Eşgüdüm İşlevi

1.5.3.1. Eşgüdüm Tanımı ve İlkeleri

Eşgüdüm, bir işletmenin düzenli ve sürekli çalışabilmesi için amaçlar, faaliyetler, organlar ve bireyler arasında uyum ve işbirliğinin sağlanmasıdır. Eşgüdüm, faaliyetleri aynı zamana denk getirmek faaliyetlerin birbirini destekler şekilde ilişkilendirmesi, işlerin amaçları gerçekleştirecek şekilde birbirini tamamlamasını sağlamaktadır (Genç, 2004, s.126).

Eşgüdüm, kurumun kendi hiyerarşik yapısı içinde bireylerin, bölümlerin ve tüm örgüt çabalarının sinerji yaratacak tarzda uyumlaştırılmasıdır (Genç, 2004, s.127). Eşgüdümün ilkeleri şeklinde ifade edilebilen bu ilkeler şöyle sayılabilir: Örgüt yapısında sadeleştirme yapmak, örgütsel hizmet ve politikalarda birlik temin etmek, etkin haberleşme sistemi kurmak, tüm örgütsel amaçları etkin bir şekilde gerçekleştirebilmek için çalışanların motive edilmesi gerekir.

Güney (2001, s. 74)’e göre, eşgüdüm örgütlerin giderek büyümeleri, yönetim süreçlerinin karmaşıklaşması, örgüt içi davranışların çok yönlülük kazanması ve değişik işlerin değişik uzman kişiler tarafından görülmeye başlanması sonucu ortaya çıkan birleştirme ve kaynaştırma ihtiyacını karşılamak üzere ortaya çıkmıştır.

1.5.3.2. Eşgüdüm Sağlama Yolları

Eşgüdüm çeşitli yöntemler ile sağlanabilir. Eşgüdüm sağlama yollarını altı grupta toplanabilir: Hiyerarşiye dayanan eşgüdüm, inandırıcı eşgüdüm, komiteler yoluyla eşgüdüm, yatay ve dikey eşgüdüm, yapı ve görevle ilgili eşgüdüm ve son olarak iç ve dış eşgüdüm (Güney, 2001, s.75; Genç, 2004, s.127).

i. Hiyerarşiye dayanan eşgüdüm: Bir örgütte üst kademelerde bulunan yöneticilerin, yetki ve otoritelerini kullanmak suretiyle, hiyerarşik olarak emrinde çalışanları, birbirleriyle uyumlu ve örgütün amaçları yönünde çalıştırabilmek amacıyla eşgüdüm sağlaması olarak anlaşılabilir.

ii. İnandırıcı eşgüdüm: Yetki ve otorite kullanmak veya emir vermek suretiyle değil, çalışanların inandırılmak ve ikna edilmek suretiyle uyum içinde hareket etmelerini sağlamaya yönelik eşgüdümdür.

iii. Komiteler yoluyla eşgüdüm: Yönetimi oluşturan birimler arasında eşgüdümün birden fazla yöneticiden oluşan bir komite tarafından sağlanması olarak anlaşılabilir. Bunun otoriter yönetim biçimini yumuşatmak gibi yararları olduğu gibi, zaman ve kaynak kaybına yol açması için sakıncalı yönleri de vardır.

iv. Yatay eşgüdüm: Bir örgütte birbirine eşit yetki ve sorumluluklara sahip veya aynı düzeydeki birimler arasındaki eşgüdüm; dikey eşgüdüm, ise bir örgütteki üst ve alt kademelerde olan ve dolayısıyla yetki ve sorumlulukları eşit olmayan birimler arasındaki eşgüdüm demektir.

v. Yapıyla ilgili eşgüdüm: Bir örgüt henüz kurulurken, eşgüdüm sağlamaya elverişli olarak kurulması anlamına gelirken; görevle ilgili eşgüdüm, bir örgütün işleyişi sırasında, yani birimlerin görevlerini yerine getirmek için yaptıkları çalışmalar sırasında sağlanan eşgüdüm anlamına gelir.

vi. İç eşgüdüm: Bir örgütün kendi içindeki birimler arasındaki eşgüdüm; dış eşgüdüm ise, farklı örgütler arasında sağlanan eşgüdüm demektir (Genç, 2004, s.128).

