Destek Birimleri

5.2.1.

Genel

5.2.1.1. Destek Birimleri, TurkMSIC’in iç işleyişi için sürekli öneme sahip genel görevlerin yerine getirilmesini kolaylaştırmak amacıyla oluşturulmuştur.

5.2.1.2. TurkMSIC Destek Birimleri:

a) Proje Destek Birimi

b) Bilişim ve Haberleşme Destek Birimi c) Yayın Destek Birimi

d) Eğitim Destek Birimi

e) Mezun İlişkileri Destek Birimi

5.2.1.3. Tüm Destek Birimleri, Yönetim Kurulu’nun gözetmenliğinde çalışmalarını sürdürür. Destek Birimlerinin kararları, Yönetim Kurulu tarafından onaylanmalıdır.

5.2.1.4. Destek Birimi, Destek Birimi Direktörü ve ilgili Destek Birimi Direktörü’nün belirleyeceği üyelerden oluşur. Destek Birimi Direktörü diğer kişileri Destek Biriminde, ilgili Destek Biriminin görevleri yerine getirmeleri amacıyla görevlendirebilir.

5.2.2.

Proje Destek Birimi

5.2.2.1. Proje Destek Birimi, TurkMSIC Projeleri ile ilgili konularda danışma ve denetleme merciidir.

5.2.2.2. Proje Destek Birimi, Genel Kurul tarafından seçilen bir TurkMSIC Projeleri Direktörü ve bu direktör tarafından atanmış TurkMSIC Projeleri Direktör Asistanları, TurkMSIC Proje Koordinatörleri ve yerel proje birimlerinin direktörlerinden oluşur.

5.2.2.3. TurkMSIC Projeler Direktörü:

a) Her Genel Kurul’da mevcut TurkMSIC Desteklenmiş Projelerinin faaliyetleri konusundaki mevcut durumu belirten yazılı bir rapor sunar. Raporu hazırlarken TurkMSIC Projelerinin

üçer aylık raporlarından faydalanır.

Rapor şunları içermelidir:

I. TurkMSIC Proje Koordinatörü tarafından hazırlanan, o zamana kadarki mali rapor ve gelecek yarıyıl için geçici bütçe

II. TurkMSIC Projesi’nin sponsor ve diğer dış bağlantıları

III. TurkMSIC Projesi’nin o dönem için belirlediği hedeflere ulaşma oranı

IV. TurkMSIC adına, Koordinatörün tam ismi ve haberleşme bilgileri V. TurkMSIC Projeler Direktörü’nün

proje ile ilgili görüşleri

b) TurkMSIC Desteklenmiş Projelerinin üç aylık raporlarını 1 Mart, 1 Haziran, 1 Eylül ve 1 Aralık tarihlerinden önce TurkMSIC Resmi Web Sitesi’nde yayınlamalarını sağlar.

c) TurkMSIC Projelerinin “Etkinlik Sonrası Raporları”nı toplar.

d) TurkMSIC Proje Koordinatörleri ile iletişimde kalarak onlara proje işleyişinde destek olmakla sorumludur.

e) Yeni projelerin oluşturulması için gerekli ortamı sağlar, fikirlerin TurkMSIC Projesi olması adına ilerletilmesi için gönüllülere destek olur.

f) Proje Destek Birimi, TurkMSIC içerisinde projelerin ve proje temelli yaklaşım konusunda farkındalığın arttırılmasına katkıda bulunur.

g) TurkMSIC bünyesinde faaliyet gösteren Çalışma Kolu Projelerinin ve Desteklenmiş Projelerin yapılandırılmasına ve geliştirilmesine yardımcı olur.

h) TurkMSIC Resmi Web Sitesi’ndeki TurkMSIC Proje Veritabanının 1 Ocak

ve 1 Haziran’dan önce güncellenmesini sağlar.

i) turkmsic_projeler@yahoogroups.co

m ve turkmsic_pdb@yahoogroups.co.uk

iletişim gruplarının idaresinden sorumludur. Bu grup TurkMSIC Proje Destek Birimi ve Proje Koordinatörlerinin iç iletişimini sağlamak için kullanılmaktadır.

j) TurkMSIC Toplantıları dâhilindeki proje fuarları ve sunumlarını düzenler.

k) IFMSA Proje Destek Birimi ile iletişimde kalarak bu organizasyon bünyesindeki proje duyurularını takip eder ve TurkMSIC üyeleri ile paylaşır.

l) IFMSA Toplantıları’ndaki proje fuar/sunumlarını TurkMSIC üyelerine duyurmak ve ilgili fuar/sunumlara başvuru yapmakla sorumludur.

