Elektronik dosyalama, elektronik verilerin yine elektronik ortamda belli bir nizam ve sıra ile düzenlenmesi ve saklanması işlemidir440. Bu açıdan bakıldığında
437 Yönetmelik §17 maddesi hakkında detaylı bir inceleme için bkz.
http://www.archisig.de/17SigV_RegTP.pdf, (12.4.2008).
438 Schmücker, Paul/Brandner, Ralf/Pordesch, Ulrich, Langzeitarchivierung signierter Dokumente,
s.4; Bkz. “Archisig - Beweiskraeftige und sichere Langzeitarchivierung digital signierter Dokumente”, http://www.archisig.de/grundsaetze.pdf, (12.4.2008); Brandner/Pordesch, s.3-4.
439 Erturgut, Delil, s. 121.
440 Freiheit, Daniela/Hensen, Michael/Krason-Becker, Lukasz/Weitzmann, Hendrik/Wolf, Katrin,
Studie zum Stand des Einsatzes von Informations- und Kommunikationstechnologien (IuK) in der Justiz der EUMitgliedstaaten unter besonderer Berücksichtigung des elektronischen Rechtsverkehrs, Europäische EDV-Akademie des Rechts gGmbH, Merzig 2007, s.41.
140 adliye kalemlerinde raflarca yer tutan dosya evrakının, elektronik ortamda muhafaza edilmesi, kopyalanabilmesi, suretinin çıkarılabilmesi ve bilgilendirmek gibi maksatlar ile yetkili kişilere ya da topluma açılabilmesi mümkündür. Kısaca elektronik dosyalama, kâğıt ortamında yapılan işlemlerin artık elektronik ortamda yapılabilir olmasının doğal bir sonucu olarak karşımıza çıkmaktadır441.
Elektronik dosyalama faaliyetinin, klasik dosyalama faaliyetinden önemli bir farkı artık bu hizmetin ilgili mahkeme kalemi tarafından değil, adalet sisteminin yetkili kıldığı merkezi bir birimce yerine getirilmesidir. Ağır bir iş yükü teşkil eden, mahkeme evrakının ilgili dosyaya konulması, gerektiğinde tetkik edilmek üzere çıkarılması, ilgili yerlere postalanması gibi işlemler mahkeme kaleminin görevleri arasında kalmayacaktır. Bu uygulamanın ise getireceği işgücü ve zaman kazancının büyüklüğü göz önünde bulundurulmalıdır442.
Elektronik arşivlemenin yapı taşını oluşturan elektronik dosyalama bunların dışında birçok faydayı da beraberinde getirmektedir. Elektronik dosyalama sayesinde mahkemelerde bilgiye ulaşmak için gereken süre çok aza inecektir. Örneğin dosya içerisindeki bir belgeye ulaşmak isteyen taraf, arama kutusuna ilgili kelimeleri girerek istediği bilgiye hızlıca ulaşabilecektir443. Elektronik belgelere ulaşma şekli değişeceği gibi bunlardan faydalanırken izlenecek yol da değişecektir. Kâğıt belgeler en baştan sona doğru okunmak üzere tasarlanmışlardır. Oysa elektronik belgeler, yardımlı metinler (hypertext) aracılığı ile basamaklar halinde ve birbirleri arasında bağlantı kuracak şekilde karşımıza çıkabilecek; belgeyi inceleyen kişi konuyu anlamadığında daha ileri birtakım bilgiler almak için bu bilgi basamaklarını kullanabilecektir. Bu yönüyle dosyadaki esas konuyla ilgisi bulunmayan bilgiler nedeniyle meydana gelebilecek bilgi karmaşası ve zaman kaybı önlenmiş
441 Shelton, Donald E.., Electronic Filing, the Digital Divide and Access to Courts, The Judge’s
Journal, 40/2001, s.31.
442 Cotter, B. Paul/Messing, John H., Electronic Court Filing in the Pima Country Samll Claims
Court - Technical Parameters, Adaopted Solutions and Some of the Legal Issues Involved, Jurimetrics J., 38/1998, s.398-399; New Case Management System Under Development (U.S. Courts Administrator’s Office), Newsletter of the Federal Courts, Vol. 31, 10/1999, http://www.uscourts.gov/ttb/oct99ttb/newcases.html, (03.5.2008)
141 olacaktır444. Bunların dışında elektronik dosyalama sayesinde veri saklamak için gerekli alanlara olan ihtiyaç da büyük ölçüde azalacak, bu da maliyetlerin düşmesine neden olacaktır445. ABD’de mahkeme evraklarının büyük ölçüde elektronik ortama aktarılması işlemi tamamlanmış, yetkili kişilerin bu kayıtları internet üzerinden incelemelerine imkân sağlanmaktadır446.