1.5.3.3. Eşgüdüm Teknikleri

Her gün büyüyen ve daha karmaşık hale gelen işletmelerde organizasyon yapıları da değişmekte ve bölümler arasında eşgüdüm sağlamak güçleşmektedir. Etkin bir eşgüdüm sağlamak için aşağıdaki noktalara dikkat etmek gerekir.

i. İyi ve basit bir organizasyon yapısı kurulmalıdır. ii. Plan ve programların uyuşturulması.

iii. Gönüllü eşgüdümün özendirilmesi.

iv. İyi bir haberleşme düzeni kurmak (Genç, 2004, s.128).

1.5.3.4. Eşgüdüm Türleri

Yöneticinin eşgüdüm sağlama zorunda olduğu konular, kurumun maddi unsurları, işler ve maddi unsurları, işler ve personel, işler, personel arasında, dış çevre ile işletmenin amaçları ile faaliyet arasında olabilir. Bu eşgüdüm; iç ve dış olarak ikiye ayrılıp incelenebilir. İç eşgüdüm, yönetici, personel, iş ve maddi unsurlardan oluşur. Dış eşgüdüm ise, yönetici ile üst kademe yöneticiler ve diğer yöneticiler arasındaki ilişkiyi ortaya koyar.

İç eşgüdümlemeyi kendi içinde; dikey ve yatay, çapraz, yapısal ve görevsel eşgüdümleme ve nihayet komiteler yoluyla eşgüdümleme ve inandırıcı eşgüdümleme şeklinde aşağıdaki gibi açıklayabiliriz:

Yapısal ve görevsel eşgüdüm: Yapısal eşgüdüm, işletmenin eşgüdümlemeye uygun olarak kurulmasını ifade eder. Kuruluştan sonra yapılan yapı değişikliklerinin eşgüdümlemeye uygun biçimde yapılması gerekir. Kısaca, bir örgütte emir ve komuta ilişkileri, eşgüdümü engelleyen yapısal bir problem çıkmayacak şekilde düzenlenmelidir. Yapısal eşgüdümün kurumun tesisi ile ilgili olmasına karşılık, görevle ilgili eşgüdüm kurumun işleyişi ile ilgilidir.

Komiteler yoluyla eşgüdüm: Karar verme, uygulatma ya da her hangi bir konuda danışma yetkisinin bir gruba verilmesi halinde komitelerden söz edilir. Komiteler yetkinin bireyden alınarak bir gruba verilmesidir. Komiteler direkt kişisel ilişki, fikir ve görev alışverişi olanağını sağlarlar (Genç, 2004, s.130). Bir çok durumlarda komiteler, etkinliklerin eşgüdümlemesi gereken kişileri bir araya getirmek ve gönüllü eşgüdümün kolaylıkla gerçekleştirebileceği bir ortam sağlamak amacıyla kurulurlar.

İnandırıcı eşgüdüm: İnandırıcı eşgüdüm, emir yolu ile değil, kişileri iş birliğine inandırıp, birlikte çalışma duygusu yaratarak sağlanan eşgüdümdür. İnandırıcı eşgüdüm tüm işgörenler severek ve isteyerek ortak amacı gerçekleştirmek için çalışır. Bu tür eşgüdümde, çalışanların birbirine güveni ve bağlılığı artar. İnanılarak ve benimsenerek çalışması durumunda örgütün başarısı ve bağlılığı artar ve inanılarak ve benimsenerek çalışması durumunda örgütün başarısı yükselir.

Örgüt içi ilişkilere bağlı olarak eşgüdüm üçe ayrılabilir.

i. Dikey eşgüdüm: Yönetici ile astları arasındaki eşgüdümü ifade eder. Yöneticiler astlarına belli konularda yetki verip, gelişmeler hakkında bilgi alarak eşgüdüm sağlar. Bunun yanında yönetici yetkisini kullanarak, baskıya dayalı bir eşgüdüm kurma yolunu seçebilir.

ii. Yatay eşgüdüm: Bu eşgüdüm aynı düzeydeki yöneticiler arasında sağlanmaktadır. Burada bir yöneticinin başka bir yönetici üzerinde yetkisini kullanma hakkı söz konusu değildir.

iii. Çapraz eşgüdüm: Yapısı projelere dayanan işletmelerde çapraz eşgüdümü sağlama zorunluluğu vardır. Burada komuta zinciri yerine projeler için kullanılan özel birimler yer alır (Genç, 2004, s.130).