5.2.3.

Bilişim ve Haberleşme Destek Birimi

5.2.3.1. Bilişim ve Haberleşme Destek Birimi, tıp öğrencilerine mesleki gelişim ve katkı sağlayacak yeni teknolojilerin kullanımını yaygınlaştırmaktan ve TurkMSIC Resmi İnternet Servisleri’nden sorumludur.

5.2.3.2. Bilişim ve Haberleşme Destek Birimi, bir direktör, yerel kurul destek birimi temsilcileri ve her çalışma kolunun birer temsilcisinden oluşur. Temsilciler, Çalışma Kolu Direktörü tarafından görevlendirilirler ve Çalışma Kolu’nun internet sayfasındaki ve blogundaki

bilgilerin güncellenmesinden sorumludur. Çalışma Kolu Direktörleri

göreve gelmelerini izleyen bir ay içinde temsilcilerini belirleyip Bilişim ve Haberleşme Direktörü’ne bildirmekten sorumludur.

5.2.4.

Yayın Destek Birimi

5.2.4.1. Yayın Destek Birimi; TurkMSIC Kurumsal Kimlik Kılavuzu ve TurkMSIC Basın Bültenleri gibi tüm TurkMSIC Yayınlarından sorumludur.

5.2.4.2. Yayın Direktörü; E-Dergi, TurkMSIC Kurumsal Kimlik Kılavuzu, Basın Bültenleri ve diğer yayınların oluşumunun her aşamasından sorumludur.

5.2.5.

Eğitim Destek Birimi

5.2.5.1. Eğitim Destek Birimi, TurkMSIC’te liderlik, beceri geliştirme ve insan kaynakları gelişimi gibi konularda tıp fakültesi öğrencilerine kişisel gelişimlerine katkı sağlamak amacıyla girişimler düzenler.

5.2.5.2. Eğitim Destek Birimi; TurkMSIC Toplantıları, konferansları ve çalıştayları ile bağlantılı olarak veya bu etkinlikler içerisinde beceri kazanma seansları düzenlemek için çalışır.

5.2.5.3. Eğitim Destek Birimi, eğitimcilere eğitim materyalleri ve eğitim metotları önererek ve Yerel Birlikler tarafından düzenlenen eğitim programlarını destekleyerek, Yerel Birlikler için bir kaynak görevi görür.

5.2.5.4. Eğitim Direktörü, Eğitim Veritabanının oluşturulması ve güncellenmesinden ve turkmsic_egitim_destek@yahoogroups.c om iletişim grubunun idaresinden sorumludur.

5.2.6.

Mezun İlişkileri Destek Birimi

5.2.6.1. Mezun İlişkileri Destek Birimi, TurkMSIC mezunlarıyla sürekli iletişimin olumlu ilişkilerin devam etmesini sağlar.

5.2.6.2. Mezun İlişkileri Destek Birimi:

a) Geçmişte TurkMSIC’te görev almış kişileri belirler ve onları TurkMSIC Mezunlar Topluluğu’na katılmaları için teşvik eder.

b) TurkMSIC Mezunlarını, birlikteki önemli gelişmeler hakkında

bilgilendirerek aralarında düzenli iletişimi sağlar.

c) Mezunların, TurkMSIC’in gelişimine katkıda bulunabileceği yollar geliştirir.

d) TurkMSIC Yöneticilerinin ve Yerel Birliklerinin çalışmalarıyla, TurkMSIC Mezunlarının sağladığı kaynakları bir araya getirir.

e) TurkMSIC mezunlarına ulusal katılımlı toplantıların duyurularını iletmekten sorumludur.