Adalet Bakanlığı’nın 9.2.2006 tarihli ve 124 numaralı genelgesiyle yargı birimlerinde, merkez ve taşra teşkilatında, bağlı ve ilgili kuruluşlarda adalet hizmetlerinin daha etkin ve verimli şekilde yürütülmesi ve iş süreçlerinin hızlandırılması maksadıyla elektronik arşivin oluşturulması yönünde ilgili kurumlara gereğinin yapılması duyurulmuştur. Buna göre UYAP’ın işletime geçtiği birimlerdeki tüm kayıt, tevzi, veri girişleri, soruşturma, kovuşturma, harç, duruşma, karar, infaz ve diğer tüm işlemlerin UYAP üzerinden gerçekleştirilmesi beklenmiş; elektronik ortamda doğrudan veri akışı sağlanana kadar adliyeye intikal eden soruşturma ve kovuşturma evraklarının usul ve esaslara aykırı olmamak kaydıyla disket, CD, flash bellek veya benzeri elektronik veri taşıyıcıları vasıtası ile UYAP sistemine dâhil edilebileceği belirtilmiştir447.
444 McMillan/Walker/Webster, s.6.
445 Örneğin 6 gigabyte (gb) büyüklüğündeki bir sabit disk 150.000 tarayıcıdan geçirilmiş evrakı
saklayabilmektedir. Yaklaşık 100 ABD Dolarına mal olan bu sabit diske karşılık gelen bir dosya dolabı ise sadece 16.000 evrak saklayabilmektedir. (Maliyet verisi 2000 yılına göre verilmiştir; günümüzde 100 ABD doları karşılığı 320 gb büyüklükte sabit disk almak mümkündür. Üstelik verilerin sıkıştırılma tekniklerinin de günden güne gelişmesi ile veriler daha da az yer kaplamaktadır.. İlerleyen yıllarda sabit diskin gb başına düşen maliyetinin daha da düşeceğinden şüphe etmemek gerekir. Bkz. McMillan, James E., A New Electronic Document World, The Judge’s Journal, 39/2000, s.19.
446 Silverman, Washington Law Review, 79/2004, s.179; Hillis, Bradley J., A Review of Electronic
Court Filing in the United States, J. App. Prac. & Process, 2/2000, s.319-323.
447 Adalet Bakanlığı’nın 09.2.2006 tarih ve 124 no’lu genelgesi için bkz.
142
II. Elektronik Dosyalama Faaliyetine Mahkeme Kalemi Dışında Katılan Süjeler
a. Hâkimler
Almanya’da, elektronik dosyalama faaliyetinin tümüyle hâkimin ve mahkeme kaleminin tasarrufunda olmadığı, kalemin sadece bağlı olduğu mahkeme ile ilgili olan yargı işleriyle sınırlı olmak üzere elektronik adalet faaliyetine ve elektronik dosyaların sevkine katıldığı kabul edilmektedir. Hâkimlerin elektronik adli iletişime doğrudan katılmaları söz konusu olmamaktadır. Zira hâkimlerin tek başına belgeleri gönderme ve kabul etme sorumlulukları yoktur, bu işlemler hâkimin yardımı olmadan, kalem tarafından yerine getirilir. Ancak kâğıt ortamındaki belgelerin giderek azalması ve elektronik ortama tam manasıyla geçilmesi sürecinde hâkimlerin elektronik belgelerle çalışması zorunluluk arz edecektir448.
Schwoerer, hâkimlerin elektronik belgeleri bilgisayar ekranından tümüyle okuma zorunluluğu hissetmeyecekleri ve bunları tek tek yazıcıdan çıkarmaları ihtimalinin olduğunu belirtmiş, ancak elektronik belgelerin üzerlerinde değişiklik yapılıp yapılmadığının ancak elektronik ortamda anlaşılabileceği ve çıkartılan kopyaların gereksiz yere bir iş yükü ve maliyet getireceğinden bahisle bunun tercih edilmesi ihtimalinin düşük olduğunu belirtmiştir449.
