ) yöntemleri vardır. Esas olan, yazıların ilgili sorumlu personel tarafından izlenmesidir. Bunun için yazılara hangi tarihte ya da ne kadar süre (gün) içinde cevap beklendiği yazılmalıdır. Bu husus masa takviminin cevap beklenen tarihli sayfasına beklenen yazının; geleceği yer, gün ve sayısı, dosya adı ve numarası yazılarak kolayca izlenebilir. Diğer bir yöntem bu amaçla bir çizelge tutmaktır.

İkinci ve daha sonraki tekit yazıları dikkati çekmesi maksadı ile kırmızı renktekikağıtlara yazılmalıdır.

Dosyalar açık raflarda, kapalı raflarda, çelik dolaplarda saklanabilir.

B) ARŞİV

Üniversite arşiv hizmet ve faaliyetleri birimlerce kendi bünyelerinde yürütülür. Kurum arşiv hizmet ve faaliyetlerinin yürütülmesi için arşiv konusunda yetişmiş Büro Personeli görevlendirilir. Bu elemanların temin edilememesi halinde birim arşivlerinde, arşiv hizmetlerinin yürütülebilmesi için mevcut personel arasında yeterli bilgi ve tecrübeye sahip elemanlardan yararlanılır.

Arşiv Malzemesi : İlgili birimin resmi işlemleri sonucunda oluşan ve saklanması gereken her türlü yazılı evrak, defter, resim, plan, harita, proje, mühür, damga, fotoğraf, film, ses, ve görüntü bandı, baskı ve benzeri belge ve malzemelerdir.

Arşivlik Malzeme : Yukarıdaki bentte sayılan her türlü belge ve malzemeden zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayanlarla , son işlem tarihi üzerinden yüz bir yıl geçmemiş Memuriyet sicil dosyaları, İstanbul Üniversitesinin gerçek ve tüzel kişilerle veya yabancı Devlet ve Milletlerarası Kuruluşlarla akdettiği ikili ve çok taraflı milletlerarası antlaşmalar, tapu ve benzeri özellik arz eden belgelerdir.

Kurum Arşivi : Arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin birim arşivlerine göre daha uzun sürede saklandığı İstanbul Üniversitesi merkez arşividir.

Birim Arşivi : İstanbul Üniversitesi ve bağlı birimlerinin görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden ve aktüalitesini kaybetmemiş olarak aktif bir biçimde ve günlük iş akımı içinde kullanılan arşivlik malzemenin belirli bir süre saklandığı arşivlerdir.

Üniversite, arşiv malzemesi ile arşivlik malzemenin korunmasıyla ilgili olarak;

Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toz ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı tedbirlerin alınmasından, Yangına karşı yangın söndürme cihazlarının yangın talimatı çerçevesinde daimi çalışır durumda bulundurmasından, Arşivin her bölümünden uygun yerlerde higrometre bulundurmak suretiyle, rutubetin %50-60 arasında tutulmasından, Fazla rutubeti önlemek için, rutubet emici cihaz veya kimyevi maddelerin kullanılmasından, Yılda en az bir defa mikroorganizmalara karşı koruyucu tedbir olarak arşiv depolarının dezenfekte edilmesinden, Işık ve havalandırma

tertibatının elverişli bir şekilde düzenlenmesinden, Isının mümkün olduğu kadar sabit ( kağıt malzeme için 12-15 derece arasında) tutulmasından, sorumludur.

Birimler elinde bulunan ve cari olduğu dönemde gizli kabul edilmiş ve halen bu özelliğini koruyan arşiv malzemesi, kurum arşivine geçtikten sonrada gizli kalır.

Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilir kişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Kurum arşivindeki araştırmaya açık arşiv malzemesinden yerli ve yabancı hakiki ve hükmi şahısların yararlanması, yükümlülükleri, arşiv malzemesinin örneklerinin verilmesi 18/9/1989 tarih ve 20286 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan 89/14269 sayılı Bakanlar Kurulu kararı ile tespit edilen usul ve esaslara göre sağlanır.

Her yılın Ocak ayı içerisinde, önceki yıla ait arşivlik malzeme, Birimlerince gözden geçirilir. İşlemi tamamlananlar, işlemi devam edenler ve işlemi tamamlanmış olmasına karşılık elde bulundurulması gerekli olanlar şeklinde bir ayırıma tabi tutulur.