5.2.6.3. Mezun İlişkileri Direktörü, TurkMSIC Resmi Web Sitesi’ndeki Mezun Veritabanının güncellenmesinden;

turkmsic-mezun-destek@yahoogroups.com ve turkmsicmezuniletisim@yahoogroups.co

m iletişim gruplarının idaresinden sorumludur.

5.3. Projeler

5.3.1.

Genel

5.3.1.1. Projeler, birliğin tanınırlığına ve temsiliyetine katkıda bulunacak şekilde tıp öğrencilerinin ilgi alanları içerisinde, birliğin prensipleri, amaçları, politik ilkeleri doğrultusunda gerçekleşen herhangi bir çalışmayı belirtir. Bu tanım bilimsel ve sosyal çalışmaları, etkinlikleri, atölyeleri, anketleri, platformları, toplantıları, çalıştayları ve kampanyaları kapsar.

5.3.1.2. Çalışma Kolu Projeleri, Güz Toplantıları’nda ilgili Çalışma Kolu tarafından belirlenir. Bu projeler, çalışma kolunun ilgi alanına giren konularda bir sonraki Güz Toplantısı’na kadar ilgili çalışma kolu gönüllüleri tarafından yürütülür.

5.3.1.3. Desteklenmiş Projeler, birliğe üyelik şartı aranmaksızın tüm tıp öğrencilerinden üç ayda bir başvuruları alınan ve

başvuruların proje komisyonunda değerlendirildikten sonra Genel Kurul tarafından onaylanan bir yılla sınırlandırılmaksızın belirli bir başlangıcı ve bitişi olan çalışmalardır.

5.3.1.4. Projeler birliğin tüzük, iç tüzük ve projeler kılavuzuna uymalıdır. Projelerin iç işleyişine dair düzenlemeler proje kılavuzunda bulunur.

5.3.1.5. Genel Sekreter; projelerle ilgili Yönetim Kurulu’na ulaşan proje başvurularını, Güz Toplantı raporlarından çıktısı alınan projeleri ve elektronik oylama ile alınmış kararları 15 gün içinde yayınlamalıdır.

5.3.1.6. Proje komisyonu, desteklenmiş projelerin birliğin amaç ve ilkelerine bağlı olarak işlevsel ve yürütülebilir olup olmadığına karar veren, proje ile ilgili olumlu ve olumsuz değerlendirmeleri yapan komisyondur. Komisyon üyeleri;

karşılıksız olarak birliğe destek veren öğretim üyeleri, sivil toplum gönüllüleri ve birlikten mezun olmuş üyelerden oluşur. Komisyon üyeleri, Yürütme Kurulu tarafından her Genel Kurul’da güncellenerek Genel Kurul’un onayına sunulur.

5.3.2.

Projeler

5.3.2.1. Çalışma Kolu Projeleri, her yıl ilgili çalışma kolunun Güz Toplantısı’nda oluşturulmuş ve toplantı sırasında onaylanmış çalışmalarından oluşur.

Çalışma Kolu Direktörü, Güz Toplantısı sırasında proje için bir koordinatör görevlendirerek projeyi yürütecek ekibi belirler.

5.3.2.2. Çalışma Kolu Projeleri, proje için belirlenen ekip tarafından proje kılavuzunda yer alan başvuru formuna uygun olarak hazırlanıp toplantı bitimini takiben 15 gün içinde proje, proje ihtiyaçları ve toplantı raporu ile birlikte

Genel Sekreter’e yollanmalıdır. Yönetim Kurulu, Çalışma Kolu’ndan gelen proje ihtiyaç talebine yapacağı aynî ve nakdî desteği 1 Aralık tarihinden önce duyurmalıdır.

5.3.2.3. Çalışma Kolu Projelerini yürütecek olan koordinatörün ve ekibin belirlenmesi, çalışmasının yürütülmesi ve görevinin sonlandırılması ile ilgili detaylar ilgili Güz Toplantısı’nda karara bağlanacaktır.

5.3.2.4. Desteklenmiş Projeler, birliğe üyelik şartı aranmaksızın tüm tıp öğrencilerinden gelen başvurularla belirlenen, bir koordinatör veya bir ekip tarafından yürütülen, belirli bir başlangıcı ve bitişi olan çalışmalardan oluşur.

