Durum Raporu Hazırlanması

akreditasyon kurumunun kalite konusundaki standartlarını temel alarak kendi örgütleri için bir durum değerlendirme raporu hazırlarlar.

Bu değerlendirmeler sonucu komisyon, incelenen kurumun akreditasyon statüsünü belirler ( Rehber, 2002: 73).

Kurumsal durum raporu, akredite olmak için başvuran örgütün o anki durumunu, yapısını olduğu gibi gözler önüne sereceğinden, akreditasyon sürecinin tam ve doğru olarak başlatılabilmesi açısından son derece önemlidir.

Ayrıntılı bir durum raporu hazırlanabilmesi için uyulması gerekenler aşağıda sıralanmıştır:

• Üst düzey yöneticinin rolünün belirlenmesi bu projenin en önemli kısmını oluşturmaktadır. Üst düzey yöneticiden kasıt akredite olmak isteyen örgütte akreditasyon sürecinden sorumlu olacak en üst düzey kişidir. Bu kişi her zaman örgüt lideri veya bir yönetici olmak zorunda değildir. Baskı unsuru oluşturmadan örgüt içi akreditasyon çalışmalarında görev alacak personeli motive edecek, alınması gereken acil önlemlerin alınmasını sağlayacak, akreditasyon gidişatı ile ilgili örgüt çalışanlarına bilgi verecek üst düzey yetkili akreditasyon çalışmalarının iyi bir şekilde yürütülmesi açısından da çok önemlidir.

• İkinci önemli başlık ise; kuruluşun yapısına uygun bir Akreditasyon Yönetim

Komitesinin oluşturulmasıdır. Bu komitede ise konuyla yakından ilgilenen, aktif bir koordinatör yer almalıdır. Bu koordinatör; işlerin planlanması, dengede yürütülmesi, yeni çözüm önerileri ve alternatifler önerilmesi ve en son hazırlanan sonuç raporunun hazırlanmasından sorumludur. Dolayısıyla koordinatöründe görevi ve sorumluluğu da akreditasyon süreci açısından çok önemlidir. Koşular elverdiği sürece koordinatör ve yönetim kurulunun bir ya da iki elemanını, akreditasyon komisyonunun yıllık olarak düzenlediği Durum raporu (self – study) hazırlama toplantılarını izlemelidir.

• Yönetim komitesi üyeleriyle, önemli pozisyondaki kişilere akreditasyon el

kitabı ya da bu kılavuzun önemli kısımları verilmelidir.

• Yönetim komitesi kapsamında hangi görev gruplarına ve komitelere ihtiyaç

duyuldu ortaya koyulmalıdır. Bu görevler akreditasyon kılavuzu ve diğer dokümanlarla uyumlu hale getirilmelidir.

• Akreditasyon sürecinde gerek duyulabilecek olan istatistiksel verilerin

• Akreditasyon sürecinin herhangi bir problemle karşı karşıya kalınmadan tamamlanması için eğitim örgütü bünyesinde oluşturulan birimlerin performansı kadar aralarındaki ilişkilerinde üzerinde durulmalıdır. Farklı düşüncelerin bir araya gelmesi sağlanmalıdır. Yapılan çalışma tüm örgüt personeline sunulmalıdır.

• Raporun sonuçları gerçek hayata uygulanmalıdır ( Srikanthan,1999).

1.8.1.1. Durum Raporu Çalışması:

• Kurumun misyonunu yerine getirmesindeki etkinliği ve kaynaklarını analiz

eder.

• Programları tamamlayan ya da programın eşdeğeri diploma, sertifika, derece elde etmiş öğrencilerin çalışmalarını ortaya koyar.

• Kurumsal planlama ve geliştirme için temel dayanak oluşturur.

• Kurumsal hedeflerin gerçekleştirilmesi ve performans düzeyi, öncelikle

değerlendirilmesi gerekli konulardır ( Rehber 2002:75).

1.8.1.2. Raporun Yapı ve Organizasyonu

Akreditasyon kurumuna sunulacak olan durum raporu mümkün olduğu kadar detaylı ve kapsamlı olmalıdır. Bu raporla gerçekleştirilmek istenen hedef açık ve anlaşılır olmalıdır.

Rapor yazılırken yöntem ve zaman çizelgesi belirlenmeli ve rapor bu yöntem ışığında ve belirlenen zaman içerisinde yazılmalıdır. Çalışmayı yapan personelin gerekli olan bütün verilere ve bilgilere ulaşmaları esastır. Akredite olmak isteyen kurum içerisinde akreditasyon sürecine karşı önemli derecede ilgi sağlandığında sık ve kapsamlı gelişme raporları tutulmalı ve durum çalışmasının yöntemi üzerinde görüş birliğine varıldığında ilgili tüm veriler toplanmalıdır.

Durum raporu hazırlamak küçük ölçekli eğitim kurumları için ne maliyetli ne de çok fazla uğraş gerektirecek bir faaliyettir. Gün sonunda kurum için kaydedilecek verilerin birçoğu zaten durum raporunda da ele alınacaktır. Bu yüzden ekstra bir personel tahsisine gerek kalmayabilir. Ancak büyük ölçekli eğitim kurumları için durum raporu

hazırlamak çok kolay olmayan bir iştir. Bu tür kurumlar ise kurumsal araştırma büroları oluşturabilirler (Rehber 2002:76).

1.8.1.3. Durum Raporu Hazırlama Komitesi

Akredite olmak isteye eğitim kurumları kendi içlerinde bir durum raporu hazırlama komitesi oluşturmak zorundadırlar. Bu komite için personel seçimi zor olduğu kadar önemli de bir iştir (Viadero,1997). Viadero’ya (1997) göre durum çalışmasında, kurumsal gruplar, işbirliğine yatkın, uzlaşmacı, objektif ve ön yargıdan uzak kişiler arasından seçilmelidir. Bu çalışma güçlü ve yetenek gerektiren bir liderlik de gerektirmektedir. Komitenin objektifliği ise farklı branşlardan ve farklı statülerden personelin komite içinde temsil edilmesiyle sağlanabilir.

Her kurumda olduğu gibi eğitim kurumlarında da farklı görüşte olan çalışanlar, idari personel veya öğrenciler bulunabilir. Bir üye için önemli olmayan veya önem derecesi daha z olan bir konu başka bir üye için daha önemli olabilir. Bu tür durumlarda mutlaka farklı bakış açıları da rapora yansıtılmalıdır.

Durum raporu çalışması, farklı düşünen veya farklı şeylere daha çok önem gösteren üyeler nedeniyle aksayabilir ancak iyi bir yönetici, bu üyeleri daha keskin bir noktaya yönlendirerek, çözüm için temel oluşturmalıdır.

1.8.1.4. Raporun Yazılması

Çalışmanın farklı kısımlarından sorumlu olan her bir komite veya alt grup, sorunları, bu sorunlara getirilen çözümleri, toplanan verileri ve bu verilerin toplama yöntemlerini, veri analizi tekniklerini, sonuçlarının kurumsal etkinliğe ne şekilde katkıda bulunduğunu ortaya koyan raporlar hazırlar.

Ayrı ayrı yazılan raporlar, hazırlama komitesi tarafından bir araya getirilir. Sonuç raporu bir kişi tarafından kaleme alınır. Rapordaki her bir bölümün sonuna, görevlendirilen değerlendirme komitesinin kullanımı için ne kadar belge varsa eklenmelidir (Rehber 2002: 77)