Gizlilik dereceli kamu evrakı, ait olduğu dairesinde gizliliği kaldırılmadıkça bu hüviyetini muhafaza eder. Gizliliği kaldırılan malzemeye “Gizliliği kaldırıldı” damgası vurularak gizlilik damgası iptal edilir.

İlgili birimlerce, her türlü işlemi tamamlanmış ve uygunluk kontrolü yapılarak eksikleri giderilmiş arşivlik malzeme, müteakip takvim yılının ilk üç ayı içerisinde arşive devredilir. Malzemenin belirtilen süre içerisinde devrinde, belirli bir sıra uygulanır. Bu sıranın tespitinde, birim arşivince ilgili üniteler arasında mutabakat sağlanır.

Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme birim arşivlerinde işlem gördüğü tarihlerdeki asli düzenleri bozulmadan saklanır. Bekleme süresini müteakip kurum arşivine aynı düzende düzenlenir.

Kurum arşivindeki arşivlik malzemenin veya arşiv malzemesinin kullanılması, aynı tür arşiv malzemesi, aynı forma kaydedilir. Değişik türde arşiv malzemesi bulunması halinde, her biri için ayrı form düzenlenir.

Cari işlemlerde fiilen rolü bulunan, belli süreler saklanmaları kanun ve diğer mevzuatın tayin ettiği süreler dâhilinde ayıklama ve imha işlemine tabi tutulamazlar.

Bağlı birim arşivlerinde bulunan, kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin ayıklanma ve imhası kurum arşivinde yapılır. Bu hizmet yerine getirilirken eski yıllara ait malzemenin ayıklanmasına öncelik verilir.

Ayıklama ve imha komisyonlarınca ayıklanan ve imhasına karar verilen malzeme, özelliklerine göre, birimi, yılı, mahiyeti, aidiyeti, aidiyet içerisindeki tarih, sıra numarası, imha edileceği yıl dosya planı esas olmak üzere ayrılır ve tasnif verilir.

Kâğıt hammaddesi olarak kullanılmak üzere Türkiye Selüloz ve Kağıt Fabrikaları Genel Müdürlüğü’ne (SEKA’ya) gönderilmesi veya SEKA’nı yetkili mahalli kuruluşlarına teslim edilmesi suretiyle yerine getirilir.

Gizli evrak ve malzeme ile başkaları tarafından görülüp okunması mahzurlu olan malzemenin SEKA’ ya verilmesi gerektiği takdirde, gönderilmeden önce özel makinelerle okunamayacak şekilde kıyılması şarttır.

SEKA’ya gönderilmesi veya mahallinde özel makinelerle kıyılması mümkün olmayan, yahut ekonomik görülmeyen malzeme, 2886 Sayılı Devlet İhale Kanunu hükümlerine göre, kıyılmak kaydı ile sorumluluk ihaleyi yapan birime ait olmak üzere özel şahıslara ihale edilebilir.

İmha edilecek malzeme iğne, raptiye, tel gibi madeni kısımlardan ve karbon kağıtlarından ayıklanır.

Kullanma imkanı bulunan klasör ve dosyalar ayrılır.

İmha işlemi, düzenlenecek iki nüsha tutanakla tespit edilir. Bu tutanak, ayıklama ve imha komisyonlarının başkan ve üyeleri tarafından imzalanır.

İkişer nüsha olarak hazırlanan imha listeleri ve tutanakları, bunlarla ilgili yazışma ve onaylar aidiyetleri göz önünde bulundurularak gruplandırılır. Bu nüshalardan birincisi ilgili birim, ikincisi kurum arşivinde muhafaza edilir. Listeler

denetime hazır vaziyette on yıl süreyle saklanır.

Ayıklama ve imha işlemlerinde tereddüt edilen konularda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşü talep edilir.

C) RESMİ YAZIŞMA VE RAPOR YAZMA TEKNİKLERİ

Bu bölümde yönetimdeki günlük işlerde iletilmeye çalışılan fikir ve düşüncelerin, düşünüldüğü ve istendiği biçimde ilgililere aktarılmasını sağlayacak esasları açıklamaktır.

Haberleşmenin sağlanması, yazıların okunup anlaşılması, yazanla okuyan arasında aynı anlamda kabul edilmesi, bazı esasların göz önünde bulundurulması ile olanaklıdır.

