O projeto trata sobre as devoluções dos produtos acabados em Fortaleza. O alto índice elevado e a falta de controle do processo levou a escolha do problema para a pesquisa. As fases e problemas do projeto serão apresentados a seguir dentro a metodologia Seis Sigma.
A Figura 17 mostra o fluxograma do processo de distribuição do setor de Logistica do centro de distribuição de Fortaleza. O processo começa com a saída do motorista do CD que leva as notas fiscais que estão contidas no documento de transportes (DT) e que deverão ser entregues ao longo do dia.
O motorista sai com as notas fiscais e quando não há nenhum problema durante as entregas ou nenhum cliente queira devolver a o mesmo retorna para a empresa e presta contas do que saiu no dia.
Caso haja algum problema durante a entrega, o mesmo deve entrar em contato com o monitoramento que é responsável pelo acompanhamento de todas as entregas dos motoristas, deve garantir que tenha 100% de eficiência durante o dia. Se houver algum problema nas entregas, sejam eles logísticos comerciais ou externos, e o motorista retorna com alguma NF, o monitoramento da entrada nessa NF no SAP. É partir dessa entrada que os para analise serão coletados.
Figura 17. Fluxograma da distribuição do setor de Logistica
Fonte: Elaborado pelo autor
ANALISTA O QUE (tarefa) / QUEM (responsável)
MOTORISTA MONITORAMENTO VENDEDOR
FLUXOGRAMA DO SETOR LOGÍSTICA (DISTRIBUIÇÃO)
Realizar as entregas conforme DT e a Sequencia de Entregas Inicio Enviar informações para os analistas Passar instrução ao motorista Informar ao monitoramento Analisar informações de atrasos e devoluções 5 6 7 1 2 3 4 8 Problema na entrega? Seguir com a operação NÃO Precisa do apoio do comercial? NÃO Passar informação ao vendedor / supervisor
Entrar em contato com o cliente
Instruir o monitoramento como proceder
Enviar informação ao motorista e aos analistas
Concluir entregas
Retornar para a CBL
Levar veículo para a expedição Levar NFs e Checklist de devolução para o Monitoramento Receber NFs e Checklist do motorista NFs e Checklist NFs para retornar ou devolver? Dar entrada das NFs no SAP Divergência de estoque? SIM Emitir NF contra o transportador SIM Devolver NFs ao motorista Realizar prestação de contas no caixa FIM 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23
No item 16, do fluxograma, quando o motorista volta com NF para dar entrada ou devolver, o monitoramento deve estar ciente da verdadeira devolução da Nota Fiscal (NF). É essa devolução que será base para o desenvolvimento do trabalho.
A equipe do projeto é composto por um Líder (Analista de Logistica), um Patrocinador (Gerente de Logistica), e mais três membros (Gerente Comercial de Fortaleza, Monitoramento e o Roteirizador de Fortaleza).
A empresa esta com o índice de devolução de produtos acima da meta estabelecida, que é de no máximo 3,3%. As devoluções são causadas por diversos motivos, que podem ser causados por pedido errado, desistência do pedido por parte do cliente, falta de produto no processo de carregamento, produto com avaria (detectado no ato da entrega), o cliente estar fechado, entre ou motivos causadores da devolução.
No ano de 2013, a empresa não conseguiu atingir a meta estabelecida de 3,3%, mas com o passar dos meses, o índice vinha em processo de piora, o que impactou nos resultados (despesas e lucro) da empresa, pois houve gasto desnecessário com transporte já que os produtos ficam transitando nos veículos.
Abaixo segue a Figura 18 que demonstra a evolução do índice de devolução ao longo dos meses de 2013.
Figura 18: Histórico das porcentagens de devolução em Fortaleza no ano de 2013
Fonte: Elaborado pelo autor
A empresa identificou e aplicou soluções operacionais que atinja o índice de devolução no máximo em 3,3% até outubro de 2014. Com a queda do índice de devolução, utilizam-se menos veículos para realização das entregas. Saindo do atual
índice de 2013 em 3,8% para a meta de 3,3%, a empresa pode economizar com custos logísticos cerca de R$ 223.463,78 considerando que o preço da tonelada é 0,22 centavos.
A organização deve minimizar os índices de devolução e atingir no máximo 3,33% de seu faturamento. A meta foi estabelecida pela presidência da empresa baseada no orçamento de 2014. O projeto de melhoria se restringe a filial Fortaleza, envolvendo todas as áreas e processos que influenciam no índice de devolução: área de logística, área comercial, área industrial e área administrativa.
O índice de devolução é concentrado nos setores comercial (58,90%), outros motivos causados pelo próprio mercado (10,208%) e pelo setor de logística (30,90%).
O gráfico de controle, representado abaixo (Figura 19), mostra como se comportou o índice de devolução mês a mês comparado com a media de 2013 e a meta de 2014 levando em consideração o limite superior e inferior do ano analisado.
Figura 19: Histórico do problema
Fonte: Elaborado pelo autor
Observando o gráfico de controle, podemos perceber que apenas 2 meses de 2013 estavam na media desejada e que houve uma variação no mês de dezembro. Essa variação atípica pode ser justificada pelo aumento considerável de vendas de final de ano.
Verificando que todos os pontos estão dentro dos limites de controle e não há nenhuma configuração aleatória está presente pode-se afirmar que o processo está sob controle estatístico.
Para analisar melhor o fluxograma do processo (demostrado na Figura 20) foi criado o SIPOC que mostrar as relações entre setores internos e externos sobre o problema abordado.
Figura 20: SIPOC
Fonte: Elaborado pelo autor
Na coluna dos fornecedores foi tratada a ideia de quem poderia fornecer o serviço com qualidade, quem poderia manter esse serviço e quem poderia avaliar a regularidade de vendas e de preço dos produtos. As Entradas foram caracterizadas por quem manteria o serviço necessário e de qualidade. O Processo é basicamente caracterizado pela entrega de produtos, pois é o que vai assegurar a continuidade do projeto. A Saída é justificada pelos produtos devolvidos e por fim, a caracterização dos clientes que é a organização e nossos clientes externos.