Sonuç olarak hâkimler, elektronik dosyalama işlemlerine doğrudan karışmasalar da, dosyayı tetkik etmeleri aşamasında bu faaliyete dolaylı olarak katılmaktadırlar. Bu nedenle hâkimlerin elektronik ortamda eriştikleri belgeleri tıpkı kâğıt ortamındaki dosyalar gibi tetkik edebilmelerinin sağlanması için, yeterli derecede yazılım ve donanım kullanabilmeleri gerekecektir450.
448 Schwoerer, s.96. 449 Schwoerer, s.97. 450 Schwoerer, s.96-97.
143
b. Avukatlar
Almanya Federal Avukatlık Kanunu (BRAO) §50’ye göre avukatlar yaptıkları işin niteliği gereği düzenli olarak açıklama yapmak ve hesap verme yükümlülükleri altındadır; bunu dosya tutarak yerine getirirler451. Avukatlar davanın sonuçlanmasından itibaren beş yıl boyunca belgeleri ve dosyayı muhafaza etmek zorundadırlar. Ancak avukatın müvekkiline dosyayı alması için talepte bulunması ve müvekkilinin bu talebi kabul etmemesi halinde talep tarihinden altı ay sonra her halükarda sorumluluğu ortadan kalkacaktır. Konumuz yönünden bizi ilgilendiren asıl sorun, avukatların bu süreler içerisinde elektronik formdaki belge ve dosyalarını nasıl saklayacakları ile ilgilidir.
Bilindiği gibi elektronik verilerin orijinal haliyle saklanması ancak yine onların elektronik ortamda muhafazaları ile mümkündür. Bu nedenle dava ve cevap dilekçesinin, delil listesinin, bilirkişi raporunun vb. gibi dava dosyası öğelerinin elektronik biçimlerde olması halinde avukatın bu nevi dosyaları inceleyebilmesi için gerekli yazılım ve donanıma sahip olması gerekecektir452. 2005 yılında ilan edilen Adli İletişim Kanunu’ndan önce de yürürlükte bulunan Federal Avukatlık Kanunu §50/5’e göre avukatların dosyalarını ve belgelerini elektronik veri olarak tutmaları mümkün hale getirilmiştir. Bu kanun maddesiyle, kapsamlı bir düzenlemeye gidilmemesinin nedeni, kanun koyucunun konuyla ilgili Alman Medeni Usul Kanunu’na getireceği düzenlemelere o tarihte uyumun sağlanması; sadece avukatları ilgilendiren düzenlemeye, teknolojik yükümlülüklerin getirilmesi suretiyle genel bir bağlayıcılık halinin oluşmasının önüne geçilmesi olarak yorumlanmaktadır453.
1136 sayılı Avukatlık Kanunumuz’un 39. maddesine göre Alman Hukuku’ndan farklı olarak avukatın dosyayı saklama yükümlülüğü vekâlet devam ettiği sürece devam etmektedir. Vekâletin sona ermesinden itibaren de avukatın üç
451 Kanunun tam metni: Bundesrechtsanwaltsordnung, 1.8.1959, (BGBI. I S. 565),
http://www.gesetze-im-internet.de/bundesrecht/brao/gesamt.pdf, (11.3.2008).
452 Hähnchen, NJW, 32/2005, s.2257; Bu konuya “Kurulum Masrafları” bölümünde daha detaylı bir
şekilde değindik.
144 yıl saklama yükümlülüğü bulunmakla beraber, evrakını geri alması için müvekkile yapılan yazılı bildirimden itibaren üç ay geçmekle, avukatın dosya üzerindeki sorumluluğu kalkar. Buna göre UYAP’ın yaygınlaşması ve dava dosyalarının elektronik ortamda tutulması halinde avukatların bu elektronik dosyaları nasıl saklaması gerekeceği özellikle Avukatlık Kanunumuz’da bir çözüme ulaştırılmalıdır. Buna göre ilk başlarda uygulamanın gelişmesine paralel olarak bütün dava içeriğinin elektronik ortamda bulunması mümkün olmayacağı için, avukata elektronik ortamda bulunan bazı bilgi ve belgeleri yine elektronik ortamda muhafaza edebilmesi yetkisi verilmeli; daha sonra dava dosyası içeriğinin tümüyle elektronik ortamda bulunması halinde avukatın dosya saklaması zorunluluğundan dahi vazgeçilebilmelidir. Nitekim bu durumda avukatın internet bağlantısının ve bu dosyaya erişim hakkının bulunması, dosyanın kendi himayesinde olduğu anlamına da gelecektir.
§ 14. Elektronik Tebligat, Elektronik Davetiye ve Elektronik Resmi Yazışmalar