Resmi yazılar, genellikle ortak bir çalışma ürünüdür. Yazı ve kapak yayınlanmadan önce birçok kimsenin kontrolünden geçer. Yazar kendi meslektaşlarını veya amirlerini tatmin amacıyla yazarken, bazı güçlüklerle karşılaşır.

Yazışma engellerini ortadan kaldırmak için, memur örgütünün ilgililere yardım rolünü göz önüne almalıdır.

Yazar; dostları için yazdığını hatırlar, onların bu bilgilere ihtiyacı olduğunu ve bu hizmetle onları memnun bırakacağını düşünürse soğuk ve resmi bir üsluptan kurtulur. Yazar kendinden emin ve cesur olmalıdır.

İyi Yazının On İlkesi ; Cümleleri kısa tutunuz.

Sade yazmayı karmaşık yazmaya yeğleyiniz.

Gereksiz kelimeleri yazınızdan çıkartınız.

Kelime haznenizi zenginleştiriniz.

Aktif yapı ve kişisel olmayan ifade kullanınız.

Tasviri ifadeler kullanınız.

Okuyucunun deneyim ve bilgileri ile bağlantı kurunuz.

Konuştuğunuz gibi yazınız.

Monoton yazmayınız.

Açık ve maksadı sağlamak için yazınız, derin bir tesir hasıl etmek için değil.

İyi bir yazı: Tamam, kısa, açık, doğru olmalı ve uygun bir üslup ile yazılmalıdır. Bir yazının yazılması tamamlandıktan sonra, fazla uzun, soğuk ve anlaşılması güç bir yazı ortaya çıkmadığından emin olmalıdır. Bunun için de biten yazı bütünü ile; düzen yönünden, kapsam bakımından gözden geçirilmeli ve gerekli düzeltmeler yapılmalıdır.

Yönetimde kullanılan başlıca raporlar: Gelişme (Dönem) Raporları, Veri Toplama Raporları, Teknik Raporlar, Teftiş- Soruşturma Raporları, Araştırma (İnceleme) Raporları, kapsarlar. Rapor

yazmayı; verilerin ve/veya fikirlerin toplanıp sentez edilmesi, raporun ana hatlarının (planının) hazırlanması, raporun taslak halinde yazılması, rapor taslağının incelemesi ve geliştirilmesi, rapora son biçiminin verilerek yazdırılması ve raporun kontrolü olarak açıklamak mümkündür.

Yazılar genel olarak bölümlere, bölümler kısımlara ve kısımlar paragraflara ayrılmalıdır. Bölüm, kendi içinde bir bütünlük olan konular toplamıdır. Kısımlar, bölüm içindeki farklı konular ayrımıdır.

Paragraflar ise, kısımları içinde tek tek fikirler in yer aldığı ufak yazı gruplarıdır. Bölüm, Kısım ve Paragraflar birer başlıkla birbirinden ayrılmalıdır. Bölümleri Birinci, İkinci, Üçüncü Bölüm gibi rakamlarla, kısım ve paragrafları ise kısım ve paragraf başlıkları ile birbirinden ayırmak gereklidir.

Kısımlar da, Birinci, İkinci, Üçüncü kısım gibi numaralarla ayrılabilir. Yazı kontrol listesi ekler kısmında gösterilmiştir.

E) GİZLİLİK

Gizlilik Kamu Kurum ve Kuruluşlarının, güvenliğini sağlamak yürütülen işlemlerin ve muhafaza edilen her türlü gizlilik dereceli bilgi, belge, evrak, doküman ve malzemelerin yetkili ve ilgili olmayan, kimseler tarafından öğrenilmesine veya elde edilmesine engel olmaktır.

Gizliliğin önemi ve buna karşı alınacak tedbirlerin hazırlanmasında; kendisini casus, hırsız, sabotajcı yerine koyacak, yaklaşma yollarını ve uygulanacağı metotları düşünerek gerekli karşı tedbir tertip ve düzenin alınması en gerçekçi bir yoldur.

Gizlilik dereceli bilgi, evrak, doküman ve malzemenin yetkisi ve ilgisi olmayan kimselere söylenmesi, verilmesi veya gönderilmesi halinde kurumumuza zarar vermemesi için güvenlik tedbirlerine en ince teferruatına kadar hesap ederek almak gerekir.