5.3.2.5. Desteklenmiş Proje başvuruları, her yıl 1 Mart, 1 Haziran, 1 Eylül ve 1 Aralık tarihlerinden önce projenin kapsamı, zamansal hedeflemeleri, projeyi yürütecek olan koordinatör veya ekip, talep edilen aynî ve nakdî yardım ile Yönetim Kurulu’na gönderilmelidir.

Yönetim Kurulu aldığı Desteklenmiş Proje başvurularını bu tarihten itibaren bir hafta içerisinde Proje Komisyonu’na iletmelidir.

5.3.2.6. Proje Komisyonu, Desteklenmiş Proje başvurularının birliğin amaç ve ilkelerine bağlı olarak işlevsel ve yürütülebilir olup olmadığına 15 gün içerisinde karar verir.

Proje Komisyonu, bu süre içerisinde önerilerde bulunarak ilgili başvuruda değişiklik yapılmasını isteyebilir.

5.3.2.7. Yönetim Kurulu, Proje Komisyonu’nun yaptığı değerlendirmeyi Yürütme Kurulu’na sunar ve Yürütme Kurulu’nun yaptığı önerilerle birlikte 15 gün içinde elektronik oylama yoluyla Genel Kurul’a sunar. Elektronik oylamada salt çoğunluğa ulaşılması halinde ilgili başvuru “Desteklenmiş Proje” sıfatını kazanır.

5.3.2.8. Genel Kurul tarafından kabul edilen Desteklenmiş Projeler, aşağıdaki maddeleri yerine getirmekle yükümlüdür:

a) Başvurunun kabul edildiği haldeki proje kapsamı ve zamansal hedeflemelerinden sapmamalıdır.

b) Projenin resmi kabul duyurusunun yapıldığı tarihten itibaren sonraki ilk üç ay içerisinde TurkMSIC Resmi Web Sitesi’ndeki TurkMSIC Proje Veritabanı için ayrıntılı bir proje açıklaması sunmalıdır.

c) 1 Mart, 1 Haziran, 1 Eylül ve 1 Aralık’tan önce olmak üzere Üç Aylık Rapor’larını TurkMSIC Proje Direktörü’ne ulaştırmalıdır.

d) TurkMSIC Proje Veritabanı’nı güncel tutmalı ve proje haberlerinin TurkMSIC Resmi Web Sitesi üzerinden duyurulmasını sağlamalıdır.

e) Etkinlik raporlarını ilgili etkinliğin bitiminden sonraki 15 gün içinde TurkMSIC Proje Direktörü’ne ulaştırmalıdır.

f)

turkmsic-projeler@yahoogroups.com iletişim grubuna üye olmalı ve bu grubu aktif olarak kullanmalıdır.

g) Her projenin sahip olması gereken araçların (proje logoları, tanıtım materyalleri, sponsorluk dosyası gibi) hazır bulunmasını sağlamalıdır.

h) Projeler, TurkMSIC’in uluslar arası alanda temsiliyetini sağlamak amacıyla IFMSA Mart ve Ağustos Toplantılarından en az birinde olmak sunulmak üzere proje fuarı/sunumu için başvurusunu proje direktörü eşliğinde gerçekleştirmekle yükümlüdür.

i) Tamamlanan projeler, birlik bağlantılı ulusal ve uluslar arası yayınlarda yer

alacak nitelikte tanıtım amaçlı bir yayın hazırlamalıdır.

5.3.2.9. Yukarıdaki sorumlulukların yerine getirilmesi Proje Direktörü tarafından takip edilir ve sorumluluklarını yerine getirmeyen veya kaynakların kötüye kullanımı belirlenen projelere sağlanan destekler Yürütme Kurulu tarafından durdurulur. İlgili proje zamansal hedeflemeleri bakımından Yürütme Kurulu’ndan ek süre talep edebilir.

Yürütme Kurulu, Proje Koordinatörü tarafından istenen ek süre talebine projenin toplam süresinin üçte birinden daha fazla ek süre veremez. Projenin geleceği ile ilgili son karar Yürütme Kurulu’nun projelerle ilgili önergesinden sonra Genel Kurul tarafından verilmelidir.