Her sayfaya aynı gizlilik dereceleri yazılır ve damgalanır, eklerde aynı gizlilik derecesini taşır. Gizlilik derecesi doküman kabının üst ve alt kenar ortasına vurulacak damganın harfleri 12 mm büyüklüğünde olur. Kırmızı ıstampa ile damgalanır gizlilik dereceleri yazı ve doküman da olması gereken esaslar bunlardır.

Gerek görülen yer ve tesisler içinde ve çevremizde alınan tedbir ve koruyucu gözetim engellerine aktif tedbirler denir.

Gizlilik disiplini ve sır saklama, bilgi ve doküman güvenliği, muhabere ve elektronik güvenliği, sansür ve gizleme ve kamuflaj şeklindeki tedbirlere de pasif tedbirler denir.

Genel olarak gizlilik, sır saklama, hayati önemi haiz olan, belgelerin, evrakların, dokümanın, malzemelerin, tesislerin korunması için alınacak tedbirleridir.

Alınacak tertip ve tedbirler; Fiziki olarak alınan güvenlik tertip ve tedbirleri, personel ve güvenliği bilgi, belge, doküman ve malzeme güvenliği ve muhabere emniyeti ile gerçekleşecektir.

Çevre engelleri tesis etme, koruyucu aydınlatma, muhabere ve alarm sistemlerini kurmak, kimlik tespiti ve kontrol, nöbet işleri standart fiziki güvenlik tedbirleridir.

Kamu Kurum ve Kuruluşlarında, güvenlik girişlerinde daimi giriş kartları, geçici giriş kartları ve ziyaretçi giriş kartları ile sağlanır. Geçici veya ziyaretçi kartıyla girenlerin ilgili yerlere gitmelerinin sağlanması ve bunların gizlilik dereceli veya girilmesi müsaadeye tabii yerlere girmesinin önlenmesiyle temin edilir.

Personel güvenliği personel seçimi, güvenlik soruşturması, güvenlik belgesi verilmesi güvenlik öğretimi ve devamlı kontrol şeklinde özetlenebilir.

Kamu Kurum ve Kuruluşlarına personel almadan önce güvenlik soruşturması yaptırılmasıdır.

Gizlilik dereceli bilgilerin bilinmesini gerekli kılan görevler ile gizlilik dereceli yerlerde çalışarak personel ve buralarda görev yapacak personel ve yardımcı personel çok dikkatli seçilmelidir.

Güvenlik belgesi olmayan personel gizlilik dereceli yerlere giremez ve buralarda görev yapamaz.

Her evrak genel olarak senetsiz el değiştirecek evrak ve senetli el değiştirecek evrak olarak ikiye ayrılır. Senetle el değiştirecek evraklarda kontrolsüz ve kontrollü olmak üzere ikiye ayrılır.

Gizli ve özel gizlilik derecesine haiz evrak, Senetle teslim alınıp senetle teslim edilir. Buna kontrolsüz evrak denir.

Kontrollü evrak, çok gizli gizlilik dereceli evraktır veya mesajlardır. Gizlilik dereceleri göz önüne alınacak usullere göre imha edilir, kullanılan örnekler karbon kağıtları yanlış yazılarda imha edilir.

Çok gizli evraklar için mahfuz odalar, kasa çelik masa ve çelik dolaplar içinde muhafaza edilir ve kilitli olması şarttır.

Gizli evrak, çelik dolaplarda muhafaza edilir ve uygun şartlarda gönderilir.

Çok gizli evrak (kontrollü) torba ve çanta gibi kilitli muhafaza içinde çok gizli gizlilik dereceli güvenlik belgesi olan özel kurye ile, yurt dışı kurye ile çok gizli bürolar oranında iç içe iki zarf kullanılarak PTT ile gönderilecekse şifrelenerek gönderilir.

Gizli ve özel evrak, özel kurye ve PTT ile taahhütlü olarak yurt dışına da ancak kurye ile gönderilir.

Güvenlik tedbirleri; maddi, gönderme ve şifreleme olarak gruplanabilir. Maddi güvenlik tedbirleri emin yerde bulundurma, nöbetçileri koruma, kontrol ve depolama imha yolu ile korunmalıdır.

Gönderme güvenlik tedbirleri; kodlama, emin kurye ve iç içe zarflama yoluyla olur.

Şifre güvenlik teklifi, açık ve kapalı metin, aynı yerde bulundurulması, şifrelenmemiş metin açık

Şifre güvenlik teklifi, açık ve kapalı metin, aynı yerde bulundurulması, şifrelenmemiş metin açık