5.3.2.10. Projenin tamamlanması başvuru formunda yazılan amaçların ve hedeflerin gerçekleştirildiğine dair bir sonuç raporu sunulması, Proje Komisyonu ve Yürütme Kurulu’nun projeyi amaçlar, hedefler açısından değerlendirmesi ve proje sonuç raporunun Genel Kurul tarafından kabulü ile gerçekleşir.

5.3.2.11. Proje Koordinatörü’nün istifası veya Genel Kurul tarafından görevinden alınması ile ilgili durumlarda projenin var olan kaynakları birliğe devredilir.

Yönetim Kurulu tamamlanamayan proje için yeniden başvuru açarak proje koordinatörünü belirler. Seçilen yeni koordinatör, Proje Komisyonu tarafından da uygun görülen düzenlemelere uygun olarak çalışmalarını sürdürür.

5.3.2.12. Proje Koordinatörü’nün kusurları veya ihmalleri nedeniyle olumsuzluk saptanan ya da yürütülemeyeceği saptanan projeler Yürütme Kurulu’nun önergesiyle Genel Kurul tarafından iptal edilir. İptal edilen projenin bütçe dahil tüm

kaynakları devralınarak birliğin hesaplarına aktarılır.

5.3.2.13. Desteklenmiş Projelerin, Genel Kurul Toplantıları ve Sempozyumlarda en fazla iki kişilik olmak üzere kontenjanları mevcuttur. Bu yerler, her proje için, Proje Koordinatörü ile koordinatörün belirleyeceği en fazla bir proje çalışanına aittir.

5.3.3.

Proje Raporları

5.3.3.1. Tüm raporlar elektronik formatta TurkMSIC Projeler Direktörü’ne gönderilir. Sadece proje koordinatörünün elektronik iletişim

konusunda sorunlar yaşaması durumunda, koordinatör, Yönetim Kurulu’ndan, raporu TurkMSIC Projeler Direktörü’ne yazılı olarak iletmek için izin isteyebilir.

5.3.3.2. TurkMSIC Projelerinin TurkMSIC Projeler Direktörü’ne üç aylık raporlar sunması gerekmektedir. Bu raporlar 1 Mart, 1 Haziran, 1 Eylül ve 1 Aralık’tan önce sunulmalıdır. TurkMSIC Projeler Direktörü aldığı raporları aynı ay içinde TurkMSIC Resmi Web Sitesi üzerinden tüm TurkMSIC üyeleriyle paylaşmalı ve raporları göz önünde bulundurarak Genel Kurul toplu oturumlarında bilgilendirme yapmalıdır.

5.3.3.3. TurkMSIC Projelerin 3 ayda bir sunacakları raporun formatı TurkMSIC İç Tüzüğü’nün sonundaki TurkMSIC Formları arasında yer almalıdır. Formatın güncellenmesinden TurkMSIC Projeler Direktörü sorumludur.

5.3.3.4. TurkMSIC Proje Koordinatörleri, düzenlenen etkinliklerin ardından TurkMSIC Projeler Direktörü’ne etkinlikten sonraki iki hafta içerisinde etkinlik raporunu sunmalıdır. Rapor formatı, TurkMSIC İç Tüzüğü’nün

sonundaki TurkMSIC Formları arasında yer almalıdır. Formatın güncellenmesinden TurkMSIC Projeler Direktörü sorumludur.

5.3.4.

Bağış Başvuruları

5.3.4.1. Tüm projeler bağış için başvurabilir.

Bağış alınması durumunda Yönetim

Kurulu’nun bilgilendirilmesi gerekmektedir.

5.3.4.2. Bir projenin bağış başvurusu için Yönetim Kurulu’nun yardımına ihtiyacı olması durumunda, projenin bağış başvurusu tarihinden en az iki ay önce tüm gerekli belgeleri Yönetim Kurulu’na sunması gerekmektedir.

5.3.4.3. Projeler, bağışla ilintili fonların transferinde TurkMSIC Banka Hesaplarını kullanmak için Yönetim Kurulu’na başvurabilir. Böyle bir anlaşma durumunda Proje Koordinatörü ve Yönetim Kurulu’nun bir kontrat imzalamaları gerekmektedir.